4 Herramientas de Visualización

Herramientas de visualización

• El Tema 4 cubre las herramientas de visualización en Business Intelligence (BI), informes, tipos de herramientas, usuarios, dashboards y el cuadrante mágico de Gartner.

¿Cómo estudiar este tema?

• Para estudiar este tema, leer las ideas clave es suficiente.

Informe y sus componentes

• Los reportes o informes son clave para entender resultados y desplegarlos en áreas.
• Las empresas aumentan la cantidad de datos generados, y estos se almacenan en bases de datos internas o en otros tipos de archivos (Excel, XML, etc.).
• Es necesario generar y distribuir informes para tomar decisiones a todos los niveles: operativo, táctico y estratégico.
• Los informes deben estar orientados a usuarios que necesitan acceso regular a la información.
• Un informe se define mediante una consulta y un diseño.
• Una consulta generalmente implica una restricción y una agregación de datos multidimensionales.
• Una herramienta de informe evalúa diseños completos y sistemas flexibles para la entrega.
• Los usuarios hacen un informe y enviarlo de manera automática y regular.
• Los informes son la herramienta principal para evaluar y planificar tareas.
• Los informes provenientes de un data warehouse son más confiables, consistentes y ágiles.
• La separación arquitectónica entre el procesamiento de transacciones y los análisis mejora el rendimiento significativamente.
• Las herramientas de reporting permiten responder a la pregunta "¿qué pasó?".
• La mayoría de las soluciones de BI del mercado incluyen un motor de generación de informes.

Tipos de informes

• En función de la interacción ofrecida al usuario final y la independencia respecto al departamento de informática, existen diferentes tipos de informes (Curto Díaz, 2012):
• Estáticos: tienen un formato preestablecido que no se puede modificar.
• Paramétricos: presentan parámetros de entrada y permiten múltiples consultas.
• Ad hoc: son creados por el usuario final comenzando por la capa de metadatos que permite usar el lenguaje de negocio propio.

Elementos de los informes

• Los informes pueden estar compuestos por:
• Texto: representa el estado del proceso de negocio y facilita descripciones necesarias.
• Tablas: tienen forma de matriz de filas y columnas, presenta datos en un solo archivo (ej. hoja de Excel).
• Gráficos: muestran los datos mediante imágenes y sirve para obtener información visual con más rapidez.

Métricas

• Se usan para representar información georefenciada como la ubicación con sus direcciones y teléfonos.
• Es la representación cuantitativa de los datos del negocio, como días de retraso, utilización de recursos y porcentaje de rentabilidad.
• Cada institución define sus métricas según los objetivos del negocio, aunque existen métricas estándar de resultado y de realización, e indicadores de una actividad.
• Métricas de resultado: registran los resultados de una actividad (ej. porcentaje de facturación mensual por cliente).
• Métricas de realización: miden la elaboración de una actividad (ej. número de personas que asisten a una capacitación).
• Indicadores: son cálculos que permiten a la organización saber si se están cumpliendo los objetivos, es una relación entre dos variables y se formula para una lectura distinta.

Indicadores estratégicos KPI

• Los de resultado o KGI (key goal indicator) y los estratégicos, que sirven para evaluar si se alcanzan los objetivos.
• Los KPI se definen deben (Cano, J.L. 2007):
• Mostrar los objetivos del negocio.
• Ser críticos para conseguir el éxito del negocio.
• Ser cuantificables y comparables.
• Admitir las acciones correctivas.
• Se pueden crear KPI de desempeño para diversas actividades del negocio.
• Indicadores económicos para evaluar ingresos, costes, rentabilidad y gastos.
• Indicadores financieros que miden los niveles de deuda, la capacidad de endeudamiento y la liquidez.
• Indicadores de calidad que permiten medir la satisfacción del cliente y el porcentaje de productos defectuosos.
• Indicadores de logística, porcentaje de productos mal entregados o días de retraso.
• Indicadores de proceso e índice de productividad.

Tipos de acceso

• Cliente/servidor: existe un servidor central al que se conecta la interfaz de los usuarios. El interfaz puede estar en Excel por tablas o un interfaz desarollada en cualquier lenguaje.
• Acceso web: Un servidor web se busca a través de un navegador. Generalmente es más ligera la consulta, pues se realiza a través de servicios web que mandan información específica al servidor.
• Dispositivos móviles: Es un tipo de acceso casi obligatorio, porque los gerentes y usuarios que toman decisiones deben poder hacerlo en cualquier momento y lugar.

Tipos de herramientas

• Dependiendo de las necesidades de los usuarios y del análisis que se realice, se utilizan diferentes herramientas, enfocándose en:

Herramientas de business intelligence

• Herramientas ETL: Los procesos ETL pueden ser muy complejos debido a la gran cantidad de información que existe en las empresas, y viene de diferentes fuentes con diversos formatos.
• En el mercado actual existen diversos tipos de herramientas, que se diferencian por el formato de los datos, la tecnología utilizada y los objetivos de la empresa; ver las herramientas de ETL más comunes en la tabla 1.

Herramientas OLAP

• Permiten a los usuarios tratar la información de forma multidimensional (cubos) para explorarla desde distintas perspectivas y períodos de tiempo.
• Un cubo estructural almacena los datos y permite ver las asociaciones a través de múltiples dimensiones; ver la tabla 2 con las herramientas OLAP más comunes.

Generadores de informes y consultas

• Permiten crear informes estándar.
• Las herramientas de consulta permiten especificar elementos, condiciones, criterios de agrupación y atributos para formar parte del informe, generando un llamado a la base de datos, extrayendo los datos y presentando los resultados.
• Ver las herramientas de reporting más comunes en la tabla 3.

Herramientas de visualización

• Permiten ver la información crítica del rendimiento de la empresa, generar informes y apoyar la toma de decisiones.
• Actualmente existen herramientas que permiten ver y analizar los datos (antes se usaban varias herramientas para cada parte del proceso); ver las plataformas de visualización en la tabla 4.

Usuarios

• Una parte importante de la inteligencia empresarial son los usuarios, quienes utilizan la información para realizar análisis y tomar decisiones. Dichos usuarios se pueden dividir en grupos:
• Por jerarquía: director general hasta analistas y personal de apoyo.
• Por función: contabilidad, finanzas, comercialización, ventas, producción, ingeniería, servicios al cliente y administración.
• Por competencia: niveles crecientes (ocasional, regular y experto).
• También se pueden agrupar los usuarios desde la perspectiva de la información, propuesta por Eckerson y Howson:
• Los productores de información: crean informes o modelos.
• Los consumidores de información: de forma habitual consultan informes para mejorar la toma de decisiones.
• De acuerdo con Abello, Santos y Curto (2013) y con Inmon e Imhoft (1998), en las tareas de análisis se pueden encontrar:
• Granjero: accede a información que se repite y se puede predecir.
• Explorador: tiene accesos irregulares y explora los datos con un alto grado de detalle.
• Turista: está compuesto por un equipo de trabajo y no revisan dos veces los mismos datos datos.
• En conclusión, todos los usuarios deben adquirir nuevas destrezas para análisis y programación.

Nuevos roles

• Es necesaria la incorporación de nuevos roles de usuarios que se deben integrar a los equipos de trabajo para su tratamiento:
• Director de datos CDO (chief data officer): lidera la gestión de datos y analítica asociada al negocio..
• Científico de datos (data scientists): extraen conocimiento e información valiosa.
• Ciudadano científico de datos (citizen data scientist): usuario que extrae valor a través de sus experiencias.
• Ingeniero de datos (data engineer): proporciona datos de una forma accesible.
• Administrador de datos (data steward): mantiene la calidad, disponibilidad y seguridad de los datos.
• Analista de datos (business data analyst): recopila las necesidades de los usuarios de negocio .
• Artistas de datos (data artist): crean gráficos e infografías.

La entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos, RGPD

• Ha añadido un nuevo rol: el Data Protection Officer (DPO) quien asegura que el procesamiento de los datos cumple con el reglamento establecido en las reglas de protección de datos.

Dashboard

• Los dashboard o cuadros de mando muestran información guardada en un almacén de datos.
• Se refiere a una interfaz gráfica de usuario (GUI) que muestra una cantidad limitada de datos relevantes en un formato breve y fácil de leer.
• Los dashboard proporcionan una visión general en tiempo real de las tendencias.
• La efectividad de los dashboard se debe a la selección de las medidas pertinentes y a los estándares de calidad de la información.

Elementos de un cuadro de mando (dashboard)

• Tablas: muestran información de manera estructurada al usuario final.
• Métricas: resultados cuantitativos, usando KPI (indicadores principales).
• Listas: generalmente formadas por KPI.
• Gráficos: muestran la información o KPI de manera visual, representando tablas o listas.

Errores que se deben evitar a la hora de crear dashboard

• Empezar con mucha complejidad.
• Usar métricas de difícil comprensión.
• Saturar el cuadro de mando con muchas gráficas.
• Minimizar la importancia del mantenimiento del cuadro de mando.
• Que las métricas no sean congruentes con los objetivos empresariales.
• Mala definición de los gráficos.

Diferencias entre Dashboard y Balanced Scorecards

• El Dashboard y el Balanced Scorecard (BSC) pueden parecer sinónimos
• El BSC sigue una metodología formal para identificar las estrategias.
• El BSC ofrece integración y muestra relaciones causales entre las perspectivas (financiera, cliente, procesos internos y aprendizaje).
• Los dashboards utilizan una metodología para tratar un único problema de forma aislada y desarrollar desde informes en línea hasta representaciones visuales de mediciones clave.
• Los dashboards ayudan a lograr objetivos estratégicos, pero deben ser diseñados cuidadosamente e integrarlos a los BSC.

Cuadrante mágico de Gartner

• Tiene sus inicios en las reuniones de investigación llevadas a cabo por Gideon Gartner, evolucionando en los 90.
• Es una representación gráfica sencilla de la situación del mercado de un producto tecnológico en un momento determinado.
• El grupo Gartner es una empresa de consultoría e investigación dedicada a investigar y analizar las nuevas tendencias tecnológicas del mercado.

¿Qué preguntas responde y qué valora a la hora de incluir un producto o empresa?

• El estudio responde a preguntas como:
• ¿Qué tendencias tecnológicas marcan la diferencia?
• ¿Qué producto o solución se encuentra en el liderazgo?
• ¿Cuáles son los mejores proveedores para mi negocio?
• Gartner valora para incluir una empresa o producto en su cuadrante mágico:
• Facilidad de uso.
• Costes muy competitivos.
• Visión global de producto.
• Experiencia de usuario.
• El cuadrante mágico de Gartner está conformado por:
• Eje X: "integridad de visión" que representa el conocimiento para aprovechar el mercado actual.
• Eje Y: "capacidad de ejecutar" que mide la habilidad de los proveedores para tener éxito.
• El cuadrante se divide en cuatro sectores donde se ubican las empresas de cada competencia: líderes, retadores, visionarios y jugadores de nicho.
• Líderes: mayor puntuación y combinación de visión y habilidad.
• Retadores o aspirantes: buenas funcionalidades pero menor variedad de productos.
• Visionarios: características similares a los líderes pero no realizan implantaciones globales.
• De nicho: no puntúan en ninguna de las dos categorías.