Gestió d'Informació en les Organitzacions

Questions and Answers

Quin dels següents és un avantatge de l'ús de les TIC en la gestió de la documentació?

Signatura manuscrita necessària per a la validesa legal

Errors en la classificació dels documents

Sistemes de cerca automàtica de documents (correct)

Dificultat d'accés a la informació

Quin desavantatge associat a la digitalització de documents es menciona?

Millor seguretat en la gestió documental

Facilitat d'accés per a persones autoritzades

Documents sense signatura manuscrita poden perdre validesa legal (correct)

Reducció de l'espai físic per organitzar documents

Quina és una de les principals dificultats de gestionar informació en format paper?

Facilitat de compartició entre empleats

Accés immediat a la informació

Senzill control dels documents

Cost d'emmagatzematge alt (correct)

Quina és una de les polítiques que moltes empreses estan adoptant per millorar la gestió documental?

Política zero paper Signup and view all the answers

Quina és una característica destacada dels sistemes de cerca automàtica de documents?

Permet buscar per paraules contingudes en el nom del document Signup and view all the answers

Quina pot ser una conseqüència negativa de la falta de sistemes de protecció digital?

Accés de terceres persones a la documentació Signup and view all the answers

Quina de les següents opcions representa un avantatge de la digitalització en la gestió documental?

Accés immediat a la documentació Signup and view all the answers

Quina és una desavantatge d'una política zero paper?

Menor comoditat en el maneig de documents Signup and view all the answers

Quin és un dels criteris importants per nomenar els arxius digitals?

Establir un codi reconeixible per facilitar la identificació. Signup and view all the answers

Quina és la recomanació per treballar amb versions de documents?

Establir una carpeta per a versions obsoletes. Signup and view all the answers

Quina és una bona pràctica per evitar la pèrdua de temps al buscar arxius?

Establir una estructura de carpetes ben definida. Signup and view all the answers

Quina solució es recomana per a l'edició accidental de documents compartits?

Establir permisos d’edició adequats. Signup and view all the answers

Quina és una de les dificultats que pot sorgir en utilitzar PDFs per evitar modificacions?

Pot no haver-hi accés a l'arxiu original. Signup and view all the answers

Quina és la millor opció per organitzar documentació dins d'un departament?

Classificar els documents per tipus com Factures, Comandes, etc. Signup and view all the answers

Quina és una de les avantatges d'un sistema de gestió documental?

Permetre una centralització i unificació dels documents. Signup and view all the answers

Com es poden gestionar arxius en una xarxa informàtica?

Utilitzar carpetes creades al disc dur del servidor. Signup and view all the answers

Quin factor és important per evitar confusions a l’hora de modificar documents compartits?

Identificar clarament qui ha fet cada modificació. Signup and view all the answers

Quina és la principal raó per establir criteris d'anomenament d'arxius?

Per poder identificar fàcilment el contingut dels arxius. Signup and view all the answers

Quina estratègia pot reduir el risc de que documents obsolets siguin utilitzats?

Arxivar les versions antigues en carpetes separades. Signup and view all the answers

Com es poden evitar duplicacions en la gestió d'arxius?

Centralitzar la documentació en un servidor. Signup and view all the answers

Quin és un dels principals inconvenients de tenir informació en paper exclusivament?

Pot provocar que la informació no arribi a tots els departaments Signup and view all the answers

Com ajuden les bases de dades a gestionar la informació?

Reduïxen les còpies de dades necessàries Signup and view all the answers

Quina és la funció dels camps clau en una base de dades?

Fer que cada registre sigui únic Signup and view all the answers

Quina és la millor manera d'evitar la repetició de dades en una base de dades?

Establir relacions entre taules Signup and view all the answers

Quina informació es recomana incloure en una fitxa de client?

Nom, adreça i localitat Signup and view all the answers

Quina és la importància de les consultes en una base de dades?

Permeten obtenir i filtrar informació Signup and view all the answers

Quina estructura és essencial en una base de dades?

Taules organitzades Signup and view all the answers

Per què és important registrar la documentació en un sistema informatitzat?

Per agilitar la cerca i la gestió Signup and view all the answers

Quins són els camps que poden tenir les taules d'una base de dades de clients?

Nom, adreça i NIF/CIF Signup and view all the answers

Quin format es recomana per ordenar dates correctament?

YYYY/MM/DD Signup and view all the answers

Què s'ha de fer si un client canvia d'adreça?

Omplir una nova fitxa amb les noves dades Signup and view all the answers

Quin és un dels avantatges d'utilitzar un full de càlcul per registrar documentació?

Facilita l'ús de filtres per cercar dades Signup and view all the answers

Quina és una manera òptima de gestionar informació per evitar duplicats?

Separar la informació en taules relacionades Signup and view all the answers

Study Notes

Gestió de la informació i documentació

El món actual és caracteritzat per la gran quantitat d'informació que gestionen persones i organitzacions.
Les organitzacions han de crear mètodes per gestionar i accedir ràpidament a la informació.

Importància de les TIC

Les TIC (Tecnologies de la Informació i la Comunicació) són clau en la gestió documental moderna.
La política "zero paper" ajuda a reduir l'ús de documents en suport paper, facilitant l'accés a la informació.

Avantatges de l'ús de TIC

Sistemes de cerca automàtica permeten trobar documents mitjançant criteris com nom, data de creació, o format.
Registres informatitzats acceleren la cerca i la gestió d'informació a través de fulls de càlcul amb filtres.

Inconvenients de l'almacenament digital

La manca de signatura manuscrita pot afectar la validesa legal dels documents digitals.
Risc d'accés no autoritzat a la informació si no es mantenen sistemes adequats de seguretat.
La lectura en pantalla pot provocar cansament visual i ser menys còmoda que la lectura en paper.

Estructures de documentació

Bases de dades arxivades informàticament permeten una gestió eficient de dades com les de clients i factures.
Les taules i camps en bases de dades organitzen la informació, on cada camp representa una variable (ex: nom, telèfon).

Consultes i relacions en bases de dades

Les consultes permeten accedir a registres específics i filtrar informació per evitar repeticions.
Establir vincles entre diferents taules optimitza el treball i redueix el volum de dades repetides.

Camps clau i taules

Camps clau (ex: NIF/CIF/NIE) identifiquen de manera única cada registre dins de les taules.
Les taules són l'element bàsic on les dades apareixen organitzades per camps (columnes) i registres (files).

Organització de documents i arxius

Els noms d'arxius han de ser descriptius per facilitar la seva identificació sense obrir-los.
És recomanable evitar confusions per mitjà de sistemes de nomenclatura clara i estructures de carpetes ben definides.

Precaucions en la gestió documental

Establir permisos d'accés i contrasenyes és crucial per protegir la integritat de la informació compartida.
L'ús de formats com PDF pot limitar modificacions no autoritzades en documents sensibles.

Software de gestió documental

La implementació de programari de gestió documental com ECM (Enterprise Content Manager) facilita l'organització i accés a la informació.
Els avantatges inclouen una millor seguretat, optimització del treball i una gestió més eficient de la documentació.

Studying That Suits You

Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.

Description

En aquest qüestionari explorarem com les organitzacions gestionen la gran quantitat d'informació i documentació que acumulen al llarg del temps. Analitzarem exemples com les pòlisses d'assegurances i les fitxes de clients per entendre millor els reptes i solucions en la gestió d'informació. Descobreix la importància d'una correcta gestió en un món cada vegada més digital.