Tạo Báo Cáo Đơn Giản từ CSDL

Tạo Báo Cáo Đơn Giản

• Bài học này sẽ giúp bạn thực hiện việc xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu (CSDL) và khám phá thêm các chức năng của hệ quản trị CSDL.

Xây Dựng Báo Cáo Đơn Giản

• Báo cáo là một công cụ để kết xuất thông tin từ CSDL, phục vụ cho người dùng và đáp ứng nhu cầu thông tin của cấp quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp.
• Thông tin trong báo cáo được lấy từ dữ liệu cập nhật mới nhất.
• Người xem không thể sửa đổi các mục dữ liệu trong báo cáo.

Các Loại Báo Cáo

• Báo cáo chi tiết hiển thị tất cả các bản ghi đã chọn, được phân nhóm, sắp xếp và có thể bao gồm các số liệu tóm tắt như tổng con, số đếm, tỉ lệ phần trăm.
• Báo cáo tóm tắt không liệt kê các bản ghi chi tiết mà chỉ trình bày các số liệu tổng hợp theo một chiều như thời gian (tháng, quý, năm) hoặc địa điểm (Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, TP.HCM).
• Báo cáo tóm tắt phân tích nhiều chiều dựa trên mẫu truy vấn riêng, ví dụ phân tích theo cả thời gian và địa điểm.
• Báo cáo được xây dựng dựa trên bảng hoặc truy vấn; cần xác định rõ các trường dữ liệu cần sử dụng và chuẩn bị sắp xếp, chọn lọc dữ liệu trước.

Truy Vấn Chuẩn Bị Dữ Liệu

• Truy vấn cần thiết kế để lấy dữ liệu từ các bảng cơ sở, ví dụ bảng "Mượn-Trả" và bảng "Sách" để tạo báo cáo chi tiết về hoạt động mượn trả sách của thư viện theo từng tháng.

Các Bước Tạo Nhanh Báo Cáo Đơn Giản

• Mở truy vấn đã chuẩn bị (hoặc chỉ cần đánh dấu chọn).
• Chọn "Create\Report" để tạo báo cáo.
• Lưu báo cáo với tên dễ nhớ.
• Có thể thêm gộp nhóm và thông tin tóm tắt sau khi tạo báo cáo.

Hướng Dẫn Sử Dụng Report Wizard

• Report Wizard là trình tiện ích hỗ trợ tạo báo cáo và cho phép lựa chọn tùy biến theo yêu cầu.
• Các bước sử dụng Report Wizard:
  • Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu.
  • Chọn các trường dữ liệu cần thiết.
  • Chọn trường để gộp nhóm.
  • Chọn kiểu bài trí cơ sở cho báo cáo (ví dụ, "Tabular").
  • Nhập tên báo cáo và chọn "Finish".

Gộp Nhóm, Sắp Xếp và Các Tổng Con

• Gộp nhóm các bản ghi để tómắt dữ liệu và hiển thị tổng con cho mỗi nhóm, ví dụtóm tắt hoạt động mượn trả theo từng tháng.

Hướng Dẫn Thực Hiện Gộp Nhóm

• Mở báo cáo trong khung nhìn thiết kế.
• Chọn lệnh "Group & Sort" để mở cửa sổ Group, Sort, and Total.
• Thêm nhóm và chọn trường để nhóm (ví dụ, "Month").
• Chọn kiểu tóm tắt dữ liệu (ví dụ, "Count Values").
• Đánh dấu chọn cách hiển thị (ví dụ, "Show Grand Total").
• Lưu và xem kết quả.

Thực Hành Tạo Báo Cáo Đơn Giản

• Nhiệm vụ:
  • Tạo truy vấn dữ liệu làm nguồn cho báo cáo.
  • Tạo báo cáo đơn giản bằng nút lệnh "Report" và lưu lại.
• Nhiệm vụ 2:
  • Mở báo cáo vừa tạo.
  • Lặp lại các bước để gộp nhóm theo tháng, tính các tổng con và xác định cách hiển thị.

Báo Cáo Phân Tích Nhiều Chiều

• Truy vấn Crosstab Query Wizard là tiện ích tạo truy vấn tóm tắt nguồn dữ liệu lớn, phức tạp.
• Truy vấn cung cấp các hàm gộp như Sum, Count, Min, Max, Avg.
• Báo cáo phân tích nhiều chiều dựa trên truy vấn crosstab.
• Ví dụ, một báo cáo tóm tắt hoạt động của thư viện theo tháng, phân tích theo loại sách.