Diseño de Consultas en Access

Diseño de Consultas en Access

• Se pueden ordenar los resultados de una consulta ascendente o descendentemente por uno o más campos.
• La herramienta de totales permite consultas agrupadas. Los valores de columnas se agrupan por sus valores, pudiendo usar funciones de agregado.
• La herramienta de parámetros permite condiciones dinámicas. Se define un parámetro con nombre y tipo de dato dentro de la ventana de parámetros. Se introduce en la condición entre corchetes ([]) . Su valor se solicita al ejecutar la consulta.
• Para visualizar el resultado de una consulta, se usa la herramienta "Ejecutar".
• Para volver al diseño de consulta desde la vista del resultado, se usa la herramienta "Ver".
• Se puede nombrar la consulta al cerrarla, si es la primera vez que se crea.

Tipos de Consultas

• Selección:
  • Se inicia el diseño de consulta.
  • Se seleccionan las tablas de origen para los campos.
  • Se seleccionan los campos de cada tabla.
  • Se pueden agregar condiciones a la casilla "Criterios" para filtrar resultados.
    • Estas condiciones filtran las filas que cumplen con ellas.
  • Se puede ordenar la información por columna (ascendente o descendente) usando la casilla "Orden".
  • Se pueden agrupar registros usando "Totales" en el menú "Herramientas de consultas".
• Anexado, Actualización y Eliminación: Son otros tipos de consultas disponibles.
• Otros tipos: Consultas de anexado, actualización y eliminación.

Formularios

• Se utilizan para consultas y actualizaciones.
• Permiten consultar registros existentes, agregar o crear nuevos, eliminar existentes, y modificar valores de campos.

Informes

• Para crear un formulario, se usa un asistente.
• Se selecciona la tabla o consulta de origen y los campos a incluir.
• Se elige la distribución de los campos.
• Se nombra y prueba el formulario.

Tipos de Distribución de Campos en Formularios

• En columnas
• Tabular
• Hoja de datos
• Justificado

Importación de Datos

• Se accede al menú "Datos externos".
• Se seleccionan opciones de importación o vinculación.
• Se sigue el procedimiento específico para el tipo de datos.
• Se puede guardar la configuración.

Adición de Datos

• Se pueden añadir datos en una nueva tabla o en una tabla existente, respetando las restricciones de esta.
• También se puede vincular a datos externos.

Fuentes de Datos para Importación

• Microsoft Excel (desde la pestaña "Datos" en Access)
• Microsoft Word (desde la pestaña "Correspondencia" y seleccionando destinatarios)

Consultas (Información Adicional)

• La información resultante se puede ordenar ascendente o descendente por uno o más campos.

• La herramienta de "Totales" permite consultas agrupadas; los valores de las columnas se agrupan por sus valores y se pueden usar funciones de agregado.

• La herramienta de "Parámetros" es útil para condiciones dinámicas. Para definir un parámetro:

  • Se define con un nombre y tipo de dato en la ventana de parámetros.
  • Se introduce en la condición entre corchetes ([]).
  • El valor se solicita al ejecutar la consulta.

• Al finalizar el diseño, se utiliza la herramienta "Ejecutar" para ver el resultado.

• Usando la herramienta "Ver" se regresa al diseño de la consulta desde la vista de resultados.

• Se puede nombrar la consulta al cerrarla, si es la primera vez.

• Para crear una consulta de selección:

  • Se inicia el diseño de consulta.
  • Se seleccionan las tablas origen de los campos.
  • Se seleccionan los campos de cada tabla.
  • Se pueden agregar condiciones en "Criterios" para filtrar resultados.
  • Para ordenar, se usan las opciones en "Orden".
  • Para agrupar registros, se usa la opción "Totales" en "Herramientas de consultas".

• Existen otros tipos de consultas além de selección, como anexado, actualización y eliminación.

• Los formularios se utilizan para consultas y actualizaciones.

  • Consultar registros existentes.
  • Agregar o crear registros nuevos.
  • Eliminar registros existentes.
  • Modificar campos en registros existentes.

• Para crear un formulario:

  • Se utiliza un asistente.
  • Se seleccionan la tabla o consulta de origen, y los campos a incluir.
  • Se elige el diseño de los campos.
  • Se nombra y prueba el formulario.

• Las opciones de distribución de campos son "en columnas", "tabular", "hoja de datos" y "justificado".

• Para importar datos, se usa el menú "Datos externos", seleccionando las opciones de importación o vinculación, siguiendo el procedimiento específico para cada tipo de datos y guardando la configuración, si es necesario.

• Se pueden agregar datos en una nueva tabla o en una tabla existente, respetando las restricciones de la tabla. También se puede enlazar con datos externos.

Este cuestionario evalúa tus conocimientos sobre el diseño de consultas en Microsoft Access. Aprenderás sobre las herramientas de ordenación, agrupación y parámetros que permiten una gestión eficiente de los datos. Además, se abordarán los tipos de consultas que puedes realizar en esta base de datos.