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Questions and Answers
El sistema alfabético permite localizar con rapidez los ______.
documentos
Las guías principales dividen el archivo en secciones alfabéticas ______.
importantes
Las guías especiales auxiliares se forman hasta que se reciben ______ documentos sobre un tema particular.
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Los expedientes individuales deben estar dentro de las ______ y colocados adecuadamente.
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Si no hay expediente individual, el documento se coloca en el expediente ______.
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El procedimiento para archivar incluye la preparación de los documentos y la colocación de la ______.
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Las guías secundarias o auxiliares facilitan la localización de los ______.
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Si hay más de un documento del mismo corresponsal, se ordena por ______.
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Study Notes
Sistema Alfabético
- Permite encontrar documentos rápidamente
- Se basa en el alfabeto
- Es fácil de entender
- Puede utilizarse para crear muchas secciones
- Se compone de guías principales, secundarias, especiales y expedientes individuales y misceláneos
Guías Principales
- Dividen el archivo en secciones alfabéticas
- Se encuentran al principio de cada sección
- Sus pestañas están generalmente en el lado izquierdo o escalonadas de izquierda a derecha
- Deben tener como mínimo 5 expedientes, pero no más de 20
Guías Secundarias o Auxiliares
- Ayudan a la guía principal a encontrar documentos fácilmente
Guías Especiales Auxiliares
- Se crean cuando se reciben 5 documentos relacionados con un corresponsal o tema específico.
- Se ordenan alfabéticamente después de cada guía
- Los documentos dentro del expediente se ordenan cronológicamente, con la fecha más reciente al frente
Expediente Misceláneo
- Existen dos opciones:
- Colocar un expediente misceláneo al final de cada grupo de expedientes individuales con el nombre de la guía de esa sección. Se utiliza para corresponsales que aún no necesitan un expediente individual. Los documentos se ordenan alfabéticamente y por fecha, si hay más de uno del mismo corresponsal
- Colocar al final del cajón con un encabezado que indica el rango de letras que contiene
Procedimiento para Archivar
- Preparación: Los documentos se colocan en el cajón, y si se utiliza una bandeja, ésta se fija al lado.
- Colocación de la guía: Se selecciona la guía adecuada y se mueve hacia adelante.
- Localización del expediente individual: Se revisan los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías. Si hay un expediente individual para el documento, se coloca en él.
- Localización del expediente misceláneo: Si no hay un expediente individual para el documento, se mueven los demás hacia adelante y se coloca en el misceláneo. los expedientes relacionados pueden graparse.
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Description
Explora el sistema alfabético de archivos y su funcionamiento. Este cuestionario cubre las guías principales, secundarias y especiales auxiliares, así como la gestión de expedientes misceláneos. Domina la organización y búsqueda de documentos en un entorno administrativo.
