Gestión de Compras y Ventas en Farmacia

• La compra a proveedores es crucial para la atención farmacéutica y la gestión empresarial.
• Las farmacias compran medicamentos y productos sanitarios, invirtiendo en equipos y mobiliario.
• Las compras se realizan en efectivo o mediante cheques, letras de cambio y pagarés.
• Las operaciones de compra incluyen impuestos como el IVA y el Recargo de Equivalencia.
• Es importante gestionar la documentación asociada a la compra, como facturas y cartas de reclamación.
• El objetivo final es la dispensación, venta de productos y el establecimiento de precios de venta.
• Existen módulos de gestión en compra-venta para facilitar el trabajo en la farmacia.

La Compra de Productos

• Para comprar un producto, es necesario buscar proveedores.
• Es necesario saber qué productos se necesitan, en qué cantidad y con qué calidad.
• Una vez claros los productos y el proveedor, se realiza el pedido.
• Los pedidos se realizan varias veces al día para la reposición diaria.
• Los pedidos extraordinarios responden a necesidades como productos estacionales o buenas ofertas.
• Los pedidos diarios incluyen un albarán que debe revisarse para la recepción.
• Es necesario saber cómo hacer reclamaciones y devoluciones de mercancías.
• Hay que tener en cuenta los medicamentos especiales, como los termolábiles y estupefacientes.

La Búsqueda de Proveedores

• El proceso de búsqueda y selección tiene tres pasos
• La primera fase es buscar información en fuentes como el Colegio Oficial de Farmacéuticos, Internet y cooperativas farmacéuticas.
• La segunda fase es solicitar información sobre calidad, precio, forma de pago, plazos de entrega, etc.
• Se puede pedir información mediante cartas, catálogos, muestras, presupuestos o visitas comerciales.
• La tercera fase es evaluar y seleccionar al proveedor mediante un cuadro comparativo de condiciones.
• Se puede elegir al proveedor por criterios económicos (precio, descuentos, forma de pago) o de calidad (características técnicas).

¿Quiénes son los proveedores?

• Los proveedores en el campo farmacéutico son los almacenes de distribución (cooperativas, sociedades limitadas, sociedades anónimas) y los laboratorios farmacéuticos.

Los Almacenes de Distribución

• Los almacenes de distribución son intermediarios entre los laboratorios y las farmacias.
• Los almacenes de distribución pueden ser Sociedades Anónimas (capital privado), Centros y/o Sociedades Anónimas de capital farmacéutico (accionistas farmacéuticos; distribuyen solo a farmacias) o Cooperativas farmacéuticas.
• La distribución en España pertenece mayoritariamente a farmacéuticos (cooperativas y sociedades anónimas).
• Entre las ventajas se encuentran permiten la llegada de productos a todo el pais rápidamente para garantizar el abastecimiento y proporcionan las cantidades necesarias desde un solo producto a compras extraordinarias.
• Los almacenes admiten devoluciones por caducidad, ofrecen información, asesoramiento y formación.
• Entre los inconvenientes, facturan al Precio de Venta de Almacén (PVA).
• Algunos almacenes exigen ser socio.

Los Laboratorios Farmacéuticos

• Los laboratorios farmacéuticos fabrican medicamentos y productos sanitarios.
• Los que distribuyen a través de mayoristas tienen visitadores médicos para explicar los productos.
• Los laboratorios que distribuyen directamente ofrecen precios más bajos, información técnica, apoyo para promocionar las ventas y posibilidad de devolución.

El Pedido

• El pedido es la solicitud de artículos al proveedor.
• Los pedidos se pueden hacer vía Internet a través de los programas de gestión que dan acceso instantaneo a los distribuidores, por correo electrónico, por teléfono u por agentes comerciales.
• Es recomendable hacer el pedido por escrito a fin de que se pueda guardar una copia.

Documentos de Emisión de Pedidos

• Se elabora una carta o propuesta de pedido cuando se contacta a un proveedor por primera vez o para un pedido extraordinario
• El documento debe detallar los artículos solicitados y las condiciones de la operación.
• Un requisito importante es que debe figurar la identificación del comprador y vendedor;
• Así como el número de orden de pedido, fecha de emisión y dirección de entrega de la mercancía.
• También debe incluirse unidades,características de los artículos, medio de transporte y precio unitario, importe total, forma de pago y descuentos.
• En los programas de gestión, la propuesta se revisa y se transforma en pedido, que se envía al proveedor
• Cada envío contiene los datos antes mencionados.

Confirmación del Pedido

• La confirmación es un documento que envía el proveedor cuando recibe un pedido.
• En él se indica si se está de acuerdo con las condiciones, la fecha de envío y se aclaran dudas.
• Los almacenes de distribución generan confirmaciones de pedido automáticamente en el programa de gestión.
• Se indica los productos que llegarán y cuáles no.

El Transporte de los Productos

• En el transporte de mercancías intervienen el remitente o expedidor, el transportista o porteador, y el destinatario o consignatario.
• El remitente es quien entrega la mercancía para transportar
• El transportista es quien realiza el transporte
• El destinatario es quien la recibe
• El transporte puede ser pagado por el remitente (portes pagados), el destinatario (portes debidos) o el destinatario al recibir la mercancía (reembolso).
• El transportista es responsable de la mercancía y de los daños que pueda sufrir, así como de entregarla en el plazo fijado.
• Los daños en la mercancía se pueden reclamar al transportista dentro de las 24 horas siguientes a la entrega.
• El consignatario y el destinatario son la misma persona; este último debe pagar los portes debidos.

La Recepción de Pedidos: El Albarán

• El albarán es un documento importante para la revisión y recepción de los productos.
• También se conoce como nota de entrega
• Es un documento de prueba esencial que acredita la entrega de la mercancía al destinatario.
• El albarán acredita que las mercancías han salido del almacén, han sido recibidas por el comprador y han sido transportadas.

Tipos de Albarán

• Hay dos modalidades: albarán valorado (incluye precios unitarios y totales) y albarán sin valorar (solo descripción y cantidad).
• Los tipos de copias corresponden a un destinatario y a una finalidad
• Una copia para el vendedor para la salida de productos del almacen, una copia para el transportista (firmada por el receptor), una copia para el comprador(para contraste los datos cuando esta la factura)

Es muy importante cuando llega el pedido:

• Debe solucionarse lo antes posible
• Descargar la mercancía de manera organizada.
• Comprobar que los productos recibidos son los pedidos y los que figuran en el albarán.
• Verificar el estado de los productos.
• Comprobar que la fecha de recepción de la mercancía es la que había acordado.
• Estar conforme y firmar el albarán si cumple con todos los requisitos

Las Reclamaciones y Devoluciones

• Si la mercancía recibida es incorrecta, se puede rechazar o aceptar notificando los problemas en el albarán para iniciar las reclamaciones.
• Se puede reclamar por defectos o vicios ocultos (30 días para reclamar)
• Tambien por defectos en la calidad o cantidad recibida (reclamación inmediata).
• La reclamación se puede hacer enviando una carta al vendedor por incumplimiento de lo que se ha pactado en el pedido.
• Tambien hay que detalalar si la mercancía debe ser retirada o no.
• Si la reclamación es por medio del albarán es conveniente en la farmacia
• Pueden hacerse en copia tanto en el albarán, como de manera online a través de los formularios web
• Se entregan los productos al repartidor con el ejemplar para las reclamaciones o la copia del albarán y el motivo de la reclamación
• Al reclamar se deben tener en cuenta roturas, errores de anotación o de despacho, falta de género o si no interesa

Devolución de Productos Termolábiles

• La devolución de productos que requieren refrigeración necesita un protocolo especial
• Los almacenes entregan un documento que debe firmar y cada encargado deberá responsabilizarse en el proceso de devolución, en virtud de que no se ha roto la cadena de frío durante este proceso
• En este documento debe aparecer: Datos de la farmacia, conductor y el almacen distribucion

Documentos para devolucion

• En este documento, debe aparecer:
• Datos de la Farmacia para la devolución ( lote y caducidad, y su albarán);la firma del personal de la farmacia y sello de la farmacia
• Conductor: Embalaje en condiciones y documento firmado dentro de la nevera
• Almacén de Distribución: El responsable debe realizar el correcto análisis para posteriormente firmar.La dirección técnica deberá aprobar o rechazar el documento anterior.
• El plazo de devolución, en este caso, es de 48 horas

Artículos a tener en cuenta

• Las devoluciones de medicamentos del cliente a la oficina de farmacia no están permitidas porque a partir de ese momento no se podrían garantizar las óptimas condiciones de conservación
• Si se recogen por error en la dispensación, se deben eliminar y no volver a dispensar

Petición, entrega y devolución de medicamentos estupefacientes

• Todo este procedimiento es totalmente diferente al del de otros mercancías

Pedido de Estupefacientes

• Para ello es esencial tener número del vale Entregas de Estupefacientes
• Un talonario oficial

Datos importantes del talonario oficial a cumplimentar

• El nombre de la especialidad que se solicita (una única forma farmacéutica).
• El número de unidades (en un solo vale se pueden solicitar varias unidades de una única especialidad). El almacén de distribución

No se permiten los vales

• Ni tachaduras, ni enmiendas
• Sino se debe archivar con palabra "ANULADO"

¿Cómo recibirlo?

• El repartidor lo debe traer aparte, si es correcto la entrega se hace efectiva (Si es correcto)

¿Cómo devolverlo?

• En casos de caducidad o destruccion
• Devolver al laboratorios, con el almacén incluido
• Con una nota visible "DEVOLUCIÓN"

Documentos para la destrucción

• Para hacer ésto, debe cumplimentarse una hoja que será entregada
• El responsable de la destrucción de medicamento, debe sellar y firmar este documento
• Se comunica (de manera obligatoria)los servicios territoriales de farmacia , con datos vistos en la unidad , como ya debes saber

La Búsqueda de Proveedor

• Indica si cada frase es verdadero o falsa:
• Es el primer paso nada más pedir un producto: (F)

La Relación agente- empresa

• Se relacionan mediante Transfer :((1) Almacenes mayoristas)
• Mayor precio en venta:((2)Laboratorios)
• Eficacia y rapidez a la hora de servir a la farmacia: ((3)Distribución)
• Se relación con cofares: ((4)Cooperativas)

Forma de Pedir

• Comercial: ((1) Pedidos de vacuna
• Por teléfono: ((2)Proveedores habituales
• Por email: ((3) a laboratorios Por Internet: ((4)Pedidos urgentes)

Paga porte

Lo paga el destinatario. (Si los envíos son a portes pagados)

El albarán indica que

Lo realiza la oficina de farmacia (La empresa vendedora)

Las facturas

Necesario aprender varios conceptos

Elementos en la factura

• Nombre fiscal ((1) Datos del que realiza la factura (el expedidor)
• Nombre del receptor ( (2) Datos del que recibe la factura (destinatario)
• Número y serie ((3)factura)
• Número de pedido*(4)*
• Número de albarán*(5)*
• Fecha de emisión*(6)*
• Precio total bruto (7)
• Descuentos(8)
• La base imponible (9) El importe bruto menos los descuentos, más los gastos
• Tipos impositivos es aplicar las operaciones*((Tipo o tipos impositivos))*
• Importe final a pagar*((Cuota tributaria))*
• Cada persona puede recibir un original del mismo. (F)

Soporte digital de una factura

Necesario tener el consentimiento y garantizar la veracidad

Factura legalmente

Tiene plazos para expedirla y entregarla, dependiendo de la operación

Los farmacéuticos (o cualquiera en su labor)

• Está obligado a mantener la información de las facturas durante 4 años

Imprescindible en una factura

Distinguir tipos de descuento (comerciales, rappels, por pronto pago...) y/o bonificaciones

Bonificación 4+1

Se regala uno por cada cuatro

Impuestos

El consumidor final es quien lo paga "((IVA))" En cambio, el profesional es que lo ingresa

Hecho imponible

Son todas las operaciones que causen el tributo

Base imponible

Es la cuantificación del hecho imponible

Tipos impositivos

En farmacia, existen 3 "((Tipos de IVA según el producto))"

IVA REDUCIDO

Productos animales y gafas (10%)

IVA SUPERREDUCIDO

Protesis, sillas (4)

Muestras demostrativas: ((IVA exhento))

Recargo de equivalencia

Régimen para facilitar el cobro en comercio minoristas

Esenciales del recargo

• El distribuidor se hace cargo de Liquidarlo, y el minotista se ahorra realizar esta tarea
• Por su parte, si se pide una factura, debe facilitarse con normalidad

Operaciones con facturas

• El comercial se aplica sobre el: *((importe bruto))
• En compras de 100 la cantidad real a pagar*((82'64))+*

Cuotas de la oficina una vez obtenida

Si esta compra paracetamol :((303'1))+

Tipos de facturas

Si tiene pocos elementos, es una ""(simplificada)"" Si no tiene IVA, """(ordinaria)"""

Facturas rectificativas

En errores o datos, para cambios. Se emiten si no hay inconvenientes en los 4 años posteriores

En las facturas las cosas más importantes:

• Hay que guardar todos documentos (4 años)
• Por cada albarán no es necesario una factura
• Y aplicar descuentos al bruto

Confección de facturas

Paso a paso - Calcular el total del producto multiplicando unidades

• Una vez aplicados los pasos, calcular total y aplicarlos (cuotas)

Es muy relevante

• Los programas informáticos
• Agiliza compras con laboratorios, mayoristas...

El TICKET

• Sustituye muchas veces a la factura, datos de la farmacia, código del mismo, los artículos y el IVA
• Válido, si el producto no supere 3000€
• Excepto en la farmacia y en restaurantes, entre otros.
• Siempre es de obligatorio, si se solicita

Formas de pago

Una vez presentada, proceder el periodo que dependa del tiempo en el que se efectúa el pago

Distinciones

• Pago anticipado
• Pago en contado
• Pago financiado
• El efectivo* Billetes

Transferencias bancarias

• Autorizas a operar
• Interviene El ordenante, persona física El beneficiario

Datos relevantes en la operación

Códigos

Tipo de pago II

Las de DÉBITO, son con el que se dispone en ese tiempo a pagar""(TARJETAS)" Las de CRÉDITO, es que se cuenta con un pago acordado"

Hoy se usa

APP,o, NFC

Tras realizarla

• Se envía el recibo La matriz (un pequeño resumen de quien ha hecho pago) Y El que se entrega ha hacer la persona.

III EL CHEQUE

• Documento entre empresa persona para pagar
• Las personas que están en este paso
• Librador
• Librado
• Tenedor

Componentes del cheque

• Entidad
• Cliente y código En letra y número Lugar Expedición Tipo y numero de documento

Pago del cheque

• Cobrable en los próximos 15 días, sino pagarés
• Siempre a la vista

Tipos de cheque

Alportador (cobras sin identificarte) Nominal (DNi y firma) Cruzados (transversales y paralelos en área bancaria

Cierre del cheque

Conforme

El banco de gestión más cercana

""(Cheque bancario)""

Tras varios puntos repasados

Relacionar justificantes con pagos

Por ejemplo

Billetes: efectivo Para la operación a cobrar (por ejemplo, con entidad) Con el ordenante y beneficiario la Transferencia Justificante (pago)

El Cheque es

• Nominativo
• Cruzado

Pago APLAZADO

Un Pagaré, se compromete la persona ""(que libra)"" con la persona ""(que tomé)"

Aspectos importantes y legales

• Nombre del documento y los de pagar
• El lugar del pago por ambas partes
• Fecha de vencimiento Cifra y letra Lugar emisión
• FIRMA (con el título denominado)*

Ejemplo

Gloria ha comprado al laboratorio productos a pagarés a 1200€ A Farmalog, para emitir pagaré, 10 de septiembre y finaliza el 12 de diciembre La cuenta de Gloria está en Eureka.

Precio.

Es el precio por el que vendemos el artículo.

Medicamentos

El precio de venta son regulados por normativa Productos libres = el dueño fija el márgen

Precio fórmula

• Precio de venta que tiene el producto,los costes de fabricarlos más lo que origina y el beneficio que busca obtener.

En la farmacia

Depende de precios que interviene la cadena de medicamento

Tipos

Venta libre, regulados

En venta libre

Tenemos gran variedad de parafarmacia

En venta

Márgen a gusto del Farmacéutico . Depende de la competencia y zona

ROC

7 euros sin impuestos, si se quiere un 30%

Respuesta

7+30=10 euros

Añadir IVA: 12'10

Productos con precio regulado

Todos los medicamentos financiados por la Seguridad Social.

Conceptos

""(PVL.)"" ""(Precio de laboratorio)"" """(PVA)"" ""(PVP)"" ""(PVPiva)"" ""(PCV)""

¿En qué variará nuestro pago?

""(Con Laboratorios (será un PVP e IVa) con el mayorista más IVA Y RE:)""

Beneficios

El márgen, si es a laboratorios será mayor (se comprar el precio compra y otros gastos)

Ejerciciós de interés

¿cuánto es en cooperativa al 2??

• 5'81€ En cambio, aplicando la fórmula queda=8'51 Ahora expresalo en porcentajes= 31'73

II

Pvp de almax: 7 IVA ""(4'25) ""

1--Con almacén el IVA MÁS RE=4 Dando un margen de """(27,9)porciento"""

• Laboratorio: IVA :""(33.03)""

Pablo

El coste es """(410)"" ¿Interesa la oferta? ""(Sí")"" Si tiene •10 porciento sobre PVP si subes del 7","porciento"" •7,6 al mayorista

Conclusiones

Estos programas ayudan a la gestión en las ventas Controla los tickets y gestión por laboratorios Agilización

Conclusión de Pedido

Comprobar estado y lo que hay

¿Cómo?

Gestionado receta El 80% de este tema está de venta. ¿Que ocurre en caso de una dispensación? ""(Tipo )"" El código Factura según lo que pida ""(Gestionar precios)"" Gestionar vademécum y ver ""(interacción")""

Todos los programas

• ARTICULOS. condiciones* AVisan del stock bajo

Si el farmacéutico quiere preguntar

De los compradores""(Programa de gestión)"" En resumen que tiene El programa ayuda a saber quien ha hecho esa acción ""(Clientes)"" ayudas por devoluciones Ayudas por estadística

Estado real de la cuenta

Saldo inicial, libres de venta etc

Indica los ciertos

Los de gestión ayudan a conocer el distribuidor. (SI) El margen, facilita la gestión. (SI) Programas de ventas, de interaccionar al paciente con la gestión : ((((Si)) La información del punto de venta, facilita datos del paciente,((si))*