Gestión de Proyectos: Identificación de Actores y Comunicación Efectiva

Identificación de Actores y Comunicación

• Los principales actores en un proyecto son: el administrador de proyectos, el patrocinador, el cliente, el equipo del proyecto y otros involucrados.
• La comunicación efectiva es fundamental en el desarrollo de proyectos, tanto en forma oral como escrita.

Desarrollo de un Proyecto

• Paso 1: Identificar la necesidad, que puede surgir del mercado, regulaciones, desarrollo tecnológico o situaciones internas a la organización.
• Algunas frases que pueden ayudar a describir la necesidad son: reducir, aumentar, mejorar, eliminar, mitigar, incorporar.
• La necesidad debe estar claramente definida y justificada para evaluar si el proyecto es viable.

Presentación del Caso de Negocio

• El Caso de Negocio es un documento que evalúa el impacto del proyecto en la organización y su alineación con los objetivos estratégicos.
• Las organizaciones con cultura de profesionalismo en la gestión de proyectos cuentan con mecanismos estandarizados para presentar propuestas de proyectos.

Definición del Objetivo

• Paso 2: Acordar el objetivo del proyecto, definir lo que se espera desarrollar.
• La redacción del objetivo debe estar encaminada hacia lo que se espera resolver en forma total o parcial con el proyecto.
• La técnica SMART es recomendada para describir el objetivo: específico, medible, alcanzable, realista o relevante y especificar el tiempo disponible.

Ejemplo de Descripción del Objetivo

• (S) específico: ¿Qué vamos a hacer? Aplicar las mejoras necesarias en nuestra empresa de acuerdo con los lineamientos del estándar de calidad ISO.
• (M) medible: ¿Cómo sabremos si lo logramos? ...para obtener la certificación de calidad ISO.
• (A) alcanzable: ¿Tenemos lo necesario para lograrlo? (se confirma que el equipo tiene recursos, tiempo y capacidad para realizarlo con éxito).
• (R) realista o relevante: ¿Nos ayudará a lograr nuestros objetivos estratégicos? ...que nos permita mantener la producción, distribución y venta de nuestros productos.
• (T) tiempo: ¿cuánto tiempo tenemos para lograrlo? ...en menos de dos años.

Concretar los Entregables

• Paso 3: Cada proyecto debe orientarse a generar resultados concretos, tangibles que puedan ser verificados.