CTN705 - C8

Obtention du projet : Le contrat

• Le contrat est généralement rédigé entre l'entreprise et l'institution financière internationale (IFI) du projet.
• Dans des cas exceptionnels, il peut être entre votre entreprise et le gouvernement du pays du projet, une situation à éviter.
• La partie technique du contrat comprend les conditions d'exécution du projet conformément à offre de services.
• La Soumission Technique est intégralement annexée au contrat et couvre l'envergure des travaux (SOW - Scope of Work).
• La partie financière du contrat détaille les conditions financières du projet conformément à votre offre de services.
• La Soumission Financière est intégralement annexée au contrat.
• La partie légale du contrat définit les conditions contractuelles selon les clauses standards des contrats d'IFI, laissant peu de place à la négociation.
• Il est indispensable de faire réviser toutes les clauses par le contentieux légal interne ou un cabinet d'avocats international avant signature.
• Une des premières étapes de la revue de contrat est la Gestion des Requis.
• Il est essentiel de s'assurer que les Requis du Client sont clairement exprimés et bien compris.
• Le mode de paiement est généralement basé sur la présentation de factures liées à l'avancement des travaux et/ou à l'accomplissement d'étapes majeures du projet.
• Une clause doit stipuler qu'en cas de contestation d'une facture, seul le paiement de l'item contesté est retenu jusqu'à résolution, les autres items étant payables.
• Il est courant d'avoir une retenue, typiquement de 10 %, sur le paiement des factures mensuelles, remboursée à la fin du projet.
• L'IFI exige souvent un budget divisé en deux parties : en devise internationale (ex. : $US) et en devise locale du pays, influençant le suivi des coûts et la facturation.
• L'IFI peut exiger une approbation de l'avancement des travaux par un ministère ou une agence du pays avant de payer la facture mensuelle, surtout pour la partie en devise locale.
• Cette exigence peut engendrer des délais de paiement et des risques de corruption.

Contrats internationaux : liste des clauses contractuelles

• Parties
• Préambule
• Définitions des termes employés dans le contrat
• Objet et portée du contrat
• Dates du début et de la fin des services du consultant
• Transfert des droits et obligations contractuels du consultant
• Sous-traitance
• Transfert des droits et obligations contractuels du client
• Obligations des parties
• Assistance technique en tant qu'obligation éventuelle du consultant
• Accomplissement et services de tiers
• Défaut d'exécution des obligations contractuelles
• Conséquences du défaut d'exécution des obligations contractuelles
• Exonération de responsabilité pour les conséquences d'un manquement aux obligations contractuelles
• Changement de circonstances et adaptation du contrat
• Question financières
• Méthodes de calcul de la rémunération due au consultant
• Hausse et ajustement des prix
• Paiement des sommes dues au consultant
• Versement d'intérêts moratoires
• Prime pour achèvement des travaux avant la date prévue
• Rémunération des « sous-consultants »
• Suspension des paiements
• Garantie d'exécution
• Transfert des sommes dues au consultant
• Monnaie et lieu de paiement; taux de change
• Garantie de paiement
• Impôts, autre prélèvement et droits de douane
• Propriété intellectuelle et informations sur les droits de propriété
• Utilisation de documents établis par un consultant pour achever le projet
• Utilisation répétée des études techniques
• Concession de licences concernant la propriété industrielle
• Maintien du secret
• Assurance
• Entrée en vigueur et modification du contrat
• Fin du contrat
• Suspension et résiliation unilatérales
• Langues
• Normes techniques applicables
• Loi applicable et questions connexes
• Règlement des litiges

Ressources humaines : l'équipe de projet

• Le Gérant de projet doit être un employé direct de votre entreprise pour un contrôle complet de sa performance.
• Les chefs des équipes sectorielles doivent être des expatriés, idéalement des employés de l'entreprise ou des experts embauchés directement, pour un contrôle direct.
• Des membres des partenaires nationaux peuvent faire partie de l'équipe, avec l'obligation contractuelle de se rapporter au Gérant de projet, et non à leur firme, pour le contrôle de leur performance.
• Le contrôle de la performance de chaque membre de l'équipe ne doit pas être partagé avec une autre entreprise.
• Le Gérant de projet assume l'entière imputabilité du projet, incluant la qualité des livrables, le respect des échéanciers et des budgets, et la qualité des relations avec les intervenants.
• L'appel d'offres des IFIs peut contenir des clauses concernant le volume et la nature du contenu local à respecter dans le projet, en accord avec le gouvernement concerné.
• Le contenu local se divise en volume d'argent pour l'approvisionnement de biens et services locaux et volume de ressources humaines locales à intégrer.
• L'offre de services doit respecter les exigences de contenu local pendant l'exécution du projet.
• Un contrat compétitif inclut Salaire + bonification, Prime d'éloignement, Vacances, Nombres de voyages au Canada durant le projet, etc.
• De bonnes conditions de vie dans le pays comprennent : Logement, Personnel de maison, Voiture / Chauffeur, etc.
• De bonnes conditions pour la famille: Écoles internationales pour les enfants, Emploi pour le (la) conjoint(e).

Considérations sociologiques

• Remplir les exigences socioéconomiques imposées par les IFIs.
• Amélioration des conditions de vie de la population locale.
• Amélioration des revenus de la population locale.
• Programmes de Microcrédit du type de la « Grameen Bank » pour la population locale affectée par le projet.
• Programme de planification familiale et santé familiale.
• Former les dirigeants de la Coop et le personnel d'opération et de maintenance.
• Remplir les exigences socioculturelles imposées par les IFIs.
• Gestion des conflits socioculturels.
• Respecter les coutumes, les usages et les aspects religieux du pays.

Gestion de la réalisation

• Conduire une organisation vers la réalisation des objectifs en utilisant des habiletés techniques pour planifier et contrôler, et sociales pour diriger et coordonner les efforts des intervenants.
• Les principes de base (POGCF) : Planifier, Organiser (Structurer), Gérer, Contrôler (Faire le suivi), Fermer (Post-Mortem).
• Un bon gestionnaire doit planifier et contrôler (ne peut déléguer) faire et faire-faire (déléguer).
• Les 5 principes sous-jacents à une saine gestion : Responsabilité, Autorité, Imputabilité (Obligation de résultats), Résultats, Conséquences.
• Un bon gestionnaire va gérer les résultats et non comment les résultats sont atteints.
• En tant que gestionnaire, le succès obtenu est proportionnel au temps consacré dans chacune des activités.
• Le contrôle de projet couvre la gestion et le suivi des livrables, des coûts, de l'organisation, de la qualité, des délais, des risques, de l'approvisionnement et des communications.
• La gestion de l'envergure à pour Objectif de définir et documenter le contenu du projet.
• La gestion de l'envergure décrit le projet et structure de fractionnement du travail (WBS).
• La gestion de l'envergure décrit l'organisation, la structure organisationnelle (OBS) et la charte des responsabilités.
• La gestion des changements à pour but, inclure les Oublis & imprévus et analyser les Améliorations vs coûts.

Structure de fractionnement du travail (WBS)

• Peut être effectuée en fonction de la culture, orientation, responsabilités, interdépendances, risques.
• Éviter une structure lourde de plus de 3 niveaux.
• La gestion des délais comprend l'identification, la définition, l'analyse.
• La gestion des délais, l'avancement se fait par un diagramme de Gantt.
• L'objectif est de respecter les budgets.
• La gestion des coûts inclut l'estimation préliminaire, le contrôle des coûts budgétaires l'analyse et le suivi des coûts et des contingences.
• L'analyse de la performance se fait en comparant les coûts (Burnt Rate) par rapport aux heures et quantités.