46 Questions
¿Cuál es el plazo establecido para que las unidades y órganos de la universidad remitan documentación al Archivo de la Universidad de Alcalá?
Cinco años
¿Qué se debe hacer con los documentos duplicados, postit, folletos y elementos plásticos o metálicos antes de realizar una transferencia al Archivo?
Eliminarlos
¿Qué se debe hacer con la Hoja de transferencia una vez completada?
Imprimirla para adjuntarla en la Caja 1 de la transferencia
¿Cuál es el procedimiento si se necesita enviar más de 10 cajas al Archivo?
Contratar a una empresa de mudanzas
¿Qué información se necesita para documentación a intercalar en expedientes que ya están en el Archivo?
Número de caja y carpeta del expediente al que se va a incorporar
¿Cuál es el destino de los elementos plásticos o metálicos como clips o fundas antes de realizar una transferencia?
Eliminarlos
¿Cuál es la dirección de correo electrónico a la que se debe enviar la Hoja de transferencia completada?
@archivouah.es
¿Cuál es el límite máximo de cajas que se pueden enviar por correo interno antes de necesitar recurrir a una empresa de mudanzas?
10 cajas
¿Cuándo se deben agrupar en carpetillas los documentos relativos al mismo expediente?
Cuando sean documentos enviados en la misma transferencia.
¿Quién es el responsable de firmar la hoja de transferencias según el texto?
El servicio productor.
¿Qué se debe hacer si no se tiene acceso al Portafirmas corporativo según el texto?
Poner una firma manuscrita, escanearla y enviarla por correo electrónico.
¿Dónde deberán archivar la hoja de transferencia definitiva tanto el Archivo Universitario como el servicio productor?
En una carpeta/directorio compartida del propio servicio, con sus correspondientes certificados y CSV.
¿Qué debe ocurrir antes de realizar la firma manual o electrónica de la hoja de transferencia según el texto?
El documento debe estar completo y firmado por ambas partes: servicio productor/Archivo.
¿Qué sucede si se envía documentación al Archivo sin aviso previo o sin la Hoja de transferencia correspondiente según el texto?
La documentación será devuelta al remitente para cumplir con los procedimientos.
¿Quiénes son los responsables de archivar la Hoja de transferencia definitiva según el texto?
Ambos, el Archivo Universitario y el servicio productor.
¿Por qué es importante la firma manual o electrónica en el proceso de transferencia de documentos según el texto?
Para confirmar que ambas partes han completado satisfactoriamente el proceso.
¿Cuál es el límite de tiempo establecido para que el personal administrativo del departamento se haga cargo de los exámenes y trabajos que aún no se pueden eliminar?
Dos años académicos
Según el Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá, ¿qué se recomienda hacer con la documentación de apoyo antes de realizar una transferencia?
Eliminarla
¿Qué se debe evitar al organizar expedientes en la Universidad de Alcalá según el texto?
Dejar documentos sueltos
¿Qué elementos nocivos se deben eliminar de los documentos según las recomendaciones del Archivo de la Universidad de Alcalá?
Clips, grapas, adhesivos
¿Qué debe evitarse hacer con los expedientes en cuanto a la información contenida en ellos según las indicaciones del Archivo Universitario?
Duplicar la información
¿Cuál es la forma recomendada de organizar los expedientes en una unidad o servicio de la Universidad de Alcalá?
Cronológicamente
¿Cuál es el objetivo principal de la transferencia documental al Archivo Universitario según el texto?
Evitar la aglomeración de documentos en las oficinas
¿Qué tipo de documentos NO se deben incluir en una transferencia al Archivo Universitario según el texto?
Documentación vital para la universidad
¿Qué función específica se traspasa a un servicio especializado mediante las transferencias documentales según el texto?
Acceso y consulta de los documentos
¿Qué sucede si se incluyen faxes en una transferencia al Archivo Universitario sin los originales del documento según el texto?
Se rechazan si se conservan los originales del documento
¿Cuál es el propósito de traspasar a un servicio especializado las funciones de conservación de documentos según el texto?
Asegurar el acceso y consulta adecuada de los documentos
¿Qué papel cumple la Hoja de transferencias en el procedimiento de traspaso documental al Archivo Universitario según el texto?
Sirve para controlar la entrada y salida de documentos del Archivo
¿Cuál es un motivo por el cual se sugiere acortar los nombres de documentos en el sistema operativo Windows según el texto?
Para ajustarse al límite máximo de caracteres permitidos por Windows.
¿Qué se debe hacer para renombrar varios archivos simultáneamente en Windows según el texto?
Seleccionar todos los archivos deseados y utilizar la opción 'Cambiar nombre'.
¿Qué indica la presencia de un número entre paréntesis al final del nombre de un archivo al renombrarlo en lotes según el texto?
Que el archivo pertenece a un grupo renombrado.
¿Qué se recomienda hacer si renombrar los archivos con el explorador de Windows no es suficiente según el texto?
Usar aplicaciones gratuitas específicas para renombrar archivos.
¿Cuál es la principal recomendación cuando se necesita enviar más de 10 cajas al Archivo según el texto?
Contactar al Archivo previamente para coordinar la entrega.
¿Qué se recomienda hacer si se necesita documentación a intercalar en expedientes que ya están en el Archivo según el texto?
Ponerse en contacto con el Archivo para coordinar la intercalación.
¿Qué es fundamental para una gestión eficiente de documentos electrónicos según el texto?
Nombrarlos de forma adecuada.
¿Qué se recomienda utilizar para relacionar los documentos electrónicos con los expedientes en papel, según el texto?
Cuadro de Clasificación del Archivo Universitario.
¿Por qué es relevante normalizar el nombre de las carpetas generales donde se guarda documentación según el texto?
Para agilizar la búsqueda y recuperación de documentos.
¿Qué sucede si los documentos en papel y los electrónicos no se organizan y nombran correctamente, según el texto?
Dificultan su identificación y recuperación eficiente.
¿Qué refleja la diversidad de denominaciones de directorios, carpetas y documentos en entornos electrónicos según el texto?
Las diferencias en las capacidades de cada espacio de trabajo.
¿Qué medida es recomendada para vincular eficientemente la documentación electrónica con los expedientes en papel?
Utilizar el Cuadro de Clasificación del Archivo Universitario.
¿Qué tipos de documentos se deben eliminar según el texto?
Duplicados de documentos originales y notas internas
¿Qué elementos se deben identificar en la carpeta del expediente según el texto?
Nombre de la unidad productora, año de creación, descripción detallada
¿Cuál es uno de los sistemas que se recomiendan utilizar para ordenar expedientes según las necesidades?
Sistema alfanumérico
¿Qué debe constar en la etiqueta de la unidad productora en la carpeta del expediente según el texto?
Nombre de la unidad productora, año de creación, código de clasificación
¿Qué tipos de documentos se pueden eliminar una vez han sido utilizados en la gestión y consulta por las diferentes unidades administrativas o servicios?
Notas internas y mensajes electrónicos
¿Qué elemento no debe contener la etiqueta de la carpeta del expediente según lo mencionado en el texto?
Número de versiones existentes
Learn about the guidelines for transferring documentation to the University of Alcalá Archive, including the types of documents that should be sent and the steps to carry out a transfer. Understand the importance of organizing, selecting, and packaging documents correctly for archival purposes.
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