Questions and Answers
Un arxiu mal organitzat comportarà majors costos per a l'empresa.
True
Els arxius històrics inclouen documents de més de cinquanta anys d'antiguitat.
False
Els documents intermedis són aquells que tenen una antiguitat d'entre cinc i vint anys.
True
La documentació en un arxiu mai s'ha de conservar per a una utilització futura.
Signup and view all the answers
La definició d'arxiu d'una empresa fa referència a un lloc físic on es desa documentació.
Signup and view all the answers
Els arxius de gestió inclouen documents de més de cinc anys d'antiguitat.
Signup and view all the answers
El concepte d'arxiu com a institució implica només un lloc físic per guardar documents.
Signup and view all the answers
L'acumulació excessiva de documentació pot facilitar la cerca dels documents necessaris.
Signup and view all the answers
Els arxius descentralitzats estan unificats en un únic espai físic.
Signup and view all the answers
La documentació arxivada no necessàriament ha d'excedir els cent anys d'antiguitat.
Signup and view all the answers
Els arxius públics i privats estan regulats per les mateixes normatives.
Signup and view all the answers
Els arxius centrals són els que es troben dividits entre els diferents departaments d'una empresa.
Signup and view all the answers
L'ús d'arxius digitals facilita el treball amb arxius centralitzats.
Signup and view all the answers
Tots els arxius d'una empresa s'han de centralitzar per tal d'estalviar recursos.
Signup and view all the answers
Els arxius actius inclouen documentació de consulta freqüent.
Signup and view all the answers
La classificació dels documents no afecta la seva utilització futura.
Signup and view all the answers
L'arxiu passiu ha d'estar ubicat a prop dels treballadors.
Signup and view all the answers
El valor primari de la documentació es refereix a la seva utilitat immediata.
Signup and view all the answers
Les empreses solen tenir només arxius centralitzats.
Signup and view all the answers
La freqüència d'ús dels documents és un criteri per la seva classificació.
Signup and view all the answers
La transferència es realitza quan els documents es tornen a utilitzar més sovint.
Signup and view all the answers
Els documents no tenen caràcter probatori si no són suport d'un acte jurídic.
Signup and view all the answers
El valor secundari dels documents és essencial en la gestió empresarial.
Signup and view all the answers
L'empresa està obligada a conservar només la documentació que és requerida per normativa legal.
Signup and view all the answers
La destrucció de documentació es pot fer de manera arbitrària.
Signup and view all the answers
Els costos de mantenir més documentació del necessari inclouen dificultats per trobar documents.
Signup and view all the answers
L'arxiu d'una empresa és un lloc on la documentació és permanentment inaccessibilitat.
Signup and view all the answers
El responsable de l'arxiu no necessita dedicar temps a fer seguiments de les sol·licituds.
Signup and view all the answers
Los documents que contenen dades sensibles no han de seguir normativa sobre protecció de dades.
Signup and view all the answers
Els empresaris poden llençar qualsevol document que considerin innecessari en qualsevol moment.
Signup and view all the answers
Cada unitat d'una empresa ha de gestionar la seva documentació de manera independent.
Signup and view all the answers
Els albarans no tenen valor en el procés de compra.
Signup and view all the answers
L'empresa ha de disposar de documents per poder analitzar l'evolució de la seva gestió.
Signup and view all the answers
Tota la documentació que arriba a l'empresa és immediatament útil.
Signup and view all the answers
Les dades de caràcter personal es poden utilitzar per a finalitats diferents a les que van justificar la seva recollida sense autorització prèvia.
Signup and view all the answers
Els drets ARCO permeten als ciutadans exercir un control efectiu sobre les seves dades personals.
Signup and view all the answers
El dret d'accés permet que una persona pugui sol·licitar informació sobre el tractament de les seves dades personals sense cap cost.
Signup and view all the answers
El nivell de seguretat alt s'ha d'aplicar a totes les dades de caràcter personal sense excepcions.
Signup and view all the answers
Les dades del poder adquisitiu són un exemple de dades de caràcter personal.
Signup and view all the answers
La cancel·lació de les dades personals implica el seu suprimiment immediat.
Signup and view all the answers
Els fitxers manejats per entitats gestores de Seguretat Social requereixen mesures de seguretat de nivell mitjà.
Signup and view all the answers
L'article 18.4 de la Carta Magna permet el lliure ús de la informàtica sense restriccions.
Signup and view all the answers
Els treballadors d'una empresa poden accedir a informació confidencial sobre clients sense cap restricció.
Signup and view all the answers
Els treballadors poden accedir a tota la informació de la seva empresa.
Signup and view all the answers
Les mesures de seguretat de nivell bàsic són adequades per a la majoria de fitxers de dades personals.
Signup and view all the answers
Una empresa pot utilitzar les dades dels clients per fer publicitat seva sense consentiment.
Signup and view all the answers
El cap de recursos humans té accés a les nòmines dels treballadors.
Signup and view all the answers
Les circumstàncies personals no són considerades dades de caràcter personal.
Signup and view all the answers
Els protocols d'eliminació de documentació obsoleta indiquen que podem llençar-la a les escombraries.
Signup and view all the answers
L'accés a la informació es pot restrigir mitjançant limitacions físiques i tècniques.
Signup and view all the answers
Els fitxers que contenen dades d'ideologia, afiliació sindical o salut requereixen sempre mesures de seguretat de nivell alt.
Signup and view all the answers
El dret d'oposició permet a una persona sol·licitar que no es tractin les seves dades personals en determinades circumstàncies.
Signup and view all the answers
Tots els treballadors d'una empresa tenen les mateixes responsabilitats sobre la documentació.
Signup and view all the answers
El conserge d'un ministeri de defensa pot accedir a informació militar secreta.
Signup and view all the answers
La informació sensible s'ha de preservar de competència i de cert personal de la mateixa empresa.
Signup and view all the answers
La traçabilitat de la documentació assegura registrar per quines mans ha passat.
Signup and view all the answers
La normativa sobre protecció de dades autoritza que tothom pugui accedir a la informació d'una empresa.
Signup and view all the answers
Els clients poden accedir a la receta secreta del cuiner.
Signup and view all the answers
Un primer nivell d'informació en una empresa pot ser la llista de productes comercialitzats.
Signup and view all the answers
El treball informatitzat ha millorat la gestió dels drets d'accés a la documentació.
Signup and view all the answers
Un quart nivell d'informació és l'ubicació més accessible per a tots els treballadors.
Signup and view all the answers
Les clau d'accés es donen a tots els empleats de forma automàtica.
Signup and view all the answers
El Reial decret 1720/2007 estableix tres nivells de seguretat en la destrucció de documents.
Signup and view all the answers
La norma DIN 32757 defineix quatre nivells de seguretat per a les destructores de documentació.
Signup and view all the answers
El nivell 6 de destrucció de documents és reconegut per la norma DIN 32757.
Signup and view all the answers
Els documents inactius solen ser aquells que es deixen d'utilitzar.
Signup and view all the answers
És important que cada responsable de documentació conegui quina documentació pot destruir.
Signup and view all the answers
Les carpetes penjants s'utilitzen principalment per emmagatzemar materials de gran volum.
Signup and view all the answers
L'espai limitat a l'oficina no influeix en la manera d'arxivar la documentació.
Signup and view all the answers
Un arxiu ben organitzat pot facilitar la tasca de buscar documents.
Signup and view all the answers
Les carpetes simples són menys útils que les carpetes penjants en la gestió de documents.
Signup and view all the answers
La minimització de recorreguts és un aspecte important en l'organització d'un arxiu.
Signup and view all the answers
Els expedients de clients s'han de guardar en carpetes individuals per facilitar la seva gestió.
Signup and view all the answers
La documentació sensible no requereix cap protocol de destrucció específica.
Signup and view all the answers
Els responsables de documentació no necessiten conèixer els protocols d'accés als arxius.
Signup and view all the answers
Les carpetes classificadores es fan servir per arxivar documentació molt extensa.
Signup and view all the answers
Les carpetes arxivadores de palanca tenen un mecanisme per mantenir la documentació agrupada.
Signup and view all the answers
Les fundes que incorporen les carpetes amb fundes sempre són extraïbles.
Signup and view all the answers
Els armaris sobre rails són recomanables per arxivar documents molt actius.
Signup and view all the answers
Els prestatges només es poden trobar dins d'armaris.
Signup and view all the answers
Les capses d'arxivament definitiu es fan servir per guardar documents inactius.
Signup and view all the answers
Els classificadors de targetes són útils per arxivar carpetes de documentació.
Signup and view all the answers
Les carpetes amb fundes solen ser de plàstic.
Signup and view all the answers
Els contenidors de capses d'arxivament definitiu s'utilitzen per accedir a documentació activa.
Signup and view all the answers
Les carpetes classificadores poden estar dividides en compartiments alfabètics.
Signup and view all the answers
Els armaris de seguretat no són resistents al foc.
Signup and view all the answers
Les pestanyes de plàstic a les carpetes només serveixen per a l'estil decoratiu.
Signup and view all the answers
El mobiliari per a carpetes penjants pot incloure armaris metàl·lics amb calaixos.
Signup and view all the answers
Les mesures exigibles per a la seguretat de la documentació són opcional per al responsable del fitxer.
Signup and view all the answers
És recomanable no prestar documents originals i fer còpies per evitar problemes amb l'arxiu.
Signup and view all the answers
Un arxiu ben organitzat no necessita elements de control addicionals.
Signup and view all the answers
La transferència de documentació de l'arxiu actiu al semiactiu ha de ser un procés periòdic.
Signup and view all the answers
La documentació d'arxiu inactiu pot ser destruïda immediatament sense fer preguntes prèvies.
Signup and view all the answers
La custòdia de la documentació inclou la responsabilitat sobre la confidencialitat de les dades.
Signup and view all the answers
Els documents originals han de ser sempre retornats un cop utilitzats.
Signup and view all the answers
Les màquines destructores habituals poden destruir un gran volum de documents alhora.
Signup and view all the answers
És necessari eliminar la documentació que no és útil per mantenir un arxiu eficaç.
Signup and view all the answers
Els serveis d'empreses especialitzades en la destrucció de documentació només són utilitzats en petites empreses.
Signup and view all the answers
La anotació de la paraula còpia en documents no originals és innecesària.
Signup and view all the answers
És habitual que els arxius actius continguin documentació de fins a un any d'antiguitat.
Signup and view all the answers
És convenient no conèixer qui ha retirat documents de l'arxiu, ja que això no genera possibles pèrdues.
Signup and view all the answers
La documentació de l'empresa generalment no conté informació sobre clients o proveïdors.
Signup and view all the answers
Study Notes
Organització de la Documentació Empresarial
- La documentació generada en una empresa és extensa i diversa, incloent vendes, compres, deutes i impostos.
- És crucial conservar una constància física de les operacions per a la seva potencial comprovació futura.
- Un arxiu mal organitzat augmenta els costos d'empresa per ocupar més espai i dificultar la cerca de documents.
Tipus d'Arxius
-
D'acord amb l'antiguitat:
- Arxius de gestió: Documents de fins a cinc anys d'antiguitat.
- Arxius intermedis: Documents de cinc a vint-i-cinc anys, amb funcions originals disminuïdes.
- Arxius històrics: Documents amb més de vint-i-cinc anys, útils per a la investigació històrica.
-
D'acord amb la titularitat:
- Arxius públics: Regid per normativa.
- Arxius privats: Regit per les directrius de l'empresa o institució.
Estratègies d'Arxiu en Empreses
- La centralització dels arxius és adequada per a empreses petites.
- Les empreses grans sovint disposen d'arxius descentralitzats, dividits per departaments.
- Arxius descentralitzats poden complicar l'accés a la informació necessària si no hi ha un sistema de comunicació adequat entre departaments.
Cicle de Vida dels Documents
- El cicle de vida d'un document comprèn etapes des de la creació fins a la destrucció.
- Seu correcte emmagatzematge, classificació i transferència de documents són claus per a l'eficiència.
Tipus de Valors dels Documents
-
Valor primari:
- Administratiu: Suport per a la gestió administrativa (ex: albarà).
- Jurídic: Prova d'obligacions i drets (ex: contracte).
-
Valor secundari: Útil per a la recerca històrica un cop perdut el valor original.
Importància de la Conservació Documental
- Permet recuperar informació per a l'anàlisi i gestió empresarial.
- Obligació legal fa necessari mantenir la documentació durant períodes determinats, establerts pel Codi de Comerç.
Protocols de Confidencialitat i Accés
- La protecció de la informació sensible és fonamental.
- Protocols d'accés: Limiten l'accés segons les funcions dels treballadors.
- Protocols de manipulació: Limitacions d'ús de documents a espais específics.
- Protocols d'eliminació: Destrucció segura de documentació obsoleta, especialment amb dades personals.
Classificació de Drets d'Accés
- L'accés a la documentació es pot classificar en nivells, amb diversos graus de sensibilitat.
- Cada nivell d'informació té un nombre variable de treballadors amb accés, des de documents generals fins a informació estratègica.
Modernització a través de Tecnologies Digitals
- L'ús de sistemes digitals ha millorat l'accés i la gestió de documentació.
- Afavoreix la centralització i la comunicació eficient entre departaments en entorns d'oficina.### Arxiu i Seguretat de la Informació
- Utilització de diferents elements per desar informació de manera segregada, promovent accés restringit.
- Informació confidencial no s'ha de barregar amb dades accessibles a treballadors.
- La informació es pot guardar en múltiples nivells de seguretat (baix, mitjà, alt), segons la seva rellevància.
Drets sobre Dades Personals
- Drets ARCO permeten als ciutadans controlar les seves dades personals: Accés, Cancel·lació, Oposició.
- Recollida de dades personals requereix informar als implicats sobre finalitats i drets associats.
- L'ús de dades personals ha de limitar-se a les finalitats per les quals van ser recollides, llevat autorització prèvia.
Normatives i Regulacions
- Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament de dades personals a Espanya.
- Article 18.4 de la Constitució protegeix l'honor i la intimitat personal i familiar.
- Fitxers de dades rellevants, com salut o ideologia, requereixen mesures de seguretat addicionals.
Organització dels Arxius
- Arxius actius solen contenir documentació fins a un any d'antiguitat.
- Transferències periòdiques a arxius semiactius i inactius per alliberar espai i gestionar la documentació.
- Procés d'arxivament efectiu redueix el volum de documentació que cal conservar.
Gestió de Documents
- Estratègies de control per al seguiment del material que surt de l'arxiu.
- Opció de realitzar còpies dels documents per evitar la pèrdua dels originals.
- Importància del sistema de registre per saber qui té en préstec determinats documents.
Destrucció de Documents
- Destrucció de documentació ha de garantir la confidencialitat i la seguretat de les dades de tercers.
- Existència de màquines destructores adequades; empreses poden ser contractades per grans volums.
- Protocols clars per per a la responsabilitat en la destrucció de documentació.
Mobilitat de Documentació i Mobiliari
- Tria correcta del mobiliari d'arxiu influeix en l'eficiència de l'accés a la informació.
- Diferents tipus de carpetes: penjants, classificadores, arxivadores, per gestionar adequadament la documentació.
- Espai d'arxiu ha de ser planificat tenint en compte la proximitat i freqüència d'ús de la informació.
Tipus de Carpetes
- Carpetes personalitzades (individuals) per tothom un tema específic, facilitant la cerca d'informació.
- Utilització de carpetes penjants per expedients, incloent etiquetes identificatives.
- Importància de carpetes amb fundes per protegir documents originals mantenint-los accessibles.### Mobiliari per a Arxius i Organització de Documents
- Carro per a carpetes penjants: Estructura metàl·lica amb rodes, dissenyada per tenir carpetes a mà.
Prestatgeries
- Disponibles en diversos materials i dissenys, des de lleixes úniques fins a estructures metàl·liques o de fusta amb múltiples lleixes.
- S'utilitzen per emmagatzemar carpetes i caixes d'arxiu definitiu.
- Pueden estar integrades dins d'armaris.
Armaris sobre rails
- Optimitzen l'espai en arxius amb gran volum documental.
- Els armaris estan units i es poden moure mitjançant un volant lateral per obrir passadissos.
- Recomanats per a documents poc actius, ja que poden dificultar l'accés simultani a diferents armaris.
Armaris de seguretat
- Fets de materials ignífugs, són ideals per emmagatzemar documentació important de l'empresa.
Material d'Arxiu
-
Capses d'arxivament definitiu: Fabricades de cartró, s'utilitzen per emmagatzemar documents inactius, amb un requadre per indicar el contingut.
-
Contenidors de capses d'arxivament: Utilitzats per retirar capses de prestatgeries quan la documentació no es preveu consultar.
-
Classificadors de targetes: Carpetes amb fundes de plàstic dividides en compartiments, adequades per a targetes de visita acumulades durant la feina.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Explora la importància de la gestió de documents en una empresa. A mesura que les operacions augmenten, es fa imprescindible organitzar i conservar la documentació per a les vendes, compres, i altres transaccions. Aprèn com establir sistemes eficients per a la documentació empresarial.
