Pelatihan Proses Administrasi Store SAP

Tujuan Pelatihan

• Memberikan pengetahuan mengenai proses administrasi di store yang berbasis Sistem SAP

Peran Store Manager dengan Sistem SAP

• Melakukan pengecekan penjualan pada SAP menggunakan T-code ZSVF05N
• Memastikan kesesuaian nominal nett dan gross dengan POS Sales by Date
• Membuat help desk jika terdapat perbedaan data penjualan
• Melakukan pengecekan daily stock opname pada SAP setelah last order

Materi Pelatihan

• Proses Ordering barang (STO)
• Proses mengeluarkan barang dengan system/goods issue (GI)
• Proses menerima barang/goods receive (GR)
• Penanganan selisih dalam penerimaan barang
• Proses penanganan barang sisa produksi/waste
• Proses pemakaian rawmat non penjualan (in Use)
• Proses Stock Opname (SO)
• Proses pemusnahan produk/write off (WO)
• Proses pemindahan produk berdasarkan store location (S-lock or Migo)
• Proses pembuatan purchase order (PO) store & PO Payung
• Proses control pergerakan barang (MB51)

Proses Ordering Barang (STO)

• Digunakan T-code ME21N
• Isi Shopping Chart dengan "manual STO (WH)" atau "manual STO (antar store)"
• Isi Supplying Site dengan vendor F001 (barang mechandise) atau F008 (barang non menchandise) atau kode toko pengirim untuk antar store
• Isi Header - Text dengan permintaan barang dan tanggal kedatangan barang
• Isi Item Overview dengan kode barang, quantity, satuan barang, dan tanggal kedatangan barang
• Klik Save

Proses Mengeluarkan Barang by System/Goods Issue (GI)

• Digunakan T-code VL02N
• Isi No Outbound Delivery
• Cek article, quantity, dan Site yang meminta barang
• Isi Sloc dengan 1000
• Klik Post Good Issue

Mencetak Picking Note/DO

• Digunakan T-code VL71
• Isi Output Type dengan ZLD2 untuk DO atau ZLD1 untuk Picking Note
• Isi Sort Order dengan 01
• Isi Processing Mode dengan 1. Gunakan jika ingin mencetak ulang dokumen.
• Isi Delivery dengan No Outbound Delivery
• Klik Execute

Proses Menerima Barang/Goods Receive (GR)

• Digunakan T-code ZSGRDISC
• Penerimaan dari WH/Toko:
  • Isi Outbound Delivery dengan No OD
  • Klik Execute
  • Isi Header Text dengan tanggal penerimaan dan nama penerima
  • Isi Text dengan tanggal penerimaan dan nama penerima
  • Cek article, quantity, dan expired date barang yang diterima
  • Klik Post
• Penerimaan dari Vendor (Freshmilk/Heavy Cream):
  • Isi PO Number dengan No PO
  • Klik Execute
  • Isi Header Text dengan tanggal penerimaan dan nama penerima
  • Isi Text dengan tanggal penerimaan dan nama penerima
  • Edit Normal Quantity sesuai dengan jumlah barang yang diterima
  • Cek article, quantity, dan expired date barang yang diterima
  • Klik Post

Penanganan Selisih Penerimaan Barang

• Jika jumlah barang kurang, buat LPPB (Laporan Penyimpangan Penerimaan Barang) menggunakan Mozila Firefox di http://s2support.klgsys.com
• Gunakan NIK sebagai user ID dan "qwerty" sebagai password
• Jika barang rusak, GR barang sesuai fisik
• Lakukan pemusnahan barang dengan mengajukan ADF dan memproses pemusnahan menggunakan AM (Area Manager)

Cara Membuat LPPB

• Pilih "Transaction → LPPB – DO"
• Klik "Add New"
• Isi kode toko pengirim barang
• Isi tanggal datang, pembawa, penerima, keterangan, dan No Outbound Delivery
• Isi kode article dengan Enter
• Isi quantity di OD atau surat jalan, quantity yang menyimpang, dan quantity yang diterima
• Klik Browse → attach file → add
• Klik Save

Mengirim LPPB ke AM

• LPPB tidak dapat diposting oleh store manager dan otoritas posting hanya pada Area Manager
• Contact AM untuk memposting LPPB

Proses Penanganan Barang Sisa Produksi/Waste

• Digunakan T-code ZSADJUST (MVT 941)
• Centang "Adjusment"
• Isi Movement Type dengan 941 dan isi Site dengan kode toko
• Klik Execute
• Isi Article, Quantity, dan Item Text dengan detail waste
• Klik Post

Proses Pemakaian/ Penggunaan Rawmat Non Penjualan (In Use)

• Digunakan T-code ZSADJUST (MVT 201)
• Centang "Adjusment"
• Isi Movement Type dengan 201 dan isi Site dengan kode toko
• Klik Execute
• Isi Article, Quantity, Item Text, G/L Account, dan Cost Center
• Klik Post

Proses Inused Asset Untuk New Store

• Pindahkan barang ke 1000Q dengan T-code MIGO
  • Transaction/Even: Transfer Posting
  • Masukkan MVT 412 Q
  • Isi Header Text dengan keterangan MIGO
  • Isi Article, Site, dan Sloc
  • Isi Special Stock Indicator (Q)
• Jika lebih dari 1 article, tutup detail data dan masukkan semua article
• Cek di MB51 agar ada icon "Q" di article. Hal ini menandakan bahwa barang telah pindah ke SLOC 1000Q (Special Indicator Q)
• Inused asset menggunakan T-code MIGO
  • Transaction/Even: Good Issue - Other
  • Isi MVT dengan 221 Q
  • Isi bagian Doc Header dan Text dengan keterangan
  • Isi Article, Site, dan Sloc
  • Isi Quantity in Unit of Entry dengan jumlah yang akan di inused
  • Isi WBS Element dengan email dari GA
  • Isi bagian Account Assignment dengan G/L Account dari GA
  • Klik Check. Jika tidak ada indicator bulat merah di popup, maka tidak ada masalah dan bisa di save.
  • Klik Post
• Cek di MB51 agar ada keterangan 1- untuk 221 Q. Ini menandakan suksesnya inused asset.

Proses Stock Opname (SO)

• Persiapan Pelaksanaan H-1
  • Selesaikan semua gantungan administrasi inventory.
  • Sisihkan raw material untuk keperluan hari tersebut.
  • Grouping raw material dan non merchandising
  • Print count sheet dari tim audit
• PIC Stock Opname melakukan penghitungan semua raw material menjelang closing store, termasuk kemasan yang sudah dibuka.
• Lakukan double check atas data input di SAP. Pastikan UOM SAP sesuai dengan UOM count sheet dan klik Save.

Proses Pemusnahan Produk/Write Off (WO)

• Pisahkan barang expired/rusak dari bahan yang bagus
• Ajukan ADF menggunakan S2 Support untuk approval Regional Manager
• Setelah ADF approved, buat Berita Acara dan lakukan pemusnahan dengan AM, LP, atau Auditor
• Buat reservasi di SAP dan email ke Area Manager untuk diposting
• Lampirkan Berita Acara, foto proses pemusnahan (sebelum, saar, dan setelah), dan ADF ke email [email protected]
• Jika balasan email "DONE" diterima, maka pemusnahan telah selesai

Langkah Penginputan pada S2 Support untuk ADF

• Pilih "Transaction → ADF"
• Klik "Add New"
• Isi informasi detail pemusnahan barang

Langkah Penginputan pada SAP untuk WO

• Pindahkan barang yang akan di WO dari Sloc 1000 ke 1001 menggunakan T-code MIGO
  • Transaction/Even: Transfer Posting
  • Isi MVT dengan 311
  • Isi Article, Quantity, Sloc, Site, Sloc transfer posting, dan Text dengan detail barang yang akan di WO
  • Klik Check dan Post
• Gunakan T-code ZSADJUST
  • Pilih "Reservation With Approval"
  • Klik Execute
  • Isi Execution Date
  • Isi MVT 551
  • Isi Site
  • Klik Add New
  • Isi Header Text, Article, Quantity, dan Text dengan detail pemusnahan
  • Klik Save

Proses Pemindahan Produk Berdasarkan Store Location (SLOC dan MIGO)

• Lokasi Penyimpanan Barang:
  • 1000: Barang Store/barang marchandise
  • 1001: Barang Rusak (write off, expired, rusak)
  • 1007: Discrepancy GR (selisih GR)
• Gunakan T-code MIGO
  • Pilih Transaction/Event: A08 Transfer Posting
  • Masukkan Movement Type di TF trfr within plant
  • Isi detail data: Article, Quantity, Sloc Awal, Site, Sloc transfer posting/sloc tujuan, dan Text
  • Klik Post

Proses Pembuatan Purchase Order (PO) Store & PO Payung

• Pembuatan PO dilakukan ketika membeli barang yang terkena pemotongan stock raw

Catatan:

• Informasi lebih lanjut mengenai materi pelatihan dapat ditemukan di source text yang Anda berikan.
• Setiap T-code mungkin memiliki fungsinya dan detailnya sendiri
• Pastikan untuk mempelajari dan memahami fungsi setiap T-code before Anda menggunakannya.
• Selalu konsultasikan dengan tim IT atau supervisor Anda jika mengalami kesulitan atau pertanyaan.

Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam mengenai proses administrasi di store menggunakan sistem SAP. Peserta akan belajar tentang pemantauan penjualan, pengaturan inventaris, serta berbagai prosedur penting terkait manajemen barang. Diharapkan setelah pelatihan, peserta mampu mengimplementasikan pengetahuan tersebut secara efektif di lingkungan kerja mereka.