Quản trị: Khái niệm và Chức năng Quản trị

Phần 1: Khái niệm và vai trò của quản trị

• Quản trị là sự phối hợp nỗ lực của nhiều người để đạt được mục tiêu chung.
• Quản trị mang tính khoa học, nghệ thuật, đòi hỏi sự phối hợp và áp dụng cho mọi loại hình tổ chức.
• Mục tiêu chính của quản trị là đạt được mục tiêu với hiệu suất cao.
• Hiệu quả trong quản trị là làm đúng việc.
• Hiệu suất trong quản trị là làm việc đúng cách.
• Nhà quản trị là người ra quyết định trong tổ chức.
• Vai trò lãnh đạo thuộc nhóm vai trò quan hệ của nhà quản trị.
• Quản trị tập trung vào chiến lược, quản lý tập trung vào thực thi.
• Theo Fayol, nguyên tắc “phân công lao động” nhằm tăng năng suất và chuyên môn hóa.
• Vai trò giám sát thuộc nhóm vai trò thông tin của nhà quản trị.

Phần 2: Chức năng quản trị

• Tuyển dụng không thuộc 4 chức năng cơ bản của quản trị theo Fayol (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra).
• Chức năng hoạch định bao gồm xác định mục tiêu và cách thức đạt được.
• Chức năng tổ chức nhằm xây dựng cơ cấu và phân bổ nguồn lực.
• Chức năng lãnh đạo tập trung vào định hướng và động viên nhân viên.
• Chức năng kiểm tra đảm bảo công việc đúng tiến độ và đạt mục tiêu.
• Hoạch định chiến lược thường được thực hiện bởi nhà quản trị cấp cao.
• Việc phân chia công việc trong tổ chức thuộc chức năng tổ chức.
• Phong cách lãnh đạo độc đoán nhấn mạnh vào việc ra lệnh và kiểm soát chặt chẽ.
• Chức năng kiểm tra bao gồm bước đo lường hiệu suất.
• Nhà quản trị cấp thấp thường tập trung vào chức năng điều khiển.

Phần 3: Kỹ năng quản trị

• Kỹ năng tư duy quan trọng nhất đối với nhà quản trị cấp cao.
• Kỹ năng kỹ thuật liên quan đến khả năng sử dụng công cụ và quy trình.
• Kỹ năng nhân sự tập trung vào xây dựng mối quan hệ và động viên nhân viên.
• Nhà quản trị cấp thấp cần kỹ năng kỹ thuật nhiều nhất.
• Kỹ năng tư duy giúp nhà quản trị ra quyết định chiến lược và giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng nhân sự cần thiết ở mọi cấp quản trị.
• Nhà quản trị cần kỹ năng giao tiếp để truyền đạt thông tin và định hướng nhân viên.
• Kỹ năng kỹ thuật giảm dần khi cấp quản trị tăng lên.
• Việc đào tạo nhân viên thuộc về kỹ năng nhân sự.
• Kỹ năng tư duy bao gồm khả năng phân tích và giải quyết vấn đề.

Phần 4: Hoạch định

• Hoạch định là bước đầu tiên trong quá trình quản trị.
• Mục tiêu trong hoạch định phải cụ thể, đo lường được, khả thi.
• Kế hoạch chiến lược có thời gian 3-5 năm hoặc hơn.
• Kế hoạch tác nghiệp thường được lập bởi nhà quản trị cấp trung và thấp.
• Phân tích SWOT được sử dụng để đánh giá môi trường nội bộ và bên ngoài.
• Điểm mạnh trong phân tích SWOT là yếu tố nội bộ tích cực của tổ chức.
• Kế hoạch dự phòng được lập để đối phó với tình huống bất ngờ.
• Hoạch định ngắn hạn thường kéo dài dưới 1 năm.
• Nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm chính trong hoạch định chiến lược.
• Mô hình PEST phân tích các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ.

Phần 5: Tổ chức

• Cơ cấu tổ chức là hệ thống phân cấp và mối quan hệ trong tổ chức.
• Cơ cấu tổ chức theo chức năng dựa trên các phòng ban chuyên môn.
• Cơ cấu ma trận kết hợp chức năng và sản phẩm.
• Quyền hạn trong tổ chức là khả năng ra quyết định và chỉ đạo.
• Phân quyền trong tổ chức nhằm giảm tải công việc cho cấp trên.
• Trách nhiệm trong tổ chức là nghĩa vụ hoàn thành công việc được giao.
• Cơ cấu tổ chức phẳng có ít cấp quản lý trung gian.
• Nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm thiết kế cơ cấu tổ chức.
• Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp đa dạng sản phẩm.
• Phân bổ nguồn lực thuộc chức năng tổ chức.

Phần 6: Lãnh đạo

• Phong cách lãnh đạo dân chủ khuyến khích nhân viên tham gia ra quyết định.
• Phong cách lãnh đạo tự do phù hợp khi nhân viên có kỹ năng cao và tự giác.
• Động viên nhân viên thuộc chức năng lãnh đạo.
• Theo Maslow, nhu cầu cơ bản nhất của con người là nhu cầu sinh lý.
• Thuyết X của McGregor cho rằng nhân viên lười biếng và cần kiểm soát.
• Thuyết Y của McGregor cho rằng nhân viên thích làm việc và có động lực nội tại.
• Phong cách lãnh đạo độc đoán phù hợp trong khủng hoảng.
• Nhà lãnh đạo tập trung vào tầm nhìn, nhà quản trị tập trung vào thực thi.
• Động lực nội tại của nhân viên đến từ sự hài lòng trong công việc.
• Lý thuyết hai yếu tố của Herzberg chia động lực thành yếu tố duy trì và yếu tố thúc đẩy.

Phần 7: Kiểm tra

• Mục tiêu của kiểm tra là đảm bảo công việc đúng tiến độ và mục tiêu.
• Bước đầu tiên trong quy trình kiểm tra là đặt tiêu chuẩn.
• Kiểm tra trước khi thực hiện được gọi là kiểm tra trước hành động.
• Kiểm tra đồng thời diễn ra trong quá trình thực hiện công việc.
• Kiểm tra phản hồi tập trung vào kết quả sau khi hoàn thành.
• Tiêu chuẩn trong kiểm tra phải cụ thể, đo lường được.
• Điều chỉnh sai lệch thuộc bước hành động khắc phục trong quy trình kiểm tra.
• Biểu đồ Gantt thường được dùng để đo lường hiệu suất.
• Kiểm tra định kỳ thường được thực hiện theo lịch trình cụ thể.
• Kiểm tra giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả và điều chỉnh sai lệch.

Phần 8: Lý thuyết quản trị

• Henri Fayol được biết đến với 14 nguyên tắc quản trị.
• Nguyên tắc “thống nhất chỉ huy” của Fayol nghĩa là mỗi nhân viên chỉ nhận lệnh từ một cấp trên.
• Frederick Taylor là người sáng lập quản trị khoa học.
• Quản trị khoa học tập trung vào tăng năng suất lao động.
• Elton Mayo nổi tiếng với thí nghiệm Hawthorne.
• Thí nghiệm Hawthorne kết luận rằng năng suất phụ thuộc vào yếu tố con người và xã hội.
• Thuyết hệ thống xem tổ chức như một tập hợp các bộ phận liên kết.
• Thuyết tình huống cho rằng không có cách quản trị nào tốt nhất cho mọi tình huống.
• Max Weber đề xuất mô hình tổ chức quan liêu.
• Tổ chức quan liêu của Weber nhấn mạnh quy tắc và thủ tục rõ ràng.

Phần 9: Quản trị trong môi trường hiện đại

• Toàn cầu hóa ảnh hưởng đến quản trị bằng cách tăng cạnh tranh và mở rộng thị trường.
• Công nghệ thông tin hỗ trợ quản trị bằng cách cải thiện giao tiếp và ra quyết định.
• Quản trị đa văn hóa cần chú ý đến sự khác biệt về văn hóa và phong tục.
• Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp là đóng góp cho cộng đồng và môi trường.
• Quản trị trong thời đại 4.0 tập trung vào ứng dụng công nghệ và dữ liệu lớn.
• Thương mại điện tử ảnh hưởng đến quản trị bằng cách tăng khả năng tiếp cận khách hàng.
• Quản trị rủi ro nhằm dự đoán và giảm thiểu tác động của rủi ro.
• Nhà quản trị hiện đại cần kỹ năng sử dụng công nghệ.
• Đạo đức trong quản trị liên quan đến quyết định công bằng và minh bạch.
• Quản trị bền vững tập trung vào phát triển lâu dài và bảo vệ môi trường.

Phần 10: Ứng dụng thực tiễn

• Khi nhân viên không đạt mục tiêu, nhà quản trị nên đánh giá nguyên nhân và hỗ trợ cải thiện.
• Khi đối mặt với khủng hoảng, nhà quản trị nên ra quyết định nhanh chóng và rõ ràng.
• Việc đào tạo nhân viên giúp nâng cao năng lực và hiệu suất.
• Quản trị xung đột trong tổ chức nhằm giảm thiểu mâu thuẫn và tăng hợp tác.
• Khi thị trường thay đổi, nhà quản trị nên điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình hình mới.
• Việc sử dụng KPI trong quản trị để đo lường hiệu suất và đánh giá kết quả.
• Khi nhân viên thiếu động lực, nhà quản trị nên tìm hiểu nguyên nhân và tạo động lực phù hợp.
• Quản trị thời gian giúp nhà quản trị tăng hiệu quả công việc.
• Khi đối thủ cạnh tranh ra sản phẩm mới, nhà quản trị nên phân tích và điều chỉnh chiến lược.
• Quản trị hiệu quả dẫn đến đạt mục tiêu tổ chức với nguồn lực tối ưu.