Što su poslovni sustavi?

Općenito o sustavima

• Dijelovi sustava se nazivaju elementi sustava.
• Okruženje je prostor izvan prirodnih ili pojmovnih granica sustava.
• Osnovno obilježje sustava je uzajamno djelovanje njegovih dijelova.
• Elementi sustava sa svojim odnosima čine strukturu sustava.
• Pod utjecajem promjena neki elementi izlaze, a drugi ulaze u sustav.
• Promjene u sustavu se događaju konstantno i izazivaju promjene u strukturi i značajkama sustava.

Okolina poslovnog sustava

• Okolinu poslovnog sustava čine klijenti, dobavljači, vlasnici, zakonodavstvo, konkurenti, informacije, transformacije i povratne veze.
• Informacije su smještene u središtu okoline poslovnog sustava.

Informacije u organizaciji

• Informacija je obavijest, procedura, uputstvo za rad, propis i sve što predstavlja ulaz u čvor, podsustav ili sustav.
• Da bi bila korisna, informacija mora biti jasna, pravovremena i potpuna.
• Komunikacija je proces prijenosa podataka i važna je kao i sama informacija.
• Protok informacija omogućava pokretanje poslovnog sustava iz statične u dinamičnu fazu.
• Informacija postiže svrhu ako ju čvor kojem je usmjerena može primiti i transformirati u kratkom vremenu i na optimalan način.
• Uputiti nove informacije kroz organizacijsku strukturu prema čvorovima poslovnog sustava.
• Da bi informacija postigla svrhu, mora joj se znati/definirati ishodište, odredište, intenzitet i usmjerenost.
  • Ishodište je čvor iz kojeg je informacija potekla.
  • Odredište je mjesto kamo informacija treba stići.
  • Intenzitet je svojstvo da stigne na cilj svladavajući sve zapreke.
  • Usmjerenost je sigurnost da se informacija šalje na pravo mjesto.
• Pravilno definiranje sustava omogućuje dobru upravljivost.

Veze u sustavu

• Veze predstavljaju sredstvo za razmjenu informacija, energije, materijala i znanja.
• Veze mogu biti vanjske ili unutarnje.
• Povratne veze uspoređuju rezultate aktivnosti s planiranim rezultatima.
• Utvrđena odstupanja se vraćaju kao povratne informacije.
• Nakon utvrđenih odstupanja inicira se korekcija djelovanja sustava, odnosno prilagođavanje na realno stanje.
• Regulator sustava (podsustav upravljanja) transformira povratne informacije u prilagođavanje funkcioniranja.

Komunikacija u organizaciji

• Komunikacija je kompleksan sustav protoka informacija koji funkcionira kroz dva djelomično komplementarna (nadopunjavajuća) sustava.
• Dva sustava unutar komunikacije su mreža formalne i neformalne komunikacije.
• Obje mreže su neophodne za uspjeh organizacije.

Formalna komunikacija

• Formalna komunikacija je planiran, sustavan i službeni proces prijenosa informacija u govornom i pisanom obliku.
• Formalna komunikacija usklađena je s potrebama organizacije, kao što su poslovni izvještaji, oglasne ploče, razglas, sastanci, konzultacije, e-pošta, izvješća, online komuniciranje i slično.
• Formalnu komunikaciju stvara i potiče sama organizacija (menadžment) i nužna je za obavljanje poslova.
• Struktura formalne komunikacije treba biti usklađena sa strukturom organizacije.

Vrste formalne komunikacije

• Vertikalna komunikacija se odvija prema dolje od rukovoditelja ka nižim nivoima kompanije (nalozi, upute) i prema gore od baze (zaposlenih) ka menadžmentu (povratna informacija, mišljenja).
• Horizontalna (lateralna) komunikacija je komunikacija osoba na istom hijerarhijskom nivou.
• Dijagonalna komunikacija se koristi kada se ne može efikasno komunicirati ili treba nadopuniti ostale kanale.
• Dijagonalna komunikacija se koristi i za komunikaciju između zaposlenika u različitim organizacijskim jedinicama i/ili organizacijskim razinama, te kada postoji potreba za hitnim komuniciranjem.
• Organizacija treba poticati i unaprjeđivati formalnu komunikaciju.
• Komunikacijska kompetencija zaposlenika određuje kvalitetu sadržaja i načina komuniciranja.

Neformalna komunikacija

• Neformalna komunikacija slijedi neformalnu organizacijsku mrežu.
• Neformalna komunikacija se ostvaruje kroz pojedinačne i grupne interakcije u radnom okruženju.
• Neformalno komuniciranje je jednako važno kao i formalno jer može prenositi važne informacije koje je menadžment izostavio u formalnim kanalima.
• Neformalni komunikacijski kanali mogu se kontrolirati samo djelomično i mogu biti korisna ali i štetna za menadžment.
• Formalni i neformalni komunikacijski kanali se nadopunjuju.
• Cilj neformalne komunikacije je prenošenje što većeg broja informacija kako bi se zadaci/problemi riješili što brže i efikasnije.
• Neformalna komunikacija je u stanju stalne promjene, a njena struktura se naziva „vinova loza”.
• Karakteristična je brzina prijenosa informacije koja putuje raznim kanalima i preko raznih članova, na različitim lokacijama, u bilo koje vrijeme i na bilo kojem mjestu (za razliku od formalne komunikacije).

Upravljivost

• Upravljivost je sposobnost poslovnog sustava da se u najkraćem vremenu usmjeri prema vitalnim ciljevima i zadacima te da ih ostvari uz minimalni utrošak vremena/resursa.
• Upravljivost je važno svojstvo svakog poslovnog sustava.
• Nužni uvjeti za ostvarenje potpune upravljivosti poslovnog sustava su formalna organizacija (struktura, upravljivost) i dinamička upravljivost poslovnog sustava.

Formalna organizacija

• Formalna organizacija osigurava mogućnost upravljanja svakim dijelom, podsustavom i cijelim sustavom.
• Upravljivost je moguća ukoliko se pri projektiranju formalne organizacije poštuju osnovni principi organizacije.
• Formalna organizacija osigurava statički aspekt sustava i nužna je ali ne jamči potpunu upravljivost poslovnog sustava.

Dinamička upravljivost

• Osiguranje upravljivosti kroz vrijeme.
• Proizlazi iz sposobnosti održanja formalne organizacijske strukture.
• Poslovni sustavi trebaju dobru formalnu organizaciju i dinamičku upravljivost.
• Lakše je ostvariti formalnu nego dinamičku upravljivost.
• Dobro definirana formalna upravljivost se ponekad tijekom vremena umanji zbog neznanja ili nesposobnosti rukovodstva.
• Formalna upravljivost se u praksi rijetko poboljša/prilagodi.
• Upravljivost sustava se postiže ostvarivanjem upravljivosti svakog čvora.

Upravljivost čvora

• Čvor je radno mjesto i može biti različite složenosti poslova i odgovornosti.
• Prvi zadatak formalne organizacije je definiranje čvorova s ciljem postizanja upravljivosti.
• Preduvjet upravljivosti čvora je jasno definirana vanjska organizacija čvora.

Vanjska organizacija čvora

• Vanjska organizacija čvora uključuje određivanje sadržaja i načina rada čvora.
• Potrebno je odrediti ulazne veze kojima čvor prima informacije.
• Također je potrebno odrediti veze prema drugim čvorovima (i/ili povratnih veza).
• I odrediti sredstva i energiju potrebnu za transformaciju.

Unutarnja organizacija čvora

• Centar upravljanja usklađuje proces transformacije s ulaznim informacijama i upućuje impulse sustavu izvršenja.
• Veze prenose informacije od centra upravljanja prema sustavu izvršenja i povratnu vezu o izvršenom.
• Sustav izvršenja prima i izvršava zadatke od centra upravljanja i vraća povratnom vezom informacije o izvršenom.

Upravljivost podsustava

• Čvorovi pojedinih grupa, podfunkcija i funkcija povezuju se u podsustave, a podsustavi se dalje povezuju u cjelinu – složeni poslovni sustav.
• Upravljivost podsustava postiže se prijenosom izlaza/informacija iz čvorova višeg ranga u čvorove nižeg ranga.
• Potrebno je utvrditi veze između čvorova da ne bi došlo do zagušenja.
• Potrebno je utvrditi jedinstveni centar upravljanja koji donosi poslovne odluke i daje ih na izvršenje (vlastitom i/ili susjednim podsustavima).

Upravljivost cijelog sustava

• Povezivanjem podsustava u cjelinu postiže se formalna struktura sustava.
• Stvarna upravljivost PS-a (pored formalne upravljivosti) ovisi i o kvalitetnoj podjeli rada, ispravno i realno definiranim zadacima, postavljenim ciljevima sustava i kvaliteti izvršnog sustava (materijalna sredstva, ljudi, tehnologije...).
• Pravilno definiran protok informacija omogućuje dobru i brzu upravljivost te povećava efikasnost cijelog sustava.
• Kako bi se ubrzao tijek informacija dozvoljava se izravna komunikacija među pojedinim podsustavima unutar jedne funkcije poslovnog sustava, a zatim i među funkcijama (paziti na šum!).
• Uvijek postoje interakcije među čvorovima i podsustavima ali i interakcije poslovnog sustava i okruženja (formalna i neformalna komunikacija).

Čimbenici organizacije

• Utjecaj pojedinog čimbenika u duljem vremenskom razdoblju je promjenjivog intenziteta.
• Važnost određenog čimbenika u različitim vremenskim trenucima i u odnosu na druge čimbenike je promjenjiva.
• Na organizacijsku strukturu poslovnog sustava čimbenici djeluju skupno (nikad ili gotovo nikad pojedinačno!).
• Čimbenici mogu biti unutarnji ili vanjski.
• Niti jedan čimbenik nije isključivo vanjski ili unutarnji, već su pretežito unutarnji ili pretežito vanjski.
• Unutarnji čimbenici su u pravilu pod kontrolom poslovnog sustava.
• Vanjski čimbenici u pravilu nisu pod kontrolom poslovnog sustava, stoga im se poslovni sustav prilagođava.
• Unutarnji čimbenici su ciljevi i strategija, tehnologija i proizvodi, veličina i životni ciklus poslovnog sustava, te kadrovi, proizvodi i lokacija poslovnog sustava.
• Vanjski čimbenici organizacije su tržište, okruženje, razvoj znanosti i tehnike, institucionalni uvjeti, integracijski procesi i zakonodavstvo.

Razvoj znanstvene organizacije rada

• Današnje spoznaje o organizaciji rada i poduzeća korijene vuku od početaka civilizacije.
• Ljudi su se od prahistorijskog doba udruživali u lovačko-sakupljačke skupine radi preživljavanja.
• Hijerarhija i podjela rada prema spolu i dobi.
  • Muškarci su bili lovci i ratnici.
  • Žene su sakupljačice biljaka i plodova i majke.
• Rad se cijeni, nevezano za spol.
• Od svih se odraslih članova zajednice očekivalo da sudjeluju u poslovima kao jamac samoodržanja zajednice.
• Napredak civilizacija doveo je do napretka organiziranja.
• Bolja organizacija dostupnih resursa, raspoloživog vremena i uloženog napora dovela je do prvih značajnijih otkrića i građevinskih pothvata.
• Različiti drevni narodi pridonijeli razvitku organizacije.
  • Sumerani (od 4000 g.pr.n.e), Egipćani (od 3000 g.pr.n.e), Grci (oko 500 g.pr.n.e.) i Rimljani (oko 500 g.pr.n.e. – 500 g.n.e.).
• Složeno pitanje organizacije stanovništva, održavanja reda i suživota.
• Prvi veći gradovi su bili Babilon, Ur, Atena, Rim i drugi.
• U Babilonu je 1800 g.pr.n.e. živjelo preko 200.000 stanovnika barem 2 stoljeća.
• U Rimu je 100-200 n.e. živjelo 1.000.000 stanovnika, a 500 n.e. cca. 100.000.
• Hamurabijev zakonik iz Mezopotamije (cca. 1750 g.pr.n.e.) sadrži 282 pravila u 'if-than' obliku uklesana u 2,6m stijenu.
  • Pravila definiraju plan rada, kontrolu proizvodnje, vođenje poslovnih knjiga', izračun broja potrebnih radnika i dana rada, upute za početak rada, opis rada, te podatke o potrebnom radnom vremenu i minimalnu nadnicu.
• Stari Egipat je poznat po gradnji monumentalnih građevina (piramide).
• Stara Kina je poznata po gradnji monumentalnih građevina (Kineski zid).
• Stari Grci pridonijeli su teoriji organizacije (specijalizacija i podjela rada + važnost ritma rada i standardizacije pokreta).
• Stari Rim imao je veliko iskustvo u ratovanju, organizaciji države, zakonodavstvu, gradnji cesta, hramova, koloseuma, akvadukata.
• Srednji vijek nije se mogao pohvaliti značajnim doprinosima organizaciji.
• Feudi su predstavljali hijerarhijske zajednice“ u kojima su se znala pravila i poštivao red.
• Ranokršćanska Crkva ima zasluge za specijalizaciju, opise poslova, samostalnost osoblja i službu.
• Kraj srednjeg vijeka obilježile su neke od najvećih povijesnih ličnosti: Leonardo da Vinci i Niccola Machiavelli, čiji se pristup znanosti naziva „sustavni način razmišljanja”.
• Rene Descartes uveo je princip analize i smatra se osnivačem današnjeg koncepta organizacije i organiziranja.
• Druga polovica XVIII. stoljeća→ ručna proizvodnja se počela zamjenjivati parnim strojevima što je dovelo do prve industrijske revolucije.
• Industrijska revolucija temeljito je izmijenila ranije političke, gospodarske i društvene sustave u većem dijelu svijeta i započela revoluciju u razvitku organizacije.
• Nastavlja se daljnji razvoj ranijih, antičkih spoznaja, olakšan je transport robe i sirovina, omogućena je brža i kvalitetnija obrada i stvorena je mogućnost proizvodnje u serijama.
• Tehnološki razvoj, okrupnjivanje resursa i industrijska proizvodnja značajno mijenjaju dotadašnji stil i način života.
• Adama Smith proučavajući proizvodnju igla pribadača uočio je da se podjelom rada i specijalizacijom radnika proizvodnja može povećati i više od 200 puta.
• Charles Babbage proučavajući proizvodne operacije, razvio je mehanička načela proizvodnje i napisao knjigu ‘Ekonomija proizvodnje i strojeva’.
• 1859. Antun Lučić u Texasu otkrio je prvi veliki izvor nafte što je postupno postao najvažniji izvor pogonske energije u svijetu.
• 1879. Thomas Edison izumio je prvu električnu žarulju.
• 1887. Nikola Tesla izumio je motor na izmjeničnu struju.
• Henry Ford je započeo masovnu proizvodnju pomoću montažne trake.
• Uslijedio je razvoj željeznice, telegrafa, telefona i proizvodnje čelika.
• Bez obzira na značajan razvoj organizacijske prakse nije se moglo pratiti nagli razvoj tehnologije i industrijskih sustava, što je dovelo do druge industrijske revolucije.
• Potrebna su nova organizacijska rješenja i pristupi s izumom električne energije, razvojem kemijske industrije, motora s unutrašnjim izgaranjem.
• Niz tehnoloških prilika i mogućnosti traže odgovarajuća organizacijska rješenja.
• Treću industrijsku revoluciju karakterizira prijelaz sa ‘mehaničkog’ i 'analognog na digitalne tehnologije.
• Razvoj mikroprocesora i kompjutera, informacijske i komunikacijske tehnologije (ICT).
• Internet i mobilne tehnologije omogućuju prijelaz sa fizičke na digitalnu pohranu podataka.
• Automatizacija, senzori, robotika → proizvodnja se usmjerava u ‘pametne tvornice’.
• Potpuna promjena industrije, ekonomije i životne svakodnevice.
• Danas živimo u trećoj i prelazimo u četvrtu industrijsku revoluciju.
• Četvrta industrijska revolucija naziva se i Industrija 4.0.
• Četvrta industrijska revolucija oslanja se na rezultate treće industrijske revolucije, pogotovo digitalne tehnologije i uvodi nove i napredne tehnologije.
• Umjetna inteligencija i strojno učenje, biotehnologija, genetsko inž., robotika, automatizacija, humanoidni roboti, internet stvari (Internet of things IoT), big data, cloud computing, blockchain, 3D printing.
• Predznanstvena faza znanosti o organizaciji bila je do 19. st.
• Organizacijske ideje prisutne su još prije antičkog doba (npr. Platon, Aristotel).
• Rasprave o radu, vođenju i pravednosti.
• Organizacijska praksa temeljena na intuiciji, običajima i tradiciji.
• Vođenje vojski (Sun Tzu, Machiavelli), crkvene hijerarhije, cehovi.
• Klasična teorija organizacije nastaje krajem 19. st. – početak 20. st.
• Počinje s razvojem početkom 20. stoljeća i potrebama za povećanjem radnog učinka i boljim korištenjem resursa.
• U vrlo kratkom vremenu definirano niz teorijskih i praktičnih spoznaja.
• Teorije razvijene unutar područja organizacijske znanosti aplikativne prirode→ primarno usmjerene na analizu i rješavanje organizacijskih i menadžerskih problema.
• Teorije pokušavaju objasniti što se događa u organizacijama, naglasiti važnost tih događaja te prepoznati njihove uzročnike i posljedična ponašanja i ishode.
• Primarni cilj je pronaći odgovor na pitanje kako organizacije mogu uspješno postizati svoje ciljeve (efektivnost) uz najmanju upotrebu resursa (efikasnost).
• Istaknuti predstavnici klasične teorije organizacije su Frederick Taylor (1856. – 1915.), Henri Fayol (1841. – 1925.) i Max Weber.
• Frederick Taylor ima 4 načela (znanstveni menadžment, standardizacija rada, analiza zadataka).
• Henri Fayol ima 14 načela upravljanja (administrativna teorija).
• Max Weber (birokratska teorija, formalna pravila, hijerarhija, neosobnost).
• Frederick Taylor je bio američki inženjer strojarstva i poznat po svojim metodama poboljšanja industrijske učinkovitosti.
• Frederick Taylor je jedan od prvih savjetnika za menadžment.
• Frederick Taylor je 1909. sažeo svoje tehnike unaprjeđenja učinkovitosti u knjigu 'Načela znanstvenog upravljanja’.
• Frederick Taylor je 2001. godine od strane Akademije za menadžment odabrana kao autor najutjecajnije knjige o menadžmentu 20. stoljeća.
• Taylor je radio na primjeni inženjerskih načela na rad u tvornici što je ključno u stvaranju i razvoju grane inženjerstva poznata kao ‘industrijsko inženjerstvo’.
• Taylor je poznat po radu u polju znanstvenog menadžmenta, a znanstveni menadžment se naziva Taylorizam.
• Taylor je stekao bogatstvo patentiranjem unaprjeđenja proizvodnje čelika
• Taylorova 4 načela organizacije rada su uporaba znanosti uz iskustvo, selekcija radnika i obučavanje za zadatke, prenošenje rezultata znanstvenih istraživanja na radnike, te podjela rada i odgovornosti između radnika i rukovodilaca.
• Henri Fayol je bio francuski rudarski inženjer, direktor rudnika i znanstvenik.
• Zajedno s kolegama razvio ‘opću teoriju poslovne administracije koja se često naziva Fayolizam, razvijena neovisno ali otprilike istodobno sa znanstvenim menadžmentom.
• Kao i suvremenik Frederick Taylor, široko je priznat kao utemeljitelj modernih metoda upravljanja.
• Faylovih 14 načela organizacije rada su podjela rada, autoritet, disciplina, jedinstvo naređivanja (zadavanja zadataka), jedinstvo upravljanja, opći interes iznad pojedinačnih, nagrađivanje, centralizacija, hijerarhija, naređivanje i red, pravičnost, stalnost osoblja, inicijativa, te udruživanje i izjednačavanje osoblja.
• Škola ljudskih odnosa ( 1930. – 1950.) nastaje kao reakcija na krute i mehaničke pristupe klasične škole.
• Škole ljudskih odnosa stavlja fokus na ljudskom utjecaju u organizaciji, motivaciji, komunikaciji i timskom radu.
• Elton Mayo razvio je Hawthorne pokuse, važnost socijalnih odnosa i zadovoljstva radnika.
• Douglas McGregor - Teorija X i Teorija Y - različite pretpostavke o ljudskoj motivaciji.
• Sistemski pristup ( 1950. – ) promatra organizaciju kao složeni sustav s međusobno povezanim dijelovima.
• Ključna ideja sistemskog pristupa je promjene u jednom dijelu organizacije utječu na cijeli sustav.
• Sistemski pristup uvažava okruženje, ulazne i izlazne procese, povratnu informaciju.
• Situacijski (kontingencijski) pristup ( 1960. – 1980.) govori da nema univerzalni način organiziranja- najbolji pristup ovisi o situaciji (veličina, tehnologija, okruženje).
• Prilagodljivost je ključna.
• Moderni Pristupi ( 1980. – ) imaju fokus na znanje, inovacije, prilagodljivost i kulturu.
• Moderni Pristupi imaju naglasak na učinku, timskom radu, digitalizaciji i učenju.
• Novi modeli su učeće organizacije, mrežne organizacije, agilne organizacije, lean menadžment, design thinking itd.