مقدمة في إدارة المشاريع

خصائص المشاريع

• المشروع هو مسعى مؤقت لخلق منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة.
• المشاريع تدفع التغيير وتمكن من خلق قيمة للأعمال.
• المشاريع لها سياق بدء: لتلبية المتطلبات التنظيمية أو المحلية أو الاجتماعية ، لتنفيذ أو تغيير الأعمال أو التغييرات التكنولوجية ، لإنشاء أو تحسين أو إصلاح المنتجات أو العمليات أو الخدمات ، لتلبية طلب أصحاب المصلحة أو احتياجاتهم.

إنتهاء المشاريع

• يتم الوصول إلى نهاية المشروع عند تحقيق أهدافه. يمكن أيضًا إنهاء المشروع بسبب تغيير في الاستراتيجية أو الجدوى أو توقفه عندما لا تعود الحاجة إليه قائمة.
• كل مشروع مقيد بأهداف النطاق وأهداف الوقت وأهداف التكلفة.

إدارة المشاريع

• إدارة المشاريع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لأنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع. تساعد إدارة المشاريع الفعالة الأفراد والمجموعات والمنظمات العامة والخاصة على تحقيق أهداف العمل ، وتلبية توقعات أصحاب المصلحة ، وأن تكون أكثر قابلية للتنبؤ ، وزيادة فرص النجاح ، وتقديم المنتجات المناسبة في الوقت المناسب ، وحل المشكلات والقضايا ، والاستجابة للمخاطر في الوقت المناسب.
• قد تؤدي المشاريع التي تتم إدارتها بشكل سيئ أو عدم وجود إدارة للمشاريع إلى تفويت المواعيد النهائية وتجاوز التكاليف وسوء الجودة وإعادة العمل وأصحاب المصلحة غير الراضين وفقدان سمعة المؤسسة.

البرامج

• البرنامج عبارة عن مجموعة من المشاريع والبرامج الفرعية وأنشطة البرنامج ذات الصلة التي تتم إدارتها بطريقة منسقة. من المفيد الحصول على فائدة والتحكم في المشاريع في إطار البرنامج ، وهو ما لا يمكن الحصول عليه من إدارتها بشكل منفصل.

المحافظ

• المحفظة عبارة عن مجموعة من المشاريع والبرامج والمحافظ الفرعية والعمليات التي تتم إدارتها كمجموعة لتحقيق أهداف استراتيجية.
• العملية هي مسعى مستمر ينتج مخرجات متكررة ، مع تعيين موارد لأداء نفس مجموعة المهام وفقًا للمعايير المؤسسية في دورة حياة المنتج.

عناصر المشروع الرئيسية

• دورة حياة المشروع: سلسلة المراحل التي يمر بها المشروع من بدايته إلى اكتماله. يوفر الإطار الأساسي لإدارة المشروع.

أنواع دورات حياة المشروع

• دورة الحياة التنبؤية: يتم تحديد نطاق المشروع ووقته وتكلفته في المراحل المبكرة من دورة الحياة ، وتتم إدارة أي تغييرات في النطاق بعناية ، ويمكن الإشارة إليها أيضًا باسم دورات الحياة المتتالية ، وتستمر هذه المشاريع خلال سلسلة من المراحل المتتالية أو المتداخلة .
• دورة الحياة التكرارية: يتم تحديد نطاق المشروع بشكل عام في وقت مبكر من دورة حياة المشروع ، ولكن يتم تعديل تقديرات الوقت والتكلفة بشكل روتيني مع زيادة فهم فريق المشروع للمنتج ، وتقوم التكرارات بتطوير المنتج من خلال سلسلة من الدورات المتكررة ، بينما تضيف الزيادات تدريجيًا إلى وظائف المنتج.
• دورة الحياة المتزايدة: يتم إنتاج المنتج القابل للتسليم من خلال سلسلة من التكرارات التي تضيف تدريجيًا وظائف ضمن إطار زمني محدد مسبقًا ، ويحتوي المنتج القابل للتسليم على الإمكانات اللازمة والكافية التي تعتبر كاملة فقط بعد التكرار الأخير..
• دورات الحياة التكيفية: يتم تحديد النطاق التفصيلي والموافقة عليه قبل بداية التكرار ، ويشار إليه باسم Agile ، وسيحدد النطاق.
• دورة الحياة الهجينة: مزيج من دورة الحياة التنبؤية والتكيفية ، تلك العناصر من المشروع المعروفة جيدًا أو التي لها متطلبات ثابتة تتبع دورة حياة تطوير تنبؤية ، وتلك العناصر التي لا تزال تتطور تتبع دورة حياة تطوير تكيفية.
• تحتاج دورة حياة المشروع إلى أن تكون مرنة بما يكفي للتعامل مع مجموعة متنوعة من العوامل المدرجة في المشروع: تحديد العملية أو العمليات المطلوبة ليتم إجراؤها في كل مرحلة ، وأداء العمليات المحددة في المرحلة المناسبة ، وتعديل السمات المختلفة للمرحلة (مثل الاسم والمدة ومعايير الوجود ومعايير الدخول).

مرحلة المشروع:

• مرحلة المشروع: عبارة عن مجموعة من أنشطة المشروع ذات الصلة منطقيًا والتي تنتهي عند الانتهاء من واحد أو أكثر من المخرجات.
• يمكن وصف المراحل في دورة الحياة بمجموعة متنوعة من السمات ؛ قد تكون السمات قابلة للقياس وفريدة لمرحلة معينة ، وقد تتضمن السمات على سبيل المثال لا الحصر: الاسم (مثل المرحلة أ ، المرحلة ب ، المرحلة 1 ، المرحلة 2 ، مرحلة الاقتراح). والعدد (مثل ثلاث مراحل) المشروع وخمس مراحل في المشروع). والمدة (مثل أسبوع واحد وشهر واحد وربع سنة). ومتطلبات الموارد (مثل الأفراد والمباني والمعدات). ومعايير الدخول لمشروع للانتقال إلى تلك المرحلة (على سبيل المثال ، الموافقات المحددة الموثقة). ومعايير الوجود لمشروع لإكمال المرحلة (على سبيل المثال ، الموافقات الموثقة والمستندات المكتملة والمخرجات المكتملة).

مراحل المشروع

• يمكن فصل المشروع إلى مراحل أو مكونات فرعية متميزة ؛ يتم إعطاؤهم عمومًا أسماء تشير إلى نوع العمل المنجز في هذه المرحلة. تتضمن أمثلة أسماء المراحل على سبيل المثال لا الحصر: تطوير المفهوم ، ودراسة الجدوى ، ومتطلبات العملاء ، وتطوير الحلول ، والتصميم ، والنموذج الأولي ، والاختبار ، والبناء ، والانتقال ، والتكليف ، ومراجعة المعالم الرئيسية ، والدروس المستفادة.
• يمكن إنشاء مراحل المشروع بناءً على عوامل مختلفة بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر: احتياجات الإدارة ، وطبيعة المشروع ، والخصائص الفريدة للمنظمة أو الصناعة ، أو عناصر المشروع بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، التكنولوجيا ، والهندسة ، والأعمال التجارية ، والعملية ،أو نقاط القرار القانوني (مثل التمويل ، ومشروع المضي قدمًا / عدم المضي قدمًا ، ومراجعة المعالم الرئيسية).
• قد يوفر استخدام مراحل متعددة : رؤية أفضل لإدارة المشروع. فرصة لتقييم أداء المشروع واتخاذ الإجراءات التصحيحية أو الوقائية اللازمة في المرحلة اللاحقة.
• مراجعة المرحلة: عنصر أساسي يستخدم مع مراحل المشروع.
• المرحلة المتتالية: تبدأ المرحلة التالية فقط عند الانتهاء من المرحلة السابقة ، وتقليل عدم اليقين والقضاء على الخيارات لتقليل الجدول الزمني.
• المرحلة المتداخلة: تبدأ المراحل قبل الانتهاء من المرحلة السابقة ، والتتبع السريع ، والموارد الإضافية ، وزيادة المخاطر ، وتؤدي إلى إعادة العمل.
• بوابة المرحلة : مراجعة في نهاية المرحلة يتم فيها اتخاذ قرار لمواصلة المرحلة التالية ، أو الاستمرار بالتعديل ، أو إنهاء البرنامج أو المشروع.

عمليات إدارة المشاريع

• سلسلة منهجية من الأنشطة الموجهة نحو التسبب في نتيجة نهائية (حيث سيتم العمل على مدخل واحد أو أكثر لإنشاء مخرجات واحدة أو أكثر باستخدام أدوات وتقنيات إدارة المشاريع المناسبة).
• تتم إدارة دورة حياة المشروع عن طريق تنفيذ سلسلة من أنشطة إدارة المشاريع المعروفة باسم عمليات إدارة المشاريع.

مجموعة عمليات إدارة المشاريع

• تجميع منطقي لمدخلات وأدوات وتقنيات ومخرجات إدارة المشاريع. تتضمن مجموعات عمليات إدارة المشاريع البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. مجموعات عمليات إدارة المشاريع ليست مراحل المشروع.

البدء

• تبدأ العمليات التي يتم إجراؤها لتحديد مشروع أو مرحلة جديدة.

التخطيط

• تحديد نطاق المشروع وتحديد مسار العمل المطلوب لتحقيق أهداف المشروع أو المرحلة.

التنفيذ

• استكمال العمل كما هو محدد في خطة المشروع.

المراقبة والتحكم

• تتبع التقدم المحرز وأداء المشروع ومراجعته وتنظيمه. تحديد الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر.

الإغلاق

• الانتهاء من جميع الأنشطة في جميع مجموعات العمليات لإغلاق المشروع أو المرحلة رسميًا.

مجال معرفة إدارة المشاريع

• مجال محدد من إدارة المشاريع محدد بمتطلباته المعرفية وموصوف من حيث عملياته وممارساته ومدخلاته ومخرجاته وأدواته وتقنياته المكونة.

بيانات ومعلومات إدارة المشاريع

البيانات والمعلومات التالية هي مخرجات رئيسية تستخدم طوال دورة حياة المشروع

• بيانات أداء العمل: الملاحظات والقياسات الخام ، على سبيل المثال: تواريخ البدء والانتهاء / عدد طلبات التغيير / عدد العيوب / التكاليف الفعلية ، والمدد الفعلية.
• معلومات أداء العمل: بيانات أداء العمل التي تم تحليلها / حالة المخرجات / حالة التنفيذ لطلبات التغيير / تقديرات التنبؤ لتكتمل.
• تقارير أداء العمل: تقارير الحالة / المذكرات والتبريرات / لوحات المعلومات الإلكترونية / التوصيات / مساعدة أصحاب المصلحة على اتخاذ القرارات.

تخصيص العمليات

• كل مشروع فريد من نوعه ، لذلك من المهم اختيار العمليات والعمق الذي يجب استخدامه في المشروع ، لأنه ليست كل عملية ضرورية في كل مشروع. كلما كان حجم المشروع أكبر ، زادت العمليات المحتملة التي يحتاجها.
• عادةً ما يطبق مديرو المشاريع منهجية إدارة المشاريع لعملهم. المنهجية هي نظام للممارسات والتقنيات والإجراءات والقواعد التي يستخدمها أولئك الذين يعملون في أحد التخصصات. لذلك ، يحتاج فريق إدارة المشروع إلى تحديد العمليات والمدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات ودورة الحياة المناسبة اللازمة لإدارة المشروع. تُعرف هذه العملية الاختيارية باسم تصميم إدارة المشروع للمشروع.
• دراسة الجدوى الاقتصادية الموثقة المستخدمة لتحديد صحة فوائد أحد المكونات المحددة التي تفتقر إلى تعريف كافٍ وتستخدم كأساس لتفويض المزيد من إدارة المشاريع في الأنشطة.
• خطة إدارة مزايا المشروع : الشرح الموثق الذي يحدد عمليات إنشاء وزيادة وتعزيز المزايا التي يوفرها المشروع.

مشروع الرعاية

• يكون مسؤولاً بشكل عام عن تطوير وصيانة وثيقة دراسة الجدوى الاقتصادية للمشروع.
• مدير المشروع : مسؤول عن تقديم التوصيات والإشراف للحفاظ على دراسة الجدوى الاقتصادية للمشروع وخطة إدارة المشروع وميثاق المشروع وخطط إدارة مزايا المشروع مقاييس النجاح بما يتماشى مع أهداف وأهداف المنظمة.

خصائص المشروع

• تعداد الأهداف والأسباب المنطقية للمشروع. تساعد في قياس نجاح المشروع في النهاية مقابل أهدافه. تستخدم طوال دورة حياة المشروع. يمكن استخدامه قبل بدء المشروع وقد يؤدي إلى قرار "مضي قدمًا / لا للمشروع".
• تقييم الاحتياجات : غالبا ما يسبق الجدوى الاقتصادية
• تقييم الاحتياجات : فهم أهداف وغايات العمل والقضايا والفرص.
• تلخيص نتائج تقييم الاحتياجات في وثيقة الجدوى الاقتصادية .

خصائص دراسة إدارة مزايا المشروع

• طريقة ووقت تقديم مزايا المشروع. يصف الآلية التي يجب أن تكون مطبقة لقياس تلك المزايا.
• خطة إدارة المزايا : تصف العناصر الأساسية للمزايا وقد تشمل على سبيل المثال لا الحصر
  • المزايا المستهدفة (القيمة المالية).
  • التوافق الاستراتيجي (مثل مدى توافق مزايا المشروع مع الاستراتيجيات التجارية للمؤسسة).
  • الإطار الزمني لتحقيق المزايا (مثل المزايا حسب المرحلة ، قصيرة الأجل ، طويلة الأجل ومستمرة).
  • صاحب المزايا (على سبيل المثال ، الشخص المسؤول عن مراقبة وتسجيل والإبلاغ عن المزايا المحققة).
  • المخاطر (مثل مخاطر تحقيق المزايا).

المشروع يتأثر ب

• العوامل البيئية للمؤسسة (EEF)
• أصول العمليات المؤسسية (OPA)
• المصادر الخارجية (العالم)، و الداخلية (المنظمة)
• المشروع ليس له سيطرة على العوامل البيئية أو أصول العمليات المؤسسية

العوامل البيئية للمؤسسة

• ثقافة وهيكل المنظمة
• امكانيات الموظفين
• توزيع المرافق جغرافيا
• برامج تكنولوجيا المعلومات

العوامل البيئية للمؤسسة الخارجية

• الظروف السوقية
• العناصر البيئية المادية
• الاعتبارات المالية
• معايير الحكومة والصناعة
• قواعد البيانات التجارية
• القيود القانونية

أصول العمليات المؤسسية

• أي شيء مفيد أو ذو قيمة تملكه شركة أو فرد
• أصول يمكن تملكها ، والاحتفاظ بها ، واستخدامها لتحقيق المكاسب
• منظمات لديها أصول يسمونها (OPA) ويتم تخزينها في مستودع مركزي بحيث يمكن استخدامها عند الحاجة
• أنشئت OPAs للمشاريع ومن خلال الخبرة
  • السياسات والإجراءات والعمليات
  • قوالب قياسية
  • قاعدة معارف الشركة ، والدروس المستفادة ، والمعلومات التاريخية ، إلخ

الهيكل التنظيمي

• عضوي أو بسيط: عادة ما يكون مسطحًا ، وعادة ما يستخدم فرقًا هرمية وظيفية ويستخدم شبكة معلومات شاملة تتميز بالاتصال الجانبي والتصاعدي بالإضافة إلى الاتصال التنازلي.
  • مرنة. الناس يعملون جنبا إلى جنب مع الآخرين
  • المالك أو المشغل يدير ميزانية المشروع
  • مدير المشروع لديه القليل من السلطة أو لا يمتلكها لأن اتخاذ القرار لامركزي وأنشطتهم متكاملة جيدًا
  • توافر الموارد قليل أو معدوم

المنظمة الوظيفية

• مجمعة حسب مجالات التخصص ضمن مجالات وظيفية مختلفة.
  • مديرو المشاريع في منظمة وظيفية
  • تقارير إلى مدير وظيفي
  • توافر الموارد قليل أو معدوم
  • سلطة مدير المشروع قليلة أو معدومة
  • منسق المشروع / دور بدوام جزئي
  • المدير الوظيفي يدير ميزانية المشروع

متعدد تقسيمات

• تكرار الوظائف لكل قسم
• خصائصه هي نفس الخصائص التنظيمات الوظيفية

المصفوفة الضعيفة

• يتميز بيئة المصفوفة بتمكين الأفراد والفرق من الحلول المبتكرة ، وتنسيق الإدارة العليا بدلاً من التوجيه.
  • يقدم أعضاء الفريق تقارير إلى رئيسين (مدير المشروع ، مدير الخدمة)
  • السلطة مع المدير الوظيفي ويعمل مدير المشروع كمنسق أو مدير مشروع
  • الميسر: لا يمكنه اتخاذ قرار. مساعد موظفين ومنسق اتصالات.
  • المنسق: على غرار الميسر باستثناء أن لديه بعض السلطة لاتخاذ قرارات.
  • مدير المشروع لديه سلطة بسيطة.

المصفوفة المتوازنة

• يقدم أعضاء الفريق تقارير إلى رئيسين ، وتتقاسم السلطة بين مدير المشروع ومدير وظيفي
  • مدير المشروع لديه سلطة منخفضة إلى معتدلة.

المصفوفة القوية

• يقدم أعضاء الفريق تقارير إلى رئيسين ، السلطة مع مدير المشروع
  • مدير المشروع لديه سلطة معتدلة إلى عالية.
• موجه نحو المشروع: يتم تنظيم الشركة بأكملها عن طريق المشاريع
  • يتمتع مدير المشروع بسلطة عالية إلى شبه كاملة على المشاريع ، ويتم تعيين الموظفين وإبلاغهم إلى مدير المشروع ، ويكمل الأعضاء عمل المشروع وعندما ينتهون فليس لديهم وظيفة.

المنظمة الافتراضية

• منظمة موزعة جغرافيا ويتم تنسيق عملها من خلال الاتصالات الإلكترونية.
  • يستخدم هيكل شبكة مع عقد داخل المنظمة
  • تمثل نقاط الاتصال القسم المختلفة
  • مدير المشروع لديه سلطة صغيرة على فريق المشروع
  • مدير المشروع يشارك السلطة على الميزانية مع المدير الوظيفي

المهجنة

• مزيج من جميع أنواع المنظمات (يعتمد على احتياجات المشروع الفريدة والمنظمة).
• مكتب إدارة المشروع (PMO): دعم مديري المشروع. إدارة الموارد المشتركة عبر مكتب إدارة المشاريع ؛ تقديم التدريب والإرشاد والتدريب لمديري المشاريع. إجراء عمليات تدقيق المشاريع. تطوير وإدارة العمليات والإجراءات. تسهيل الاتصالات عبر المشاريع.

أنواع مكتب إدارة البرامج

• النوع الداعم: درجة التحكم منخفضة ، ويوفر استشارة للمشاريع من خلال توفير القوالب وأفضل الممارسات والتدريب والوصول إلى المعلومات والدروس المستفادة من المشاريع الأخرى.