Organització documental arxiu en empreses

Questions and Answers

Quina és la principal raó per establir mecanismes d'organització dels documents en una empresa?

Minimitzar el consum de paper.

Eliminar documents obsolets.

Augmentar el volum de documents.

Facilitar la cerca de documents disminuint costs. (correct)

Què implica la definició d'arxiu com a institució?

Només és un lloc físic per desar documents.

No requereix cap tipus de classificació.

És només un conjunt de documents sense més.

Involucra un ens propi més enllà del lloc físic. (correct)

Quins documents inclou un arxiu de gestió?

Documents de menys de cinc anys d'antiguitat. (correct)

Documents registrats que no s'utilitzen.

Documents que han perdut la seva funció original.

Documents de més de vint-i-cinc anys.

Quina és una característica dels arxius intermedis?

Contemplen documents de cinc a vint-i-cinc anys d'antiguitat. Signup and view all the answers

Quin efecte té un arxiu mal organitzat sobre l'empresa?

Augmenta els costos per la dificultat de cerca. Signup and view all the answers

Quina és la funció principal dels documents en un arxiu històric?

Mantenir records sobre activitats passades. Signup and view all the answers

Quin temps d'antiguitat tenen els documents en un arxiu històric?

Més de vint-i-cinc anys. Signup and view all the answers

Com es poden classificar els arxius?

Segons l'edat de la documentació que contenen. Signup and view all the answers

Quin tipus d'arxiu és més freqüent en el món empresarial?

Arxiu de gestió Signup and view all the answers

Quina és una de les característiques dels arxius descentralitzats?

Mantenen documentació d'ús freqüent per departaments Signup and view all the answers

Quina classe d'arxiu es recomana per a empreses petites?

Arxiu descentralitzat Signup and view all the answers

Quina és la funció dels arxius passius?

Conservar documents que només es consulten ocasionalment Signup and view all the answers

Quin és el valor secundari de la documentació?

La importància en la investigació històrica Signup and view all the answers

Quin inconvenient pot tenir un arxiu centralitzat?

Pot provocar retards en l'accés a la informació Signup and view all the answers

Quina és la principal característica d'un arxiu històric?

Conserva documents de valor permanent Signup and view all the answers

Com es classifiquen els arxius segons la seva titularitat?

Públics i privats Signup and view all the answers

Quines són les etapes del cicle de vida d'un document?

Creació, transferència, destrucció i arxivament Signup and view all the answers

Quin avantatge tenen els arxius digitals sobre els arxius físics?

Facilitats d'accés a través de xarxes informàtiques Signup and view all the answers

Quin tipus d'informació poden tenir els arxius segons el seu valor?

Informació històrica i administrativa Signup and view all the answers

Per què és important la classificació i ordenació de documents?

Per fer més accessible la documentació Signup and view all the answers

Quin factor pot influir en la forma com s'organitzen els arxius d'una empresa?

La tecnologia disponible Signup and view all the answers

Quina és la funció principal de l'arxiu centralitzat en una empresa?

Conservar documentació que no es consulta sovint Signup and view all the answers

Quina és la finalitat principal de segregar fitxers o tractaments en un sistema d'informació?

Aplicar nivells de seguretat diferents segons la naturalesa de les dades. Signup and view all the answers

Quin problema pot causar l'accés de diferents persones a la documentació arxivada?

Dificultats per saber qui ha retirat documents. Signup and view all the answers

Quina és una pràctica recomanable per diferenciar documents originals de còpies?

Anotar la paraula 'còpia' en els documents no originals. Signup and view all the answers

Per què és important portar un control de la documentació que surt de l'arxiu?

Per evitar que la documentació es perdi. Signup and view all the answers

Quina és la freqüència recomanada per transferir documentació de l'arxiu actiu al semiactiu?

Anual. Signup and view all the answers

Què cal tenir en compte abans de destruir documentació?

El cost d'oportunitat de la seva eliminació. Signup and view all the answers

Quin és un dels mètodes més segurs per a la destrucció de documentació?

Utilitzar màquines destructores de documents. Signup and view all the answers

Quin problema pot resultar de no destruir la documentació de manera adequada?

Provocar demanda legal per manca de confidencialitat. Signup and view all the answers

Quin aspecte és fonamental per garantir que l'arxiu funcioni correctament?

Tenir un arxiu ben organitzat i controlat. Signup and view all the answers

Quina acció es recomana per prevenir la duplicació de documents?

Anotar 'còpia' en els documents que no són originals. Signup and view all the answers

Quin pot ser un factor que determini la freqüència de transferència de documentació a l'arxiu semiactiu?

La grandària de l'empresa. Signup and view all the answers

Quin pas cal fer abans de llençar documentació que conté dades privades?

Destruir o eliminar les dades privades. Signup and view all the answers

Quina és una de les conseqüències negatives de no tenir un control adequat de la documentació?

La possibilitat de perdre documents importants. Signup and view all the answers

Quina és la principal finalitat dels protocols d'accés en una empresa?

Garantir que els treballadors accedeixin només a la informació rellevant pel seu treball. Signup and view all the answers

Quina de les següents opcions representa un protocol de manipulació comú de documentació?

Limitar l'espai on els documents poden ser utilitzats. Signup and view all the answers

Com s'han de gestionar els documents que contenen dades personals o d'empreses un cop s'han tornat obsolets?

Han de ser destruits mitjançant destructores de paper o empreses especialitzades. Signup and view all the answers

Quin tipus d'informació és accessible per a un treballador però no per a un altre dins d'una empresa?

Sous dels companys de treball. Signup and view all the answers

Quina és la funció del responsable del fitxer segons el Reial decret 1720/2007?

Mantenir una relació actualitzada d'usuaris i perfils d'accés. Signup and view all the answers

Quina és una de les raons principals per les quals les empreses desitgen protegir la seva informació?

Per no donar avantatges a la competència. Signup and view all the answers

Quin exemple és considerat un tipus d'informació de primer nivell en una empresa?

Llista de productes que comercialitza l'empresa. Signup and view all the answers

Com pot una empresa garantir la traçabilitat de la documentació?

Mitjançant un registre dels usuaris i els documents pels quals han passat. Signup and view all the answers

Quin tipus de documentació es considera que pot ser compartida lliurement amb qualsevol treballador?

Informació de les operacions realitzades amb els clients. Signup and view all the answers

Quin protocol es pot utilitzar per restringir físicament l'accés a certa documentació?

Custodiar els documents en un arxiu amb accés limitat. Signup and view all the answers

Quin valor tenen els documents quan serveixen com a suport d'un acte jurídic?

Valor probatori Signup and view all the answers

Quin és un avantatge de l'ús de sistemes d'accessos en la gestió d'informació d'una empresa?

Permet un accés diferenciat segons la informació i el treballador. Signup and view all the answers

Per què és necessari tenir un sistema de gestió documental en una empresa?

Per recuperar informació quan sigui necessària Signup and view all the answers

Quin nivell d'informació seria considerat el més restringit dins d'una empresa?

Plans estratègics a llarg termini. Signup and view all the answers

Quina norma reguladora obliga les empreses a conservar documentació durant un determinat període?

El Codi de Comerç Signup and view all the answers

Què es considera com a dret d'accés en una empresa?

L'autorització per a accedir a documentació segons les necessitats laborals. Signup and view all the answers

Quina és una característica dels protocols d'eliminació de documentació?

Descriu el mecanisme de destrucció de documentació d'una empresa. Signup and view all the answers

Quin és un dels costos associats a mantenir documentació innecessària en una empresa?

Dificultat en les cerques posteriors Signup and view all the answers

Quina ha de ser l’enfocament per a la destrucció de documentació?

Basat en criteris pactats Signup and view all the answers

Quines finalitats prioritzen les empreses a l'hora de conservar la documentació?

Gestió i anàlisi de l'evolució Signup and view all the answers

Quina és una de les responsabilitats d'un responsable d'arxiu en una empresa gran?

Gestionar sol·licituds i fer seguiments Signup and view all the answers

Quin tipus de documentació no es pot destruir arbitràriament?

Documentació amb obligacions legals Signup and view all the answers

Com s'ha de considerar l'arxivament dins d'una empresa?

Com un sistema d'organització Signup and view all the answers

Quin és un dels beneficis de conservar documentació a l'empresa?

Garantir la confidencialitat de dades Signup and view all the answers

Quin aspecte s'ha de tenir en compte a l'hora de gestionar la documentació d'una empresa?

Normatives reguladores i necessitats operatives Signup and view all the answers

Per què les empreses poden tenir por de desfer-se de documents?

Perquè podrien ser útils en el futur Signup and view all the answers

Quina és la millor manera de gestionar l'accés a la documentació d'un arxiu compartit?

Establir normes comunes d'accés i arxivament Signup and view all the answers

Quina és la norma bàsica respecte a l'ús de dades personals per part de les empreses?

Només es poden utilitzar amb l'autorització prèvia de la persona afectada. Signup and view all the answers

Quins són els drets ARCO que poden exercir els ciutadans sobre les seves dades personals?

Dret a l'accés, dret de cancel·lació, dret d'oposició. Signup and view all the answers

Quin tipus de mesures de seguretat s'han d'aplicar a les dades de caràcter personal?

Mesures de nivell bàsic, mitjà i alt. Signup and view all the answers

En quins casos es poden aplicar mesures de seguretat de nivell bàsic en fitxers de dades personals?

Quan les dades són no automatitzades i no tenen relació amb la finalitat. Signup and view all the answers

Quina informació es considera de caràcter personal?

Dades com noms, cognoms, salut i circumstàncies personals. Signup and view all the answers

Quina és la finalitat de l'article 18.4 de la Carta Magna?

Limitar l'ús de la informàtica per garantir l'honor i la intimitat. Signup and view all the answers

Quina informació s'ha de proporcionar a les persones al recollir dades personals?

La finalitat del fitxer i la difusió de les dades. Signup and view all the answers

Quin dret permet a un individu suprimir les seves dades personals quan són innecessàries?

Dret de cancel·lació. Signup and view all the answers

Quin tipus de dades requereix mesures de seguretat de nivell alt?

Dades relatives a salut i vida sexual. Signup and view all the answers

Quin és el dret de sol·licitar que no es tractin les dades personals?

Dret d'oposició. Signup and view all the answers

Què implica la cancel·lació de dades personals?

El bloqueig de les dades i la seva conservació per responsabilitats legals. Signup and view all the answers

Quin és el propòsit de la Llei Orgànica 15/1999?

Establir normes per a la protecció de dades personals. Signup and view all the answers

Quins tipus de fitxers necessiten mesures de seguretat de nivell mitjà?

Fitxers gestionats per serveis públics i mútues d'accidents. Signup and view all the answers

Per què és important arxivar informació restringida de manera adequada?

Per dificultar l'accés no autoritzat a dades sensibles. Signup and view all the answers

Quina és la característica principal de les carpetes classificadores?

Tenen compartiments dividits per emmagatzemar documentació. Signup and view all the answers

Per a què s'utilitzen principalment les carpetes amb fundes?

Per mantenir la documentació original fora de l'arxiu. Signup and view all the answers

Quina funció tenen les anelles en les carpetes arxivadores de palanca?

Subjectar documents amb forats per evitar que caiguin. Signup and view all the answers

Quin tipus de mobiliari s'utilitza per a carpetes penjants?

Armari metàl·lic amb guies per subjectar carpetes. Signup and view all the answers

Quins avantatges ofereixen els armaris sobre rails en termes d'espai?

Redueixen l'espai destinat als passadissos entre armaris. Signup and view all the answers

Quina característica és essencial per als armaris de seguretat?

Són resistents al foc i fets de material ignífug. Signup and view all the answers

Quin ús se li dóna a les caixes d'arxivament definitiu?

Per guardar documents inactius. Signup and view all the answers

Quines són les fundes que s'incorporen a les carpetes amb fundes?

Són extraïbles i fixes, depenent de la carpeta. Signup and view all the answers

Quin tipus de documents és habitual guardar en classificadors de targetes?

Targetes de visita acumulades. Signup and view all the answers

Quina és la principal funció dels contenidors de capses d'arxivament definitiu?

Retirar capses superflues un cop inactives. Signup and view all the answers

Quina és la utilitat de les etiquetes en les carpetes classificadores?

Identificar la tipologia de documents. Signup and view all the answers

Quina és la diferència fonamental entre carpetes de cartró i les de plàstic?

Les de plàstic són resistents a l'aigua i a la humitat. Signup and view all the answers

Quin tipus de documents és recomanable arxivar en armaris de seguretat?

Documents de caràcter privat. Signup and view all the answers

Quina és la principal avantatge de les carpetes arxivadores de palanca?

Mainten els documents ben subjectes i ordenats. Signup and view all the answers

Quin és el nivell de seguretat més alt per a la destrucció de documents segons la norma DIN 32757?

Nivell 6 Signup and view all the answers

Quina és una qüestió a tenir en compte a l'hora de seleccionar mobiliari per arxivar?

L'espai disponible per arxivar Signup and view all the answers

Quin tipus de documentació s'hauria de col·locar més a prop de la taula de treball?

Formularis per omplir Signup and view all the answers

Quins elements constitueixen el conjunt de materials de l'arxiu?

Carpetes, mobiliari i altres elements Signup and view all the answers

Quina norma establix la relació dels nivells de seguretat en la destrucció de documents?

Reial decret 1720/2007 Signup and view all the answers

Com es pot evitar la destrucció accidental de documentació sensible?

Establint protocols i assignant responsabilitats Signup and view all the answers

Quina és la funció de les carpetes penjants en un arxiu?

Facilitar-hi l'accés de manera vertical Signup and view all the answers

Quina és una característica tal dels dossiers pinça?

Permeten subjectar la documentació Signup and view all the answers

Quina opció descriu millor un arxiu semiactiu?

Emmagatzema documentació que es consulta ocasionalment Signup and view all the answers

Quina és la importància de l'organització prèvia d'un arxiu?

Facilitar les tasques d'arxivament posteriors Signup and view all the answers

Quina és la característica principal d'una carpeta amb butxaca?

Evita que la documentació cau Signup and view all the answers

Quina és la relació entre els nivells de seguretat espanyols i la norma DIN?

Hi ha una correspondència entre els nivells Signup and view all the answers

Quina funció té la documentació classificada en carpetes individuals?

Agrupar documents relacionats amb un tema Signup and view all the answers

Quin és un dels avantatges de l'organització prèvia d'un arxiu?

Millorar l'accessibilitat de la informació Signup and view all the answers

Study Notes

Organització de la Documentació Empresarial

La documentació generada en una empresa és extensa i diversa, incloent vendes, compres, deutes i impostos.
És crucial conservar una constància física de les operacions per a la seva potencial comprovació futura.
Un arxiu mal organitzat augmenta els costos d'empresa per ocupar més espai i dificultar la cerca de documents.

Tipus d'Arxius

D'acord amb l'antiguitat:
- Arxius de gestió: Documents de fins a cinc anys d'antiguitat.
- Arxius intermedis: Documents de cinc a vint-i-cinc anys, amb funcions originals disminuïdes.
- Arxius històrics: Documents amb més de vint-i-cinc anys, útils per a la investigació històrica.
D'acord amb la titularitat:
- Arxius públics: Regid per normativa.
- Arxius privats: Regit per les directrius de l'empresa o institució.

Estratègies d'Arxiu en Empreses

La centralització dels arxius és adequada per a empreses petites.
Les empreses grans sovint disposen d'arxius descentralitzats, dividits per departaments.
Arxius descentralitzats poden complicar l'accés a la informació necessària si no hi ha un sistema de comunicació adequat entre departaments.

Cicle de Vida dels Documents

El cicle de vida d'un document comprèn etapes des de la creació fins a la destrucció.
Seu correcte emmagatzematge, classificació i transferència de documents són claus per a l'eficiència.

Tipus de Valors dels Documents

Valor primari:
- Administratiu: Suport per a la gestió administrativa (ex: albarà).
- Jurídic: Prova d'obligacions i drets (ex: contracte).
Valor secundari: Útil per a la recerca històrica un cop perdut el valor original.

Importància de la Conservació Documental

Permet recuperar informació per a l'anàlisi i gestió empresarial.
Obligació legal fa necessari mantenir la documentació durant períodes determinats, establerts pel Codi de Comerç.

Protocols de Confidencialitat i Accés

La protecció de la informació sensible és fonamental.
Protocols d'accés: Limiten l'accés segons les funcions dels treballadors.
Protocols de manipulació: Limitacions d'ús de documents a espais específics.
Protocols d'eliminació: Destrucció segura de documentació obsoleta, especialment amb dades personals.

Classificació de Drets d'Accés

L'accés a la documentació es pot classificar en nivells, amb diversos graus de sensibilitat.
Cada nivell d'informació té un nombre variable de treballadors amb accés, des de documents generals fins a informació estratègica.

Modernització a través de Tecnologies Digitals

L'ús de sistemes digitals ha millorat l'accés i la gestió de documentació.
Afavoreix la centralització i la comunicació eficient entre departaments en entorns d'oficina.### Arxiu i Seguretat de la Informació
Utilització de diferents elements per desar informació de manera segregada, promovent accés restringit.
Informació confidencial no s'ha de barregar amb dades accessibles a treballadors.
La informació es pot guardar en múltiples nivells de seguretat (baix, mitjà, alt), segons la seva rellevància.

Drets sobre Dades Personals

Drets ARCO permeten als ciutadans controlar les seves dades personals: Accés, Cancel·lació, Oposició.
Recollida de dades personals requereix informar als implicats sobre finalitats i drets associats.
L'ús de dades personals ha de limitar-se a les finalitats per les quals van ser recollides, llevat autorització prèvia.

Normatives i Regulacions

Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament de dades personals a Espanya.
Article 18.4 de la Constitució protegeix l'honor i la intimitat personal i familiar.
Fitxers de dades rellevants, com salut o ideologia, requereixen mesures de seguretat addicionals.

Organització dels Arxius

Arxius actius solen contenir documentació fins a un any d'antiguitat.
Transferències periòdiques a arxius semiactius i inactius per alliberar espai i gestionar la documentació.
Procés d'arxivament efectiu redueix el volum de documentació que cal conservar.

Gestió de Documents

Estratègies de control per al seguiment del material que surt de l'arxiu.
Opció de realitzar còpies dels documents per evitar la pèrdua dels originals.
Importància del sistema de registre per saber qui té en préstec determinats documents.

Destrucció de Documents

Destrucció de documentació ha de garantir la confidencialitat i la seguretat de les dades de tercers.
Existència de màquines destructores adequades; empreses poden ser contractades per grans volums.
Protocols clars per per a la responsabilitat en la destrucció de documentació.

Mobilitat de Documentació i Mobiliari

Tria correcta del mobiliari d'arxiu influeix en l'eficiència de l'accés a la informació.
Diferents tipus de carpetes: penjants, classificadores, arxivadores, per gestionar adequadament la documentació.
Espai d'arxiu ha de ser planificat tenint en compte la proximitat i freqüència d'ús de la informació.

Tipus de Carpetes

Carpetes personalitzades (individuals) per tothom un tema específic, facilitant la cerca d'informació.
Utilització de carpetes penjants per expedients, incloent etiquetes identificatives.
Importància de carpetes amb fundes per protegir documents originals mantenint-los accessibles.### Mobiliari per a Arxius i Organització de Documents
Carro per a carpetes penjants: Estructura metàl·lica amb rodes, dissenyada per tenir carpetes a mà.

Prestatgeries

Disponibles en diversos materials i dissenys, des de lleixes úniques fins a estructures metàl·liques o de fusta amb múltiples lleixes.
S'utilitzen per emmagatzemar carpetes i caixes d'arxiu definitiu.
Pueden estar integrades dins d'armaris.

Armaris sobre rails

Optimitzen l'espai en arxius amb gran volum documental.
Els armaris estan units i es poden moure mitjançant un volant lateral per obrir passadissos.
Recomanats per a documents poc actius, ja que poden dificultar l'accés simultani a diferents armaris.

Armaris de seguretat

Fets de materials ignífugs, són ideals per emmagatzemar documentació important de l'empresa.

Material d'Arxiu

Capses d'arxivament definitiu: Fabricades de cartró, s'utilitzen per emmagatzemar documents inactius, amb un requadre per indicar el contingut.
Contenidors de capses d'arxivament: Utilitzats per retirar capses de prestatgeries quan la documentació no es preveu consultar.
Classificadors de targetes: Carpetes amb fundes de plàstic dividides en compartiments, adequades per a targetes de visita acumulades durant la feina.

Studying That Suits You

Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

Description

La correcta organització de la documentació és essencial per al bon funcionament d'una empresa. Les operacions com vendes, compres i pagaments generen una gran quantitat d'informació que cal gestionar adequadament. Aquest qüestionari et permetrà avaluar els teus coneixements sobre els mecanismes d'organització de documents empresarials.