Questions and Answers
Els documents d'una empresa són creats principalment per ser arxivats.
False
Un sistema de prearxivament pot ajudar a gestionar documents pendents.
True
L'ordenació cronològica col·loca el darrer document a la part davantera de la carpeta.
True
Es recomana carregar excessivament els calaixos dels arxivadors per maximitzar l'espai.
Signup and view all the answers
El sistema de classificació i ordenació alfabètic és complicat i difícil d'entendre.
Signup and view all the answers
Quan s'afegeixen documents a una carpeta, és convenient fer-ho de manera aleatòria.
Signup and view all the answers
La classificació i l'ordenació de documents són etapes posteriors a l'arxivament.
Signup and view all the answers
S'utilitza la raó social de l'empresa o el primer cognom per classificar documents relacionats amb persones físiques.
Signup and view all the answers
Els documents es classifiquen ignorants possibles coincidències de noms i cognoms.
Signup and view all the answers
Els articles i preposicions no es consideren en la classificació de noms.
Signup and view all the answers
És recomanable registrar la data d'eliminació dels documents arxivats amb bolígraf.
Signup and view all the answers
La comptabilització de factures es pot fer sense necessitat de classificar-les immediatament.
Signup and view all the answers
El número 430001 podria representar el client Y en una empresa.
Signup and view all the answers
Els arxius històrics contenen documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat.
Signup and view all the answers
Els arxius només es poden classificar en funció de l'edat de la documentació.
Signup and view all the answers
Les empreses petites són les úniques que poden utilitzar arxius descentralitzats.
Signup and view all the answers
Els arxius privats es regulen per normativa pública.
Signup and view all the answers
Els arxius descentralitzats poden augmentar l'espai destinat a l'arxiu en general.
Signup and view all the answers
La tecnologia de la informació ha facilitat el treball amb arxius digitals connectats.
Signup and view all the answers
Els arxius actius estan ubicats lluny dels treballadors per facilitar el seu accés.
Signup and view all the answers
Els arxius semiactius contenen documents que es consulten molt sovint.
Signup and view all the answers
La classificació adequada dels documents permetrà treballar amb ells de manera òptima.
Signup and view all the answers
L'arxiu passiu es troba al més proper possible als treballadors.
Signup and view all the answers
El valor secundari de la documentació es relaciona amb la seva utilitat o finalitats.
Signup and view all the answers
Un arxiu pot tenir tant un sistema centralitzat com un descentralitzat.
Signup and view all the answers
Un dels principals inconvenients dels arxius descentralitzats és que poden generar confusió entre departaments.
Signup and view all the answers
Els documents tenen un caràcter probatori només quan són vinculats a un acord verbal.
Signup and view all the answers
Un contracte de compravenda no és un exemple de document amb valor probatori.
Signup and view all the answers
La documentació s'ha de conservar només pel seu valor com a font de documentació històrica.
Signup and view all the answers
Els empresaris no estan obligats legalment a conservar documentació relacionada amb el seu negoci.
Signup and view all the answers
La destrucció de documentació pot fer-se de manera arbitrària.
Signup and view all the answers
El registre de documentació és important per poder localitzar documents en el futur.
Signup and view all the answers
El procés d'arxivament comença després de dur a terme la destrucció de documents innecessaris.
Signup and view all the answers
Els documents poden ser classificats segons el sistema establert per facilitar el seu accés.
Signup and view all the answers
La codificació dels documents consisteix en donar-los un nom descriptiu.
Signup and view all the answers
Els empresaris han de conservar tota la documentació que reben sense excepcions.
Signup and view all the answers
L'empresa manté documents només per motius legals o administratius.
Signup and view all the answers
Hi ha documents que l'empresa ha de llençar immediatament al rebre'ls.
Signup and view all the answers
El registre és útil només per a documents importants.
Signup and view all the answers
L'anotació en el llibre de registre és inútil per a la gestió de documentació.
Signup and view all the answers
El sistema alfabètic permet una redistribució constant de la documentació.
Signup and view all the answers
El sistema cronològic no requereix la intercalació de documents en cap circumstància.
Signup and view all the answers
En l'ordenació geogràfica, es pot classificar la documentació per municipis o carrers.
Signup and view all the answers
L'inconvenient principal del sistema geogràfic és la seva capacitat d'ordenació.
Signup and view all the answers
La data d'entrada d'un document pot ser utilitzada per la seva classificació.
Signup and view all the answers
El sistema de classificació per matèries és equivalent al sistema d'ordenació.
Signup and view all the answers
Un exemple de classificació i ordenació numèrica són els expedients mèdics als hospitals.
Signup and view all the answers
L'ordenació alfabètica és la millor opció quan es requereix gestió ràpida de cobrament.
Signup and view all the answers
Utilitzar criteris cronològics misteja documents sense cap problema de classificació.
Signup and view all the answers
És fàcil afegir noves carpetes quan es fa una classificació per matèries.
Signup and view all the answers
La definició de les matèries en la classificació és un procés senzill.
Signup and view all the answers
El sistema alfabètic és el més eficient per aprofitar l'espai de l'arxiu.
Signup and view all the answers
La classificació numèrica aporta informació addicional sobre els documents.
Signup and view all the answers
La utilització d'un sistema de registre complementari és opcional en el sistema cronològic.
Signup and view all the answers
El sistema cronològic requereix sempre d'un sistema d'ordenació secundari.
Signup and view all the answers
Un sistema decimal universal es basa en deu grans grups per classificar el coneixement.
Signup and view all the answers
Les dates de venciment són útils per classificar efectes comercials a cobrar.
Signup and view all the answers
Les factures cobrades romanen en el grup de factures pendents de cobrament.
Signup and view all the answers
El sistema geogràfic no necessita verificació dels documents durant la classificació.
Signup and view all the answers
El sistema alfanumèric només utilitza lletres per clasificar.
Signup and view all the answers
L'ordenació per data d'arribada sempre requereix intercalació de documents.
Signup and view all the answers
Els documents classificats per províncies poden necessitar una guia addicional per la seva classificació.
Signup and view all the answers
Els números d'emissió són una característica comuna en la majoria dels documents.
Signup and view all the answers
Una classificació adequada sempre millora l'eficiència de l'arxiu.
Signup and view all the answers
La manipulació excessiva de carpetes és recomanada per reestructuracions petites en el sistema geogràfic.
Signup and view all the answers
Un número amb dues xifres és sempre inferior a un número amb una sola xifra en la classificació numèrica tradicional.
Signup and view all the answers
Classificar per matèries és sempre la millor opció en la gestió documental.
Signup and view all the answers
L'ordenació dels documents dins de cada grup de classificació no requereix un sistema addicional.
Signup and view all the answers
La classificació numèrica no requereix informació externa, com un índex, per localitzar documents.
Signup and view all the answers
Les empreses no generen documents en suport paper que calgui conservar.
Signup and view all the answers
Arxivar documents sense un criteri lògic pot provocar pèrdua de temps.
Signup and view all the answers
L'arxiu com a institució implica només un lloc físic per desar documentació.
Signup and view all the answers
La normativa obliga a conservar certs documents durant un període de temps.
Signup and view all the answers
La classificació adequada dels documents no és necessària en una empresa.
Signup and view all the answers
El concepte d'arxiu es refereix exclusivament al continent dels documents.
Signup and view all the answers
Els documents amb importància mínima solen acabar a la deixalleria de paper.
Signup and view all the answers
Arxivar correctament no és considerat important per a l'eficiència d'una empresa.
Signup and view all the answers
El sistema decimal permet formar grups de fins a 9.
Signup and view all the answers
Els documents de cada carpeta de client s'han d'ordenar de manera alfabètica.
Signup and view all the answers
Una bona organització prèvia facilita l'arxivat.
Signup and view all the answers
El mobiliari més proper s'ha d'utilitzar amb menor freqüència.
Signup and view all the answers
Les carpetes penjants són útils per emmagatzemar expedients de forma vertical.
Signup and view all the answers
Les carpetes classificadores són adequades per a una gran quantitat de documentació.
Signup and view all the answers
Les carpetes amb fundes són útils per evitar el deteriorament de documents originals.
Signup and view all the answers
El volum d'informació a classificar no afecta la selecció del mobiliari.
Signup and view all the answers
Els arxius semiactius contenen documentació que s'ha deixat d'utilitzar.
Signup and view all the answers
Les carpetes arxivadores de palanca permeten afegir documents amb forats.
Signup and view all the answers
La proximitat del mobiliari als usuaris no té importància a l'hora d'arxivar.
Signup and view all the answers
Els sistemes mixtos de classificació s'utilitzen per classificar documents d'empresa.
Signup and view all the answers
El mobiliari per a carpetes penjants és dissenyat per a un ús horitzontal.
Signup and view all the answers
Els armaris sobre rails són recomanables per arxivar documents molt actius.
Signup and view all the answers
Les prestatgeries s'utilitzen exclusivament per guardar carpetes penjants.
Signup and view all the answers
Els protocols d'accés permeten que tots els treballadors tinguin accés a la mateixa informació.
Signup and view all the answers
El responsable de l'arxiu només s'encarrega de gestionar sol·licituds de documentació.
Signup and view all the answers
Les capses d'arxivament definitiu es fan servir per documents actius.
Signup and view all the answers
Modificar les normes d'arxivament és important per a l'organització de la documentació.
Signup and view all the answers
Els armaris sobre rails poden ajudar a limitar l'espai destinat a passadissos.
Signup and view all the answers
Els protocols de manipulació no són importants per a la seguretat de la documentació.
Signup and view all the answers
Les estructures metàl·liques són l'únic material que es fa servir per a les prestatgeries.
Signup and view all the answers
Els treballadors poden extreure documents del centre de treball sempre que ho desitgin.
Signup and view all the answers
El carro per carpetes penjants és útil per tenir les carpetes a mà.
Signup and view all the answers
Els ciutadans tenen dret a l'accés i a la rectificació de les seves dades personals.
Signup and view all the answers
La Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament d'informació només sobre empreses.
Signup and view all the answers
La normativa sobre protecció de dades és irrelevant pel que fa a la documentació interna de les empreses.
Signup and view all the answers
Les mesures de seguretat aplicables a les dades són només de dos nivells.
Signup and view all the answers
El cap de recursos humans no té accés a la informació financera dels treballadors.
Signup and view all the answers
Els fitxers que contenen dades sobre salut sempre han de tenir mesures de seguretat de nivell alt.
Signup and view all the answers
La cancel·lació de les dades personals implica la seva supressió immediata.
Signup and view all the answers
Els responsables dels fitxers han de vetllar pel control de la documentació que surti de l'arxiu.
Signup and view all the answers
Els drets ARCO inclouen el dret a l'adopció.
Signup and view all the answers
L'arxiu actiu sol contenir documentació d'un màxim d'un any d'antiguitat.
Signup and view all the answers
És recomanable fer còpies de documents originals en lloc de prestar-los.
Signup and view all the answers
L'article 18.4 de la Carta Magna protegeix l'ús de la informàtica en relació amb la intimitat personal.
Signup and view all the answers
Els documents inactius són aquells que es poden destrucció immediatament.
Signup and view all the answers
L'ordenació dels documents es pot fer de manera aleatòria sense problemes.
Signup and view all the answers
La destrucció de documents ha de considerar la confidencialitat de les dades incloses.
Signup and view all the answers
La documentació ha de ser llençada a la paperera camí de la destrucció.
Signup and view all the answers
Les dades que caracteritzen la personalitat d'un individu requereixen mesures de seguretat de nivell mitjà com a mínim.
Signup and view all the answers
Un arxiu semiactiu conté documents que ja no es consulten freqüentment.
Signup and view all the answers
La recollida de dades personals no requereix informar els afectats sobre l'ús d'aquestes dades.
Signup and view all the answers
La transferència de documents entre arxius es realitza amb poca regularitat.
Signup and view all the answers
Un arxiu ben organitzat pot ajudar a evitar problemes amb la documentació.
Signup and view all the answers
Existixen normes de seguretat per a la destrucció de dades personals.
Signup and view all the answers
El nivell de seguretat de la destrucció no afecta el mètode de tall de documents.
Signup and view all the answers
Els documentals que no són necessaris es poden mantenir a l'arxiu actiu.
Signup and view all the answers
Les partícules de documents no poden superar els 320 mm² en fragments de 0, 9 × 30-50 mm.
Signup and view all the answers
Tots els documents d'una empresa es poden destruir sense consideració.
Signup and view all the answers
El control de documentació inclou tenir registre del que es diposita i es retorna.
Signup and view all the answers
El nivell 6 de seguretat per a la destrucció de documentació no es troba estandarditzat.
Signup and view all the answers
Els documents classificats pertanyen al nivell 4 de seguretat.
Signup and view all the answers
La custòdia de la documentació només és responsabilitat de les institucions sense finalitats comercials.
Signup and view all the answers
Les màquines destructores de documentació són útils per a destruir un gran volum de documents simultàniament.
Signup and view all the answers
La destrucció documental s'ha de realitzar aplicant la legislació vigent sobre residus perillosos.
Signup and view all the answers
És necessari establir protocols d'actuació per evitar la destrucció accidental de documents importants.
Signup and view all the answers
Els responsables de la custòdia de documents han de saber quins documents poden ser destruïts.
Signup and view all the answers
Les partícules no han d'excedir els 10 mm² en documents de nivell 5.
Signup and view all the answers
Minimitzar l'arbitrarietat en la selecció de documents és una pràctica recomanada.
Signup and view all the answers
Els protocols d'eliminació no haurien d'incloure dades personals.
Signup and view all the answers
La informació sobre actuacions militars secretes ha de ser accessible a tots els empleats d'un ministeri de defensa.
Signup and view all the answers
El Reial decret 1720/2007 estableix que els usuaris han d'accedir només als recursos necessaris per a les seves funcions.
Signup and view all the answers
Els treballadors d'una empresa poden tenir accés a tota la documentació de manera indefinida.
Signup and view all the answers
Un tercer nivell d'informació pot ser accedit per qualsevol treballador de l'empresa.
Signup and view all the answers
Una empresa pot utilitzar les dades personals dels seus clients per fer publicitat sense autorització prèvia.
Signup and view all the answers
El treball informatitzat ha facilitat l'organització i el control d'accés a la informació en les empreses.
Signup and view all the answers
La llista de productes que ven una empresa és un exemple d'informació que pot ser coneguda per qualsevol client.
Signup and view all the answers
Els treballadors que accedeixen a informació restringida no necessiten complimentar cap normativa de seguretat.
Signup and view all the answers
Tots els documents que contenen informació sensitive s'han de guardar en un mobiliari amb pany.
Signup and view all the answers
L'ús d'un sistema arxivament basat en xarxes informàtiques és una opció moderna per a les empreses.
Signup and view all the answers
La informació sobre els sous dels empleats és un exemple d'informació que generalment és confidencial.
Signup and view all the answers
El responsable del fitxer pot concedir l'accés a la informació a qualsevol persona sense límits.
Signup and view all the answers
Study Notes
Importància de l'arxiu en una empresa
- Les empreses reben documents diàriament, amb variacions en la seva importància i necessitat de conservació.
- Classificar i arxivar adequadament els documents és fonamental per complir amb les exigències legals i facilitar la consulta futura.
Definició d'arxiu
- L'arxiu és el conjunt de documents rebuts o generats per una entitat, mantinguts per a un ús posterior.
- Diferencia entre l'arxiu com a contingut (documents) i com a continent (lloc físic de conservació).
Tipus d'arxius
- Històrics: Documents de més de 25 anys, útils per a la investigació històrica.
- Gestió: Documentació actual i necessària per al funcionament diari de l'empresa.
- Públics vs. Privats: Els arxius públics estan regulats legalment, mentre que els privats es gestionen segons les normatives internes de l’empresa.
Ventatges i inconvenients dels arxius descentralitzats
- Avantatges: Major accessibilitat per als departaments, estalvi de temps en la consulta.
- Inconvenients: Augmenten costos d’espai i recursos, és difícil assegurar que la informació es troba on hauria d'estar.
Classificació segons el cicle de vida dels documents
- Arxius actius: Documentació d'ús freqüent, ubicats a prop dels treballadors.
- Arxius semiactius: Documents que són poc consultats però que cal mantenir a l'abast.
- Arxius passius: Documents poc utilitzats, emmagatzemats lluny dels treballadors.
Valor dels documents
- Valor primari: Utilitat immediata per a la gestió empresarial.
- Valor secundari: Importància secundària, com la investigació històrica o jurídica.
- Els documents es conserven per recuperar informació i complir amb requisits legals.
Procés d'arxivament
- Registre de la recepció dels documents per mantenir un control dels mateixos.
- Classificació i ordenació inicial per facilitar l'accés ràpid.
- Codificació de documents amb clau única per a la identificació.
Estratègies d'arxivament
- Utilització de sistemes de prearxivament per gestionar documents pendents d'arxivar.
- Organització dels documents en carpetes per categories (clients, proveïdors) i ordenació cronològica si escau.
Criteris de classificació i ordenació
- Classificació alfabètica basada en la raó social o cognoms, amb normes per resoldre coincidències.
- Els articles i preposicions no s'inclouen en la classificació.
- Algunes empreses necessiten establir normes per mantenir l'estandardització.
Avantatges i inconvenients del sistema alfabètic
- Avantatges: Simplicitat i facilitat d'ús.
- Inconvenients: Redistribució constant necessària amb l'augment de documents, cosa que pot fer més costós el procés d'ordenació.### Classificació i Ordenació de Documents
- Mentre un espai pot estar infrautilitzat per a documents d'una determinada lletra, un altre pot estar saturat, dificultant l'aprofitament òptim de l'espai.
- L'ordenació cronològica de documents pot agilitar tràmits com cobraments, facilitant la gestió dels efectes comercials a cobrar segons la data de venciment.
Criteris d'Ordenació
- Les dates d'emissió o de venciment són les claus per classificar documents. Si una data no apareix, cal fer-la constar per facilitar reordenacions.
- No es poden barrejar documents classificats per diferents dates (venciment vs. lliurament).
- El sistema cronològic redueix la necessitat d'intercalar documents i és útil per a la gestió de cobrament, tot i que pot generar saturació per documents amb la mateixa data.
Classificació Geogràfica
- Les empreses amb delegacions o rutes diverses poden utilitzar un sistema d'ordenació geogràfic: països, comunitats autònomes, provinència o municipis.
- La classificació geogràfica requereix una verificació precisa de la zona de cada document, i canvis en criteris de classificació poden requerir una nova jerarquització.
Classificació per Matèries o Assumptes
- Documents agrupats per tipus (factures, albarans) permeten una classificació clara, però la seva definició pot ser complexa.
- La classificació pot necessitar sistemes d'ordenació addicionals dins de cada grup.
Sistemes de Classificació Numèrica
- La classificació utilitza codis numèrics per agrupar documents, tot i que pot requerir un índex auxiliar per localitzar documents.
- El sistema decimal classifica documents en grups de 0 a 9 amb subdivisions.
Sistemes Mixtos
- Els sistemes mixtes combinen criteris de classificació. Per exemple, documents separats per matèries, ordenats geogràficament i cronològicament.
Organització de l'Arxiu
- Un bon disseny prèviament a l'arxivament ajuda a facilitar l'accés a la documentació. Factors com espai disponible i tipologia de documentació són crucials.
- Elements a considerar: proximitat de mobiliari als usuaris, volum d'informació, i tipus de documentació necessària.
Tipus de Mobiliari
- Diverse tipologia de mobiliari per arxivar documents inclou armaris penjants i prestatgeries, ajustats a les necessitats de l'oficina.
- Els armaris sobre rails optimitzen l'espai i permeten accedir a documents.
Altres Elements d'Arxivament
- Les caixes d'arxivament definitiu són comuns per guardar documents inactius, i s'han de muntar adequadament.
- Els materials d'arxivament com carpetes classificadores i carpetes penjants organitzen la documentació de manera eficient, facilitant l'accés i la identificació.### Introducció a l'arxivament
- L'arxivament inicia una nova etapa per la documentació, no implica que aquesta deixi d'usar-se.
- Funció principal de l'arxiu: organitzar la documentació per facilitar-ne la localització futura.
Normatives i responsabilitats
- Necessitat d'establir normes comunes d'arxivament per a tots els usuarios amb accés a la documentació.
- Creació de la figura del responsable de l'arxiu, essencial en empreses grans per gestionar sol·licituds i controls.
Confidencialitat de la informació
- La confidencialitat és una preocupació primordial, especialment amb documents que contenen dades sensibles.
- Protocols establerts per a l'accés, manipulació i eliminació de documents, per restringir l'ús de la informació a qui li pertoca.
Protocols d'accés
- Prohibició de l'accés indiscriminat a la documentació; cadascú només pot accedir a la informació rellevant per la seva feina.
- Limitacions d'accés es poden implementar mitjançant mesures físiques, tècniques o avisos de confidencialitat.
Control de manipulació
- Certs documents no poden ser retirats del centre de treball per garantir la seguretat de la informació.
- Registre de traçabilitat per saber qui ha accedit a documents sensibles, delimitant responsabilitats en cas de filtracions.
Protocols d'eliminació
- La destrucció de la documentació obsoleta ha de seguir protocols especificats; no es poden abandonar documents amb dades personals a les escombraries.
- Us d'estructures com destructores de paper o serveis especialitzats en destrucció per eliminar documents adequadament.
Importància de la informació
- La informació és considerada una eina estratègica; les empreses la protegeixen per evitar avantatges competitius.
- Determinades dades no han de ser accessibles a tots els treballadors, com informació sensible d'actuacions militars.
Drets ARCO
- Drets d'accés, cancel·lació, rectificació i oposició per a la protecció de dades personals dins del marc legal.
- Informació prèvia als afectats quantitativa i qualitativament rellevant sobre el seu tractament de dades.
Nivells de seguretat de les dades
- Tres nivells de seguretat: bàsic, mitjà i alt, segons el tipus de dades tractades, amb mínims exigibles per a cada nivell.
- Nivel de seguretat alt requerit per a dades que revelen ideologia, salut o vida sexual.
Organització de l'accés a la informació
- Organització de l'accés estructurada com capes d'una ceba; informació menys sensible accessible a més treballadors.
- Exemples de nivells d'informació: llista de productes accessible per clients, informació del personal restringida.
Control de la documentació
- Registre de la documentació que surt de l'arxiu per monitoritzar qui la té fora.
- Rebeu còpies en comptes d'originals per evitar la pèrdua d'articles essencials.
Gestió del cicle de vida de la documentació
- Documentació actiu modelada per un any o un exercici; després transfereix a semiactiu o inactiu.
- Operacions de transferència periòdiques per evitar acumulacions innecessàries d'informació.
Eliminació de documentació
- Abans de destruir qualsevol document, valorar si encara es pot utilitzar.
- Procediments clars no només per a l'abandó, sinó per a la destrucció de dades personals i confidencials.
Casos de negligència i sancions
- Casos d'abandonament de documentació han generat alarma social, amb sancions per part de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades per mesures inadequades de seguretat.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Aquest qüestionari explora la importància de la gestió documental dins de les empreses, incloent la gestió de factures, albarans i controls d'estoc. Aprendràs com aquests documents no només serveixen per ser arxivats, sinó que són clau per a la comptabilitat i l'operativa diària. Possiblement, descobriràs aspectes que no havies considerat abans sobre la documentació empresarial.
