Komunikasi Perkantoran Kelas 2 ST4

Here are the study notes in Indonesian:

Organisasi dan Komunikasi Perkantoran

• Komunikasi dalam organisasi: Komunikasi yang menggunakan media tertulis seperti memo, peraturan, pedoman, atau surat edaran disebut komunikasi vertikal ke bawah.
• Bentuk Organisasi: BPS memiliki bentuk organisasi fungsional. Bentuk organisasi ini memiliki kelemahan seperti kesulitan dalam mengoordinasi tugas dari berbagai spesialis fungsional dan duplikasi aktivitas dan biaya.
• Struktur Organisasi Linier: Struktur organisasi ini memiliki keunggulan seperti rasa solidaritas dan spontanitas antar karyawan tinggi, pembagian tugas yang jelas, dan kerja sama, koordinasi, dan pengendalian dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya. Namun, struktur ini juga memiliki kelemahan seperti dapat menimbulkan sifat otokrasi dan diktatorial pimpinan.
• Azas Pengorganisasian: Azas pengorganisasian menurut Simmons adalah rencana harus direncanakan dari atas dan selanjutnya ke bawah, manajer perkantoran harus memiliki rencana untuk menghadapi perubahan yang terjadi, dan bila cukup besar, perlu dibentuk pemimpin kelompok kerja.
• Keterampilan Sekretaris: Keterampilan yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah steno, yaitu kemampuan untuk dapat mengetik yang tangkas dan minim kesalahan.
• Komunikasi dalam Jaringan Kerja: Komunikasi dalam jaringan kerja terbagi menjadi 3, yaitu komunikasi rantai, komunikasi lingkaran, dan komunikasi diagonal.
• Azas Bahasa: Azas bahasa yang digunakan dalam berkomunikasi adalah azas kejelasan (clarity), azas keringkasan (conciseness), dan azas ketepatan (correctness).
• Penyederhanaan Organisasi di BPS: Penyederhanaan organisasi di BPS telah mengubah beberapa jabatan, seperti Kepala Biro Neraca Wilayah dan Analisa Statistik menjadi Statistisi Neraca.
• Core Values BPS: BPS memiliki 3 core values, yaitu profesional, amanah, dan integritas.### Pengorganisasian dan Komunikasi

Pengorganisasian

• Pengorganisasian adalah proses mengatur dan mengelola suatu organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.
• Bentuk organisasi ada beberapa, yaitu:
  • Organisasi Garis (Lini): Digunakan bagi organisasi yang masih sederhana dan kecil.
  • Organisasi Garis dan Staf: Memiliki ciri-ciri proses kerja cepat, terarah, dan lebih terprogram.
  • Organisasi Fungsional: Memiliki ciri-ciri pembagian tugas yang jelas, koordinasi dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.
• Azas-azas pengorganisasian, yaitu:
  • Spesialisasi: Pembagian kerja berdasarkan keahlian dan keterampilan.
  • Sentralisasi: Kepada pimpinan organisasi.
  • Desentralisasi: Memberikan wewenang kepada bawahan.

Komunikasi

• Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.
• Unsur-unsur komunikasi, yaitu:
  • Pengirim (sender)
  • Penerima (receiver)
  • Pesan (message)
  • Saluran (channel)
  • Umpan balik (feedback)
• Jenis-jenis komunikasi, yaitu:
  • Komunikasi vertikal ke atas: Karyawan melaporkan masalah atau memberikan umpan balik kepada atasan.
  • Komunikasi vertikal ke bawah: Manajer memberikan instruksi kepada karyawan.
  • Komunikasi horizontal: Hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.
  • Komunikasi diagonal: Hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang berbeda.

Manfaat Komunikasi

• Meningkatkan moral dan disiplin.
• Meningkatkan rasa saling memiliki.
• Pengambilan keputusan bisa lebih cepat.
• Meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan.

Evaluasi Prestasi Kerja

• Manfaat evaluasi prestasi kerja, yaitu:
  • Meningkatkan produktivitas perusahaan.
  • Meningkatkan kepuasan kerja karyawan.
  • Memperbaiki prestasi kerja, menyesuaikan kompensasi, membuat keputusan penempatan, menentukan kebutuhan latihan dan pengembangan, merencanakan dan mengembangkan karir, mengevaluasi proses staffing, mengevaluasi ketidakakuratan informasional, mendiagnosa kesalahan desain pekerjaan, dan menjamin kesempatan kerja yang adil.

Peraturan dan Dasar Hukum

• Peraturan dan dasar hukum yang terkait dengan pengorganisasian dan komunikasi, yaitu:
  • Peraturan MenPAN-RB No. 18 Tahun 2020.
  • Peraturan MenPAN-RB No. 28 Tahun 2020.
  • Peraturan Badan Pusat Statistik No. 7 Tahun 2020.
  • Peraturan Badan Pusat Statistik No. 8 Tahun 2020.### Tanggung Jawab dan Organisasi
• Memiliki tanggung jawab berarti memiliki tujuan yang jelas, adanya pembagian pekerjaan, dan memberikan dukungan langsung terhadap fungsi input, transformasi, dan output.
• Sekretaris bertugas mengatur rapat yang akan dilaksanakan dengan relasi dari luar maupun karyawan perusahaan sebagai perantara/penghubung.

Kelebihan Bentuk Organisasi

• Proses kerja cepat, terarah, dan lebih terprogram.
• Pemanfaatan anggaran, personel.
• Prinsip the right man on the right place mudah terlaksana.
• Pengambilan keputusan bisa lebih cepat.

Peraturan Tentang Organisasi dan Tata Kerja

• Peraturan Tentang Organisasi dan Tata Kerja BPS Provinsi dan Kabupaten/Kota terdiri dari Kepala, Bagian Umum, dan Kelompok Jabatan Fungsional.
• Dasar Peraturan tersebut adalah Perka BPS No 87 tahun 2017.

Organisasi yang Baik

• Organisasi yang baik haruslah efisien dan sehat.
• Sehat yang dimaksud adalah memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber pergesekan, sehingga setiap satuan di dalamnya mencapai perbandingan terbaik.

Struktur Organisasi

• Struktur organisasi fungsional memiliki kelebihan seperti kerja sama, koordinasi, dan pengendalian dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.
• Kenaikan pangkat para pejabat fungsional dapat lebih cepat sesuai dengan prestasinya.

Komunikasi

• Komunikasi yang baik harus mempertahankan ketidakjelasan dalam instruksi.
• Memastikan pesan disampaikan dengan jelas dan tepat.
• Arah komunikasi dimana hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat disebut dengan horizontal.

Visi BPS

• Visi BPS adalah Penyedia Data Statistik Berkualitas untuk Indonesia Maju.