مهام الدليل السياحي قبل استقبال المجموعة

مهام الدليل السياحي قبل استقبال المجموعة

• التأكد من تاريخ قدوم المجموعة وتسجيله في المفكرة.
• تسجيل أيام العمل مع المجموعة (يوم الاستقبال ويوم الوداع).
• طلب برنامج الرحلة المطبوع لمعرفة المواقع والخدمات المشمولة.
• التأكد من حصول على قائمة أسماء الضيوف الكاملة مع المعلومات اللازمة (الاسم، الجنسية، مكان الإقامة، تاريخ الولادة، تاريخ إصدار جواز السفر، وتاريخ انتهاء جواز السفر وأي معلومات أخرى تطلبها المعابر الحدودية والفنادق).
• التأكد من وجود الخاتم الرسمي للمكتب على قائمة أسماء الضيوف.
• التأكد من وجود الموافقة الرسمية لدخول المجموعة للبلاد (خاصة الجنسيات التي تحتاج موافقات خاصة).
• التأكد من كفاية السلفة المالية التي خصصها المكتب.
• التوقيع على إيصال صرف السلفة المالية وأية مبالغ تقبلها.
• تأكيد الحصول على معلومات تفصيلية عن شركة النقل السياحي (اسم الشركة، اسم السائق، رقم هاتف قسم الحركة، رقم برنامج الرحلة، رقم هاتف السائق، وعدد أيام حجز الباص).
• التأكد من عدد أفراد المجموعة وجنسياتهم.
• التأكد من موعد وصول المجموعة السياحية ومعبر دخولهم (المطار أو الحدود البرية) ورقم الرحلة.
• طلب أي معلومات متوفرة عن طبيعة عمل أو اهتمامات أفراد المجموعة.
• التأكد من حصولك على قسائم الدفع (Vouchers) إذا لزم الأمر.
• التأكد من الموافقة، إذا كانت مطلوبة، مع الشخصيات الرسمية، واللباس الرسمي المطلوب.

ما يجب عمله حال استقبال المجموعة السياحية

• التأكد من جاهزية الباص (النظافة، الميكروفون).
• الابتسامة هي جزء مهم من المظهر.
• ضرورة الهدوء وعدم النرفزة.
• حمل لوحة باسم المجموعة.
• التأكد من مطابقة المجموعة السياحية التي ستُستقبل مع المجموعة المنتظرة.
• تعريف نفسك بالاسم والمهنة والمكتب الذي تعمل له.
• التعرف على قائد المجموعة (Tour Manager)

إجراءات الوصول إلى الفندق

• معرفة مواقع الفنادق والخدمات و التسهيلات التي يقدمها كل فندق لضيوفه.
• توفير عناء البحث والاستفسار.
• تقديم معلومات عن مرافق الفندق (خدمة الاستقبال، الحمامات، خدمات الصرافة، الهواتف العمومية، موقع المطعم، أنواع المطاعم، خدمات المواصلات، خدمة تأجير السيارات السياحية، مواعيد استخدام بركة السباحة والنادي الصحي).
• استلام قائمة الغرف والمفاتيح، والتأكد من مشروب الضيافة (Welcome Drink).
• تسليم أمر الخدمة (Voucher)
• طلب من المجموعة الاستراحة في بهو الفندق لتوزيع مفاتيح الغرف.

مبادئ في العلاقات العامة

• تكوين انطباع أولي إيجابي لدى الزوار.
• استثمار الدقائق الأولى لطبع هذه الصور.
• التأكد من جاهزية الباص (النظافة والميكروفون).
• الاهتمام بالابتسامة.
• الهدوء وعدم النرفزة، مهما حدث.
• حمل لوحة باسم المجموعة.
• التأكد من مطابقة المجموعة.
• التعريف بالاسم والمهنة والمكتب العمل.
• التعرف على قائد المجموعة (Tour Manager).

كيفية التعامل مع أسماء أفراد المجموعة

• البحث عن الأسماء المتكررة لحفظها بسهولة.
• تحديد اسم غريب (لفت الانتباه).
• البحث عن أعياد الميلاد أو التواريخ الخاصة.
• تحديد أصغر وأكبر شخص في المجموعة.
• ملاحظة تكرار أسماء العائلات.
• ملاحظة المهن المختلفة في القائمة.
• التعريف بنفسك عند وصولهم.

يتناول هذا الاختبار مهام الدليل السياحي الأساسية التي يجب أن يقوم بها قبل وصول المجموعة السياحية. تشمل المهام التأكد من المستندات، وتسجيل المعلومات الضرورية، والتنظيم المالي. الهدف هو ضمان تجربة سلسة وفعالة للمجموعة عند الوصول.