قواعد وإجراءات المراسلات الرسمية

Hasan, İşte öحدث دراسات موجزة ومفصلة حول النص المقدم:

القواعد والإجراءات الرسمية للمراسلات: اللائحة

• يحدد هذا النظام القواعد والإجراءات الخاصة بالمراسلات الرسمية في البيئات الإلكترونية والمادية باستخدام التوقيع الإلكتروني الآمن أو التوقيع اليدوي.
• ويهدف إلى ضمان تبادل المعلومات والوثائق بطريقة سريعة وموثوقة وآمنة، مع ضمان توحيد التطبيق.

النطاق

• يغطي هذا النظام جميع المؤسسات والوكالات العامة.

أساس السلطة

• تم إعداد هذا النظام بموجب المادتين 6 و 7 من المرسوم الرئاسي بشأن المنظمة الرئاسية رقم 1.

تعاريف ومختصرات

• سلسلة الحيازات: عملية الوثيقة من الإعداد إلى التصفية.
• توقيع الأرشيف: توقيع إلكتروني محمي بطابع زمني دوري ضد فقدان طرق التشفير لخصائصها الوقائية بمرور الوقت.
• الوثيقة: أي معلومات يتم إعدادها أو الحصول عليها من قبل الإدارة وتنطوي على توقيع إلكتروني آمن أو توقيع مكتوب وتكون خاضعة للتسجيل. تساهم هذه المعلومات في إثبات وظيفة أو عملية من خلال الحفاظ على سلسلة الحيازات.
• نظام تسجيل مركز المنشأة الحكومية (دِتْسِيس): نظام تديره مديرية التحول الرقمي في رئاسة الجمهورية من أجل تحديد الوحدات التابعة للمؤسسات في المركز والريف والخارج وعَزَى إليها رقم المؤسسة الحكومية لجمهورية تركيا.
• نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (إيبيس): نظام يسمح للمؤسسات التي تنجز أنشطتها بإدارة الوثائق بما يتفق مع دليل تقنية المراسلات الإلكترونية وذلك من خلال الحفاظ على المعلومات والبيانات الوصفية والتنسيقات والتنسيقات الارتباطية ويمكن أن يشكل دليلًا على الأنشطة ويحافظ على سلسلة الحيازات في البيئة الإلكترونية.
• الموافقة الإلكترونية: هو الحصول على سجل في البيئة الإلكترونية الذي يحل محل التوقيع في الحالات التي لا يتم فيها استخدام توقيع إلكتروني آمن.
• البيئة الإلكترونية: البيئة التي يتم فيها إعداد الوثائق الموقعة بتوقيع إلكتروني آمن وفقًا لدليل تقنية المراسلات الإلكترونية في داخل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية وتسجيلها وتخزينها وإرسالها.
• دليل تقنية المراسلات الإلكترونية: الدليل الحالي الذي نشرته مديرية التحول الرقمي في رئاسة الجمهورية والذي يحدد الجوانب التقنية مثل هيكل الوثائق التي سيتم إنشاؤها في البيئة الإلكترونية وتنسيقها وتشفيرها.
• البيئة المادية: العمليات التي تتم في بيئة ورقية.
• النموذج: وثيقة محددة الشكل.
• التنسيق: أنواع الملفات الإلكترونية.
• التقرير اليومي: السجلات التي تحتوي على معلومات حول الإضافات والتعديلات والإزالات والبحث والعرض والإرسال والاستلام التي تم إجراؤها في نظام إدارة المحتوى المؤسسي والعناصر التي تم تنفيذها عليها مع التاريخ والوقت الذي تم فيه تنفيذ العملية.
• التوقيع الإلكتروني الآمن: التوقيع الإلكتروني الذي يوفر تحديد هوية صاحب التوقيع ويثبت ما إذا كان قد تم إجراء أي تغييرات على البيانات الإلكترونية الموقعة والمرتكز على شهادة إلكترونية مؤهلة يتم إنشاؤها مع أداة إنشاء توقيع إلكتروني آمن لا تملكها إلا صاحب التوقيع.
• الإدارة: المؤسسات والوكالات العامة.
• صاحب التوقيع: الشخص الحقيقي الذي يستخدم أداة إنشاء توقيع لإنشاء توقيع إلكتروني آمن أو يوقع المستند بخط اليد في الحالات الملحة أو الظروف الاستثنائية.
• نظام تسجيل الوثائق المؤسسية: السجل المادي أو الإلكتروني المحتفظ به خارج برنامج EBYS أو المماثل له المستخدم لتخصيص رقم للمستندات السرية للغاية أو المعدة في الظروف الاستثنائية التي لا تسمح باستخدام برنامج EBYS.
• حالة استثنائية: الظروف التي تتداخل مع عملية EBYS بسبب المخاطر المحتملة على أمن الدولة أو المؤسسة، أو الأعطال التقنية المطولة مثل انقطاع التيار الكهربائي أو مشاكل الأجهزة والبرامج.
• مراسلات رسمية: العملية التي تقوم بها المؤسسات للتواصل فيما بينها أو مع الأفراد الحقيقيين أو الاعتباريين من خلال بيئة إلكترونية باستخدام توقيعات إلكترونية آمنة أو بيئة مادية مع توقيعات خطية في المواقف الحتمية أو الظروف غير الطبيعية.
• الخطة القياسية للملف: نظام التصنيف الذي طورته الإدارة العامة للأرشيفات الحكومية لتسهيل أرشفة المستندات استنادًا إلى موضوعها أو وظيفتها، مع تحديد العلاقة بين مواقع إنتاج المستندات الناتجة عن المعاملات المؤسسية.
• البيانات الفوقية: جميع المعلومات التي تحدد الوثيقة، مثل المرسل والموضوع والتاريخ والرقم.
• الكتابة الفوقية: الجزء من المستند باستثناء أي مرفقات.
• السلطة المختصة: الموظفين المكلفون بالتنفيذ واتخاذ القرارات في ضوء المهام المنصوص عليها في التشريعات.
• الطابع الزمني: سجل زمني تحقق منه مزود خدمة الشهادات الإلكترونية من خلال توقيع إلكتروني آمن لتحديد وقت إنتاج البيانات الإلكترونية أو تغييرها أو إرسالها أو استلامها أو تسجيلها.
• شرط ضروري: الحالات التي يجب فيها إعداد المستند في بيئة مادية بموجب الأحكام الخاصة ذات الصلة.

البيئة الرسمية للمراسلات – المادة 4

• يجب إعداد المراسلات من خلال النظام الإلكتروني أو كتابتها وتوقيعها يدوياً ووضعها في بيئة مادية في ظروف قهرية أو غير عادية من قبل مؤسسات عامة ومؤسسات أخرى.
• يجب أن تتم مشاركة هذه المستندات وتخزينها إلكترونياً، ويجب تنظيم إرسال المستندات وتخزينها وفقاً للشروط المادية.

عدد النسخ – المادة 5

• وثائق البيئة الإلكترونية يجب أن تكون نسخةً واحدةً.
• عند الإعداد في الحالات القهرية أو غير العادية، يتم إصدار المستند بإنشاء نسختين على الأٌقل، مع الاحتفاظ بالنسخ الموجودة لدى المؤسسة التي تعده.

الخصائص الشكلية للمستند – المادة 6

• يجب إعداد المستندات في شكل A4 ‏(210 × 297 مم).
• قد تكون مرفقات المستند في مختلف الأشكال أو التنسيقات أو الأحجام.
• يجب استخدام أحد وجهي الورقة للخطابات الموجودة على المستندات المُعدة في الحالات القهرية أو غير العادية إلا أنه يمكن استخدام كلا الوجهين للملحقات.

نوع الخط وحجمه - المادة 7

• يجب أن يكون الخط المستخدم في المستندات إما "تايمز نيو رومان" أو "Arial" بنمط عادي.
• يجب أن يكون حجم الخط 12 نقطة لـ "تايمز نيو رومان" و 11 نقطة لـ "Arial".
• حيثما كان ذلك ضرورياً، يمكن تخفيضه إلى 9 نقاط في منطقة الكتابة و 8 نقاط في جزء معلومات الاتصال.
• قد يتم استخدام أنواع و أحجام خطوط مختلفة في ملحقات الوثيقة.

منطقة الكتابة - المادة 8

• يجب أن تكون منطقة كتابة المستند بترك مساحة فارغة 1.5 سم من الحواف العلوية واليسرى واليمنى للصفحة.
• يمكن تعديل الهامش العلوي للصفحة إلى 0.5 سم في إدارة تستخدم شعارًا.

شعار الشركة - المادة 9

• يمكن للإدارات أن تستخدم، ويفضل، شعار الشركة.
• عند استخدام الشعار بمفرده، فإنه يقع في الجزء العلوي الأوسط من المستند المكتوب "T. C”. أو في الركن الأيسر العلوي من المستند بحيث يكون موازياً لمنطقة "العنوان".
• إذا تم استخدام شعارين منفصلين في المستند، فإن الشعار الذي ينتمي إلى الإدارة العليا في التسلسل الهرمي بحيث يكون موازياً لمنطقة "العنوان" موجود على اليسار، والشعار الذي ينتمي إلى الإدارة الأدنى موجود على اليمين.
• عندما يرغب المرء في استخدام شعار يتعلق بمفهوم أو نشاط ما، فإن الشعار الذي ينتمي إلى الإدارة يكون على اليسار والآخر على اليمين بحيث يكون موازياً لمنطقة "العنوان".
• يمكن استخدام شعارين على الأكثر في المستند.

العنوان – المادة 10

• العنوان (التذييل) هو القسم الذي يذكر اسم الإدارة التي ترسل المستند.
• يكتب العنوان في أعلى منطقة الكتابة في المستند وأن يكون توسيطاً.
• يكون الصف الأول هو اختصار "T. C."، والثاني اسم الإدارة بحروف كبيرة، والثالث اسم الوحدة بأحرف أولى كبيرة، والأخرى صغيرة مع توسيطها.
• بالنسبة للإدارات التابعة أو ذات الصلة، يكون الصف الأول هو اختصار"T. C".
• بالنسبة للإدارات التابعة أو ذات الصلة يكون الثاني اسم الإدارة التابعة أو ذات الصلة بحروف كبيرة، والثالث اسم الإدارة بأحرف أولى كبيرة، والأخرى صغيرة والرابع اسم الوحدة بأحرف أولى كبيرة، والأخرى صغيرة مع توسيطها.
• العناوين المستخدمة في محافظات الإدارات ومناطقها تتماشى مع أحكام قانون إدارة المحافظات رقم 5442 بتاريخ 10/6/1949.
• ويكون الصف الأول هو اختصار "T. C” والثاني اسم الإدارة السارية الكبيرة والثالث اسم الوحدة ذات الصلة مع أول حرف كبير وباقي الأحرف صغيرة.
• تُكتب العناوين في الممثليات الأجنبية كما لو كانت في منظمات المقاطعات والمناطق.
• في الإدارات الإقليمية، تذكر الإدارة الإقليمية التي تنتمي إليها.
• وبالنسبة للوحدات الريفية التابعة مباشرة للمنظمة المركزية، يتم ذكر اسمي المنظمة المركزية والإقليمية الريفية في العنوان.
• يتم استخدام سجلات العنوان الموجودة في نظام DETSIS في كتابة العنوان