Sistema de Información: Introducción y Componentes

Introducción: Definición de Sistema de Información y Clasificación

• En los últimos años, los sistemas de información se han convertido en un área clave de estudio en la administración de empresas.
• El entorno empresarial es cada vez más complejo debido a la globalización, la competencia, el desarrollo tecnológico, la incertidumbre y los ciclos de vida más cortos de los productos.
• La información se ha vuelto esencial para la gestión, la supervivencia y el crecimiento de las organizaciones.
• La información se considera un insumo fundamental para las empresas, junto con la tierra, el trabajo y el capital.
• Un sistema de información se define como un conjunto de procesos que recopilan, elaboran y distribuyen información estructurada según las necesidades de la empresa.
• Estos sistemas apoyan las operaciones, la dirección, el control y la toma de decisiones estratégicas de la empresa.

Componentes y Funcionamiento de un Sistema de Información

• Los sistemas de información utilizan datos como materia prima, los cuales se almacenan, procesan y transforman en información.
• Esta información se proporciona a los usuarios del sistema y se evalúa para asegurar que cumple con las expectativas.
• Además de los datos, los componentes básicos de un sistema de información son los usuarios (directivos, empleados) y los equipos (informáticos, software, hardware y telecomunicaciones).
• Es importante no confundir los sistemas de información con las tecnologías de información, ya que el sistema es más amplio y define las necesidades de información y cómo se van a satisfacer.
• Los sistemas de información deben apoyar los objetivos y estrategias de la empresa, proporcionando la información necesaria para su correcto funcionamiento.
• Esto incluye desde la actividad rutinaria hasta la planificación a largo plazo.

Objetivos y Características de un Sistema de Información

• Los sistemas de información deben proporcionar información para el control de todas las actividades de la empresa y comprobar el cumplimiento de las metas establecidas.
• Deben adaptarse a las necesidades de información a medida que la empresa evoluciona.
• También deben interactuar con los diferentes agentes de la organización para satisfacer sus necesidades de manera eficiente.
• Un buen sistema de información debe recibir y procesar los datos eficazmente, suministrar los datos en el momento adecuado, evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar la información inútil, almacenar los datos de forma accesible, proporcionar seguridad y generar información de salida útil.

Tipología de Sistemas de Información

• Los sistemas de información pueden clasificarse según diferentes criterios:
  • Grado de formalidad: formales o informales.
  • Automatización: manuales o informáticos.
  • Relación con la toma de decisiones: estratégicos, gerenciales u operativos.
  • Funcionalidad: gestión comercial, contable, financiera, de recursos humanos o de producción.
  • Grado de especialización: específicos o generales.
• K y J Laudon proponen una clasificación útil según su utilidad en los diferentes niveles de la organización.
• Estos niveles son operativo, del conocimiento, administrativo y estratégico.

Clasificación de Sistemas de Información según K y J Laudon

• Sistemas de Procesamiento de Operaciones (SPO): gestionan las operaciones diarias de rutina y generan información para otros sistemas.
• Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): apoyan a los agentes que manejan información en la creación e integración de nuevos conocimientos.
• Sistemas de Automatización en la Oficina (SAO): incrementan la productividad de los empleados que manejan la información.
• Sistemas de Información para la Administración (SIA): apoyan la planificación, el control y la toma de decisiones a nivel administrativo.
• Sistemas para el Soporte de Decisiones (SSD): ayudan a los usuarios en la toma de decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados.
• Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): diseñados para la toma de decisiones estratégicas mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.

Áreas Funcionales y Coordinación de Sistemas de Información

• Los sistemas de información pueden analizarse según las diferentes áreas de la empresa: ventas, mercadotecnia, manufactura, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos.
• Es esencial que estos sistemas estén coordinados para evitar problemas de intercambio de datos, redundancia e ineficiencias.
• La planificación y el desarrollo adecuados son clave para el éxito de los sistemas de información.

Evolución de los Sistemas de Información

• Los sistemas de información han evolucionado hasta convertirse en sistemas de información estratégicos.
• Inicialmente, se consideraban herramientas para simplificar las actividades y reducir la burocracia.
• El desarrollo de la informática y las telecomunicaciones permitió aumentar la eficacia y el almacenamiento de información.
• Las empresas comenzaron a observar cómo los sistemas de información podían proporcionar ventajas competitivas.
• Los sistemas de información se convirtieron en una cuestión estratégica para las empresas.
• Los primeros sistemas en desarrollarse fueron los Sistemas de Procesamiento de Operaciones, seguidos por los sistemas de información para la administración, los sistemas de apoyo a las decisiones y los sistemas estratégicos.

Etapas de la Evolución de los Sistemas de Información según Gibson y Nolan

• Iniciación: introducción de la informática en la empresa, aplicaciones orientadas a la mecanización, escaso gasto en informática y formación.
• Contagio: la aplicación de las tecnologías de información origina resultados espectaculares, difusión en todas las áreas, aumento de la cualificación, descoordinación y poca planificación.
• Control: preocupación por los altos costes, centralización de los proyectos de inversión.
• Integración: control del incremento del gasto, integración de los sistemas existentes, mejora y perfeccionamiento.
• Administración de la información: el sistema adquiere una dimensión estratégica, descentralización de aplicaciones informáticas.
• Madurez: desarrollo de los sistemas de información en los niveles superiores, aparición de los Sistemas Estratégicos de información, importancia de la creatividad y la innovación.

Etapas de la Evolución de los Sistemas de Información según Andreu, Ricart y Valor

• Introducción de la informática en la organización: simplificación de procesos administrativos, mejora de la contabilidad, carencia de formación.
• Etapa de contagio de las aplicaciones informáticas: difusión por los diferentes departamentos, alto incremento de los costes, aumento de la formación, personal capaz de solucionar problemas.
• Coordinación de los Sistemas de Información y los objetivos de la empresa: utilización en la totalidad de la organización, elemento fundamental, planificación, cumplimiento de los objetivos.
• Aparición de los Sistemas Estratégicos de información: fuente de ventaja competitiva sostenible, planificación y desarrollo como aspectos clave.

Sistemas Estratégicos de Información

• Se definen como aquellos que forman parte del "ser" de la empresa y que proporcionan una ventaja competitiva.
• Cambian las metas, operaciones, servicios, productos o relaciones para ayudar a la institución a obtener una ventaja competitiva.
• La ventaja competitiva se entiende como aquella característica que diferencia a una empresa de sus competidores, colocándola en una posición superior.
• Permiten mejorar los resultados de la empresa, reducir costes, mejorar la coordinación, adaptarse a las necesidades del consumidor y disminuir el tiempo de entrega.
• Refuerzan la estrategia de la empresa, como el liderazgo en costes, la diferenciación del producto y la concentración.
• Ayudan a la empresa a sobrevivir en entornos competitivos y lograr un crecimiento.

Sistema de fuerzas competitivas de Porter

• Los competidores, proveedores y clientes pueden incrementar su poder a la hora de negociar con la empresa.
• Permite relacionar las amenazas y oportunidades con los agentes externos.
• Mejoran el control de los canales de distribución y aprovisionamiento para limitar el acceso de los competidores.
• Permiten adecuar mejor los productos a las necesidades del cliente y explotar economías de escala para reducir precios.
• Ayudan a conseguir una mejor adaptación a las necesidades del cliente y establecer una correcta adecuación de calidad-precio.
• Constituyen un arma que permite reducir costes o mejorar la imagen de marca.

Desarrollo de los Sistemas de Información

• Depende del correcto desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema.
• Aquellas organizaciones que simplemente adquieren tecnologías de información sin tener en cuenta las necesidades existentes en la compañía fracasarán.
• El proceso de desarrollo de los sistemas de información consta de siete etapas fundamentales.

Etapas Fundamentales en el Desarrollo de Sistemas de Información

• Definición del proyecto: determinar si la empresa presenta problemas y cómo solucionarlos mediante la implantación de un sistema de información.
• Análisis de sistemas: analizar los problemas identificados, identificar las causas y plantear diversas soluciones.
• Diseño de Sistemas: detallar cómo el sistema de información satisface los requisitos planteados por la organización, indicando los componentes y cómo se relacionarán.
• Programación: traducir las especificaciones del sistema en la programación y el desarrollo del software.
• Fase de pruebas: evaluar el correcto funcionamiento del sistema, realizando pruebas de programas, pruebas al sistema y pruebas de aceptación.
• Conversión: implantar el nuevo sistema, sustituyendo el antiguo.
• Producción y mantenimiento: evaluar el sistema, identificar errores y plantear la corrección.

Estrategias Para Reducir Los Costos

• Elaboración de prototipos: desarrollar un sistema de información no funcional como versión preliminar.
• Paquetes de software de aplicaciones: adquirir paquetes de software existentes en el mercado.
• Desarrollo por los usuarios finales: permitir que los propios usuarios elaboren sus sistemas de información.
• Subcontratación de los sistemas de información: contratar a empresas externas para que desarrollen los sistemas de información.

Éxito y Fracaso de los Sistemas de Información

• El desarrollo e implantación de los sistemas de información puede terminar en fracaso, lo cual implica un alto coste para la empresa.
• Falta de alineación entre los sistemas de información y la estrategia empresarial.
• Escaso apoyo de la administración.
• Mala identificación de las necesidades de información.
• Escasa involucración o influencia del usuario final.
• Nula formación del personal.

Conclusiones

• Los sistemas de información constituyen uno de los aspectos estratégicos claves.
• Es necesario que la totalidad de la organización esté concienciada de su utilidad.
• A la hora de planificar, desarrollar e implantar los sistemas de información ha de realizarse un alineamiento de la estrategia global de la compañía y los sistemas de información.

Introducción a los sistemas de información en la administración de empresas. Definición, importancia en el entorno empresarial actual y componentes clave. Los sistemas de información recopilan, elaboran y distribuyen información para apoyar operaciones y toma de decisiones.