El Documento Electrónico: Validez y Uso

¿Qué es un Documento Electrónico?

• La sociedad actual se encuentra inmersa en los servicios de la información y el comercio electrónico.
• La Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000, de 7 de enero, abrió posibilidades probatorias gracias a la implantación de un sistema de "numerus apertus" de medios probatorios.
• El artículo 299 de la Ley de Enjuiciamiento Civil permite la eficacia en el proceso de cualquier medio o soporte creado o transmitido electrónicamente.
• La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, permite la producción electrónica de actos administrativos y el ejercicio electrónico de derechos.
• El Sistema Lexnet, instaurado a partir del 1 de enero, es un medio de comunicación entre las partes y los Tribunales de Justicia.
• Los documentos electrónicos tienen plena cabida en la actividad probatoria del sistema procesal español.
• El documento electrónico es un elemento que puede servir para acreditar un hecho en sede judicial.
• El artículo 3.5 de la Ley 59/2003 define el documento electrónico como "información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”.
• El valor y eficacia jurídica del documento electrónico se atendrá a su respectiva naturaleza.
• Los datos firmados electrónicamente serán admisibles como prueba documental en juicio.
• La definición comúnmente aceptada declara que un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y el contenido está codificado digitalmente.
• La Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, establece que los componentes de un documento electrónico son: contenido, firma electrónica (en su caso) y metadatos.
• Es posible presentar un documento electrónico en juicio, pero para probar la autoría, contenido y autenticidad se precisa la proposición y práctica de otras pruebas o bien que el documento esté firmado electrónicamente.
• La Ley 59/2003 distingue tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y reconocida.
• Sólo la firma electrónica reconocida se asimila legalmente a la firma manuscrita.
• Un documento electrónico original, auténtico y equiparable al documento firmado manuscritamente solo se presenta en el caso de la firma electrónica reconocida.

Documento electrónico vs copia

• La tercera acepción del término "copia" en el Diccionario de la Real Academia Española se refiere a la "Reproducción literal de un escrito o de una partitura".
• El artículo 216 del Reglamento Notarial permite que los notarios reciban en depósito documentos extendidos en soporte informático, haciendo referencia a las características del documento electrónico y de su soporte.
• El artículo 17 bis de la Ley del Notariado establece que los instrumentos públicos notariales no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes.
• El Reglamento Notarial exige firma electrónica reconocida para la firma de escrituras públicas y la expedición de copias.
• La Ley 11/2007 regula las "copias auténticas", que producen los mismos efectos jurídicos que el original, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración.
• Las Administraciones Públicas pueden obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización, donde se garantiza su autenticidad.
• El documento electrónico debe contener información archivada en un soporte electrónico susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
• Se equipara el sello electrónico a la firma electrónica avanzada.