Explorando la interfaz de Outlook

Fundamentos de Microsoft Outlook 2016

• Microsoft Outlook facilita el envío y recepción de correos, la programación de citas, el seguimiento de tareas y la organización de contactos.

Objetivos del Módulo

• Introducción a los fundamentos de Outlook, incluyendo la navegación en la pantalla, la búsqueda y eliminación de elementos, y el acceso a las funciones de ayuda.

Pantalla de Outlook

• La pestaña Archivo contiene comandos básicos de administración de archivos.
• La barra de herramientas de acceso rápido proporciona acceso rápido a los comandos más utilizados.
• La barra de título indica el nombre del programa y del elemento activo.
• El botón Cerrar cierra la aplicación Outlook.
• La cinta de opciones alberga botones para la ejecución de comandos.
• La función de búsqueda permite encontrar elementos mediante palabras clave en la vista actual.
• El panel de lectura muestra el contenido del mensaje seleccionado.
• La bandeja de entrada muestra todos los correos electrónicos, que pueden ser ordenados según las preferencias del usuario.
• La barra de navegación muestra atajos a otras secciones de Outlook, resaltando en azul la vista actual.
• El panel de carpetas sirve para navegar entre las diferentes carpetas.
• La barra de estado muestra información y recordatorios sobre los elementos de Outlook y permite opciones al hacer clic derecho.

Navegación

• La barra de navegación permite alternar entre Correo, Calendario, Personas y Tareas.
• La sección de Correo permite ver la bandeja de entrada, leer y redactar correos electrónicos.
• El Calendario facilita ver el calendario, crear y editar eventos.
• La sección de Personas ayuda a buscar, ver y editar contactos.
• Tareas permite ver la lista de pendientes, crear y administrar tareas.

Personalización de la barra de navegación

• Es posible personalizar la barra de navegación
• Para personalizar, hacer clic en los puntos suspensivos
• A continuación, seleccionar "Opciones de navegación" y realizar los ajustes deseados en la barra de navegación mediante la reorganización y el número de enlaces visualizables.

Panel de Carpetas

• El panel Carpetas ofrece acceso rápido a elementos esenciales.
• La Bandeja de entrada contiene los correos electrónicos recibidos recientemente.
• La sección de borradores almacena los mensajes que no se han completado o enviado
• La pestaña de elementos enviados guarda copias de los mensajes que se han enviado.
• La carpeta de elementos eliminados funciona como papelera de reciclaje.
• La bandeja de salida almacena los mensajes que no se han podido enviar por problemas de conectividad.
• El correo no deseado almacena los mensajes identificados como tal, recomendando su revisión periódica.
• Las suscripciones RSS permiten acceder al contenido al que está suscrito el usuario a través de canales RSS
• La carpeta de búsqueda provee acceso rápido a mensajes clasificados por colores, marcados para seguimiento, con datos adjuntos extensos o no leídos.

Elementos

• En Outlook, un elemento es el componente fundamental que almacena información, tal como un mensaje o un evento de calendario.
• Los elementos sirven para enviar y visualizar correos y para la organización de datos, tales como tareas y contactos.
• Redactar correos desde "Nuevo correo electrónico"
• Agregar citas al calendario
• Invitar a una reunion o reservar espacios o salas desde la opcion reunion
• En "Contacto" se puede agregar información sobre una persona
• En Grupo se pueden crear grupos de contactos para enviar correos masivos
• Las Tareas permiten agregar pendientes para darles seguimiento hasta que sean completados

Búsqueda de elementos

• En Outlook, "Buscar" funciona de manera similar en Correo, Personas, Tareas y Notas.
• En cuanto se comience a escribir y aparecer los resultados, la pestaña "Buscar" se visualiza.
• Hacer clic en el campo Buscar.
• Escribir los términos de búsqueda.
• Outlook comienza a buscar automáticamente y resalta los términos de búsqueda en los resultados.

Refinar Resultados de Búsqueda

• Una vez realizada la búsqueda, la pestaña Buscar ofrece opciones para ajustarla.
• El alcance de la búsqueda se puede ajustar
• Elegir un "Ambito en el grupo"
• Cambiar el "Ámbito" restringe la búsqueda a la carpeta actual seleccionada.
• Seleccionar "Subcarpetas", para buscar también en las subcarpetas.
• Seleccionar "Todos los elementos de Outlook" para buscar en todos los tipos de elementos, incluyendo los correos, calendarios, contactos y tareas.
• También se puede ajustar el grupo "Refinar".

Herramientas de Búsqueda (Correo)

• La búsqueda se puede extender a todas las carpetas de correo en este buzón seleccionando "Buzón actual"
• Con "Carpeta actual" la busqueda se realiza solo en la capeta actual
• Con "Subcapetas" la búsqueda une las subcarpetas a la busqueda
• "Todos los elementos de Outlook" extiende la búsqueda para incluir todos los elementos en Outlook
• Se pueden incluir resultados anteriores
• Se puede filtrar los resultados de búsqueda para mostrar solo mensajes de correo electrónico enviados por una persona específica con "De"
• Para encontrar elementos basándose en sus asuntos usar "Asunto"
• Filtrar, seleccionando "Con datos adjuntos", para mostrar solo los archivos que contengan datos adjuntos
• Se pueden filtrar y ordenar los resultados por categorías.

Eliminar y Reestablecer Elementos

• Eliminar correos y objetos viejos ayuda a mantener Outlook dentro de los límites de espacio de muchas organizaciones.
• Seleccionar un elemento y hacer clic en "Eliminar" para moverlo a "Elementos eliminados"
• Para borrar mensajes de forma permanente, hacer clic derecho sobre "Elementos eliminados" en el Panel de navegación y seleccionar "Vaciar carpeta."
• Para recuperar un elemento hacer clic en la carpeta "Elementos eliminados"
• Seleccionar un elemento para reestablecer y arrastrarlo de nuevo "A su ubicacion original"

Pestaña Vista

• Permite elegir entre distintas vistas para Correo, Calendario, Personas o Tareas.
• Hacer clic en la pestaña "Vista" en la cinta de opciones,
• Los comandos en la pestana vista cambian dependiendo de en que se esté trabajando
• Hacer clic en "Cambiar vista" y las opciones varían en apariencia
• Compacto muestra detalles breves sobre el mensaje en la lista de mensajes y muestra el Panel de lectura
• Única muestra cada mensaje como una línea en la lista de mensajes y muestra el Panel de lectura
• Vista previa muestra cada mensaje como una línea en la lista de mensaje y oculta el Panel de lectura

Panel de Carpetas

• Generalmente, se ubica a la izquierda e incluye una lista de carpetas
• Hacer clic en el botón Panel de Carpetas y Elegir una opción
• Normal" muestra el Panel de carpetas a la izquierda
• "Minimizado" oculta el panel
• "Desactivado" desactiva el panel
• "Favoritos" activa o desactiva si se muestran los Favoritos
• "Opciones" controla la cantidad de carpetas y el orden en el que aparecen

Panel de Lectura

• Hacer clic en el botón "Panel de Lectura" en la pestaña "Vista" y Elegir
• "Derecha" Muestra el panel a la derecha
• "Inferior" lo muestra en la parte inferior
• "Desactivado" lo desactiva

Panel de Personas

• Permite información de los contactos con los que se tiene comunicación.
• Para activarlos en "Panel de personas"
• Es posible alternar desde "Vista", la función "Normal" y la opción "Minimizado"

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

• La Barra de herramientas de acceso rápido proporciona acceso a comandos usados con frecuencia, ejemplo: guardar, rehacer y repetir.
• Al hacer clic sobre uno de los botones disponibles en la barra se ejecuta el comando.
• Es posible añadir comandos frecuentes a la Barra.
• Hacer clic en el botón "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido" y seleccionar un comando a agregar. Al hacer esto, se agrega el comando en la barra.

Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido

• Para buscar un comando que no se ve en la lista, usar "Más comandos"
• Se puede Agregar, Eliminar y ajustar la barra de acceso rapido
• "Hacer clic en el botón "Personalizar barra de herramientas de acceso rápido"
• Hacer clic en el botón más "Comandos" Luego seleccionar "Todos los comandos
• Se puede hacer clic en "Actualizar para agregarlo" Luego dar clic a "Aceptar"
• El comando se agregara a la barra de herramientas de acceso rapido.

Eliminar Botón Barra de Herramientas de Acceso Rápido

• Es posible eliminar botones en la barra
• Dar clic derecho en el boton y seleccionar "Eliminar de barra de herramienta"
• -El comando se elimina de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Elementos de impresión

• Es posible imprimir elementos de Outlook, incluyendo mensajes, contactos y calendarios
• 1)Desde el elemento que se desea imprimir hacer clic en la pestaña Archivo
• 2)Seleccionar Imprimir.
• 3)Indicar las opciones de impresión
• 4. Hacer clic en Imprimir

Ayuda en Outlook

• En caso de dudas sobre cómo llevar a cabo una tarea en Outlook, los archivos de Ayuda ofrecen respuestas, consejos y asistencia.
• Clic en la pestaña "Archivo" y luego en el icono "Ayuda"
• En el cuadro de dialogo, seleccionar un tema relevante de la lista desplegable
• Para navegar y usar los temas "Ayuda" se cuenta con los botones "Adelante" y "Atrás".

Mover elementos del Buzón de correo a archivos de datos

• Para gestionar los buzones de correo y mantenerlos al día se recomienda archivar elementos antiguos u obsoletos.
• El programa archiva con "Autoarchivar" y con "Archivado manual"
• Los elementos de correo que se archivan son "Mensajes, borradores, tareas, notas o información de calendario que han superado una fecha de validez estándar o definida por el usuario"

Autoarchivar Outlook

• Para el archivado automático puedes utilizar la función de archivado automático del gestor de correo electrónico.
• Normalmente, el archivado automático está habilitado de forma automática
• Los elementos de Outlook que superan una antigüedad predefinida se mueven automáticamente a un archivo PST bajo la siguiente ruta: "C:\Usuarios\TuNombreDeUsuario\Documentos\Correo No Borrar\2021-usuarioMINSALUD.pst"
• Ir a la pestaña Archivo en Outlook y luego selecciona la opción en el menú “Opciones” en la barra lateral izquierda.
• En Microsoft Outlook 2016, en la pestaña “Archivo” encontrarás la información de tu cuenta y la configuración de Outlook.
• Navega hasta “Avanzado” (Advanced) y haz clic en el botón “Configuración de Autoarchivar” (AutoArchive Settings) en "Autoarchivar” (AutoArchive).
• Finalmente, desactiva la opción “Ejecutar Autoarchivar cada x días” para desactivar el archivo automático de Outlook.

Archivar carpetas de Outlook manualmente

• En caso de querer archivar carpetas seleccionadas, se recomienda seleccionarlas de de tu buzón, guardandolas como archivos PST en una selección del usuario
• Para archivar manualmente correos electrónicos y otros elementos de Outlook, es necesario seguir algunos pasos –1) Abre la pestaña “Archivo” en tu buzón de correo. –2) Selecciona la opción de menú “Información” (Info) en el menú lateral. –3) Haz clic en “Herramientas de limpieza” (Cleanup Tools) y selecciona “Archivar” (Archive) en el menú desplegable. –4) " Archivar todas las carpetas de tu buzón de correo de acuerdo con tu configuración de Autoarchivar”
• Paso 5: especifica una fecha en “Archivar elementos anteriores a" (Archive items older than). Todos los elementos de Outlook creados, enviados o recibidos antes se archivarán.
• Paso 6: completa la configuración del archivado de correo electrónico de Outlook con un clic en “Aceptar".

Este cuestionario explora la interfaz de Microsoft Outlook, incluyendo la Barra de navegación, el panel Carpetas y la función Buscar. Se enfoca en entender cómo navegar y personalizar Outlook para una gestión eficiente del correo electrónico y los contactos. Aprenderás sobre las funciones clave y las opciones de personalización disponibles.