Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Pengelolaan Ruang Lingkup Proyek

• Pertemuan ini membahas pengelolaan ruang lingkup proyek dalam manajemen proyek perangkat lunak

Materi yang Dibahas

• Pengantar (Introduction)
• Perencanaan pengelolaan ruang lingkup (Plan Scope Management)
• Pengumpulan kebutuhan proyek (Collect Project Requirements)
• Pendefinisian ruang lingkup (Define Scopes)

Pengantar

• Pengelolaan ruang lingkup proyek melibatkan proses-proses untuk memastikan proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan dan hanya pekerjaan yang diperlukan untuk berhasil diselesaikan.

Ruang Lingkup Produk vs. Ruang Lingkup Proyek

• Ruang lingkup produk adalah fitur atau fungsi dari produk akhir.
• Ruang lingkup proyek adalah pekerjaan yang dilakukan untuk menghasilkan produk akhir dengan fitur/fungsi yang ditentukan
• Ruang lingkup proyek dapat mencakup pekerjaan tambahan untuk memenuhi ruang lingkup produk

Baseline Ruang Lingkup

• Baseline ruang lingkup mencakup semua pekerjaan yang harus dilakukan pada proyek dan menjadi acuan perbandingan.
• Baseline ruang lingkup hanya dapat dimodifikasi melalui metode pengendalian perubahan formal dan harus diperbarui saat ada perubahan yang disetujui

Elemen Baseline Ruang Lingkup

• Pernyataan ruang lingkup proyek (Project Scope Statement): Mendeskripsikan ruang lingkup proyek, hasil utama, asumsi, dan batasan, serta mencakup ruang lingkup proyek dan produk.
• Struktur rincian pekerjaan (Work Breakdown Structure/WBS): Visualisasi semua pekerjaan proyek, dipecah menjadi bagian-bagian individual, termasuk identifikasi dan informasi kontrol.
• Kamus WBS (WBS Dictionary): Dokumen pelengkap WBS yang berisi informasi lebih detail tentang atribut pekerjaan, kebutuhan, dan asumsi.

Manajemen Ruang Lingkup Proyek: Input, Tools & Techniques dan Output

• Input: Rencana manajemen proyek, piagam proyek, faktor lingkungan perusahaan, dan aset proses organisasi.
• Tools & Techniques: Pertimbangan ahli dan pertemuan/rapat.
• Output: Rencana manajemen ruang lingkup dan rencana manajemen kebutuhan.

Proses Manajemen Ruang Lingkup

• Proses manajemen ruang lingkup proyek terdiri dari:
  • Perencanaan pengelolaan ruang lingkup
  • Pengumpulan kebutuhan dan pendefinisian ruang lingkup
  • Pembuatan WBS
  • Validasi ruang lingkup
  • Pengendalian ruang lingkup

Penjelasan Proses Manajemen Ruang Lingkup

• Pengumpulan Kebutuhan: Berfokus pada pendefinisian dan pendokumentasian kebutuhan stakeholder untuk mengelola ekspektasi dengan baik.
• Pendefinisian Ruang Lingkup: Deskripsi detail dari proyek dan produk, menentukan pekerjaan yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek.
• Pembuatan WBS: Memecah hasil proyek utama menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan mudah dikelola.
• Verifikasi Ruang Lingkup: Konfirmasi dan penerimaan formal ruang lingkup proyek yang akurat, lengkap, dan mendukung tujuan proyek.
• Pengendalian Ruang Lingkup: Memastikan pengendalian untuk mengelola perubahan ruang lingkup yang diajukan setelah ruang lingkup proyek diterima serta harus dikomunikasikan.

Perencanaan Pengelolaan Ruang Lingkup (Plan Scope Management)

• Membuat rencana pengelolaan ruang lingkup yang mendefinisikan batasan proyek.
• Mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, divalidasi, dan dikendalikan.
• Mengarahkan bagaimana pengendalian ruang lingkup akan dikelola dan bagaimana perubahan akan diimplementasikan selama proyek.
• Memberikan pedoman dan arahan untuk pengelolaan ruang lingkup proyek.

Pengumpulan Kebutuhan Proyek (Collecting Project Requirements)

• Menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan proyek serta kebutuhan stakeholder.
• Mengarah pada dokumentasi kebutuhan proyek dan penetapan tanggung jawab proyek.
• Input yang diperlukan adalah : rencana manajemen ruang lingkup, rencana manajemen persyaratan, daftar pemangku kepentingan, Piagam Proyek, Daftar pemangku kepentingan.
• Beberapa teknik dan alat yang digunakan adalah: wawancara, kelompok fokus, workshop terfasilitasi, teknik kreativitas kelompok, Teknik pengambilan keputusan kelompok
• Dengan output berupa : Dokumentasi persyaratan, Matriks keterlacakan persyaratan

Pentingnya Pengumpulan Kebutuhan Proyek

• Landasan untuk mendefinisikan dan mengelola ruang lingkup proyek dan produk.
• Memahami kebutuhan proyek adalah bagian terpenting dalam manajemen proyek.

Memahami Kebutuhan Proyek

• Pemahaman kebutuhan yang kurang tepat akan mengakibatkan kegagalan proyek
• Inovasi, penambahan akan membuat suatu proyek mengalami kegagalan

Tips Dalam Pengumpulan Kebutuhan Proyek

• Keterlibatan stakeholder tingkat tinggi sangat penting untuk menemukan kebutuhan dan memformalkan kebutuhan menjadi persyaratan.
• Harus berhati-hati dalam menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan.

Apa Itu Persyaratan?

• Persyaratan adalah kebutuhan dan harapan terukur dan terdokumentasi dari sponsor proyek, pelanggan, dan stakeholder utama.
• Kondisi atau kemampuan yang memenuhi perjanjian atau sesuai dengan spesifikasi yang dideklarasikan secara formal.

Contoh Persyaratan dalam Proyek Mobil

• Kebutuhan (Needs): Mobil terasa cepat, terjangkau, ramah keluarga, dan cepat dipasarkan.
• Persyaratan (Requirements): 0-60 mph dalam < 5.0 detik, harga dasar < $20,000 (rata-rata < $25,000), muat 4 penumpang dengan nyaman, dan produksi dalam 24 bulan.

Pentingnya Persyaratan

• Persyaratan adalah dasar dari Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure) dan memengaruhi biaya, jadwal, kualitas, perencanaan, dan pengadaan.

Jenis Persyaratan Proyek

• Persyaratan Bisnis
• Persyaratan Stakeholder
• Persyaratan Fungsional
• Persyaratan Non-Fungsional
• Persyaratan Transisi
• Persyaratan Proyek
• Persyaratan Kualitas

Contoh Persyaratan

• Persyaratan Bisnis: Mengembangkan produk merebut pangsa pasar dari pesaing."
• Persyaratan Stakeholder: Prototype untuk debut dalam enam bulan."
• Persyaratan Fungsional: Perangkat harus terhubung ke jaringan 802.11 terbaru."
• Persyaratan Non-Fungsional: Baterai harus tahan minimal enam jam."
• Persyaratan Transisi: Melatih staf dalam menggunakan platform baru."
• Persyaratan Proyek: Memberikan pembaruan mingguan kepada PMO."
• Persyaratan Kualitas: Tingkat cacat tidak lebih tinggi dari 0.001%."

Matriks Keterlacakan Persyaratan (Requirements Traceability Matrix)

• Matriks Keterlacakan Persyaratan berguna untuk:
  • Menghubungkan tujuan bisnis dengan tujuan proyek
  • Melacak persyaratan di seluruh siklus hidup proyek
  • Mengidentifikasi stakeholder yang bertanggung jawab
  • Mengelola perubahan pada ruang lingkup
• Isi Matriks Keterlacakan Persyaratan antara lain:
  • Kebutuhan/peluang bisnis
  • Tujuan proyek
  • Bagian dari ruang lingkup proyek dan WBS
  • Desain produk
  • Pengembangan produk
  • Strategi dan pengujian skenario
  • Persyaratan pada berbagai tingkat detail

Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek (Defining Project Scope)

• Mempertajam persyaratan menjadi deskripsi yang jelas tentang proyek dan produknya.
• Mengarah pada pengembangan pernyataan ruang lingkup proyek, termasuk kriteria penerimaan, batasan, dan asumsi.

Proses Definisi Ruang Lingkup Proyek

• Input: Rencana manajemen ruang lingkup, dokumentasi persyaratan, piagam proyek, aset proses organisasi.
• Tools & Techniques: Pertimbangan ahli, analisis produk, generasi alternatif, workshop terfasilitasi.
• Output: Pernyataan ruang lingkup proyek, pembaruan dokumen proyek.

Hal yang Harus Diperhatikan Saat Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek

• Saat yang tepat untuk kembali ke sumber daya proyek awal, seperti piagam proyek.
• Mengkurasi persyaratan agar selaras dengan tujuan inti dan ekspektasi.
• Memungkinkan untuk mendefinisikan dan menjelaskan ruang lingkup dengan lebih detail berdasarkan informasi yang diperoleh.
• Profil risiko, asumsi, dan batasan yang ada harus dianalisis.

Hal Lain yang Perlu Diperhatikan Saat Mendefinisikan Ruang Lingkup Proyek

• Perubahan dan penambahan harus dilakukan pada asumsi jika diperlukan.
• Visi tingkat tinggi harus sedekat mungkin dengan final untuk keseluruhan ruang lingkup.
• Harus ditinjau kembali selama proyek untuk menambahkan detail lebih progresif dan melakukan perubahan bila diperlukan.

Pernyataan Ruang Lingkup Proyek

• Mendeskripsikan ruang lingkup proyek, hasil utama, asumsi, dan batasan.
• Merinci hasil proyek dan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
• Memungkinkan pemahaman umum tentang ruang lingkup proyek di antara semua stakeholder utama.
• Menyebutkan pengecualian ruang lingkup jika bermanfaat.
• Memandu pelaksanaan pekerjaan proyek.
• Menyediakan baseline untuk pengendalian pekerjaan proyek.

Komponen Pernyataan Ruang Lingkup Proyek

• Deskripsi Ruang Lingkup Produk: Berfokus pada fitur, fungsionalitas, dan karakteristik hasil akhir proyek.
• Kriteria Penerimaan: Kondisi yang harus dipenuhi agar proyek dianggap selesai dan hasil diterima.
• Hasil (Deliverables): Produk atau hasil dari proyek. Harus unik dan terukur untuk menetapkan kriteria penerimaan.
• Pengecualian Proyek: Daftar persyaratan yang tidak akan dimasukkan dalam ruang lingkup.
• Batasan: Internal dan eksternal, anggaran, tenggat waktu, dan milestone.
• Asumsi: Faktor-faktor kunci yang diterima sebagai akurat selama perencanaan proyek tanpa bukti, termasuk informasi tentang dampak jika asumsi salah.

Membuat WBS akan dibahas setelah ini

• Pembuatan WBS adalah langkah selanjutnya.