MS Excel: Formulas and Functions

MS Excel: Formulas and Functions

Formulas

• Definition: A formula is a user-defined expression that performs calculations on values in a worksheet.
• Structure: Begins with an equals sign (=), followed by operands and operators.
  • Example: =A1 + B1
• Operators:
  • Arithmetic: + (addition), - (subtraction), * (multiplication), / (division), ^ (exponentiation)
  • Comparison: = (equal), <> (not equal), > (greater than), < (less than), >= (greater than or equal), <= (less than or equal)

Functions

• Definition: A built-in formula that performs specific calculations using predetermined operations.
• Syntax: =FUNCTION_NAME(argument1, argument2, ...)
  • Example: =SUM(A1:A10)

Common Functions

1. SUM:

   • Adds a range of cells.
   • Example: =SUM(A1:A10)

2. AVERAGE:

   • Calculates the mean of a set of values.
   • Example: =AVERAGE(B1:B10)

3. COUNT:

   • Counts the number of cells that contain numbers.
   • Example: =COUNT(C1:C10)

4. COUNTA:

   • Counts the number of non-empty cells.
   • Example: =COUNTA(D1:D10)

5. IF:

   • Performs a logical test and returns one value for TRUE and another for FALSE.
   • Example: =IF(E1 > 100, "Over", "Under")

6. VLOOKUP:

   • Searches for a value in the first column of a table and returns a value in the same row from a specified column.
   • Example: =VLOOKUP(F1, A1:D10, 3, FALSE)

7. CONCATENATE or &:

   • Joins two or more text strings into one string.
   • Example: =CONCATENATE(G1, " ", H1) or =G1 & " " & H1

Cell References

• Relative References: Adjust when the formula is copied to another cell (e.g., A1).
• Absolute References: Remain constant when copied (e.g., $A$1).
• Mixed References: Combination of relative and absolute (e.g., A$1 or $A1).

Error Handling

• Common error values:
  • #DIV/0!: Division by zero.
  • #VALUE!: Wrong type of argument or operand.
  • #REF!: Invalid cell reference.
  • #NAME?: Unrecognized function or name.

Tips

• Use parentheses to alter the order of operations.
• Explore Excel's Function Library for more built-in functions.
• Utilize AutoFill for quick formula copying.

فارمولے

• تعریف: فارمولہ ایک صارف بنا ہوا اظہار ہے جو ورکشیٹ میں موجود قیمتوں پر حساب کتاب کرتا ہے۔
• ساخت: فارمولہ برابر کے نشان (=) سے شروع ہوتا ہے، جس کے بعد عملے اور آپریٹرز ہوتے ہیں۔
• مثال: =A1 + B1

آپریٹرز

• ریاضیاتی:
  • + (جمع), - (تفریق), * (ضرب), / (تقسیم), ^ (جذری)
• موازنہ:
  • = (برابر), <> (برابر نہیں), > (زیادہ), < (کم), >= (زیادہ یا برابر)

اہم فنکشنز

• SUM:
  • مخصوص رینج میں تمام قدروں کا مجموعہ کرتا ہے، مثال: =SUM(A1:A10)
• AVERAGE:
  • مخصوص رینج میں موجود اقدار کا اوسط نکالتا ہے، مثال: =AVERAGE(B1:B10)
• COUNT:
  • مخصوص رینج میں مقدار کا شمار کرتا ہے، مثال: =COUNT(C1:C10)
• IF:
  • شرطی بیانات کو جانچتا ہے، مثال: =IF(D1>10, "Over", "Under")
• VLOOKUP:
  • کسی جدول کے پہلے کالم میں ایک قیمت تلاش کرتا ہے اور مخصوص کالم سے اسی قطار کا جواب دیتا ہے، مثال: =VLOOKUP(F1, A1:D10, 3, FALSE)
• CONCATENATE یا &:
  • دو یا زیادہ ٹیکسٹ سٹرنگز کو ایک سٹرنگ میں جوڑتا ہے، مثال: =CONCATENATE(G1, " ", H1) یا =G1 & " " & H1

سیل کے حوالہ جات

• ریلیٹیو حوالہ جات: جب فارمولہ کاپی کیا جائے تو ایڈجسٹ ہوتے ہیں (جیسے A1)۔
• ایبسولیوٹ حوالہ جات: جب کاپی کیا جائے تو مستقل رہتے ہیں (جیسے $A$1)۔
• مکسڈ حوالہ جات: ریلیٹیو اور ایبسولیوٹ کا مجموعہ (جیسے A$1 یا $A1)۔

غلطی کے ہینڈلنگ

• عام غلطیوں کی قیمتیں:
  • #DIV/0!: صفر سے تقسیم۔
  • #VALUE!: غلط قسم کا آرگومنٹ یا آپریٹر۔
  • #REF!: غیر درست سیل حوالہ۔
  • #NAME?: غیر شناختہ فنکشن یا نام۔

ٹپس

• آپریٹنگ کے ترتیب کو تبدیل کرنے کے لیے قوسین کا استعمال کریں۔
• ایکسل کی فنکشن لائبریری کو مزید بلٹ ان فنکشنز کے لیے دریافت کریں۔
• تیز فارمولہ کی کاپی کے لیے آٹو فل کا استعمال کریں۔

یہ کوئز MS Excel میں فارمولے اور فنکشنز کے بارے میں ہے۔ اس میں فارمولے کی تعریف، ساخت، اور مختلف آپریٹرز شامل ہیں۔ اس کے علاوہ، عام فنکشنز جیسے SUM، AVERAGE اور COUNT کے استعمال کی وضاحت کی گئی ہے۔