Podcast
Questions and Answers
Els documents d'una empresa són creats principalment per ser arxivats.
Els documents d'una empresa són creats principalment per ser arxivats.
False (B)
Un sistema de prearxivament pot ajudar a gestionar documents pendents.
Un sistema de prearxivament pot ajudar a gestionar documents pendents.
True (A)
L'ordenació cronològica col·loca el darrer document a la part davantera de la carpeta.
L'ordenació cronològica col·loca el darrer document a la part davantera de la carpeta.
True (A)
Es recomana carregar excessivament els calaixos dels arxivadors per maximitzar l'espai.
Es recomana carregar excessivament els calaixos dels arxivadors per maximitzar l'espai.
El sistema de classificació i ordenació alfabètic és complicat i difícil d'entendre.
El sistema de classificació i ordenació alfabètic és complicat i difícil d'entendre.
Quan s'afegeixen documents a una carpeta, és convenient fer-ho de manera aleatòria.
Quan s'afegeixen documents a una carpeta, és convenient fer-ho de manera aleatòria.
La classificació i l'ordenació de documents són etapes posteriors a l'arxivament.
La classificació i l'ordenació de documents són etapes posteriors a l'arxivament.
S'utilitza la raó social de l'empresa o el primer cognom per classificar documents relacionats amb persones físiques.
S'utilitza la raó social de l'empresa o el primer cognom per classificar documents relacionats amb persones físiques.
Els documents es classifiquen ignorants possibles coincidències de noms i cognoms.
Els documents es classifiquen ignorants possibles coincidències de noms i cognoms.
Els articles i preposicions no es consideren en la classificació de noms.
Els articles i preposicions no es consideren en la classificació de noms.
És recomanable registrar la data d'eliminació dels documents arxivats amb bolígraf.
És recomanable registrar la data d'eliminació dels documents arxivats amb bolígraf.
La comptabilització de factures es pot fer sense necessitat de classificar-les immediatament.
La comptabilització de factures es pot fer sense necessitat de classificar-les immediatament.
El número 430001 podria representar el client Y en una empresa.
El número 430001 podria representar el client Y en una empresa.
Els arxius històrics contenen documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat.
Els arxius històrics contenen documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat.
Els arxius només es poden classificar en funció de l'edat de la documentació.
Els arxius només es poden classificar en funció de l'edat de la documentació.
Les empreses petites són les úniques que poden utilitzar arxius descentralitzats.
Les empreses petites són les úniques que poden utilitzar arxius descentralitzats.
Els arxius privats es regulen per normativa pública.
Els arxius privats es regulen per normativa pública.
Els arxius descentralitzats poden augmentar l'espai destinat a l'arxiu en general.
Els arxius descentralitzats poden augmentar l'espai destinat a l'arxiu en general.
La tecnologia de la informació ha facilitat el treball amb arxius digitals connectats.
La tecnologia de la informació ha facilitat el treball amb arxius digitals connectats.
Els arxius actius estan ubicats lluny dels treballadors per facilitar el seu accés.
Els arxius actius estan ubicats lluny dels treballadors per facilitar el seu accés.
Els arxius semiactius contenen documents que es consulten molt sovint.
Els arxius semiactius contenen documents que es consulten molt sovint.
La classificació adequada dels documents permetrà treballar amb ells de manera òptima.
La classificació adequada dels documents permetrà treballar amb ells de manera òptima.
L'arxiu passiu es troba al més proper possible als treballadors.
L'arxiu passiu es troba al més proper possible als treballadors.
El valor secundari de la documentació es relaciona amb la seva utilitat o finalitats.
El valor secundari de la documentació es relaciona amb la seva utilitat o finalitats.
Un arxiu pot tenir tant un sistema centralitzat com un descentralitzat.
Un arxiu pot tenir tant un sistema centralitzat com un descentralitzat.
Un dels principals inconvenients dels arxius descentralitzats és que poden generar confusió entre departaments.
Un dels principals inconvenients dels arxius descentralitzats és que poden generar confusió entre departaments.
Els documents tenen un caràcter probatori només quan són vinculats a un acord verbal.
Els documents tenen un caràcter probatori només quan són vinculats a un acord verbal.
Un contracte de compravenda no és un exemple de document amb valor probatori.
Un contracte de compravenda no és un exemple de document amb valor probatori.
La documentació s'ha de conservar només pel seu valor com a font de documentació històrica.
La documentació s'ha de conservar només pel seu valor com a font de documentació històrica.
Els empresaris no estan obligats legalment a conservar documentació relacionada amb el seu negoci.
Els empresaris no estan obligats legalment a conservar documentació relacionada amb el seu negoci.
La destrucció de documentació pot fer-se de manera arbitrària.
La destrucció de documentació pot fer-se de manera arbitrària.
El registre de documentació és important per poder localitzar documents en el futur.
El registre de documentació és important per poder localitzar documents en el futur.
El procés d'arxivament comença després de dur a terme la destrucció de documents innecessaris.
El procés d'arxivament comença després de dur a terme la destrucció de documents innecessaris.
Els documents poden ser classificats segons el sistema establert per facilitar el seu accés.
Els documents poden ser classificats segons el sistema establert per facilitar el seu accés.
La codificació dels documents consisteix en donar-los un nom descriptiu.
La codificació dels documents consisteix en donar-los un nom descriptiu.
Els empresaris han de conservar tota la documentació que reben sense excepcions.
Els empresaris han de conservar tota la documentació que reben sense excepcions.
L'empresa manté documents només per motius legals o administratius.
L'empresa manté documents només per motius legals o administratius.
Hi ha documents que l'empresa ha de llençar immediatament al rebre'ls.
Hi ha documents que l'empresa ha de llençar immediatament al rebre'ls.
El registre és útil només per a documents importants.
El registre és útil només per a documents importants.
L'anotació en el llibre de registre és inútil per a la gestió de documentació.
L'anotació en el llibre de registre és inútil per a la gestió de documentació.
El sistema alfabètic permet una redistribució constant de la documentació.
El sistema alfabètic permet una redistribució constant de la documentació.
El sistema cronològic no requereix la intercalació de documents en cap circumstància.
El sistema cronològic no requereix la intercalació de documents en cap circumstància.
En l'ordenació geogràfica, es pot classificar la documentació per municipis o carrers.
En l'ordenació geogràfica, es pot classificar la documentació per municipis o carrers.
L'inconvenient principal del sistema geogràfic és la seva capacitat d'ordenació.
L'inconvenient principal del sistema geogràfic és la seva capacitat d'ordenació.
La data d'entrada d'un document pot ser utilitzada per la seva classificació.
La data d'entrada d'un document pot ser utilitzada per la seva classificació.
El sistema de classificació per matèries és equivalent al sistema d'ordenació.
El sistema de classificació per matèries és equivalent al sistema d'ordenació.
Un exemple de classificació i ordenació numèrica són els expedients mèdics als hospitals.
Un exemple de classificació i ordenació numèrica són els expedients mèdics als hospitals.
L'ordenació alfabètica és la millor opció quan es requereix gestió ràpida de cobrament.
L'ordenació alfabètica és la millor opció quan es requereix gestió ràpida de cobrament.
Utilitzar criteris cronològics misteja documents sense cap problema de classificació.
Utilitzar criteris cronològics misteja documents sense cap problema de classificació.
És fàcil afegir noves carpetes quan es fa una classificació per matèries.
És fàcil afegir noves carpetes quan es fa una classificació per matèries.
La definició de les matèries en la classificació és un procés senzill.
La definició de les matèries en la classificació és un procés senzill.
El sistema alfabètic és el més eficient per aprofitar l'espai de l'arxiu.
El sistema alfabètic és el més eficient per aprofitar l'espai de l'arxiu.
La classificació numèrica aporta informació addicional sobre els documents.
La classificació numèrica aporta informació addicional sobre els documents.
La utilització d'un sistema de registre complementari és opcional en el sistema cronològic.
La utilització d'un sistema de registre complementari és opcional en el sistema cronològic.
El sistema cronològic requereix sempre d'un sistema d'ordenació secundari.
El sistema cronològic requereix sempre d'un sistema d'ordenació secundari.
Un sistema decimal universal es basa en deu grans grups per classificar el coneixement.
Un sistema decimal universal es basa en deu grans grups per classificar el coneixement.
Les dates de venciment són útils per classificar efectes comercials a cobrar.
Les dates de venciment són útils per classificar efectes comercials a cobrar.
Les factures cobrades romanen en el grup de factures pendents de cobrament.
Les factures cobrades romanen en el grup de factures pendents de cobrament.
El sistema geogràfic no necessita verificació dels documents durant la classificació.
El sistema geogràfic no necessita verificació dels documents durant la classificació.
El sistema alfanumèric només utilitza lletres per clasificar.
El sistema alfanumèric només utilitza lletres per clasificar.
L'ordenació per data d'arribada sempre requereix intercalació de documents.
L'ordenació per data d'arribada sempre requereix intercalació de documents.
Els documents classificats per províncies poden necessitar una guia addicional per la seva classificació.
Els documents classificats per províncies poden necessitar una guia addicional per la seva classificació.
Els números d'emissió són una característica comuna en la majoria dels documents.
Els números d'emissió són una característica comuna en la majoria dels documents.
Una classificació adequada sempre millora l'eficiència de l'arxiu.
Una classificació adequada sempre millora l'eficiència de l'arxiu.
La manipulació excessiva de carpetes és recomanada per reestructuracions petites en el sistema geogràfic.
La manipulació excessiva de carpetes és recomanada per reestructuracions petites en el sistema geogràfic.
Un número amb dues xifres és sempre inferior a un número amb una sola xifra en la classificació numèrica tradicional.
Un número amb dues xifres és sempre inferior a un número amb una sola xifra en la classificació numèrica tradicional.
Classificar per matèries és sempre la millor opció en la gestió documental.
Classificar per matèries és sempre la millor opció en la gestió documental.
L'ordenació dels documents dins de cada grup de classificació no requereix un sistema addicional.
L'ordenació dels documents dins de cada grup de classificació no requereix un sistema addicional.
La classificació numèrica no requereix informació externa, com un índex, per localitzar documents.
La classificació numèrica no requereix informació externa, com un índex, per localitzar documents.
Les empreses no generen documents en suport paper que calgui conservar.
Les empreses no generen documents en suport paper que calgui conservar.
Arxivar documents sense un criteri lògic pot provocar pèrdua de temps.
Arxivar documents sense un criteri lògic pot provocar pèrdua de temps.
L'arxiu com a institució implica només un lloc físic per desar documentació.
L'arxiu com a institució implica només un lloc físic per desar documentació.
La normativa obliga a conservar certs documents durant un període de temps.
La normativa obliga a conservar certs documents durant un període de temps.
La classificació adequada dels documents no és necessària en una empresa.
La classificació adequada dels documents no és necessària en una empresa.
El concepte d'arxiu es refereix exclusivament al continent dels documents.
El concepte d'arxiu es refereix exclusivament al continent dels documents.
Els documents amb importància mínima solen acabar a la deixalleria de paper.
Els documents amb importància mínima solen acabar a la deixalleria de paper.
Arxivar correctament no és considerat important per a l'eficiència d'una empresa.
Arxivar correctament no és considerat important per a l'eficiència d'una empresa.
El sistema decimal permet formar grups de fins a 9.
El sistema decimal permet formar grups de fins a 9.
Els documents de cada carpeta de client s'han d'ordenar de manera alfabètica.
Els documents de cada carpeta de client s'han d'ordenar de manera alfabètica.
Una bona organització prèvia facilita l'arxivat.
Una bona organització prèvia facilita l'arxivat.
El mobiliari més proper s'ha d'utilitzar amb menor freqüència.
El mobiliari més proper s'ha d'utilitzar amb menor freqüència.
Les carpetes penjants són útils per emmagatzemar expedients de forma vertical.
Les carpetes penjants són útils per emmagatzemar expedients de forma vertical.
Les carpetes classificadores són adequades per a una gran quantitat de documentació.
Les carpetes classificadores són adequades per a una gran quantitat de documentació.
Les carpetes amb fundes són útils per evitar el deteriorament de documents originals.
Les carpetes amb fundes són útils per evitar el deteriorament de documents originals.
El volum d'informació a classificar no afecta la selecció del mobiliari.
El volum d'informació a classificar no afecta la selecció del mobiliari.
Els arxius semiactius contenen documentació que s'ha deixat d'utilitzar.
Els arxius semiactius contenen documentació que s'ha deixat d'utilitzar.
Les carpetes arxivadores de palanca permeten afegir documents amb forats.
Les carpetes arxivadores de palanca permeten afegir documents amb forats.
La proximitat del mobiliari als usuaris no té importància a l'hora d'arxivar.
La proximitat del mobiliari als usuaris no té importància a l'hora d'arxivar.
Els sistemes mixtos de classificació s'utilitzen per classificar documents d'empresa.
Els sistemes mixtos de classificació s'utilitzen per classificar documents d'empresa.
El mobiliari per a carpetes penjants és dissenyat per a un ús horitzontal.
El mobiliari per a carpetes penjants és dissenyat per a un ús horitzontal.
Els armaris sobre rails són recomanables per arxivar documents molt actius.
Els armaris sobre rails són recomanables per arxivar documents molt actius.
Les prestatgeries s'utilitzen exclusivament per guardar carpetes penjants.
Les prestatgeries s'utilitzen exclusivament per guardar carpetes penjants.
Els protocols d'accés permeten que tots els treballadors tinguin accés a la mateixa informació.
Els protocols d'accés permeten que tots els treballadors tinguin accés a la mateixa informació.
El responsable de l'arxiu només s'encarrega de gestionar sol·licituds de documentació.
El responsable de l'arxiu només s'encarrega de gestionar sol·licituds de documentació.
Les capses d'arxivament definitiu es fan servir per documents actius.
Les capses d'arxivament definitiu es fan servir per documents actius.
Modificar les normes d'arxivament és important per a l'organització de la documentació.
Modificar les normes d'arxivament és important per a l'organització de la documentació.
Els armaris sobre rails poden ajudar a limitar l'espai destinat a passadissos.
Els armaris sobre rails poden ajudar a limitar l'espai destinat a passadissos.
Els protocols de manipulació no són importants per a la seguretat de la documentació.
Els protocols de manipulació no són importants per a la seguretat de la documentació.
Les estructures metàl·liques són l'únic material que es fa servir per a les prestatgeries.
Les estructures metàl·liques són l'únic material que es fa servir per a les prestatgeries.
Els treballadors poden extreure documents del centre de treball sempre que ho desitgin.
Els treballadors poden extreure documents del centre de treball sempre que ho desitgin.
El carro per carpetes penjants és útil per tenir les carpetes a mà.
El carro per carpetes penjants és útil per tenir les carpetes a mà.
Els ciutadans tenen dret a l'accés i a la rectificació de les seves dades personals.
Els ciutadans tenen dret a l'accés i a la rectificació de les seves dades personals.
La Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament d'informació només sobre empreses.
La Llei Orgànica 15/1999 regula el tractament d'informació només sobre empreses.
La normativa sobre protecció de dades és irrelevant pel que fa a la documentació interna de les empreses.
La normativa sobre protecció de dades és irrelevant pel que fa a la documentació interna de les empreses.
Les mesures de seguretat aplicables a les dades són només de dos nivells.
Les mesures de seguretat aplicables a les dades són només de dos nivells.
El cap de recursos humans no té accés a la informació financera dels treballadors.
El cap de recursos humans no té accés a la informació financera dels treballadors.
Els fitxers que contenen dades sobre salut sempre han de tenir mesures de seguretat de nivell alt.
Els fitxers que contenen dades sobre salut sempre han de tenir mesures de seguretat de nivell alt.
La cancel·lació de les dades personals implica la seva supressió immediata.
La cancel·lació de les dades personals implica la seva supressió immediata.
Els responsables dels fitxers han de vetllar pel control de la documentació que surti de l'arxiu.
Els responsables dels fitxers han de vetllar pel control de la documentació que surti de l'arxiu.
Els drets ARCO inclouen el dret a l'adopció.
Els drets ARCO inclouen el dret a l'adopció.
L'arxiu actiu sol contenir documentació d'un màxim d'un any d'antiguitat.
L'arxiu actiu sol contenir documentació d'un màxim d'un any d'antiguitat.
És recomanable fer còpies de documents originals en lloc de prestar-los.
És recomanable fer còpies de documents originals en lloc de prestar-los.
L'article 18.4 de la Carta Magna protegeix l'ús de la informàtica en relació amb la intimitat personal.
L'article 18.4 de la Carta Magna protegeix l'ús de la informàtica en relació amb la intimitat personal.
Els documents inactius són aquells que es poden destrucció immediatament.
Els documents inactius són aquells que es poden destrucció immediatament.
L'ordenació dels documents es pot fer de manera aleatòria sense problemes.
L'ordenació dels documents es pot fer de manera aleatòria sense problemes.
La destrucció de documents ha de considerar la confidencialitat de les dades incloses.
La destrucció de documents ha de considerar la confidencialitat de les dades incloses.
La documentació ha de ser llençada a la paperera camí de la destrucció.
La documentació ha de ser llençada a la paperera camí de la destrucció.
Les dades que caracteritzen la personalitat d'un individu requereixen mesures de seguretat de nivell mitjà com a mínim.
Les dades que caracteritzen la personalitat d'un individu requereixen mesures de seguretat de nivell mitjà com a mínim.
Un arxiu semiactiu conté documents que ja no es consulten freqüentment.
Un arxiu semiactiu conté documents que ja no es consulten freqüentment.
La recollida de dades personals no requereix informar els afectats sobre l'ús d'aquestes dades.
La recollida de dades personals no requereix informar els afectats sobre l'ús d'aquestes dades.
La transferència de documents entre arxius es realitza amb poca regularitat.
La transferència de documents entre arxius es realitza amb poca regularitat.
Un arxiu ben organitzat pot ajudar a evitar problemes amb la documentació.
Un arxiu ben organitzat pot ajudar a evitar problemes amb la documentació.
Existixen normes de seguretat per a la destrucció de dades personals.
Existixen normes de seguretat per a la destrucció de dades personals.
El nivell de seguretat de la destrucció no afecta el mètode de tall de documents.
El nivell de seguretat de la destrucció no afecta el mètode de tall de documents.
Els documentals que no són necessaris es poden mantenir a l'arxiu actiu.
Els documentals que no són necessaris es poden mantenir a l'arxiu actiu.
Les partícules de documents no poden superar els 320 mm² en fragments de 0, 9 × 30-50 mm.
Les partícules de documents no poden superar els 320 mm² en fragments de 0, 9 × 30-50 mm.
Tots els documents d'una empresa es poden destruir sense consideració.
Tots els documents d'una empresa es poden destruir sense consideració.
El control de documentació inclou tenir registre del que es diposita i es retorna.
El control de documentació inclou tenir registre del que es diposita i es retorna.
El nivell 6 de seguretat per a la destrucció de documentació no es troba estandarditzat.
El nivell 6 de seguretat per a la destrucció de documentació no es troba estandarditzat.
Els documents classificats pertanyen al nivell 4 de seguretat.
Els documents classificats pertanyen al nivell 4 de seguretat.
La custòdia de la documentació només és responsabilitat de les institucions sense finalitats comercials.
La custòdia de la documentació només és responsabilitat de les institucions sense finalitats comercials.
Les màquines destructores de documentació són útils per a destruir un gran volum de documents simultàniament.
Les màquines destructores de documentació són útils per a destruir un gran volum de documents simultàniament.
La destrucció documental s'ha de realitzar aplicant la legislació vigent sobre residus perillosos.
La destrucció documental s'ha de realitzar aplicant la legislació vigent sobre residus perillosos.
És necessari establir protocols d'actuació per evitar la destrucció accidental de documents importants.
És necessari establir protocols d'actuació per evitar la destrucció accidental de documents importants.
Els responsables de la custòdia de documents han de saber quins documents poden ser destruïts.
Els responsables de la custòdia de documents han de saber quins documents poden ser destruïts.
Les partícules no han d'excedir els 10 mm² en documents de nivell 5.
Les partícules no han d'excedir els 10 mm² en documents de nivell 5.
Minimitzar l'arbitrarietat en la selecció de documents és una pràctica recomanada.
Minimitzar l'arbitrarietat en la selecció de documents és una pràctica recomanada.
Els protocols d'eliminació no haurien d'incloure dades personals.
Els protocols d'eliminació no haurien d'incloure dades personals.
La informació sobre actuacions militars secretes ha de ser accessible a tots els empleats d'un ministeri de defensa.
La informació sobre actuacions militars secretes ha de ser accessible a tots els empleats d'un ministeri de defensa.
El Reial decret 1720/2007 estableix que els usuaris han d'accedir només als recursos necessaris per a les seves funcions.
El Reial decret 1720/2007 estableix que els usuaris han d'accedir només als recursos necessaris per a les seves funcions.
Els treballadors d'una empresa poden tenir accés a tota la documentació de manera indefinida.
Els treballadors d'una empresa poden tenir accés a tota la documentació de manera indefinida.
Un tercer nivell d'informació pot ser accedit per qualsevol treballador de l'empresa.
Un tercer nivell d'informació pot ser accedit per qualsevol treballador de l'empresa.
Una empresa pot utilitzar les dades personals dels seus clients per fer publicitat sense autorització prèvia.
Una empresa pot utilitzar les dades personals dels seus clients per fer publicitat sense autorització prèvia.
El treball informatitzat ha facilitat l'organització i el control d'accés a la informació en les empreses.
El treball informatitzat ha facilitat l'organització i el control d'accés a la informació en les empreses.
La llista de productes que ven una empresa és un exemple d'informació que pot ser coneguda per qualsevol client.
La llista de productes que ven una empresa és un exemple d'informació que pot ser coneguda per qualsevol client.
Els treballadors que accedeixen a informació restringida no necessiten complimentar cap normativa de seguretat.
Els treballadors que accedeixen a informació restringida no necessiten complimentar cap normativa de seguretat.
Tots els documents que contenen informació sensitive s'han de guardar en un mobiliari amb pany.
Tots els documents que contenen informació sensitive s'han de guardar en un mobiliari amb pany.
L'ús d'un sistema arxivament basat en xarxes informàtiques és una opció moderna per a les empreses.
L'ús d'un sistema arxivament basat en xarxes informàtiques és una opció moderna per a les empreses.
La informació sobre els sous dels empleats és un exemple d'informació que generalment és confidencial.
La informació sobre els sous dels empleats és un exemple d'informació que generalment és confidencial.
El responsable del fitxer pot concedir l'accés a la informació a qualsevol persona sense límits.
El responsable del fitxer pot concedir l'accés a la informació a qualsevol persona sense límits.
Study Notes
Importància de l'arxiu en una empresa
- Les empreses reben documents diàriament, amb variacions en la seva importància i necessitat de conservació.
- Classificar i arxivar adequadament els documents és fonamental per complir amb les exigències legals i facilitar la consulta futura.
Definició d'arxiu
- L'arxiu és el conjunt de documents rebuts o generats per una entitat, mantinguts per a un ús posterior.
- Diferencia entre l'arxiu com a contingut (documents) i com a continent (lloc físic de conservació).
Tipus d'arxius
- Històrics: Documents de més de 25 anys, útils per a la investigació històrica.
- Gestió: Documentació actual i necessària per al funcionament diari de l'empresa.
- Públics vs. Privats: Els arxius públics estan regulats legalment, mentre que els privats es gestionen segons les normatives internes de l’empresa.
Ventatges i inconvenients dels arxius descentralitzats
- Avantatges: Major accessibilitat per als departaments, estalvi de temps en la consulta.
- Inconvenients: Augmenten costos d’espai i recursos, és difícil assegurar que la informació es troba on hauria d'estar.
Classificació segons el cicle de vida dels documents
- Arxius actius: Documentació d'ús freqüent, ubicats a prop dels treballadors.
- Arxius semiactius: Documents que són poc consultats però que cal mantenir a l'abast.
- Arxius passius: Documents poc utilitzats, emmagatzemats lluny dels treballadors.
Valor dels documents
- Valor primari: Utilitat immediata per a la gestió empresarial.
- Valor secundari: Importància secundària, com la investigació històrica o jurídica.
- Els documents es conserven per recuperar informació i complir amb requisits legals.
Procés d'arxivament
- Registre de la recepció dels documents per mantenir un control dels mateixos.
- Classificació i ordenació inicial per facilitar l'accés ràpid.
- Codificació de documents amb clau única per a la identificació.
Estratègies d'arxivament
- Utilització de sistemes de prearxivament per gestionar documents pendents d'arxivar.
- Organització dels documents en carpetes per categories (clients, proveïdors) i ordenació cronològica si escau.
Criteris de classificació i ordenació
- Classificació alfabètica basada en la raó social o cognoms, amb normes per resoldre coincidències.
- Els articles i preposicions no s'inclouen en la classificació.
- Algunes empreses necessiten establir normes per mantenir l'estandardització.
Avantatges i inconvenients del sistema alfabètic
- Avantatges: Simplicitat i facilitat d'ús.
- Inconvenients: Redistribució constant necessària amb l'augment de documents, cosa que pot fer més costós el procés d'ordenació.### Classificació i Ordenació de Documents
- Mentre un espai pot estar infrautilitzat per a documents d'una determinada lletra, un altre pot estar saturat, dificultant l'aprofitament òptim de l'espai.
- L'ordenació cronològica de documents pot agilitar tràmits com cobraments, facilitant la gestió dels efectes comercials a cobrar segons la data de venciment.
Criteris d'Ordenació
- Les dates d'emissió o de venciment són les claus per classificar documents. Si una data no apareix, cal fer-la constar per facilitar reordenacions.
- No es poden barrejar documents classificats per diferents dates (venciment vs. lliurament).
- El sistema cronològic redueix la necessitat d'intercalar documents i és útil per a la gestió de cobrament, tot i que pot generar saturació per documents amb la mateixa data.
Classificació Geogràfica
- Les empreses amb delegacions o rutes diverses poden utilitzar un sistema d'ordenació geogràfic: països, comunitats autònomes, provinència o municipis.
- La classificació geogràfica requereix una verificació precisa de la zona de cada document, i canvis en criteris de classificació poden requerir una nova jerarquització.
Classificació per Matèries o Assumptes
- Documents agrupats per tipus (factures, albarans) permeten una classificació clara, però la seva definició pot ser complexa.
- La classificació pot necessitar sistemes d'ordenació addicionals dins de cada grup.
Sistemes de Classificació Numèrica
- La classificació utilitza codis numèrics per agrupar documents, tot i que pot requerir un índex auxiliar per localitzar documents.
- El sistema decimal classifica documents en grups de 0 a 9 amb subdivisions.
Sistemes Mixtos
- Els sistemes mixtes combinen criteris de classificació. Per exemple, documents separats per matèries, ordenats geogràficament i cronològicament.
Organització de l'Arxiu
- Un bon disseny prèviament a l'arxivament ajuda a facilitar l'accés a la documentació. Factors com espai disponible i tipologia de documentació són crucials.
- Elements a considerar: proximitat de mobiliari als usuaris, volum d'informació, i tipus de documentació necessària.
Tipus de Mobiliari
- Diverse tipologia de mobiliari per arxivar documents inclou armaris penjants i prestatgeries, ajustats a les necessitats de l'oficina.
- Els armaris sobre rails optimitzen l'espai i permeten accedir a documents.
Altres Elements d'Arxivament
- Les caixes d'arxivament definitiu són comuns per guardar documents inactius, i s'han de muntar adequadament.
- Els materials d'arxivament com carpetes classificadores i carpetes penjants organitzen la documentació de manera eficient, facilitant l'accés i la identificació.### Introducció a l'arxivament
- L'arxivament inicia una nova etapa per la documentació, no implica que aquesta deixi d'usar-se.
- Funció principal de l'arxiu: organitzar la documentació per facilitar-ne la localització futura.
Normatives i responsabilitats
- Necessitat d'establir normes comunes d'arxivament per a tots els usuarios amb accés a la documentació.
- Creació de la figura del responsable de l'arxiu, essencial en empreses grans per gestionar sol·licituds i controls.
Confidencialitat de la informació
- La confidencialitat és una preocupació primordial, especialment amb documents que contenen dades sensibles.
- Protocols establerts per a l'accés, manipulació i eliminació de documents, per restringir l'ús de la informació a qui li pertoca.
Protocols d'accés
- Prohibició de l'accés indiscriminat a la documentació; cadascú només pot accedir a la informació rellevant per la seva feina.
- Limitacions d'accés es poden implementar mitjançant mesures físiques, tècniques o avisos de confidencialitat.
Control de manipulació
- Certs documents no poden ser retirats del centre de treball per garantir la seguretat de la informació.
- Registre de traçabilitat per saber qui ha accedit a documents sensibles, delimitant responsabilitats en cas de filtracions.
Protocols d'eliminació
- La destrucció de la documentació obsoleta ha de seguir protocols especificats; no es poden abandonar documents amb dades personals a les escombraries.
- Us d'estructures com destructores de paper o serveis especialitzats en destrucció per eliminar documents adequadament.
Importància de la informació
- La informació és considerada una eina estratègica; les empreses la protegeixen per evitar avantatges competitius.
- Determinades dades no han de ser accessibles a tots els treballadors, com informació sensible d'actuacions militars.
Drets ARCO
- Drets d'accés, cancel·lació, rectificació i oposició per a la protecció de dades personals dins del marc legal.
- Informació prèvia als afectats quantitativa i qualitativament rellevant sobre el seu tractament de dades.
Nivells de seguretat de les dades
- Tres nivells de seguretat: bàsic, mitjà i alt, segons el tipus de dades tractades, amb mínims exigibles per a cada nivell.
- Nivel de seguretat alt requerit per a dades que revelen ideologia, salut o vida sexual.
Organització de l'accés a la informació
- Organització de l'accés estructurada com capes d'una ceba; informació menys sensible accessible a més treballadors.
- Exemples de nivells d'informació: llista de productes accessible per clients, informació del personal restringida.
Control de la documentació
- Registre de la documentació que surt de l'arxiu per monitoritzar qui la té fora.
- Rebeu còpies en comptes d'originals per evitar la pèrdua d'articles essencials.
Gestió del cicle de vida de la documentació
- Documentació actiu modelada per un any o un exercici; després transfereix a semiactiu o inactiu.
- Operacions de transferència periòdiques per evitar acumulacions innecessàries d'informació.
Eliminació de documentació
- Abans de destruir qualsevol document, valorar si encara es pot utilitzar.
- Procediments clars no només per a l'abandó, sinó per a la destrucció de dades personals i confidencials.
Casos de negligència i sancions
- Casos d'abandonament de documentació han generat alarma social, amb sancions per part de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades per mesures inadequades de seguretat.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Aquest qüestionari explora la importància de la gestió documental dins de les empreses, incloent la gestió de factures, albarans i controls d'estoc. Aprendràs com aquests documents no només serveixen per ser arxivats, sinó que són clau per a la comptabilitat i l'operativa diària. Possiblement, descobriràs aspectes que no havies considerat abans sobre la documentació empresarial.
