Gestió d'Informació en les Organitzacions
33 Questions
0 Views

Choose a study mode

Play Quiz
Study Flashcards
Spaced Repetition
Chat to lesson

Podcast

Play an AI-generated podcast conversation about this lesson

Questions and Answers

Quin dels següents és un avantatge de l'ús de les TIC en la gestió de la documentació?

  • Signatura manuscrita necessària per a la validesa legal
  • Errors en la classificació dels documents
  • Sistemes de cerca automàtica de documents (correct)
  • Dificultat d'accés a la informació

    • Quin desavantatge associat a la digitalització de documents es menciona?

  • Millor seguretat en la gestió documental
  • Facilitat d'accés per a persones autoritzades
  • Documents sense signatura manuscrita poden perdre validesa legal (correct)
  • Reducció de l'espai físic per organitzar documents

    • Quina és una de les principals dificultats de gestionar informació en format paper?

  • Facilitat de compartició entre empleats
  • Accés immediat a la informació
  • Senzill control dels documents
  • Cost d'emmagatzematge alt (correct)

    • Quina és una de les polítiques que moltes empreses estan adoptant per millorar la gestió documental?

    <p>Política zero paper</p> Signup and view all the answers

    Quina és una característica destacada dels sistemes de cerca automàtica de documents?

    <p>Permet buscar per paraules contingudes en el nom del document</p> Signup and view all the answers

    Quina pot ser una conseqüència negativa de la falta de sistemes de protecció digital?

    <p>Accés de terceres persones a la documentació</p> Signup and view all the answers

    Quina de les següents opcions representa un avantatge de la digitalització en la gestió documental?

    <p>Accés immediat a la documentació</p> Signup and view all the answers

    Quina és una desavantatge d'una política zero paper?

    <p>Menor comoditat en el maneig de documents</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels criteris importants per nomenar els arxius digitals?

    <p>Establir un codi reconeixible per facilitar la identificació.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la recomanació per treballar amb versions de documents?

    <p>Establir una carpeta per a versions obsoletes.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una bona pràctica per evitar la pèrdua de temps al buscar arxius?

    <p>Establir una estructura de carpetes ben definida.</p> Signup and view all the answers

    Quina solució es recomana per a l'edició accidental de documents compartits?

    <p>Establir permisos d’edició adequats.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les dificultats que pot sorgir en utilitzar PDFs per evitar modificacions?

    <p>Pot no haver-hi accés a l'arxiu original.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la millor opció per organitzar documentació dins d'un departament?

    <p>Classificar els documents per tipus com Factures, Comandes, etc.</p> Signup and view all the answers

    Quina és una de les avantatges d'un sistema de gestió documental?

    <p>Permetre una centralització i unificació dels documents.</p> Signup and view all the answers

    Com es poden gestionar arxius en una xarxa informàtica?

    <p>Utilitzar carpetes creades al disc dur del servidor.</p> Signup and view all the answers

    Quin factor és important per evitar confusions a l’hora de modificar documents compartits?

    <p>Identificar clarament qui ha fet cada modificació.</p> Signup and view all the answers

    Quina és la principal raó per establir criteris d'anomenament d'arxius?

    <p>Per poder identificar fàcilment el contingut dels arxius.</p> Signup and view all the answers

    Quina estratègia pot reduir el risc de que documents obsolets siguin utilitzats?

    <p>Arxivar les versions antigues en carpetes separades.</p> Signup and view all the answers

    Com es poden evitar duplicacions en la gestió d'arxius?

    <p>Centralitzar la documentació en un servidor.</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels principals inconvenients de tenir informació en paper exclusivament?

    <p>Pot provocar que la informació no arribi a tots els departaments</p> Signup and view all the answers

    Com ajuden les bases de dades a gestionar la informació?

    <p>Reduïxen les còpies de dades necessàries</p> Signup and view all the answers

    Quina és la funció dels camps clau en una base de dades?

    <p>Fer que cada registre sigui únic</p> Signup and view all the answers

    Quina és la millor manera d'evitar la repetició de dades en una base de dades?

    <p>Establir relacions entre taules</p> Signup and view all the answers

    Quina informació es recomana incloure en una fitxa de client?

    <p>Nom, adreça i localitat</p> Signup and view all the answers

    Quina és la importància de les consultes en una base de dades?

    <p>Permeten obtenir i filtrar informació</p> Signup and view all the answers

    Quina estructura és essencial en una base de dades?

    <p>Taules organitzades</p> Signup and view all the answers

    Per què és important registrar la documentació en un sistema informatitzat?

    <p>Per agilitar la cerca i la gestió</p> Signup and view all the answers

    Quins són els camps que poden tenir les taules d'una base de dades de clients?

    <p>Nom, adreça i NIF/CIF</p> Signup and view all the answers

    Quin format es recomana per ordenar dates correctament?

    <p>YYYY/MM/DD</p> Signup and view all the answers

    Què s'ha de fer si un client canvia d'adreça?

    <p>Omplir una nova fitxa amb les noves dades</p> Signup and view all the answers

    Quin és un dels avantatges d'utilitzar un full de càlcul per registrar documentació?

    <p>Facilita l'ús de filtres per cercar dades</p> Signup and view all the answers

    Quina és una manera òptima de gestionar informació per evitar duplicats?

    <p>Separar la informació en taules relacionades</p> Signup and view all the answers

    Study Notes

    Gestió de la informació i documentació

    • El món actual és caracteritzat per la gran quantitat d'informació que gestionen persones i organitzacions.
    • Les organitzacions han de crear mètodes per gestionar i accedir ràpidament a la informació.

    Importància de les TIC

    • Les TIC (Tecnologies de la Informació i la Comunicació) són clau en la gestió documental moderna.
    • La política "zero paper" ajuda a reduir l'ús de documents en suport paper, facilitant l'accés a la informació.

    Avantatges de l'ús de TIC

    • Sistemes de cerca automàtica permeten trobar documents mitjançant criteris com nom, data de creació, o format.
    • Registres informatitzats acceleren la cerca i la gestió d'informació a través de fulls de càlcul amb filtres.

    Inconvenients de l'almacenament digital

    • La manca de signatura manuscrita pot afectar la validesa legal dels documents digitals.
    • Risc d'accés no autoritzat a la informació si no es mantenen sistemes adequats de seguretat.
    • La lectura en pantalla pot provocar cansament visual i ser menys còmoda que la lectura en paper.

    Estructures de documentació

    • Bases de dades arxivades informàticament permeten una gestió eficient de dades com les de clients i factures.
    • Les taules i camps en bases de dades organitzen la informació, on cada camp representa una variable (ex: nom, telèfon).

    Consultes i relacions en bases de dades

    • Les consultes permeten accedir a registres específics i filtrar informació per evitar repeticions.
    • Establir vincles entre diferents taules optimitza el treball i redueix el volum de dades repetides.

    Camps clau i taules

    • Camps clau (ex: NIF/CIF/NIE) identifiquen de manera única cada registre dins de les taules.
    • Les taules són l'element bàsic on les dades apareixen organitzades per camps (columnes) i registres (files).

    Organització de documents i arxius

    • Els noms d'arxius han de ser descriptius per facilitar la seva identificació sense obrir-los.
    • És recomanable evitar confusions per mitjà de sistemes de nomenclatura clara i estructures de carpetes ben definides.

    Precaucions en la gestió documental

    • Establir permisos d'accés i contrasenyes és crucial per protegir la integritat de la informació compartida.
    • L'ús de formats com PDF pot limitar modificacions no autoritzades en documents sensibles.

    Software de gestió documental

    • La implementació de programari de gestió documental com ECM (Enterprise Content Manager) facilita l'organització i accés a la informació.
    • Els avantatges inclouen una millor seguretat, optimització del treball i una gestió més eficient de la documentació.

    Studying That Suits You

    Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

    Quiz Team

    Description

    En aquest qüestionari explorarem com les organitzacions gestionen la gran quantitat d'informació i documentació que acumulen al llarg del temps. Analitzarem exemples com les pòlisses d'assegurances i les fitxes de clients per entendre millor els reptes i solucions en la gestió d'informació. Descobreix la importància d'una correcta gestió en un món cada vegada més digital.

    More Like This

    Use Quizgecko on...
    Browser
    Open
    Browser
    Browser