Gestió Documental Aresta - Generalitat de Catalunya

Aresta: Gestió Documental de la Generalitat de Catalunya

• Aresta és la solució de gestió documental per tractar i preservar informació electrònica dins de la Generalitat de Catalunya.
• Compleix amb els requisits normatius d'Administració electrònica i gestió documental corporativa, que són d'obligat compliment per totes les àrees de l'Administració.

Normativa i Conservació

• Els expedients administratius han de ser conservats en formats que garanteixin autenticitat, integritat i accessibilitat.
• La gestió interna s’ha de realitzar de manera totalment electrònica, amb un arxiu electrònic únic per a cada administració.

Característiques del Sistema

• Aresta assegura autenticitat, fiabilitat i integritat dels documents i expedients electrònics.
• Actua com una solució tecnològica i organitzativa, facilitant la transició cap a l'Administració digital.

Integració i Avantatges

• Tots els organismes administratius de la Generalitat amb gestores documentals han d'integrar-se a Aresta.
• Aresta proporciona seguretat i control dels documents durant tot el seu cicle de vida, amb controls traçables.

Eficiència i Normativa

• El sistema s'adapta a evolucions tecnològiques i modificacions normatives, garantint el compliment de la normativa de l'Administració.
• Aresta també compleix amb estàndards estatals i europeus en matèria d'arxiu i gestió documental electrònica.

Interoperabilitat i Transparència

• Facilita la interoperabilitat mitjançant metadades homogènies per a la cerca i gestió de documents entre diferents organismes de la Generalitat i altres administracions.
• Promou la llei de transparència, permetent als ciutadans accedir fàcilment a documents rellevants independentment de la seva ubicació física.

Fases de Gestió

• Aresta cobertura dues fases: tramitació, on els expedients estan oberts i es gestionen, i vigència, per conservar documents d'acord amb la normativa.
• La fase de tramitació es gestiona amb la Plataforma de Serveis de Gestió Documental, que permet funcions com alta, baixa, cerca i consulta de documents.

Arxiu Electrònic

• Un cop finalitzada la tramitació, els expedients es folien, s'indexen i es tanquen.
• La fase de vigència és gestionada amb la solució iARXIU, que garanteix la integritat i accessibilitat dels expedients finalitzats al llarg del temps.

Connexió entre Plataformes

• La Plataforma de Serveis de Gestió Documental i iARXIU es connecten per transferir automàticament expedients i documents un cop hi ha un canvi de fase de tramitació a vigència.

Funcionament d'ARESTA

• ARESTA és el sistema de gestió de documents electrònics de l'Administració de la Generalitat.
• L'objectiu és avançar cap a un model totalment electrònic, promovent la transformació digital, l'eficiència i la simplificació administrativa.
• La gestió documental es basa en cinc instruments tècnics: quadre de classificació funcional, esquema de metadades, quadre de tipus documentals, taules d'accés i avaluació documental, i codis de productors.

Instruments Tècnics

• Quadre de classificació funcional: Estructura jeràrquica de categories organitzades per les activitats de l’Administració. Permet aplicar polítiques documentals comunes, gestionar permisos d'accés i estructurar repositoris.
• Esquema de metadades: Inclou elements i regles d'ús per a metadades, facilitant la gestió d'informació bàsica d'un document, com autoria, registre d'entrada/sortida i estat de signatura.
• Quadre de tipus documentals: Identifica homogèniament els diferents tipus de documents afectats a expedients, normalitzant terminologia i millorant l'accés a la informació. Inclou resolucions, actes, certificats, sol·licituds i informes.
• Taules d'accés i avaluació documental: Determinen el període de conservació i règim d'accés de la documentació segons la metodologia de la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació Documental.
• Codis de productors: Identifiquen les unitats responsables de la gestió dels documents dins de l'Administració, assegurant una codificació normalitzada per a la seva traçabilitat.

Coordinació i Treball Multidisciplinari

• S'han creat grups de treball multidisciplinaris (GTM) dins del Protocol de gestió de documents electrònics per facilitar la integració amb ARESTA.
• Les coordinacions transversals són essencials per implementar eficaçment el sistema i garantir una gestió documental coherent a tota l'Administració.