Motivos para crear un archivo

Motivos para crear un archivo

• La creación de un archivo tiene dos razones principales: técnicas y legales.

Razones técnicas

• La utilidad práctica del archivo se basa en la gestión efectiva de la documentación para futuras consultas.
• La correcta gestión del archivo garantiza:
  • La conservación de la documentación en perfecto estado y su protección frente a posibles incidencias.
  • La optimización de la localización de los documentos, para que sea rápida, eficaz y con el menor coste posible.
  • La funcionalidad del archivo como centro de información para la empresa, facilitando la adopción de decisiones en los departamentos.

Razones legales

• La creación de un archivo es obligatoria por mandato legal.
• La ley establece que se deben guardar los documentos generados durante la actividad empresarial durante un tiempo determinado.
• El artículo 30 del Código de Comercio establece que las empresas deben guardar la documentación durante un período de 6 años, contados desde la última anotación.
• Existen documentos que deben guardarse indefinidamente, como las escrituras de propiedad.

Motivos para crear un archivo

• La creación de un archivo tiene dos razones principales: técnicas y legales.

Razones técnicas

• La utilidad práctica del archivo se basa en la gestión efectiva de la documentación para futuras consultas.
• La correcta gestión del archivo garantiza:
  • La conservación de la documentación en perfecto estado y su protección frente a posibles incidencias.
  • La optimización de la localización de los documentos, para que sea rápida, eficaz y con el menor coste posible.
  • La funcionalidad del archivo como centro de información para la empresa, facilitando la adopción de decisiones en los departamentos.

Razones legales

• La creación de un archivo es obligatoria por mandato legal.
• La ley establece que se deben guardar los documentos generados durante la actividad empresarial durante un tiempo determinado.
• El artículo 30 del Código de Comercio establece que las empresas deben guardar la documentación durante un período de 6 años, contados desde la última anotación.
• Existen documentos que deben guardarse indefinidamente, como las escrituras de propiedad.

Descubre las razones técnicas y legales para crear un archivo y su importancia en la gestión efectiva de la documentación.