Tổng quan về Microsoft Excel

Tổng quan về Bảng tính

• Bảng tính là công cụ tổ chức thông tin dạng bảng để tính toán và phân tích dữ liệu.
• Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft.
• Địa chỉ của một ô trong Excel được xác định bằng tên cột và số hàng.
• Một workbook trong Excel bao gồm nhiều trang tính.
• Ký hiệu "$" đại diện cho địa chỉ tuyệt đối trong Excel.
• Định dạng tệp mặc định để lưu workbook trong Excel 2013 là .xlsx.
• Lệnh đóng Excel là Ctrl + W.
• Để mở nhanh một tệp Excel đã có, bạn nhấp đúp chuột vào tệp .xlsx.
• Thanh công cụ chứa các nhóm lệnh như Home, Insert trong Excel gọi là thanh ruy-băng (Ribbon).
• Ctrl + Z là lệnh hoàn tác thao tác vừa thực hiện.
• File > Options để mở nhanh cửa sổ Excel Options.
• "Don't Save" được chọn để thoát khỏi Excel mà không lưu thay đổi.
• Ctrl + Shift + Esc là tổ hợp phím mở nhanh cửa sổ Task Manager.
• Ctrl + F1 là tổ hợp phím ẩn thanh Ribbon trong Excel.
• File > Options > Save cho phép người dùng tùy chỉnh thư mục mặc định lưu tệp.
• Phím F1 để mở chức năng trợ giúp trong Excel.
• Để thay đổi định dạng mặc định khi lưu file, vào File > Options > Save.
• Thanh công thức hiển thị công thức đang sử dụng trong ô.
• View > Zoom dùng để phóng to/thu nhỏ vùng làm việc.
• Ctrl + N là tổ hợp phím cho phép tạo nhanh một workbook mới.
• Để mở một bảng tính Excel từ giao diện phần mềm, chọn File > Open.
• Ctrl + S là tổ hợp phím dùng để lưu nhanh một bảng tính.
• Định dạng .xlsm hỗ trợ macro trong Excel.

Các thao tác trên Bảng Tính

• Để tạo một bảng tính mới từ mẫu có sẵn, thực hiện File > New.
• Ctrl + Tab để chuyển đổi qua lại giữa nhiều bảng tính đang mở.
• Khi lưu file lần đầu tiên, Excel sẽ mở hộp thoại Save As.
• Tên tập tin trong Excel không được chứa ký tự "/".
• Để lưu bảng tính với định dạng khác, sử dụng File > Save As.
• Để mở bảng tính từ danh sách các file đã mở gần đây, dùng File > Recent Workbooks.
• Định dạng tệp .xls là định dạng nhị phân cho Excel.
• Một ô trong Excel là giao điểm giữa một dòng và một cột.
• Địa chỉ tương đối trong Excel thay đổi theo vị trí mới khi sao chép công thức.
• Ctrl + ; để nhập nhanh ngày hiện tại vào ô.
• Khi nhập dữ liệu kiểu số, nếu thấy ##### thì có nghĩa là cột không đủ rộng để hiển thị số.
• Dữ liệu kiểu văn bản trong Excel thường được căn lề trái.
• Dữ liệu kiểu logic trong Excel gồm TRUE hoặc FALSE.
• Ctrl + A để chọn toàn bộ worksheet.
• Giữ Ctrl để chọn nhiều ô không liên kề nhau.
• Nhấn F2 để chỉnh sửa dữ liệu trong ô mà không xóa.
• Clear All để xóa toàn bộ nội dung và định dạng của ô.
• Home > Sort A to Z để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần.
• Khi dùng chức năng Custom Sort, chọn Add Level để thêm tiêu chí sắp xếp.
• Tính năng Find giúp tìm ô theo nội dung trong Excel.
• Ctrl + F để mở nhanh hộp thoại Find.
• Ctrl + H để thay thế một từ bằng từ khác.
• Nút "Replace All" trong hộp thoại Replace có tác dụng thay thế tất cả các kết quả phù hợp.
• My data has headers trong hộp thoại Sort nghĩa là dữ liệu có dòng tiêu đề.
• Data > Filter dùng để lọc dữ liệu theo điều kiện cụ thể.
• Mũi tên xổ xuống sẽ hiển thị các tùy chọn lọc theo nội dung khi dùng chức năng Filter.
• Data > Clear để xóa bộ lọc đang áp dụng.

Hàm và công thức

• Biểu thức trong Excel bắt đầu bằng ký tự "=".
• Toán tử tính lũy thừa trong Excel là "^".
• Trong biểu thức =$A$1 + B2, địa chỉ $A$1 là địa chỉ tuyệt đối.
• Trong biểu thức =A1+B1, nếu sao chép xuống dòng dưới, công thức sẽ trở thành =A2+B2.
• Địa chỉ hỗn hợp trong Excel có dạng $A1 hoặc A$1.
• Nếu công thức có lỗi chia cho 0, Excel sẽ hiển thị #DIV/0!.
• Kết quả của biểu thức =3+2*4 trong Excel là 11.
• Excel sẽ báo nếu công thức bị lỗi cú pháp (#NAME?).
• Formulas > Evaluate Formula để kiểm tra công thức có lỗi hay không.
• Biểu thức =SUM(A1:A5) sẽ cộng các giá trị từ A1 đến A5.
• Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng trong Excel.
• Hàm COUNT dùng để đếm số ô có chứa số trong một vùng.
• Hàm IF trong Excel là hàm logic.
• Công thức =IF(A1>10, "Lớn", "Nhỏ") có nghĩa là nếu A1 lớn hơn 10 thì ghi "Lớn", ngược lại ghi "Nhỏ".
• Hàm MAX(A1:A10) có tác dụng tìm giá trị lớn nhất.
• Hàm MIN(A1:A10) có tác dụng tìm giá trị nhỏ nhất.
• Hàm NOW() trong Excel trả về cả ngày và giờ hiện tại.
• Hàm TODAY() trả về ngày hiện tại.
• Cú pháp đúng của hàm VLOOKUP là VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]).
• Hàm LEN("Excel") trả về 5.
• Home > Number > Percent Style để định dạng ô hiển thị số dưới dạng phần trăm.
• Home > Number Format để đổi định dạng ngày tháng cho ô.
• Home > Font > Fill Color để đổi màu nền ô.
• Ctrl + B để làm chữ in đậm trong ô.
• Alt + Enter là tổ hợp phím xuống dòng trong ô.
• Arial 11 là định dạng văn bản mặc định trong Excel.
• Home > Alignment > Center để căn giữa nội dung trong ô.
• Merge Cells để gộp các ô lại thành một ô duy nhất.
• Format Painter để sao chép định dạng từ một ô sang ô khác.
• Home > Format > Row Height để thay đổi chiều cao dòng.

Biểu đồ và In ấn

• Insert > Chart để tạo biểu đồ từ dữ liệu trong Excel.
• Biểu đồ hình cột trong Excel được gọi là Column Chart.
• Biểu đồ thích hợp để biểu diễn tỷ lệ phần trăm là Pie Chart.
• Chart Tools > Design > Change Chart Type để thay đổi loại biểu đồ.
• Chart Title và Axis Title là thành phần biểu đồ hiển thị tên trục và tiêu đề.
• Chart Tools > Layout > Data Labels để thêm nhãn dữ liệu trên biểu đồ.
• Nhấp vào biểu đồ và kéo đến vị trí mới để di chuyển biểu đồ trong bảng tính.
• Chart Tools > Format > Shape Fill tùy chọn để đổi màu cột hoặc đường trong biểu đồ.
• Nhấn phím Delete sau khi chọn biểu đồ để xóa biểu đồ khỏi bảng tính.
• Dùng chuột kéo góc biểu đồ để thay đổi kích thước biểu đồ.
• File > Print > Print Preview để xem trước trang in trong Excel.
• Page Layout > Margins lệnh điều chỉnh lề trang in.
• Page Layout > Orientation > Landscape để in bảng tính theo chiều ngang.
• Ctrl + P là phím tắt để mở hộp thoại in.
• Page Layout > Print Titles để lặp lại tiêu đề dòng khi in nhiều trang.
• Insert > Header & Footer để thêm nội dung vào đầu trang khi in.
• Page Layout > Sheet Options > Gridlines là tùy chọn giúp hiện hoặc ẩn đường kẻ ô khi in.
• Review > Spelling để kiểm tra lỗi chính tả trong bảng tính.
• File > Save As > PDF để lưu bảng tính dưới dạng PDF.
• File > Share > Email để gửi bảng tính qua email trực tiếp từ Excel.