Tổng quan về Quản lý Dự án & PMI

Tổng quan về Quản lý Dự án

• Chương này giới thiệu tổng quan về quản lý dự án, bao gồm các khái niệm cơ bản, các loại dự án, sự cần thiết của dự án, vòng đời dự án, các yếu tố thành công và các lĩnh vực kiến thức chính.

PMI (Project Management Institute)

• PMI là một tổ chức quốc tế phi lợi nhuận, được thành lập năm 1969 tại Mỹ.
• Đây là một trong những tổ chức hàng đầu thế giới về quản lý dự án, với hơn 650.000 thành viên và 300 chi nhánh tại hơn 200 quốc gia.
• PMBOK (Project Management Body of Knowledge) là một tập hợp các tiêu chuẩn, hướng dẫn và phương pháp hay nhất về quản lý dự án do PMI phát triển.
• PMI cung cấp các tiêu chuẩn, chứng chỉ và chương trình phát triển nghề nghiệp liên quan đến quản lý dự án.
• Một số chứng chỉ được cấp bởi PMI:
  • Project Management Professional (PMP): dành cho chuyên gia có kinh nghiệm.
  • Certified Associate in Project Management (CAPM): dành cho người mới bắt đầu sự nghiệp quản lý dự án.
  • PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP): dành cho chuyên gia áp dụng phương pháp Agile.
  • PMI Risk Management Professional (PMI-RMP): chứng nhận chuyên môn về quản lý rủi ro dự án.
  • PMI Scheduling Professional (PMI-SP): tập trung vào quản lý tiến độ dự án.
  • Program Management Professional (PgMP): quản lý nhiều dự án liên quan.
  • Portfolio Management Professional (PfMP): quản lý danh mục dự án để đạt mục tiêu chiến lược.
  • PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA): chuyên về phân tích kinh doanh trong môi trường dự án.
  • PMI Project Risk Management Professional (PMI-RMP): chuyên về quản lý rủi ro.

Một số loại dự án

• Các loại dự án khác nhau tùy thuộc vào ngành và lĩnh vực:
  • Công nghệ thông tin: phát triển phần mềm, xây dựng website, ứng dụng di động.
  • Xây dựng và Kiến trúc: xây dựng căn hộ, văn phòng, trung tâm thương mại.
  • Y tế: xây dựng bệnh viện, triển khai hệ thống quản lý thông tin y tế.
  • Năng lượng và Môi trường: xây dựng nhà máy điện mặt trời, hệ thống xử lý nước thải.
  • Tài chính và Ngân hàng: phát triển ứng dụng ngân hàng trực tuyến.
  • Vận tải và Logistics: xây dựng hệ thống giao thông công cộng, dự án quản lý chuỗi cung ứng.
  • Giáo dục: xây dựng trường học mới, phát triển nội dung giáo dục trực tuyến.
  • Sản xuất và Công nghiệp: xây dựng nhà máy sản xuất, tự động hóa quy trình sản xuất.
  • Dịch vụ công: xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu và thông tin công.
  • Thương mại điện tử: xây dựng trang web thương mại điện tử, hệ thống quản lý đơn hàng.

Sự cần thiết của dự án

• Dự án là công cụ quản lý chiến lược để đạt được các mục tiêu cụ thể.
• Dự án giải quyết các vấn đề cụ thể trong một khung thời gian và nguồn lực hạn chế, ví dụ như dự án cải tạo kênh Nhiêu Lộc – Thị Nghè.
• Dự án thúc đẩy đổi mới và sáng tạo, ví dụ như dự án VinFast phát triển xe điện.
• Dự án phát triển hạ tầng kinh tế và xã hội, ví dụ như dự án đường cao tốc Bắc – Nam.
• Dự án đáp ứng yêu cầu từ nhà đầu tư hoặc chính phủ, ví dụ như dự án Nhà máy điện gió Bạc Liêu.
• Dự án thích ứng với biến đổi khí hậu và các thách thức môi trường, ví dụ như dự án chống ngập tại TP.HCM.
• Dự án tăng cường năng lực cạnh tranh quốc gia, ví dụ như dự án khu công nghệ cao TP.HCM.
• Các dự án giúp tổ chức không chỉ duy trì mà còn mở rộng sự tồn tại, tạo ra cơ hội phát triển và thành công.
• Các dự án là phương tiện để định hình tương lai và thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi.

Dự án là gì?

• Dự án có sự khởi đầu và kết thúc, được thực hiện bởi nhiều người nhằm đáp ứng các mục tiêu đã xác định trước (chi phí, tiến độ và chất lượng).
• Dự án là duy nhất, hướng mục tiêu, liên quan đến thực hiện các hoạt động liên quan nhau, và có thời hạn hữu hạn.
• Theo PMBOK, dự án là “nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất”.
• Các mục tiêu cụ thể cần được hoàn thành với các yêu cầu chất lượng nhất định.
• Dự án có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Dự án có giới hạn tài chính.
• Dự án tiêu thụ các nguồn lực như con người, tiền bạc, thiết bị.
• Dự án có tính đa chức năng (multifunctional).
• Dự án bao gồm các quá trình phức tạp, diễn ra một lần (one-time processes).
• Dự án bị giới hạn bởi ngân sách, tiến độ và nguồn lực.
• Dự án được phát triển để giải quyết một hoặc một số mục tiêu rõ ràng.
• Dự án hướng tới khách hàng (customer-focused).
• Dự án đáp ứng nhu cầu xã hội như phát triển giao thông công cộng, trường học, bệnh viện, phát triển năng lượng tái tạo.
• Dự án đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan như phát triển ứng dụng di động gọi xe (Grab, Be), xây dựng trung tâm thương mại (Vincom, Saigon Centre).
• Dự án tạo ra hoặc cải thiện sản phẩm: phát triển phiên bản mới của sản phẩm, dự án sữa hạt của Vinamilk, gạch không nung của Viglacera.
• Dự án triển khai hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh: mở rộng mạng lưới cửa hàng bán lẻ như chuỗi siêu thị Bách Hóa Xanh.
• Dự án phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới: dự án xe điện của VinFast, dự án chuyển đổi số của Viettel.

Đặc điểm chung của dự án

• Các dự án là những nỗ lực đặc biệt với vòng đời rõ ràng.
• Các dự án là building blocks trong việc thiết kế và thực hiện các chiến lược của tổ chức.
• Các dự án chịu trách nhiệm về các sản phẩm và dịch vụ mới.
• Các dự án đưa ra một triết lý và chiến lược để quản lý sự thay đổi.
• Quản lý dự án đòi hỏi phải vượt qua ranh giới chức năng và tổ chức.
• Các chức năng quản lý truyền thống như lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát được áp dụng cho quản lý dự án.
• Kết quả chính của một dự án là sự thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng trong khuôn khổ chi phí, chất lượng, và tiến độ.
• Các dự án được chấm dứt sau khi hoàn thành thành công các mục tiêu.

Sự khác biệt giữa quá trình và các dự án

• Dự án khác biệt với organizational processes.
• Quá trình: tuyển dụng nhân sự, xử lý đơn hàng, thanh toán.
• Quá trình đề cập đến các hoạt động diễn ra hàng ngày trong sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Các quá trình sử dụng các hệ thống và khả năng hiện có một cách liên tục, lặp đi lặp lại.

Bảng so sánh giữa quá trình và các dự án

Vòng đời dự án

• Vòng đời dự án có 4 giai đoạn liên tiếp nhau:

  • Lên ý tưởng (Conceptualization)
  • Lập kế hoạch (Planning)
  • Thực hiện (Execution)
  • Kết thúc (Termination)

• Giai đoạn 1: - Mục đích: Tập trung vào xác định vấn đề, cơ hội hoặc nhu cầu, và phát triển các ý tưởng để giải quyết chúng. - Các hoạt động chính: Xác định mục tiêu dự án; phân tích nhu cầu hoặc vấn đề cần giải quyết; đưa ra các ý tưởng và giải pháp khả thi.

• Giai đoạn 2: - Mục đích: Tập trung vào việc xác định cách thức thực hiện dự án và phân bổ nguồn lực. - Các hoạt động chính: Xây dựng kế hoạch chi tiết (thời gian, ngân sách, nguồn lực); xác định rủi ro và lập kế hoạch quản lý rủi ro; phân công nhiệm vụ và trách nhiệm.

• Giai đoạn 3: - Mục đích: Các hoạt động của dự án được triển khai, với sự điều hành và giám sát chặt chẽ để đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành. - Các hoạt động chính: Triển khai công việc theo kế hoạch; giám sát tiến độ và chất lượng công việc; điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

• Giai đoạn 4: - Mục đích: Đánh dấu sự hoàn thành của dự án, bao gồm việc đánh giá kết quả, giải quyết các vấn đề tồn đọng và chuyển giao kết quả. - Các hoạt động chính: Đánh giá kết quả dự án và so sánh với mục tiêu ban đầu; chuyển giao kết quả dự án cho khách hàng hoặc các bên liên quan; kết thúc hợp đồng và rút ra kinh nghiệm.

• Trong 4 giai đoạn này, thường xuyên có những sự đánh đổi (trade-offs) giữa các yếu tố sau:

  • Scope (phạm vi)
  • Size and features (quy mô và các đặc điểm)
  • Quality (chất lượng)
  • Schedule (thời gian)
  • Resources (tài nguyên)
  • Cost (chi phí)

• Vòng đời dự án giúp hình dung các hoạt động cần thiết và những thách thức phải đối mặt trong suốt vòng đời của dự án.

• Năm thành phần của một dự án có thể thay đổi trong suốt vòng đời của nó: Sự quan tâm của khách hàng (Client interest). Đầu tư doanh nghiệp (Project stake): sự đầu tư của doanh nghiệp vào dự án. Tuổi thọ của dự án càng dài thì sự đầu tư càng lớn. Tài nguyên (Resources): cam kết về nguồn lực tài chính, nhân lực và kỹ thuật trong suốt vòng đời của dự án. Sự sáng tạo (Creativity): mức độ đổi mới mà dự án yêu cầu, đặc biệt là trong giai đoạn phát triển. Không chắc chắn (Uncertainty): mức độ rủi ro liên quan đến dự án.

• Ví dụ: Dự án tổ chức Ngày hội Câu lạc bộ sinh viên tại trường đại học.

Sự thành công của dự án

• Bất kỳ định nghĩa nào về sự thành công của dự án (project success) đều phải xem xét đến các tiêu chí sau: thời gian (tuân thủ tiến độ), ngân sách, chức năng/chất lượng, và sự hài lòng của khách hàng.

• Các nhà quản lý thường áp dụng ba tiêu chí thành công của dự án sau đây:

  • Thời gian
  • Ngân sách
  • Chất lượng (các đặc điểm kỹ thuật)

• Ba tiêu chí ở trên (Triple Constraint Model - Mô hình ba yếu tố cơ bản) là tiêu chuẩn phổ biến để đánh giá sự thành công dự án.

• Hiện tại, tiêu chí thứ tư đã được thêm vào ba tiêu chí này.

  • Sự chấp nhận của khách hàng (Client acceptance)

• Việc đánh giá một dự án dựa trên sự thành công ngay lập tức của nó là chưa đủ.

• Một dự án cần phải được đánh giá về mặt thành công thương mại cũng như tiềm năng tạo ra công việc kinh doanh mới và những cơ hội mới.

• Bốn khía cạnh thành công được đề xuất như sau:

  • Hiệu quả dự án (Project efficiency): Đáp ứng được kỳ vọng về ngân sách, tiến độ, và chất lượng.
  • Tác động đến khách hàng (Impact on customer): Tạo ra một dự án đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
  • Thành công kinh doanh (Business success): Xác định xem dự án có đạt được thành công thương mại đáng kể hay không.
  • Chuẩn bị cho tương lai (Preparing for the future): Xác định liệu dự án có mở ra thị trường mới, dòng sản phẩm mới hay giúp phát triển công nghệ mới hay không.

• Ví dụ dự án: Tuyến Metro số 1 - Bến Thành - Suối Tiên, TP.HCM

• Một câu hỏi được đặt ra: Hãy lựa chọn một dự án thực tế trong bất kỳ ngành công nghiệp và thảo luận về sự thành công của dự án đó, liên quan đến 4 khía cạnh thành công.

Mười lĩnh vực kiến thức của quản lý dự án

1. Phạm vi (scope)
2. Chi phí (cost)
3. Tài nguyên (resource)
4. Rủi ro (risk)
5. Các bên liên quan (stakeholder)
6. Mua sắm (procurement)
7. Thông tin liên lạc (communication)
8. Chất lượng (quality)
9. Tiến độ (schedule)
10. Tích hợp (integration)