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Questions and Answers
¿Por qué es importante una solución S2P?
¿Por qué es importante una solución S2P?
¿Cuál es la principal misión de la solución Source to Pay (S2P)?
¿Cuál es la principal misión de la solución Source to Pay (S2P)?
Mejorar la eficiencia del proceso desde la detección de una necesidad hasta el pago de la factura.
La competencia en soluciones O2C y S2P ofrece soluciones completamente diferentes para cada fase del proceso.
La competencia en soluciones O2C y S2P ofrece soluciones completamente diferentes para cada fase del proceso.
False
¿Cuál es uno de los riesgos de la masificación de la factura electrónica? Posibilidad de estancamiento si no se ofrecen soluciones demandadas por el mercado debido a ________
¿Cuál es uno de los riesgos de la masificación de la factura electrónica? Posibilidad de estancamiento si no se ofrecen soluciones demandadas por el mercado debido a ________
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¿Qué significa KPIs en el contexto del proveedor y la cadena de suministro?
¿Qué significa KPIs en el contexto del proveedor y la cadena de suministro?
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¿Cuál de las siguientes no es una división inicial de KPIs mencionada en el texto?
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Los KPIs permiten revisar la posición del proveedor en la _________ de suministro.
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¿Cuáles son algunas de las principales funciones de Compras? (Selecciona todo lo que corresponda)
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¿Qué impacto económico tendría un ahorro del 1% en Compras según el ejemplo dado (en euros)?
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La homologación de proveedores es importante para discriminar y trabajar solo con los mejores proveedores.
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En el proceso de gestión de proveedores, la evaluación de su desempeño implica obtener información muy concreta sobre su _________.
En el proceso de gestión de proveedores, la evaluación de su desempeño implica obtener información muy concreta sobre su _________.
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¿Cuál es uno de los impactos negativos de la mala gestión de cuentas a pagar?
¿Cuál es uno de los impactos negativos de la mala gestión de cuentas a pagar?
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¿Cuál es uno de los impactos externos de una mala gestión de cuentas a pagar?
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¿Qué puede resultar de la falta de negociación con proveedores en la gestión de cuentas a pagar?
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¿Qué son los gastos Maverick en el contexto de compras empresariales?
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¿Cómo se pueden generar pedidos de compra en el contexto de compras empresariales?
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¿Qué son las cuentas a pagar en una empresa?
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¿Qué funciones desempeña el departamento financiero en relación a las cuentas a pagar? (Selecciona todas las correctas)
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¿Qué porcentaje representan los gastos Maverick en las compras indirectas de las empresas?
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¿Cuál es la ventaja de reducir los costes de proveedores en un 10% de acuerdo al estudio presentado?
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La inversión en una suite S2P es altamente recomendada para mejorar la eficiencia del departamento de compras.
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¿Qué tipo de historial documental se obtiene al tener una pista de auditoría fiable?
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La suite S2P ayuda a recuperar la inversión rápidamente al desaparecer todas las ______ mencionadas.
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¿Qué beneficios proporciona el SCF (Supply Chain Finance)?
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La línea de crédito permite a las empresas acceder a fondos adicionales para pagar a sus proveedores de manera anticipada.
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¿Qué permite determinar el descuento dinámico entre un comprador y un proveedor?
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El descuento dinámico contribuye a optimizar el capital ___________ de las empresas.
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Relaciona los módulos y sus beneficios:
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¿Qué es EDI?
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¿Cuál es el concepto de S2P?
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La venta cruzada consiste en intentar vender al cliente un producto o servicio que complemente a lo que ya haya __________.
La venta cruzada consiste en intentar vender al cliente un producto o servicio que complemente a lo que ya haya __________.
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El objetivo de EDI es mejorar la gestión de transacciones comerciales.
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Study Notes
¿Por qué una solución S2P?
- La situación actual: mundo hiperconectado y entorno VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo)
- Las empresas buscan la optimización de procesos a través de la transformación digital para ser más competitivas
- Riesgos: producto desarrollado por la competencia, previsión de caída del mercado de la factura electrónica, estancamiento si no ofrecemos soluciones demandadas por el mercado
S2P: ¿Qué problema existe?
- Errores e ineficiencia por no tener automatizados los procesos
- Departamentos estancos que funcionan como silos de información con sus propias herramientas
- Falta de comunicación transparente y fluida con los socios comerciales
- Carencia de visión global de negocio al no disponer de KPIs
- Gastos indirectos fuera de control (gastos Maverick)
- Seguridad en la información: Posibilidad de pérdida, robo o fuga
- El talento de las personas está desaprovechado en tareas de poco o nulo valor añadido
- Procesos lentos e ineficaces que sitúan a las empresas en clara desventaja competitiva
- Retraso en los pagos de las facturas
¿Qué es Source to Pay (S2P)?
- La misión principal de la solución Purchase to Pay es mejorar a través de la automatización la eficiencia del proceso que discurre desde la detección de una necesidad hasta la conciliación del pago de la factura
- Etapas del proceso S2P: saber qué necesita la empresa, encontrar y escoger a los proveedores adecuados, hacer y manejar los acuerdos, recibir y revisar lo que se compró, hacer el pago y gestionar a los proveedores
La oportunidad O2C y S2P
- Upgrade y robustecimiento de las funcionalidades y prestaciones que se ofrecen
- Posición de privilegio frente al mercado
- SERES es el líder de intercambio de factura electrónica
- Modelo nuevo de ingresos por Venta de Consultoría/Servicios
- S2P como parte de la Transformación Digital de las empresas
Competencia
- Los diferentes actores que hablan de soluciones O2C y S2P ofrecen soluciones parciales
- Algunos proveedores ofrecen soluciones de EDI, facturación electrónica, financiamiento, logística, gestión de proveedores y SCF
Tendencias de mercado
- Digitalización y automatización de procesos de compra y pago
- Análisis de datos y tecnologías de Inteligencia artificial para una óptima toma de decisiones
- Entornos colaborativos y relaciones solidas y transparentes con los proveedores
- Sostenibilidad y responsabilidad en los procesos S2P
- Integración en los sistemas de gestión
- Avances tecnológicos y plataformas digitales que agilizan y optimizan procesos S2P
- Eficiencia y reducción de costos
- Transparencia y control
- Cumplimiento normativo
- Flexibilidad y adaptabilidad ante cambios del entorno empresarial
Identificación de las etapas de la cadena de suministro
- Introducción a compras: clasificación de compras y función estratégica de compras
- La gestión de los recursos externos de la empresa que asegure en las condiciones más favorables el suministro de todos los bienes, servicios, capacidades y conocimientos necesarios
- Funciones de compras: gestión de la calidad, evaluación de los proveedores, desarrollo de proveedores, eliminación de costes que no añaden valor
El futuro en el área de compras
- Externalización, integración y automatización
- Los departamentos de compras se convertirán en equipos ágiles y muy orientados a "pelear" contratos más beneficiosos para la empresa
- Nuevos roles y perfil del profesional de compras: liderazgo, negociación, analítica/gestión big data, inteligencia de mercado, evaluación de riesgos, innovación
Optimización de la gestión de proveedores
-
Registro de proveedores: información básica, información más concreta, información muy concreta
-
Homologación de proveedores: evaluación, resultado de la evaluación, lista de proveedores activos
-
Evaluación de proveedores: información interna, información externa, KPIs, auditorías### Homologación de Proveedores
-
La homologación es un proceso de análisis integral para determinar si un proveedor es adecuado para realizar un servicio o producto según los requisitos de la organización.
-
La homologación permite discriminar, filtrar y segmentar para trabajar solo con los mejores proveedores y minimizar riesgos y optimizar recursos.
Información necesaria para la homologación
- Información financiera detallada: informes de riesgo, cuentas anuales, información D&B
- Información sobre capacidades: certificaciones específicas según sector de actividad, sistemas de calidad, políticas de gestión
- Firma de acuerdos de confidencialidad
- Otra información relevante
Beneficios de la Homologación
- Mejora la calidad de productos y proveedores
- Disminuye los riesgos que pueden derivar de las acciones de proveedores no solventes o que no son capaces de aportar un servicio adecuado
- Trabajar solo con proveedores que se adecúan a los valores de la empresa, en temas ambientales, sociales, entre otros
- La homologación nos ayuda a conocer e imponer los estándares y requisitos mínimos que busquemos tener en la empresa
Proceso de Homologación
- El proveedor cumple un formulario y adjunta documentación
- Se revisa la veracidad de la documentación
- El proveedor indica las certificaciones de calidad de que dispone y adjunta los certificados de las mismas
- Dos tipos de revisiones: revisión de documentación aportada y revisión propia de la actividad del proveedor
- Se evalúa a los proveedores en diferentes áreas y se clasifican según la nota de evaluación final
Categorías de suministro
- Los proveedores se clasifican según la categoría de suministro a la que pertenezcan
- La categoría de suministro se determina según la evaluación final del proveedor
Seguimiento y desarrollo de proveedores
- Hay información sobre el desempeño del proveedor y se pueden medir KPIs que permitan revisar la posición del mismo en la cadena de suministro
- Referencia KPIs compras: una primera división de KPIs es propia del desempeño del proveedor y indicadores generales### Proceso de Compra y Pedido de Compra
- El pedido de compra es un documento legal que se envía a un proveedor para solicitar la adquisición de bienes o servicios.
- Detalla generalmente los productos y servicios que se desean comprar, precio, cantidad, condiciones de pago, forma y fecha de entrega, número de pedido, dirección de facturación, incluso el número de requisición, número de contrato asociado o de RFQ si el pedido viene de ahí.
- Genera un "contrato" entre las partes cuando el proveedor lo recibe y lo acepta.
Formas de Generar Pedidos de Compra
- Desde el ERP del comprador por integración.
- Desde un dataentry en la plataforma.
- Desde conversión de RFQ en pedido de compra.
- Desde conversión de Contrato en pedido de compra.
- Desde el propio catálogo punchout.
Catálogo Electrónico
- Es un surtido de artículos y precios de una empresa en formato digital.
- Características: Assortment de productos, Preciario, Imágenes, características técnicas,…
- Catálogo dinámico: permite a los compradores comprar desde el catálogo del proveedor desde su propio sistema de negociación, en lugar de acceder a cada sitio de comercio electrónico de cada proveedor.
Gastos Maverick
- Son todos los gastos “rebeldes” que se originan fuera de contrato o de los procesos habituales de la empresa y por tanto que escapan al control de la función de compras.
- Representan un gasto extra que no tiene la conformidad de la empresa y suponen el 2% de las compras indirectas de las empresas.
Tipos de Compras
- Compras directas: Son todas las adquisiciones de bienes y servicios que están directamente relacionadas con la actividad principal de la empresa, y que son necesarias para la producción de bienes o prestación de servicios.
- Compras indirectas: No están directamente relacionadas con la actividad principal de la empresa, suelen ser gastos generales, material de oficina, servicios de SW, de limpieza, etc.
Evitar Gastos Maverick
- Con acceso a catálogos online desde los que poder realizar compras negociadas.
- Sistemas de compra guiada: selección del mejor proveedor, realización de RFQs, un sistema de WF de aprobación antes de la emisión de un pedido, scoring de riesgo que ayuda a mejorar la toma de decisiones, visión 360 del proceso.
- Es importante tener un sistema activo de aprobación de pedidos con recordatorios para que el proceso de compra sea más rápido.
- Se trata también de entender las necesidades de los departamentos y las urgencias en los pedidos de compra.
- Aplicar políticas de No PO- No Pay, por las que no se acepta ninguna factura que no tenga un pedido de compra asociado.
Optimización de las Decisiones Financieras con la Automatización de las Cuentas a Pagar
- Definición: Son todas las deudas contraídas por una empresa con diversos proveedores y que corresponden a la adquisición de bienes y/o servicios (necesarios para la actividad de la empresa) suministrados por estos.
- Funciones del departamento financiero:
- Gestión eficiente de los pagos.
- Optimización del flujo de efectivo.
- Control de costos.
- Negociación de condiciones de pago.
- Comunicación efectiva.
- Gestión de riesgos.
- Organización y seguimiento adecuado.
Impactos Positivos de la Gestión de Cuentas a Pagar
- Mejora en la eficiencia operativa.
- Reducción de errores y fraudes.
- Mejora de la relación con proveedores.
- Optimización del flujo de efectivo.
- Mayor visibilidad y control financiero.
- Acceso a mejores oportunidades.
- Reducción de riesgos legales.
Impactos Negativos de la Gestión de Cuentas a Pagar
- Deterioro de la liquidez.
- Aumento de costos financieros.
- Pérdida de descuentos por pronto pago.
- Relaciones comerciales deterioradas.
- Impacto en el personal.
- Impacto en la cadena de suministro.
Solución S2P
- A través de una automatización integral que va a permitir:
- Aplicación de procesos claros y eficientes.
- Control de plazos de pago.
- Control de flujo de efectivo.
- Mejora de las decisiones financieras.
- Mejor seguimiento y análisis de los pagos y facturas.
- Mejora en la planificación financiera.
- Identificación de excepciones y discrepancias en los pagos.
- Ahorro de tiempo.
- Reduce errores.
- Otorga mayor visibilidad y control en los pagos y en los flujos de efectivo.
- Mejora la relación con los proveedores.
- Mejora la relación interdepartamental.
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Description
Descubre las principales funciones de la compra en una empresa, desde la reducción de costes hasta la innovación y el desarrollo de proveedores.
