HG 394/2016: Achiziții Sectoriale

Hotărârea Guvernului nr. 394/2016

• Hotărârea Guvernului nr. 394/2016, adoptată la 2 iunie 2016, aprobă Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului-cadru din Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale.
• Textul este în vigoare începând cu 18 iunie 2018.
• Compania de Informatică Neamț a realizat acest text.
• Textul a fost actualizat prin produsul informatic legislativ LEX EXPERT, pe baza actelor normative modificatoare, publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, până la 18 iunie 2018.
• Actul de bază este Hotărârea Guvernului nr. 394/2016.
• Actele modificatoare sunt Hotărârea Guvernului nr. 866/2016 și Hotărârea Guvernului nr. 419/2018.
• Modificările și completările efectuate prin actele normative enumerate sunt scrise cu font italic.
• În fața fiecărei modificări sau completări este indicat actul normativ care a efectuat modificarea sau completarea respectivă, în forma #M1, #M2 etc.
• Guvernul României adoptă prezenta hotărâre în temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată, și al art. 254 din Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale.
• Se aprobă Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului-cadru din Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 391 din 23 mai 2016, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.

Norme Metodologice

• Acestea au rolul de a aplica prevederile referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului-cadru din Legea nr. 99/2016 privind achizițiile sectoriale.
• În realizarea achizițiilor sectoriale, situațiile fără reglementare explicită se interpretează conform principiilor de la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 99/2016.
• Entitatea contractantă trebuie să ia măsuri pentru a evita conflictele de interese și denaturarea concurenței.
• Dacă apare o situație de conflict, entitatea contractantă este obligată să elimine efectele, adoptând măsuri corective.
• Entitatea contractantă este responsabilă pentru realizarea achizițiilor, cu respectarea dispozițiilor legale.

Compartimentul Intern Specializat în Achiziții Sectoriale

• În vederea realizării achizițiilor sectoriale, entitatea contractantă înființează sau desemnează un compartiment intern specializat, cu personal calificat.
• Sarcinile compartimentului includ măsuri pentru înregistrarea în SEAP, elaborarea programului anual de achiziții, elaborarea documentației de atribuire și îndeplinirea obligațiilor de publicitate.
• Realizează achiziții directe și gestionează dosarul achiziției sectoriale.
• Alte compartimente sprijină activitatea acestui compartiment.
• Sprijinul include transmiterea referatelor de necesitate, specificațiilor tehnice și informațiilor privind prețurile, fondurile și eventualele modificări ale contractelor.
• Entitatea contractantă are dreptul de a achiziționa servicii de consultanță pentru a sprijini activitățile compartimentului și pentru implementarea programelor de prevenire a riscurilor.

Referatul de Necesitate

• Referatul de necesitate este un document intern emis de fiecare compartiment în ultimul trimestru al anului pentru anul următor.
• Acesta cuprinde necesitățile de produse, servicii și lucrări, precum și prețul unitar/total al necesităților.
• Excepțional, referatele pot fi elaborate la momentul identificării necesității, dacă aceasta nu este previzibilă în ultimul trimestru al anului.
• Referatul de necesitate poate fi modificat, cu condiția notificării compartimentului intern specializat și a realizării modificării înainte de inițierea procedurii de atribuire.

Instrumente și Regulamente de Achiziții

• ANAP poate pune la dispoziția entităților contractante și a furnizorilor un set de instrumente pentru planificarea achizițiilor, fundamentarea deciziilor și monitorizarea contractelor.
• Orice entitate contractantă și operator economic care utilizează SEAP trebuie să solicite înregistrarea/reînnoirea înregistrării în SEAP.
• Entitatea contractantă este responsabilă pentru deciziile și măsurile cu privire la achiziționarea prin mijloace electronice.
• Funcționarea tehnică a SEAP este responsabilitatea operatorului sistemului.
• Înregistrarea/reînnoirea/recuperarea în SEAP trebuie să respecte procedura electronică implementată de operatorul SEAP, cu avizul ANAP.
• Procedura electronică este publicată pe pagina de internet SEAP.
• Entitățile contractante și operatorii economici răspund pentru corectitudinea datelor transmise în cadrul procedurii de înregistrare și trebuie să transmită orice modificare survenită în termen de 3 zile lucrătoare.

Etapele Procesului de Achiziție Sectorială

• Atribuirea unui contract sectorial are trei etape distincte: planificare/pregătire, organizarea procedurii și atribuirea contractului, și etapa post-atribuire.
• Etapa de planificare/pregătire se inițiază prin identificarea necesităților și elaborarea referatelor de necesitate, și se încheie cu aprobarea documentației de atribuire și a strategiei de contractare.
• Strategia de contractare este un document al fiecărei proceduri de achiziție sectorială cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 12 alin. (4) din Lege.
• Deciziile din etapa de planificare/pregătire se documentează prin strategia de contractare, luând în considerare aspecte precum relația dintre obiectul contractului și resurse, procedura de atribuire, tipul de contract, mecanismele de plată, justificările valorii estimate, și obiectivele entității contractante.
• Etapa de organizare a licitației începe prin transmiterea documentației de atribuire în SEAP și se finalizează prin încheierea contractului.
• În etapa post-atribuire, entitatea contractantă realizează o analiză a performanței contractului.
• Entitatea contractantă trebuie să realizeze un proces de achiziție sectorială prin utilizarea resurselor profesionale proprii, prin unități centralizate de achiziție înființate prin hotărâre a Guvernului, sau cu ajutorul unui furnizor de servicii de achiziție, selectat în condițiile legii.
• Procesele de achiziție sectorială cu cheltuieli de capital mai mari de 125 milioane de lei fac obiectul unei strategii anuale de achiziție sectorială, elaborată în ultimul trimestru al anului anterior.
• Strategia anuală se aprobă de către conducătorul entității contractante.
• Entitatea contractantă poate opera modificări ulterioare în strategie cu aprobarea corespunzătoare.
• Modificările cu scopul de a acoperi necesități inițiale sunt condiționate de identificarea surselor de finanțare.
• Elementele estimative pentru elaborarea strategiei anuale sectoriale includ nevoile identificate la nivel de entitate contractantă, valoarea estimată a achiziției, capacitatea profesională existentă, și resursele existente.

Programul Anual al Achizițiilor Sectoriale

• Entitatea contractantă trebuie să elaboreze Programul Anual al Achizițiilor Sectoriale, utilizat pentru planificare, monitorizare și verificarea îndeplinirii obiectivelor.
• Programul se elaborează în trimestrul IV al anului anterior, pe baza referatelor de necesitate.
• Programul trebuie să țină cont de necesitățile obiective, gradul de prioritate, și anticipările cu privire la sursele de finanțare.
• După aprobarea bugetului propriu, entitatea contractantă are obligația de a-și actualiza programul anual al achizițiilor sectoriale în funcție de fondurile aprobate.
• Programul anual trebuie să cuprindă informații despre obiectul contractului/acordului-cadru, codul CPV, valoarea estimată fara TVA, sursa de finanțare, procedura, data estimata pentru inițiere și atribuire, modalitatea de derulare, respectiv online sau offline și identificatorul unic.
• Extrase din programul anual vor fi publicate semestrial în SEAP, inclusiv modificările ulterioare.
• Prin excepție, entitatea contractantă care implementează proiecte cu fonduri nerambursabile elaborează distinct un program al achizițiilor sectoriale aferent fiecărui proiect in parte.
• Entitatea contractantă ține evidența achizițiilor directe ca parte a programului anual.
• Are dreptul de a opera modificări ulterioare cu condiția identificării surselor de finanțare urmând ca totul să fie publicat.
• ANAP pune la dispoziția entităților contractante formularul de program anual al achizițiilor sectoriale printr-un ordin.

Estimarea Valorii Achiziției și Alegerea Modalității de Atribuire

• Estimarea valorii unei achiziții se face având în vedere obiectul acesteia, conform legislației.
• Obiectul achiziției se corelează cu codul/codurile CPV cât mai exact.
• Entitatea contractantă alege procedura de atribuire în funcție de valoarea estimată, complexitatea contractului și îndeplinirea condițiilor specifice anumitor proceduri.
• La alegerea procedurii de atribuire, entitatea contractantă se raportează la valoarea estimată a produselor, serviciilor și lucrărilor considerate similare, în funcție de tipul contractului.
• În cazul contractelor de lucrări sau servicii pentru obiective de investiții publice, entitatea alege procedura în funcție de valoarea estimată a serviciilor de elaborare a studiului de fezabilitate, a serviciilor de proiectare tehnică, și a serviciilor specifice aferente lucrărilor.

Consultarea Pieței și Împărțirea pe Loturi

• Entitatea contractantă poate derula un proces de consultare a pieței, ca parte a procesului de achiziție sectorială, în cadrul etapei de planificare/pregătire.
• Consultarea se inițiază prin publicarea unui anunț în SEAP sau prin alte mijloace.
• Anunțul trebuie să conțină denumirea entității contractante, informațiile de contact, descrierea necesităților, aspectele supuse consultării, termenul de consultare, și modalitatea de desfășurare a consultării.
• Aspectele supuse consultării vizează potențiale soluții tehnice, financiare, contractuale, și aspecte legate de strategia de contractare.
• Orice persoană/organizație interesată transmite entității opinii, sugestii sau recomandări referitoare la consultare, prin formele menționate în anunț.
• Entitatea poate decide ca opiniile să fie transmise doar prin mijloace electronice, și poate lua în considerare sugestiile primite.
• Entitatea poate organiza întâlniri sau evenimente pentru discuții cu părțile interesate.
• Entitatea contractantă are obligația de a publica în SEAP rezultatul consultării pieței.
• Împărțirea unei achiziții pe loturi poate viza produse, servicii sau lucrări similare/diferite.
• Entitatea contractantă are dreptul de a achiziționa servicii de proiectare împreună cu lucrările proiectate sau separat, în contracte diferite.
• Loturile pot fi atribuite simultan sau separat, la intervale diferite de timp.

Documentația de Atribuire și Anunțul de Participare

• Documentația de atribuire este alcătuită din DUAE, instrucțiunile către ofertanți/candidați, caietul de sarcini sau documentul descriptiv, clauzele contractuale obligatorii, și formularele și modelele de documente.
• Documentația include orice cerință, criteriu, regulă sau informație necesară pentru o informare completă a ofertanților/candidaților.
• Instrucțiunile către ofertanți conțin detalii despre formalitățile de îndeplinit, modul de structurare a informațiilor, garanțiile solicitate, criteriile de atribuire și termenele procedurale.
• Aspectele legate de cerințele din DUAE se formulează și se aplică conform Regulamentului de punere în aplicare (UE) 2016/7 al Comisiei din 5 ianuarie 2016.
• Entitatea contractantă generează electronic DUAE completat cu informațiile solicitate, atașându-l în SEAP.
• Trebuie asigurată corelația dintre informațiile solicitate prin anunț și cele marcate în DUAE, menționând modul de accesare a DUAE.
• În cazul discrepanțelor între DUAE și anunț prevalează informațiile din anunțul care va fi revizuit.
• Anunțul de participare (pentru acord-cadru) conține numărul sau intervalul de operatori economici, opțiunea de atribuire a contractelor subsecvente cu/fără reluarea competiției, frecvența de atribuire a contractelor, criteriul de atribuire și estimările cantităților minime și maxime.
• Instrucțiunile pentru ofertanți cuprinde elementele ofertei care vor face obiectul licitației electronice, limitele valorilor care pot fi îmbunătățite și informațiile disponibile pe parcursul licitației.
• Caietul de sarcini conține specificații tehnice care permit descrierea obiectivă a produselor, serviciilor sau lucrărilor.
• Cerințele tehnice țin seama de accesibilitatea pentru persoanele cu dizabilități.
• Documentul descriptiv (la dialog competitiv) cuprinde descrierea necesităților, obiectivelor și constrângerilor entității cu cerințe minime.
• În cazul procedurii de dialog competitiv, documentația conține posibilitatea acordării de prime participanților, cu valoarea acestora sub o anumită limită.
• Operatorul economic a cărui ofertă este câștigătoare nu este exceptat de la acordarea primelor
• Entitatea contractantă poate iniția aplicarea procedurii doar după ce documentația de atribuire a fost finalizată.
• Documentația de atribuire și documentele-suport se încarcă integral în SEAP.
• Documentele-suport includ declarația privind persoanele cu funcții de decizie, respectiv cu putere de reprezentare din partea furnizorilor de servicii auxiliare, şi strategia de contractare.

Integrarea și Transparența Anunțului de Participare

• Informațiile din anunțul de participare se încarcă în SEAP prin formularul specific.
• Documentele trebuie semnate cu semnătură electronică extinsă.
• Operatorul SEAP publică anunțul în cel mult o zi lucrătoare după îndeplinirea condițiilor.
• Dacă operatorul SEAP nu poate transmite anunțul spre publicare în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (JOUE) din motive tehnice, entitatea contractantă va transmite spre publicația respectiva.
• Entitatea contractantă are obligația de a posta în SEAP răspunsurile sale toate solicitările.

Termene Limită de Solicitare

• Din momentul în care entitatea contractantă stabilește termenele-limită, aceasta trebuie să specifice în anunțul de participare termenul-limită în care operatorii economici pot solicita clarificări astfel încât să aibă o perioadă suficientă de timp pentru a analiza documentația de atribuire și a formula întrebări.
• Entitatea contractantă menționează în anunțul de participare că va răspunde doar solicitărilor de clarificări trimise de operatorii economici până la termenul-limită.
• În caz că există două termene de răspuns stabilite, entitatea contractantă poate grupa pe cele două termene întrebările și răspunsurile aferente, pe baza unor criterii precum complexitatea aspectelor incidente, asigurându-se că timpul acordat elaborării ofertelor este unul adecvat.

Sisteme de Calificare și Criteriile Asociate

• Entitățile contractante pot institui și utiliza sisteme de calificare în condițiile stabilite de lege.
• Anunțurile privind sistemele de calificare trebuie să indice intenția entității contractante de a opera un astfel de sistem pentru unul sau mai multe contracte sectoriale.
• Se creează o listă de operatori economici permanentă, care poate fi utilizată ca sursă de candidați la sistemul de calificare.
• Entitatea contractantă poate decide să creeze lista de operatori doar dintre candidații calificați.
• Entitățile contractante aplică criterii de calificare și selecție prevăzute de lege, precum și motivele de excludere.
• Se aplică norme și criterii obiective pentru excluderea operatorilor economici.
• Sistemul de calificare poate implica diferite etape, iar entitățile contractante păstrează o înregistrare scrisă.
• Înregistrarea se poate împărți pe categorii.
• Dacă o entitate consideră că sistemul altei entități satisface standardele sale, ea va comunica firmelor numele entităților.
• Publicarea unui anunț există se va face prin intermediul SEAP.
• Entitățile contractante trebuie să trimită o notificare în fiecare an, începând cu anul următor implementarii.

Criteriile de Calificare

• Criteriile pe care entitatea contractantă le stabilește, trebuie să reflecte posibilitatea concretă ca acel potențial operator economic să îndeplinească la un moment dat contractul respectiv.
• Criteriile de selecție se aplică pentru selectarea candidaților cu cea mai mare capacitate economică, financiară sau tehnică.
• Entitatea contractantă trebuie să precizeze modalitatea de acordare a punctajului.
• Criteriile neprevăzute nu trebuie să fie considerate clauze nescrise.
• Crearea de criterii minime este interzisă dacă acestea nu au relevanță asupra contractului.
• Entitatea contractantă are dreptul de a impune ca cerință minimă nivelul indicatorilor care au legătură concretă.
• Se poate ca ofertele depuse de operatori să fie evaluate pentru capacitatea economică, financiară, tehnică și profesională.

Condiții de Atribuire

• Criteriile de calificare și cele de selecție care se regăsesc în caietul de sarcini sau în documentația descriptivă nu sunt prevăzute corect în anunțul de participare sau în anunțul simplificat de concurs, acestea fiind considerate neconforme cu legislația din domeniu.
• Entitatea contractantă nu are dreptul de a restricționa participarea la procedura de atribuire a contractului sectorial, atâta timp cât se respectă condițiile enunțate in document.
• În aplicarea prevederilor legale, entitatea contractantă are dreptul de a impune ca în situația ofertei depuse de operatori, fiecare dintre aceștia să demonstreze îndeplinirea nivelurilor criteriilor referitoare la capacitățile necesare.
• Atunci când criteriul utilizat este "cel mai bun raport calitate-preț", evaluarea ofertei câștigătoare se realizeaza prin aplicarea a diferiți factori.

Factori de Evaluare

• Algoritmul de acordare al punctajului se precizează în documentația de atribuire în vederea organizării, calificarea și/sau experiența personalului.
• Entitatea contractantă nu poate folosi calificarea/experiența în procesul de calificare a contractului.
• Comisia hotărăște asupra unor criterii de calificare doar cu acordul A.N.A.P.
• Prin ordin al președintelui A. N. A.P., se stabilesc categoriile de servicii intelectuale, dar nu va fi influențată natura factorilor de evaluare a ofertelor.
• Factorii nu trebuie să aibă legătură directă cu natura și obiectul contractului, ci cu avantajul pe care entitatea contractantă poate influența anumite elemente prin factorii de evaluare.
• Ponderea nu trebuie să distorsioneze rezultatul aplicării procedurii pentru atribuirea contractului.
• Entitatea contractantă are obligația de a stabili o pondere care să reflecte în mod corect importanţa caracteristicii tehnice sau a beneficiilor de natură financiară.
• În cazul în care, în cadrul unei proceduri se atribuie mai multe loturi, entitatea contractantă poate stabili criterii de atribuire separate şi diferite pentru fiecare lot în parte.

Utilizarea Costului Cel Mai Scăzut

• În cazul în care criteriul atribuit este "costul cel mai scăzut", acesta este rezultatul însumării cuantificărilor în unitatea monetară, exprimate în valoare neță, a eforturilor entității contractante.
• Costul pe ciclul de viață și costul elementelor se calculează prin însumarea ratelor de actualizare, iar entitățile contractante au obligația de a comunica cu privire la următoarele: condițiile, mediul, durata și intensitatea de utilizare.
• Ierarhia se stabilește în ordinea crescătoare a costurilor.
• Stabilirea ofertei câștigătoare se realizează doar prin compararea prețurilor.

Garanția de Participare

• Reprezintă un instrument aferent modului de prezentare a ofertei, protejând entitatea contractantă față de conduita necorespunzătoare a celei/celui care depune o ofertă.
• Anunțul de participare trebuie să conțină informații privind valoarea (care nu poate mai mare de 1% din valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent) și perioada de valabilitate.
• Garanția de participare se constituie prin virament bancar sau printr-un instrument de garantare emis de o instituție de credit din România sau din alt stat/societate de asigurări.
• Instrumentul de garantare se transmite SEAP împreună cu oferta, prevederea sa de plată fiind necondiționată (adică la prima cererea).
• Entitatea nu are dreptul de a obliga prezentarea/interzice a unui instrument de garantare emis de un anumit tip de societate.
• În cazul în care garanția are una dintre oferte, acest lucru se va restitui în cel mai mult 3 zile lucrătoare.
• Se reține garanția de participare, ofertantul este obligat să-și retragă oferta în perioada de valabilitate în care oferta sa nu trebuie să fie de bun augur.
• Încheierea unui acord cadru și nereturnarea garanției de participare în cazul refuzului de a semna un contract sectorial.

Restituirea Garanției

• Se va restitui în cel mult 3 zile lucrătoare de la data constituirii garanției de bună execuție, dar nu mai târziu de data semnării contractului sectorial sau acordul cadru.
• În cazul contractelor anulate, este returnată garanţia de participare, după data expirării termenului cu privire la decizia de anulare.
• Ofertanții declarați necâștigători au dreptul de a obține eliberarea garanției înainte de expirarea contractului.

Condițiile de Bună Execuție

• Garanția de bună execuție a contractului este obligatorie în scopul de a asigura bunul mers al entității.
• Aceasta are loc într-un termen de 5 zile.
• Valoarea garanției este valabilă între 10% din prețul contractului.
• Contractantul are obligația de a completa garanția de bună execuție în corelație cu noua valoare.
• Garanția de execuție se va constitui prin virament bancar, instituție bancară, garanțiile devin anexe la contract, iar entitățile au drept de accept.
• Garanția de bună execuție se poate constitui cu condiția de a prezenta facilitățile de atribuire, iar contractantul are obligația de a descrie sau să bifeze, precum și să facă dovada ambele părți.
• Plata se va efectua doar pe baza prețurilor proprii prevăzute de către contractant de ofertă, fie că e fixaă, fie care se poate ajusta în funcție de modificarea prețurilor.
• Este interzisă modificarea prețului din oferă în funcție de prețul cu care contractantul se aprovizionează.

Drepturi și Obligații

• Entitatea contractantă are dreptul de a emite pretenții asupra garanției dacă în cazul în care contractantul nu își îndeplinețește atribuțiile.
• Entitatea contractantă este obligată să aiba în vedere următoarele: să elibereze contractantul în cel mult 14 zile, dar de la data îndeplinirii contractantului.
• Entitățile contractante au dreptul de a solicita de a emite documente constatatoare în conformitate.
• Entitatea contractantă are obligația de asigura arhivarea documentelor, în conformitate cu prevederile.
• Elementele principale includ caietul de sarcini, aspectele tehnice, și garanția de bună execuție.

Sistemul Dinamic de Achiziții

• Entitatea contractantă are dreptul de a utiliza un sistem dinamic de achiziții, dar nu abuziv.
• Este obligatoriu ca toate comunicările din cadrul unui sistem dinamic de achiziții să se realizează exclusiv prin mijloace electronice.
• Entitatea nu are dreptul de a restricționa sau să modifice obiectul contractului sectorial.
• Instrumentele și dispozitivele de recepție ale acestuia trebuie să garanteze modul corect de derulare.

Licitația Electronică

• Etapele finale ale procedurii permit inițierea de către entitatea contractantă a informațiilor solicitate.
• Licitația se poate organiza doar în facilitățile tehnice care permit aplicarea algoritmului.
• Se va introduce în SEAP informații cu privire la numărul de licitații. runde şi a elementelor ofertei.
• La licitația electornică este permisă participarea operatoriilor înregistrati in portal.
• Sistemul informatic este la dispoziția participanțiilor pentru determina poziţia lor.
• Ofertele depuse nu pot decât să îmbunătățească ofertele depuse anterior.
• Sistemul informatic pune la dispoziție numele candidaților.

Raportul Comisiei

• Comisia are obligația de a analiza și verifica atât elementele tehnice, cât și aspectele financiare propuse, cu condiția unei bune folosiri a garanțiilor.
• Comisia a stabilit un termen-limită rezonabil, iar în caz contrar, oferta va fi considerată neconformă.
• Comisia nu este de acord cu îndreptarea erorilor, oferta va fi considerată.
• Entitatea are dreptul de a solicita operatorului corectarea viciilor.
• Persoanele au dreptul de a solicita clarificări despre modul de îndeplinire a documentelor în format electronic.

Oferte și Documente Însoțitoare

• Cei care elaborează oferta în conformitate cu prevederile care indică motivarea în cuprinsul acesteia poate fi confidențială în baza legislației aplicabile.
• Operatorii economici depun duae sau documentele calificării.
• Operațiunile cu caracter obligatoriu trebuie îndeplinite tot pe durata de valabilitate.
• Riscurile transmiterii ofertei cad în sarcina operatorului economic.

Comisa de Evaluare și Modul de Lucru al Acesteia

• Organismul are obligația, în caz contrar procedurile nu respectă îndatoririle. Persoanele competente au atribuții specifice.
• Să facă parte membri aparținând compartimentelor entității.

Acțiunile Comisiei:

• Deschiderea ofertelor, verificarea îndeplinirii criteriilor, precum și selectarea candidaților.
• Dialogarea cu diverși operatori economici și analiza conformității propunerilor celor care au înaintat o ofertă.
• Împreună cu elementele conexe, are obligația să se abțină în totalitate de la o modificare a modului în care aceasta își desfășoară ședințele.
• Entitatea în cauză mai deține aspecte clar specificate sub formă de formularele.
• Entitatea contractantă face parte din activitățile autorizate. Entitatea/comisia de evaluare are obligația de a respecta regulile de evitare/conturarea unui conflict de interese.
• Declarația dată trebuie semnată de membrii comisiei și să conțină următoarele date: numele, prenumele, data nașterii, domiciliul, și codul numeric personal.
• Comisia trebuie să se ghideze după un calendar estimativ și să ia decizii cu ajutorului a cel puțin 2/3 din membrii.
• Elementele/condițiile analizate se vor a fi în totalitate complete, iar în cazul unor divergențe, președintele va solicita reanalizarea.

Verificarea și Evaluarea

• Comisia are obligația unor criterii de calificare, dar și de a soluționa solicitări clarificări.
• Întrucât în caz de oferte, va fi analizat atât punctul de vedere al perspectivelor financiare cât și elementele tehnice puse la dispoziție de depunător.
• Propunerile tehnice trebuie să se subordoneze prevederilor impuse.
• Ofertantului îi poate fi solicitată corectarea viciilor de formă, dar dacă acesta nu este de acord, oferta va fi considerată neconformă.
• Comisia va stabili oferta câștigătoare în termenul unor criterii necesare. Entitatea va ține cont de:
• Respectarea anumitor praguri valorice.

Responsabilitățile Comisiei

• În caz că se constată elemente aparent neobișnuite, aceasta va solicita părților să explice condițiile prin care au îndeplinit regulile documentului.
• În cazul în care ofertantul/a nu prezintă comisiei care va evalua datele necesare, se va considera neconfromă.
• În final, comisia are obligația de a respinge propunerile din partea celor neeligibili.

Finalizarea procedurii de atribuire

• SEAP generează automat formulare/ notificări complete de către operator.
• Entitatea contractantă are obligația efectuarii și comunicării prevăzute.
• Se încheie contractul sectorial, iar în caz de imposibilitate fortuită, atunci se poate declara câștigătoare oferta clasată pe locul doi.
• Comisia/Entitatea nu are dreptul a aproba, iar refuzul nejustificat se asimilează. Dosarul de achiziții trebuie să ofere elemente referitoare la caietul de sarcini și toate clarificările aduse împreună, oferte, iar contractul are cel puțin următoarele secțiuni:
• Anexe (caietul de sarcini, oferte e t c)
• Garanția și detalii despre terți sunt cuprinse în contractul de ajutor.

Condiții și Clauze Sectoriale

• Pentru asigurarea trasabilității, procedurile desfăşurate integral prin mijloace electronice asigură, implicit, transparența acțiunilor aferente atribuirii contractelor sectoriale.
• Modificarile și finalizarea sectoarelor/ acordurilor cu aspecte legale vor respecta articolele 236 din Lege și respecta trasabilitatea necesară.
• Prețul poate suferi ajustări în funcție de apariția unor condiții noi din piață(creşterea sau diminuarea indicilor de preț), iar posibilitatea de ajustare, dar și aspectele legate de atribuire,se vor verifica si respecta la o înștiințare în termen.
• Nu este interzisă modificarea prețului ofertei în funcție de variația prețurilor.
• Contractul sectoral acordă dreptul de a prelungi durata, atâta timp cât entitatea contractată optează pentru suplimentare.

Acte și Rapoarte

• Entitatea contractantă are obligația de a emite documente constatatoare care conțin informații referitoare la îndeplinirea sau, după caz, neîndeplinirea obligațiilor contractuale și eventualelor prejudecăți (prejudicii financiare), după termenul fixat de lege, și poate fi contestată (potrivit legii).
• Împreună cu toate acestea, este necesară analiza și aprobarea actelor finale.