ARXIU

Definició d'Arxiu

• El concepte d’arxiu té dues interpretacions basades en el contingut i en el continent.
• Un arxiu és el conjunt de documents rebuts o produïts per una entitat com a resultat de la seva activitat i que es conserva per a una possible utilització posterior.
• L'arxiu és el lloc físic (local) o la institució on s'emmagatzemen un conjunt de documents.
• Com a institució, un arxiu implica més que un lloc físic i està connectat amb la idea d'una entitat pròpia.
• A nivell tècnic, l'arxiu és útil ja que és un centre actiu d'informació dins l'administració, proporciona un bon servei a baix cost i permet preservar els documents en bon estat.

Condicions per a un Arxiu Eficaç

• L'organització de la documentació ha de ser lògica i senzilla.
• La recuperació de qualsevol document ha de ser ràpida.
• No s'ha d'usar un espai excessiu i la seva conservació ha de ser a cost reduït.
• L'arxiu s'ha d'adaptar als canvis, incorporant noves tècniques i aplicacions informàtiques per millorar l'eficàcia de la investigació.
• El manteniment ha de ser continu.
• Només les persones autoritzades hi haurien d'accedir, amb responsabilitat absoluta.
• S'ha de garantir la seguretat enfront de robatori, incendi, desgast, humitat, etc.

Classificació d'Arxius

Edat dels Documents

• Arxius de gestió que contenen documents de fins a cinc anys d'antiguitat que encara compleixen les seves funcions originals.
• Arxius intermedis on els documents tenen entre cinc i vint-i-cinc anys d'antiguitat i han perdut la majoria de les seves funcions originals.
• Arxius històrics que contenen documents de més de vint-i-cinc anys d'antiguitat que ja no conserven el seu valor original, però poden ser útils per a la investigació històrica.
• Els arxius de gestió són els més comuns en el sector públic.

Titularitat

• Públics que estan regulats per la normativa.
• Privats que estan subjectes a les directrius establertes per l'empresa o institució.

Organització

• Centralitzats que ocupen un sol espai o departament i permeten un estalvi de recursos i evitar la duplicació de documents.
• Descentralitzats que estan dividits entre diversos departaments, oferint més autonomia i facilitant l'accés a la documentació degut a la proximitat.
• Mixtos que combinen característiques centralitzades i descentralitzades i aprofiten els avantatges de cada entorn on els arxius descentralitzats gestionen documents més freqüents, mentre que l'arxiu central emmagatzema la documentació menys consultada.

Cicle de vida d'un arxiu

• Hi ha diferents fases per classificar els arxius segons la seva vida útil
• El cicle de vida d'un document comprèn les etapes des de la creació fins a la destrucció.

Etapes

• Creació original del document.
• Classificació, l'ordenació i la utilització dels documents: etapa que permetrà treballar d'una manera optima.
• Arxivament i la seva conservació.
• Tranferència a noves localització
• Eliminació, quan la documentació no aporta valor.

Classificació i Ordenació

• Vol facilitar l'accés àgil a la documentació per l'organització de forma comprensible.
• Es facilitarà la cerca mitjançant criteris de classificació i ordenació ja definits.
• L'ordenació es considera una de les primeres fases d'arxivar documents.

Sistemes de Classificació

Tipus

• Alfabètics
• Cronològics
• Geogràfics
• Per matèries (assumptes)
• Numèrics i alfanumèrics
• Mixtos

Alfabètic

• Organitza els documents segons les lletres que conté alguna paraula que els identifica.
• S'utilitza la lletra següent si la primera coincideix per identificar els documents; de la mateixa manera, si aquest es repeteix, els consecutius també ho faran.
• En empreses s'utilitzarà la raó social, o el primer cognom en el cas de persones físiques.
• El segon cognom serà una opció si el primer coincideix i, si encara passa, s'utilitzarà el nom
• Qualsevol altre element diferenciador pot fer-se servir si el nom coincideix, com ara el nom del carrer o la professió.
• No es tindran en compte càrrecs ni titulacions. En empreses, tampoc s'han d'incloure títols d'activitats
• No es consideraran articles ni preposicions quan s'inclouen raons socials o cognoms
• Si provenen d'un altre país s'inclouran part del cognom.

Avantatges del Sistema Alfabètic

• Fàcil d'aplicar.
• No necessita coneixements adicionals, a part l'abecedari.
• No necessita cap font auxiliar.

Inconvenients del Sistema Alfabètic

• A mesura que el nombre augmentan, serà necessari intercanviar i redistribuir la documentació.
• Determinades assignacions a lletres s'infrautilitzen, mentre que altres es saturan.
• Es dificulta la cerca quan augmenta el volum de carpetes.

Cronològic

• Consisteix a disposar els documents en funció a una data.
• Aquest sistema s'utilitza habitualment per ordenar subvencions entrades.
• Es poden classificar per any, mes, trimestre o qualsevol altre divisió temporal
• S'ha d'utilitzar la dada que apareix en el document; es pot fer la classificació per dates d'emissió o de venciment.
• No es pot canviar la data arbitràriament per evitar conflictes entre documents.

Avantatges del Sistema Cronològic

• Principalment, la seva senzillesa.
• Pot ser que no s'hagin d'intercalar documents en funció de la data.
• Útil per facilitar la gestió.

Inconvenients del Sistema Cronològic

• Molta documentació sota la mateixa data si es reb una gran quanitat en molt poc espai de temps.
• L'ús d'un sistema de registre complementari que proporcioni un ordre de segon nivell serà necessari.

Numèric

• Agrupa i disposa els documents en el número en què es codifiquen.
• De numèric a alfanumèric: inclourà, a part del codi, lletres.
• Les normes són: es donaran de mode correlativa a mesura que s'originen els documents, procurar no donar el mateix número utilitzat d'expedient o document anterior si aquest està obsolet.
• Generà un índex auxiliar que permetrà connectar el document a la codificació (alfanumèrica o no)

Avantatges del Sistema Numèric

• Facilita classificar nous documents, afegint el nou al final de l'anterior.
• L'espai de l'arxiu funciona bé, ja que no hi ha intercalació.
• No es necessari redistribuir res a l'arxiu, tan sols documents o expedients nous.

Inconvenients del Sistema Numèric

• La clasificació no afegeix informació si no el complementes amb algun criteri addcional.
• Necessita un índex o una base de dades auxiliar per poder trobar la documentació.