Questions and Answers
Les tecnologies de la informació i de la comunicació (TIC) són menys importants en el món actual.
False
Un disc dur d'1 terabyte pot emmagatzemar 119.304.647 pàgines escrites.
True
Les polítiques “zero paper” busquen augmentar l'ús de documents en paper.
False
El document en paper ocupa menys espai físic que els documents digitals.
Signup and view all the answers
Els documents digitals sempre tenen la mateixa validesa legal que els documentats en paper.
Signup and view all the answers
L'eliminació accidental dels arxius pot ser un problema si no es disposa de còpies de seguretat.
Signup and view all the answers
Les asseguradores poden tenir una gran quantitat de pòlisses contractades.
Signup and view all the answers
Utilitzar documents digitals descarta la possibilitat d'accés no autoritzat.
Signup and view all the answers
Els documents en paper es malmeten amb el pas del temps si no es conserven en bones condicions.
Signup and view all the answers
Les versions digitals de documents no poden ser reemplaçades fàcilment.
Signup and view all the answers
Les bases de dades relacionals no permeten establir vincles entre les dades.
Signup and view all the answers
És millor tenir dades d'un client en diverses còpies que en una sola base de dades.
Signup and view all the answers
Les consultes en una base de dades permeten accedir a determinats registres per obtenir informació específica.
Signup and view all the answers
El registre d'una documentació ajuda a verificar si ha arribat a l'empresa i on es troba.
Signup and view all the answers
La informació freqüent com les dades de clients s'arxiva normalment en documents impresos.
Signup and view all the answers
Els camps clau en una base de dades poden contenir informació duplicada.
Signup and view all the answers
Separar les taules de factures de les dades de clients pot millorar l'eficiència en l'accés a la informació.
Signup and view all the answers
Un NIF pot ser compartit per dues o més persones.
Signup and view all the answers
La pantalla és generalment més còmoda per visualitzar documents que el paper.
Signup and view all the answers
Totes les dades d'una base de dades han de ser introduïdes manualment sense cap possibilitat d'automatització.
Signup and view all the answers
La relació entre taules en una base de dades facilita la consulta d'informació relacionada.
Signup and view all the answers
Anotar les dades d'un proveïdor en un full separat és ineficient.
Signup and view all the answers
Els registres d'una base de dades representen valors únics per a cada client.
Signup and view all the answers
Per ordenar per dates, és suficient escriure només el dia i el mes.
Signup and view all the answers
Els arxius digitals començarien a ordenar-se primer per lletres i després per xifres.
Signup and view all the answers
És recomanable desar tots els arxius a l'escriptori per facilitar-hi l'accés.
Signup and view all the answers
La centralització de documents en un servidor facilita l'accés a la documentació.
Signup and view all the answers
El nom d'un arxiu no és important per assegurar un arxivament correcte.
Signup and view all the answers
Un cop una persona modifica un document en una carpeta compartida, les altres poden veure les modificacions com a oficials.
Signup and view all the answers
El format PDF fa que sigui més fàcil modificar documents.
Signup and view all the answers
Establir contrasenyes als documents limita les possibilitats de modificar-los.
Signup and view all the answers
Els ECM són programes dedicats a la gestió de continguts empresarials.
Signup and view all the answers
Les carpetes dins d'un departament han de seguir un criteri d'organització definible.
Signup and view all the answers
És recomanable que tothom tingui accés a totes les carpetes del servidor.
Signup and view all the answers
La pèrdua de documents originals pot ser problemàtica quan els arxius són convertits a PDF.
Signup and view all the answers
La primera versió d'un document no necessita ser traslladada a una carpeta obsoleta.
Signup and view all the answers
Study Notes
Característiques de la Gestió Documental Actual
- Les organitzacions actuals gestionen una gran quantitat d'informació, sobretot en sectors com l'assegurança.
- Reptes principals inclouen l'accés ràpid a la documentació, essencial per a la coherència i eficiència empresarial.
- Les TIC juguen un paper fonamental en la gestió i l'optimització de documents.
Polítiques "Zero Paper"
- La tendència de polítiques "zero paper" busca reduir l'ús de documents en paper, estalviant espai físic i costos d'emmagatzematge.
- Comparativa entre paper i digital: un disc dur de 1 Tb pot emmagatzemar 119.304.647 pàgines en comparació amb documents físics.
Validesa Legal i Accés a Documents
- Documents digitals poden no tenir la mateixa validesa legal si manquen de signatura manuscrita.
- Riscos associats a l'accés no autoritzat a la informació si la seguretat no és robusta.
Conservació i Emmagatzematge
- Documentació en paper es pot deteriorar amb el temps si no es conserva adequadament, mentre que els documents digitals poden ser reciclats fàcilment.
- Sistemes digitals permeten la cerca automàtica de documents mitjançant criteris específics, facilitant l'accés i reduint el temps de cerca.
Registre i Arxiu de Documentació
- El registre de documentació permet verificar la recepció per part de l'empresa i localitzar arxius de manera ràpida.
- Informació freqüent, com dades de clients i proveïdors, s'arxiva en bases de dades per facilitar l'accés.
Eficiència en la Gestió de Dades
- Dades de clients i proveïdors han de ser interconnectades en bases de dades per evitar duplicacions i facilitar l'actualització d'informació.
- Les consultes a les bases de dades ajuden a recuperar informació sense haver de cercar registres repetidament.
Relacions entre Taules en Bases de Dades
- Establir relacions entre taules permet reduir la quantitat de dades emmagatzemades i millorar l'organització d'informació.
- Camps clau són essencials per identificar de manera única cada registre (ex: NIF/CIF).
Organització i Ordenació d'Arxius
- Nomenclatura clara i estructurada dels arxius és vital per a la seva identificació ràpida i per evitar la pèrdua de temps.
- Suggereix establir criteris d'ordenació per facilitar la gestió d'arxius en xarxa i localment.
Gestió de Permisos i Seguretat
- Importància de definir permisos d'accés a documents compartits per evitar modificacions no autoritzades.
- Canviar documents a formats com PDF per limitar edicions no desitjades i mantenir l'integritat de la informació.
Programari de Gestió Documental
- La implementació de programari de gestió documental (ECM) ajuda a estructurar i gestionar documentació de manera eficient.
- Aquest programari ofereix avantatges com la millora en l'estructura d'arxius i en la seguretat d'accés a la informació.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Explora com les organitzacions gestionen grans volums d'informació i documentació. Analitzarem els reptes que afronten empreses com les asseguradores per mantenir l'accés eficient als documents i les pòlisses dels clients en un món cada cop més digitalitzat.
