Podcast
Questions and Answers
Les tecnologies de la informació i de la comunicació (TIC) són menys importants en el món actual.
Les tecnologies de la informació i de la comunicació (TIC) són menys importants en el món actual.
False (B)
Un disc dur d'1 terabyte pot emmagatzemar 119.304.647 pàgines escrites.
Un disc dur d'1 terabyte pot emmagatzemar 119.304.647 pàgines escrites.
True (A)
Les polítiques “zero paper” busquen augmentar l'ús de documents en paper.
Les polítiques “zero paper” busquen augmentar l'ús de documents en paper.
False (B)
El document en paper ocupa menys espai físic que els documents digitals.
El document en paper ocupa menys espai físic que els documents digitals.
Els documents digitals sempre tenen la mateixa validesa legal que els documentats en paper.
Els documents digitals sempre tenen la mateixa validesa legal que els documentats en paper.
L'eliminació accidental dels arxius pot ser un problema si no es disposa de còpies de seguretat.
L'eliminació accidental dels arxius pot ser un problema si no es disposa de còpies de seguretat.
Les asseguradores poden tenir una gran quantitat de pòlisses contractades.
Les asseguradores poden tenir una gran quantitat de pòlisses contractades.
Utilitzar documents digitals descarta la possibilitat d'accés no autoritzat.
Utilitzar documents digitals descarta la possibilitat d'accés no autoritzat.
Els documents en paper es malmeten amb el pas del temps si no es conserven en bones condicions.
Els documents en paper es malmeten amb el pas del temps si no es conserven en bones condicions.
Les versions digitals de documents no poden ser reemplaçades fàcilment.
Les versions digitals de documents no poden ser reemplaçades fàcilment.
Les bases de dades relacionals no permeten establir vincles entre les dades.
Les bases de dades relacionals no permeten establir vincles entre les dades.
És millor tenir dades d'un client en diverses còpies que en una sola base de dades.
És millor tenir dades d'un client en diverses còpies que en una sola base de dades.
Les consultes en una base de dades permeten accedir a determinats registres per obtenir informació específica.
Les consultes en una base de dades permeten accedir a determinats registres per obtenir informació específica.
El registre d'una documentació ajuda a verificar si ha arribat a l'empresa i on es troba.
El registre d'una documentació ajuda a verificar si ha arribat a l'empresa i on es troba.
La informació freqüent com les dades de clients s'arxiva normalment en documents impresos.
La informació freqüent com les dades de clients s'arxiva normalment en documents impresos.
Els camps clau en una base de dades poden contenir informació duplicada.
Els camps clau en una base de dades poden contenir informació duplicada.
Separar les taules de factures de les dades de clients pot millorar l'eficiència en l'accés a la informació.
Separar les taules de factures de les dades de clients pot millorar l'eficiència en l'accés a la informació.
Un NIF pot ser compartit per dues o més persones.
Un NIF pot ser compartit per dues o més persones.
La pantalla és generalment més còmoda per visualitzar documents que el paper.
La pantalla és generalment més còmoda per visualitzar documents que el paper.
Totes les dades d'una base de dades han de ser introduïdes manualment sense cap possibilitat d'automatització.
Totes les dades d'una base de dades han de ser introduïdes manualment sense cap possibilitat d'automatització.
La relació entre taules en una base de dades facilita la consulta d'informació relacionada.
La relació entre taules en una base de dades facilita la consulta d'informació relacionada.
Anotar les dades d'un proveïdor en un full separat és ineficient.
Anotar les dades d'un proveïdor en un full separat és ineficient.
Els registres d'una base de dades representen valors únics per a cada client.
Els registres d'una base de dades representen valors únics per a cada client.
Per ordenar per dates, és suficient escriure només el dia i el mes.
Per ordenar per dates, és suficient escriure només el dia i el mes.
Els arxius digitals començarien a ordenar-se primer per lletres i després per xifres.
Els arxius digitals començarien a ordenar-se primer per lletres i després per xifres.
És recomanable desar tots els arxius a l'escriptori per facilitar-hi l'accés.
És recomanable desar tots els arxius a l'escriptori per facilitar-hi l'accés.
La centralització de documents en un servidor facilita l'accés a la documentació.
La centralització de documents en un servidor facilita l'accés a la documentació.
El nom d'un arxiu no és important per assegurar un arxivament correcte.
El nom d'un arxiu no és important per assegurar un arxivament correcte.
Un cop una persona modifica un document en una carpeta compartida, les altres poden veure les modificacions com a oficials.
Un cop una persona modifica un document en una carpeta compartida, les altres poden veure les modificacions com a oficials.
El format PDF fa que sigui més fàcil modificar documents.
El format PDF fa que sigui més fàcil modificar documents.
Establir contrasenyes als documents limita les possibilitats de modificar-los.
Establir contrasenyes als documents limita les possibilitats de modificar-los.
Els ECM són programes dedicats a la gestió de continguts empresarials.
Els ECM són programes dedicats a la gestió de continguts empresarials.
Les carpetes dins d'un departament han de seguir un criteri d'organització definible.
Les carpetes dins d'un departament han de seguir un criteri d'organització definible.
És recomanable que tothom tingui accés a totes les carpetes del servidor.
És recomanable que tothom tingui accés a totes les carpetes del servidor.
La pèrdua de documents originals pot ser problemàtica quan els arxius són convertits a PDF.
La pèrdua de documents originals pot ser problemàtica quan els arxius són convertits a PDF.
La primera versió d'un document no necessita ser traslladada a una carpeta obsoleta.
La primera versió d'un document no necessita ser traslladada a una carpeta obsoleta.
Study Notes
Característiques de la Gestió Documental Actual
- Les organitzacions actuals gestionen una gran quantitat d'informació, sobretot en sectors com l'assegurança.
- Reptes principals inclouen l'accés ràpid a la documentació, essencial per a la coherència i eficiència empresarial.
- Les TIC juguen un paper fonamental en la gestió i l'optimització de documents.
Polítiques "Zero Paper"
- La tendència de polítiques "zero paper" busca reduir l'ús de documents en paper, estalviant espai físic i costos d'emmagatzematge.
- Comparativa entre paper i digital: un disc dur de 1 Tb pot emmagatzemar 119.304.647 pàgines en comparació amb documents físics.
Validesa Legal i Accés a Documents
- Documents digitals poden no tenir la mateixa validesa legal si manquen de signatura manuscrita.
- Riscos associats a l'accés no autoritzat a la informació si la seguretat no és robusta.
Conservació i Emmagatzematge
- Documentació en paper es pot deteriorar amb el temps si no es conserva adequadament, mentre que els documents digitals poden ser reciclats fàcilment.
- Sistemes digitals permeten la cerca automàtica de documents mitjançant criteris específics, facilitant l'accés i reduint el temps de cerca.
Registre i Arxiu de Documentació
- El registre de documentació permet verificar la recepció per part de l'empresa i localitzar arxius de manera ràpida.
- Informació freqüent, com dades de clients i proveïdors, s'arxiva en bases de dades per facilitar l'accés.
Eficiència en la Gestió de Dades
- Dades de clients i proveïdors han de ser interconnectades en bases de dades per evitar duplicacions i facilitar l'actualització d'informació.
- Les consultes a les bases de dades ajuden a recuperar informació sense haver de cercar registres repetidament.
Relacions entre Taules en Bases de Dades
- Establir relacions entre taules permet reduir la quantitat de dades emmagatzemades i millorar l'organització d'informació.
- Camps clau són essencials per identificar de manera única cada registre (ex: NIF/CIF).
Organització i Ordenació d'Arxius
- Nomenclatura clara i estructurada dels arxius és vital per a la seva identificació ràpida i per evitar la pèrdua de temps.
- Suggereix establir criteris d'ordenació per facilitar la gestió d'arxius en xarxa i localment.
Gestió de Permisos i Seguretat
- Importància de definir permisos d'accés a documents compartits per evitar modificacions no autoritzades.
- Canviar documents a formats com PDF per limitar edicions no desitjades i mantenir l'integritat de la informació.
Programari de Gestió Documental
- La implementació de programari de gestió documental (ECM) ajuda a estructurar i gestionar documentació de manera eficient.
- Aquest programari ofereix avantatges com la millora en l'estructura d'arxius i en la seguretat d'accés a la informació.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Explora com les organitzacions gestionen grans volums d'informació i documentació. Analitzarem els reptes que afronten empreses com les asseguradores per mantenir l'accés eficient als documents i les pòlisses dels clients en un món cada cop més digitalitzat.
