Pagsulat ng Agenda sa Pulong

Agenda

• Ang agenda ay isang listahan ng mga paksa na tatalakayin sa isang pormal na pagpupulong.
• Nagtatakda ito ng balangkas ng pulong at nagsisilbing talaan o tseklist.
• Tumutulong ito sa mga miyembro na maging handa at nakapokus sa mga paksa.

Mga Hakbang sa Pagsulat ng Agenda

• Magpadala ng memo na nagpapaalam tungkol sa pagpupulong at hinihingi ang kanilang paglagda bilang katibayan ng kanilang pagdalo.
• Gumawa ng balangkas ng mga paksa na tatalakayin.
• Ipadala ang kopya ng agenda sa mga dadalo, dalawa o isang araw bago ang pulong.
• Sundin ang agenda sa pagsasagawa ng pulong.

Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Agenda

• Tiyaking nakatanggap ng kopya ng agenda ang bawat dadalo.
• Talakayin ang mga mahahalagang paksa sa unang bahagi ng pulong.
• Manatili sa iskedyul ng agenda, ngunit maging flexible kung kinakailangan.
• Magsimula at magwakas sa itinakdang oras.
• Ihanda ang mga kinakailangang dokumento, kasama ang agenda.

Katitikan ng Pulong

• Ang katitikan ng pulong ay isang dokumento na nagtatala ng mahahalagang diskusyon at desisyon sa isang pulong.
• Ito ang opisyal na tala ng pulong, na naglalaman ng lahat ng mahahalagang detalye na tinalakay.

Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong

• Heading
• Mga Kalahok o Dumalo
• Pagbasa at Pagpapatibay ng Nagdaang Katitikan ng Pulong
• Action Items o Usaping Napagkasunduan
• Patalastas o Balita
• Iskedyul ng Susunod na Pulong
• Pagtatapos
• Lagda

Ang Kumukuha ng Katitikan ng Pulong

• Hindi dapat nakaisa sa pulong.
• Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong.
• May sipi ng mga pangalan ng mga dadalo.
• Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong.
• Nakapokus sa nakatalang adyenda.
• Tiyaking tumpak at kumpleto ang katitikan.
• Gumamit ng recorder kung kinakailangan.
• Itala nang maayos ang mga mosyon o pormal na suhestiyon.
• Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan.
• Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong.

Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong

Bago ang Pulong

• Magpasya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ang gagamitin.
• Tiyaking nasa maayos na kondisyon ang gagamiting kasangkapan.
• Gamitin ang adyenda upang mas maaga gawin ang outline o balangkas ng katitikan.

Habang Isinasagawa ang Pulong

• Ipaikot ang listahan ng mga kasapi at hayaang lagdaan ito ng bawat isa.
• Sikaping makilala kung sino ang bawat isa para madaling matukoy kung sino ang nagsasalita.
• Itala kung anong oras nagsimula ang pulong.
• Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos.
• Itala ang mga mosyon o suhestiyon, kasama ang pangalan ng taong nagbanggit nito, ang mga sumang-ayon, at ang resulta ng botohan.
• Itala at bigyang-pansin ang mga mosyon na pagbobotohan o pagdedesisyunan.
• Itala kung anong oras natapos ang pulong.

Pagkatapos ng Pulong

• Gawin o buoin ang katitikan ng pulong agad pagkatapos ng pulong.

Ang quiz na ito ay naglalayong suriin ang iyong kaalaman sa pagsulat at paggamit ng agenda sa mga pormal na pagpupulong. Tatalakayin nito ang mga hakbang sa paggawa ng agenda at ang mga dapat tandaan sa paggamit nito upang mas maging epektibo ang mga pagpupulong. Siguraduhing handa ka upang mas maunawaan ang mga konseptong ito.