Organización de Reuniones Efectivas

¿Qué es una reunión?

• Las reuniones son importantes para facilitar el contacto e integración en grupos laborales, personales o recreativos.
• En el ámbito laboral, las reuniones son frecuentes y se convocan por diversos motivos.
• Una reunión es un grupo de personas con intereses comunes unidas temporalmente para tomar decisiones, formarse o informarse.
• Una reunión mal organizada puede causar irritación o frustración.
• Es crucial motivar a los participantes para que sientan que su presencia es valiosa.
• Considerar los intereses de la mayoría es clave para el éxito.

Elementos de las reuniones

• Hay 4 elementos esenciales en las reuniones.
• El motivo por el que se organiza una reunión.
• Es esencial que el convocador (moderador) tenga claro el objetivo para preparar la estrategia.
• Las reuniones pueden ser en persona o en línea.
• Se debe considerar la proximidad geográfica o la plataforma digital.
• Se diferencia entre el moderador y los participantes.
• Se refiere al momento de la convocatoria y la duración prevista.

Objetivos de la reunión

• No se debe confundir el objetivo con la temática.
• Los objetivos son lo que se pretende lograr al realizar la reunión.
• El líder de la sesión debe comunicar el objetivo al inicio.
• La temática es el asunto específico a tratar.
• Definir la temática permite adaptar el tema a los objetivos, preparar contenidos, evitar sorpresas y aumentar la satisfacción.

Objetivos comunes de las reuniones

• Coordinar la asignación de tareas y responsabilidades.
• Discutir y solucionar problemas.
• Planificar actividades de formación.
• Evaluar el cumplimiento de tareas.
• Fomentar la comunicación, el trabajo en equipo y la retroalimentación de los empleados.

Participantes y moderador

• Conocer el número de participantes es esencial por varias razones.
• El número de participantes influye en la elección del espacio.
• La cantidad de material necesario se ajusta al número de participantes.
• El número de asistentes puede influir en la dinámica y la interacción.
• Los grupos pequeños facilitan el diálogo y la participación.
• La duración depende del número de participantes.
• El moderador tiene una función crucial, abrir y cerrar la sesión, presentar temas, y controlar los turnos de palabra.

Funciones del moderador antes de la reunión

• El moderador debe tener en cuenta 6 puntos.
• Elegir el tema y definir un máximo de tres objetivos.
• Preparar y distribuir la documentación.
• Convocar a personas que puedan aportar algo a la sesión.
• Es importante controlar la asistencia para evitar situaciones no deseadas.
• Identificar los recursos materiales necesarios.
• Elegir un lugar cómodo, bien iluminado y con mobiliario adecuado.
• Proporcionar material auxiliar y considerar ofrecer bebidas o comida.
• Los asistentes asimilan el 50% de lo expuesto si escuchan y ven, y solo el 20% si solo escuchan.

Convocatoria y tiempo

• Se aconseja avisar con tiempo para que los asistentes organicen sus agendas.
• La convocatoria debe incluir fecha, hora, lugar, tema, objetivos.
• También debe tener el listado de participantes, orden del día y una petición de confirmación de asistencia.
• En caso de ser virtual, se debe incluir el enlace.
• Se aconseja una duración de 1 hora, aunque expertos recomiendan no superar los 30 minutos.
• No se deben convocar al final de la jornada ya que el cansancio disminuye la eficacia.

Funciones del moderador al inicio de la reunión

• Hay 3 puntos clave para el éxito de las reuniones.
• El moderador puede utilizar tres tipos de presentación.
• En una rueda de presentaciones, los participantes ofrecen una imagen estereotipada de sí mismos.
• El sistema de preguntas permite que cada participante se presente respondiendo preguntas de los demás.
• La representación por dibujo implica que cada participante se presente con una expresión gráfica.
• La presentación por dibujo no se aplica en reuniones donde todos se conocen.
• El estilo de presentación depende del tipo de reunión.

Presentación del tema y método

• El moderador debe explicar de qué se va a hablar, por qué se ha elegido el tema y por qué es interesante.
• Es importante exponer el tema de forma visual y motivadora.
• Se debe plantear un método de trabajo que sea aceptado por el grupo.

Desarrollo de la reunión

• Si un tema no avanza, es mejor dejarlo para el final.
• El moderador debe estar activo, escuchar y observar el comportamiento de los participantes.
• Además debe controlar la comunicación no verbal y mantener un buen nivel de energía.
• No se debe permitir que se pierda el hilo de la conversación.
• Los temas que se desvían del programa se deben reconducir amablemente y pueden ser anotados para futuras reuniones.
• El moderador debe considerar la personalidad y actitudes de los participantes, lo que ayuda a planificar el desarrollo, explicar conductas, anticipar tipos de personas y facilitar el control de personas conflictivas.

Actitudes de los asistentes

• El que no interviene: es una persona que es tímida o insegura y no expresa sus opiniones.
• El que monopoliza el diálogo: está persona quiere ser escuchado constantemente y no deja participar.
• El que se opone sistemáticamente: es una persona que no está de acuerdo ni quiere llegar a un punto en común.
• El pasota: persona que no tiene interés y se distrae con facilidad.
• El discutidor: trata de demostrar todos sus conocimientos y discute sobre cada opinión.

Funciones del moderador al finalizar la reunión

• El moderador debe realizar una síntesis breve, concisa, ordenada y neutral.
• Se deben establecer 10/15 minutos extra para que la gente plantee inquietudes y dudas.
• Se elabora un informe (acta) para dejar constancia del desarrollo de la reunión, las posturas de los asistentes, y las conclusiones.
• El informe debe ser corto.

Tipos de reuniones

• Una reunión de información descendente se da cuando los superiores transmiten información a sus subordinados.
• Una reunión de información ascendente se da cuando los asistentes transmiten información a las personas que prepararon la reunión.
• Una reunión de este tipo es útil para saber el comportamiento del grupo.
• En una reunión de horizontales se transmiten información entre el grupo en el que nadie es superior.
• La reunión de solape son reuniones diarias en el que se realiza entre dos turnos de los trabajadores.

Reuniones online

• Las reuniones en línea son más comunes por su conexión que facilitar la comunicación entre diferentes personas.
• La videoconferencia permite la comunicación entre personas que se encuentran en diferentes sedes.
• Si una reunión va a ser online se debe tener en cuenta lo siguiente.
• Elige una plataforma de reunión adecuada y que los participantes tengan acceso.
• Asegúrate de que el lugar sea tranquilo y tenga buen acceso a internet.
• Considera grabar la reunión para usuarios que no pueden asistir.
• Comparte los materiales de apoyo a los participantes antes o durante la reunión.
• Ten una lista de participantes para enviarles la invitación o detalles.

Reglas de comportamiento

• Llega puntual.
• Prepara la reunión.
• Recapitula antes de pasar al tema siguiente.
• Realiza una escucha activa.
• No interrumpas.
• Se conciso.
• No utilices tu teléfono.

Descubre los elementos esenciales de una reunión exitosa, desde la motivación de los participantes hasta la clara definición del objetivo. Aprende cómo evitar la frustración y asegurar que cada miembro sienta que su presencia es valiosa. Explora la importancia de la estrategia y la consideración de los intereses comunes.