T.6 Gestión documentación

Gestión de la Documentación Comercial y de Cobro de las Operaciones de Venta

• El tema se centra en la gestión de la documentación comercial y de cobro en las operaciones de venta.
• Se analizan los tipos de documentos involucrados en el proceso de venta: nota de pedido, presupuesto, albarán y factura, incluyendo la información de cada uno.
• Se examinan diferentes métodos de pago, tanto tradicionales como electrónicos, las formas de pago y las operaciones asociadas a estos, incluyendo endosos y avales.
• Se aborda la gestión de cobros de efectos comerciales, los descuentos bancarios y la anticipación de pagos.
• Se estudia la gestión de impagos, incluyendo cómo gestionar los impagos y cómo recuperar el IVA de las facturas impagadas.

Objetivos del Tema

• Aprender a gestionar la documentación comercial y de pago de las operaciones de compraventa.
• Conocer los principales documentos que surgen de las operaciones de compraventa y cómo cumplimentarlos.
• Comprender el funcionamiento de los diferentes medios de pago (tradicionales y electrónicos).
• Analizar las figuras del endoso y el aval en operaciones de pago.
• Conocer la gestión de impagos y el IVA de las facturas impagadas.

Documentación Comercial Generada en las Ventas

• Nota de pedido: Documento entregado por el comprador al vendedor especificando los productos o servicios a adquirir.
• Presupuestos: Oferta formal del vendedor que detalla el coste de los productos o servicios.
• Facturas: Documentos obligatorios para formalizar la venta de productos o servicios.
• Albaranes: Recibos que acreditan la entrega de productos o servicios.

Facturas

• Son documentos comerciales obligatorios emitidos por un vendedor a un comprador para formalizar la venta de un producto o servicio.
• Detallan los productos, condiciones y aspectos económicos de una transacción.
• Sirven como prueba de la transacción y cumplimiento de obligaciones fiscales.
• Pueden usarse como garantía del producto o servicio vendido y para reclamar en caso de defectos, cambios o devoluciones.
• Son importantes para la contabilidad de la empresa, controlando los ingresos por ventas y los gastos asociados.

Presupuestos

• Son ofertas formales que detallan el coste de los productos o servicios solicitados.
• Se utilizan como una propuesta comercial a la venta de algún producto o servicio y no es un compromiso de venta.
• Deben detallar los productos o servicios, las especificaciones técnicas, cantidades, precios unitarios y totales, condiciones de pago, plazos de entrega, gastos de envío y cualquier otra condición relevante para la transacción.
• Incluyen la fecha de emisión y validez de la oferta, así como los datos de identificación del vendedor.

Albaranes

• Son documentos que acreditan la entrega de productos o servicios al comprador.
• Se utilizan como comprobante de la recepción de la mercancía o prestación de servicios, sin sustituir a la factura.
• El vendedor debe reproducir la información del pedido recibido.
• Los tipos de albarán incluyen los valorados (con información completa) y no valorados (solo como comprobante de entrega).

Documentación para la Formalización de Pedidos a Distancia

• Catálogos: (impresos o digitales) que ofrecen información sobre los productos/servicios.
• Televenta: Venta por medio de llamadas telefónicas.
• Comercio móvil (m-commerce): Venta a través de dispositivos móviles.
• Internet (e-commerce): Venta por internet.

Medios y Tipos de Pago

• Pago en efectivo: Pago directo con dinero físico en el momento de la transacción.
• Transferencia bancaria: Transferencia de fondos de una cuenta bancaria a otra.
• Cheques: Orden de pago a una entidad financiera.
• Pagarés: Promesa de pago de una cantidad a una fecha determinada.
• Letra de cambio: Orden de pago a una persona para que pague a una tercera persona una cantidad determinada.

Gestión de Documentos Comerciales

• Confección: Elaboración de documentos comerciales.
• Anotación: Registro de los documentos comerciales.
• Clasificación: Clasificación y ordenamiento de los documentos.
• Archivo: Almacenamiento y conservación de los documentos.

Manejo de un Programa de Facturación

• Un software de facturación automatiza la gestión de facturación en una empresa.
• Permite crear, emitir, enviar y gestionar facturas de manera eficiente.
• Facilita el envío de facturas por correo electrónico.
• Registra los cobros realizados.
• Genera informes financieros.
• Se integra con programas de contabilidad.

Cobro de la Venta

• Cada empresa establece sus políticas de cobro para clientes y proveedores.
• La relación entre los plazos de cobro a clientes y proveedores puede ser una fuente de financiación.
• La duración y calidad de la relación afecta los acuerdos de pago.
• La solvencia del comprador se analiza en caso de pagos aplazados.
• El cobro efectivo es el último paso de una venta.
• Las formas de pago pueden ser al contado o aplazado (a plazos).

Gestión de Impagos

• Gestión de las acciones para cobrar una deuda que no se ha pagado en el plazo acordado.
• Las etapas de gestión de impagos incluyen prevención, impago y gestión.
• La prevención incluye el control de la documentación comercial, el conocimiento de los clientes y la clasificación de riesgo.
• En caso de impago, se realizan gestiones para intentar recuperar la deuda, lo que se basa en la evaluación de la situación del cliente, la comunicación y el estudio de plazos y alternativas de cobros, como un proceso judicial.

Anticipación de Cobro

• Descuento bancario: Anticipación de pagos de facturas o documentos comerciales vencidos.
• Forfaiting: Anticipación de cobros de efectos comerciales internacionales a largo plazo.
• Factoring: Anticipación de cobros de facturas pendientes a corto plazo.
• Confirming: El banco gestiona los pagos a proveedores.

Medios de Pago Electrónicos

• Tarjetas de crédito/débito: Utilización de tarjetas para pagos en comercios o en línea.
• Banca online: Manejo de cuentas bancarias y transacciones a través de internet.
• Pasarelas de pago: Software para procesar pagos en línea, conectando con tarjetas y cuentas.
• Pagos móviles: Utilización de smartphones para realizar pagos.
• Carteras electrónicas: Monederos virtuales para almacenar y utilizar dinero digital.
• Pagos biométricos: Autenticación de pagos mediante huella dactilar, reconocimiento facial, etc.
• Criptomonedas: Monedas digitales que utilizan criptografía para transacciones.

Endoso y Aval

• Endoso: Transferencia de derechos de cobro de un título valor.
• Aval: Garantía adicional para el cumplimiento de una obligación de pago.

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