Етикет електронного листування

• Електронна пошта є важливим засобом комунікації, тому необхідно дотримуватися етикету та правил безпеки
• Персональні дані потребують захисту, а спам є небажаним явищем, з яким треба боротися
• Професійний етикет в email-листуванні підкреслює вашу компетентність та повагу до адресата

Етикет електронного листування

• Завжди використовуйте тему листа, щоб одержувач одразу розумів зміст вашого повідомлення
• Починайте лист з вітання, використовуючи ім'я та по батькові адресата, якщо це офіційне листування
• Уникайте надмірного використання великих літер (CAPS LOCK), оскільки це сприймається як крик
• Будьте лаконічними та чіткими у висловлюваннях, уникайте двозначностей
• Перевіряйте текст на граматичні та орфографічні помилки перед відправленням
• Не використовуйте емодзі в офіційному листуванні, якщо це не відповідає корпоративній культурі
• У відповіді на лист зберігайте історію листування (цитуйте попередній лист), якщо це необхідно для контексту
• Вказуйте свої контактні дані у підписі до листа
• Відповідайте на листи оперативно, за можливості, протягом 24-48 годин
• Уникайте надсилання великих файлів, краще використовуйте хмарні сервіси та надсилайте посилання на них
• Не перевантажуйте лист графікою та анімацією, особливо якщо це не потрібно для передачі інформації
• Використовуйте різні шрифти та кольори лише в тому випадку, якщо це необхідно для підкреслення важливої інформації
• Якщо ви не є прямим одержувачем листа, не відповідайте на нього, якщо це не потрібно
• Уникайте використання ненормативної лексики та образливих висловлювань
• Будьте ввічливими та толерантними у висловлюваннях, навіть якщо ви не згодні з думкою адресата
• Завершуйте лист ввічливим прощанням та подякою за увагу
• Пам'ятайте про конфіденційність інформації, яку ви надсилаєте електронною поштою

Правила безпечного електронного листування

• Використовуйте надійні паролі для свого облікового запису електронної пошти та регулярно змінюйте їх
• Будьте обережні з відкриттям підозрілих листів та вкладень від невідомих відправників
• Не переходьте за сумнівними посиланнями в електронних листах, особливо якщо вони просять надати особисту інформацію
• Увімкніть двофакторну аутентифікацію для додаткового захисту вашого облікового запису
• Оновлюйте програмне забезпечення для захисту від вірусів та шкідливого програмного забезпечення
• Не надсилайте конфіденційну інформацію (паролі, номери кредитних карток тощо) електронною поштою, особливо у відкритому вигляді
• Перевіряйте правильність адреси електронної пошти перед відправленням листа
• Використовуйте шифрування електронної пошти для захисту конфіденційної інформації
• Будьте обережні з публікацією своєї електронної адреси в Інтернеті, щоб уникнути спаму
• Використовуйте різні електронні адреси для різних цілей (особисті, робочі, для реєстрації на сайтах тощо)
• Регулярно перевіряйте свій обліковий запис на наявність підозрілої активності
• Використовуйте VPN для захисту вашого інтернет-з'єднання, особливо при використанні публічних мереж Wi-Fi
• Навчіть своїх близьких правилам безпечного електронного листування, щоб захистити їх від шахрайства

Персональні дані

• Персональні дані - це будь-яка інформація, що стосується конкретної фізичної особи, яку ідентифіковано або може бути ідентифіковано
• До персональних даних належать ім'я, прізвище, адреса, номер телефону, електронна адреса, дата народження, ідентифікаційний код, дані про освіту, професію, фінансовий стан тощо
• Захист персональних даних є важливим правом кожної людини
• Збір, обробка та використання персональних даних повинні здійснюватися відповідно до законодавства про захист персональних даних
• Кожна людина має право знати, які її персональні дані збираються, обробляються та використовуються
• Людина має право вимагати виправлення, видалення або блокування своїх персональних даних, якщо вони є неточними, неповними або обробляються незаконно
• Для захисту персональних даних необхідно вживати організаційні та технічні заходи, такі як шифрування, обмеження доступу, навчання персоналу тощо
• Необхідно бути обережними з наданням своїх персональних даних в Інтернеті, особливо на сумнівних сайтах
• Перевіряйте політику конфіденційності веб-сайтів та онлайн-сервісів перед наданням своїх персональних даних
• Використовуйте надійні паролі та двофакторну аутентифікацію для захисту своїх облікових записів
• Будьте уважними до фішингових атак та не надавайте свої персональні дані у відповідь на підозрілі електронні листи або повідомлення
• Регулярно перевіряйте свої облікові записи на наявність підозрілої активності та змінюйте паролі, якщо є потреба

Захист від спаму

• Спам - це небажані електронні листи, які надсилаються масово без згоди одержувачів
• Спам може містити рекламу, шахрайські пропозиції, віруси та інше шкідливе програмне забезпечення
• Щоб захиститися від спаму, використовуйте фільтри спаму, які є у більшості поштових сервісів
• Не публікуйте свою електронну адресу у відкритому доступі в Інтернеті
• Не відповідайте на спам, оскільки це підтверджує, що ваша електронна адреса є активною
• Не переходьте за посиланнями в спам-листах та не відкривайте вкладення, оскільки вони можуть містити віруси
• Використовуйте різні електронні адреси для різних цілей, щоб зменшити ризик отримання спаму
• Скасовуйте підписку на розсилки, які вам не потрібні
• Використовуйте тимчасові електронні адреси для реєстрації на сайтах, які ви не довіряєте
• Повідомляйте про спам у свій поштовий сервіс, щоб допомогти покращити фільтри спаму
• Будьте обережні з наданням своєї електронної адреси при участі в онлайн-конкурсах та акціях
• Використовуйте програмне забезпечення для захисту від спаму, якщо це необхідно

Професійний етикет в email-листуванні

• Використовуйте професійну електронну адресу (наприклад, ім'я.прізвище@компанія.com)
• Завжди вказуйте тему листа, яка чітко відображає зміст повідомлення
• Починайте лист з ввічливого вітання (наприклад, "Доброго дня, шановний/шановна [Ім'я По батькові]")
• Висловлюйте свої думки чітко та лаконічно, уникайте двозначностей та незрозумілих скорочень
• Дотримуйтеся граматичних та орфографічних правил, перевіряйте текст перед відправленням
• Уникайте емоційного тону та ненормативної лексики
• Будьте ввічливими та толерантними у висловлюваннях, навіть якщо ви не згодні з думкою адресата
• Відповідайте на листи оперативно, за можливості, протягом 24-48 годин
• Вказуйте свої контактні дані у підписі до листа (ім'я, посада, назва компанії, номер телефону)
• Якщо необхідно переслати лист, попередньо отримайте згоду відправника
• Не використовуйте функцію "Відповісти всім", якщо ваша відповідь не стосується всіх одержувачів
• Завершуйте лист ввічливим прощанням (наприклад, "З повагою, [Ваше ім'я]")
• Пам'ятайте про конфіденційність інформації, яку ви надсилаєте електронною поштою
• Уникайте надсилання великих файлів, краще використовуйте хмарні сервіси та надсилайте посилання на них
• Будьте уважні до того, кому ви надсилаєте лист, щоб уникнути помилок та розголошення інформації
• Дотримуйтеся корпоративних правил електронного листування, якщо такі існують