Blocs+tips réservation

Création d'un Block

• Première étape : réserver un bloc
• Distinction entre le bloc de recherche et le bloc "Je veux"
• Remplir les informations obligatoires, celles marquées d'un astérisque
• Elasticité : un bloc élastique permet de modifier la longueur du séjour ou le nombre de chambres, un bloc non élastique est fixe
• Options de sauvegarde :
  • Sauvegarder ferme le bloc
  • Sauvegarder et Gérer le bloc mène à une page informative
  • Sauvegarder et Aller à la grille de chambre affiche la grille de chambre
• Modifiez le bloc en "Déf" pour accéder à la liste des participants
• La PM (Preuve de Mise à Disposition) se crée automatiquement lors de la création de la liste des participants
• Grille tarifaire et chambres :
  • Charger la grille de chambre
  • Sélectionner le type de chambre
  • Définir l'occupation
  • Entrer le tarif
• Liste des participants :
  • Possibilité de saisie manuelle ou d'import automatique
  • Vérifier le nom complet, qui est obligatoire
  • Envoyer la liste
• Vérifiez dans "Gérer les réservations" si tout est correct
• Le "tick and trip" permet de modifier la PM, mais uniquement au sein du bloc
• Statuts du bloc :
  • "Administration" : code de statut
  • "Inquiry" : demande non déduite de l'inventaire, peut être vendue à d'autres clients
  • "Option / Option 2": lorsque deux groupes souhaitent réserver en même temps
  • "Tentative" : Contrat présenté au client, déduit de l'inventaire (mais pas de "pick up option")
  • "DEF" : Confirmé, permet l'accès à la liste des participants

Informations complémentaires sur les blocs

• "I WANT TO " : utilise cette option pour créer un bloc et saisir les informations spécifiques (exemple : Coca, Loyover)
• "Sous contrat / Initial" : dépend de l'extensibilité du bloc
• Création d'une garantie dans la PM (Preuve de Mise à Disposition)
• BLOC STATUS : Donne des informations sur le statut du groupe. Permet de modifier le statut.
• Modifier et créer une grille : ajouter des chambres et modifier le tarif
• Inventory control :
  • Non élastique : Réservation limitée aux dates du bloc et à l'allotement de chambres.
  • Elastique : Permet d'étendre les dates ou le nombre de chambres selon la demande.
  • Sell Limit : Permet de définir un nombre de réservations par type de chambre qui peuvent être prises dans la disponibilité totale de l'établissement une fois que les chambres de l'allotement sont réservées.
  • Decision Date : Date où la personne décisionnaire doit décider de réserver ou non.
  • Rate Code : Permet d'ajouter un tarif préconfiguré pour les chambres réservées via le bloc (facultatif).
  • Suppress Rate : Permet de cacher ou d'afficher le tarif pour les utilisateurs d'Opera.
• Cutoff Date / Cutoff Days : Permet de définir la date à partir de laquelle les chambres non réservées seront libérées dans l'inventaire.
• Options de sauvegarde :
  • "Save" : Sauvegarde le bloc et retourne à la fenêtre de gestion des blocs
  • "Save and manage block" : Sauvegarde le bloc et amène à la page des informations du bloc nouvellement créé
  • "Save and go to room grid" : Sauvegarde le bloc et amène à la fenêtre de la grille de chambre

Gestion des blocs

• Block Details :
  • Définir les "shoulder dates" permet de définir une période de temps en dehors des dates du bloc où des réservations peuvent être faites.
  • Les "shoulder dates" sont uniquement disponibles si le bloc est élastique.
  • "Cutoff block" : relance toutes les chambres bloquées pour l'allotement
  • "Shift bloc date" : permet de modifier la date de début, uniquement si aucune réservation n'est liée au bloc
  • "Copy bloc" : permet de dupliquer le bloc
• Trace :
  • "Communication sans pop-up" : permet de dater et d'indiquer le service concerné
  • "Les autres" : notes permanentes sur le profil
  • Trace est plus avantageuse, car elle permet de faire un rapport et d'envoyer une alerte en pop-up
• Gérer les réservations : Rendre des menus actifs ou inactifs depuis la roue
• Co-occupation : ajouter un participant et le faire payer
• Mass Check-in : sélectionner plusieurs réservations (Ctrl+A) et effectuer un enregistrement de masse
• Quick Check-out : utiliser l'option "Front desk quick out"
• Imputation : aller dans "Donner financier" et imputer des éléments, par exemple, le petit-déjeuner.
• Open Folio : Aller sur une réservation et effectuer un check-out en open folio, comme lors d'une imputation.

Création d'un Bloc

• La première étape pour créer un bloc est de le réserver.
• Il existe deux types de blocs: le bloc de recherche et le bloc "Je veux".
• Les informations obligatoires, indiquées par un astérisque, doivent être remplies.
• Les blocs peuvent être élastiques ou non élastiques. Un bloc élastique permet de modifier la longueur du séjour ou le nombre de chambres. Un bloc non élastique est fixe.
• Les options de sauvegarde incluent "Sauvegarder", "Sauvegarder et Gérer le bloc" et "Sauvegarder et Aller à la grille de chambre".
• Modifier le bloc en "DEF" permet d'accéder à la liste des participants.
• La PM (Preuve de Mise à Disposition) est créée automatiquement lors de la création de la liste des participants.

Grille tarifaire et chambres

• La grille de chambre peut être chargée et modifiée.
• Le type de chambre, l'occupation et le tarif peuvent être définis.

Liste des participants

• La liste des participants peut être saisie manuellement ou importée automatiquement.
• Le nom complet du participant est obligatoire.
• Après l'envoi de la liste, il est important de vérifier dans "Gérer les réservations" si tout est correct.

Statuts du bloc

• Les statuts du bloc comprennent "Administration", "Inquiry", "Option / Option 2", "Tentative" et "DEF".
• "Inquiry" correspond à une demande non déduite de l'inventaire et peut être vendue à d'autres clients.
• "Option/Option 2" correspond à deux groupes souhaitant réserver en même temps.
• "Tentative" correspond à un contrat présenté au client, déduit de l'inventaire.
• "DEF" correspond à un bloc confirmé et donne accès à la liste des participants.

Informations complémentaires sur les blocs

• "I WANT TO" permet de créer un bloc et de saisir des informations spécifiques.
• "Sous contrat / Initial" dépend de l'extensibilité du bloc.
• Une garantie peut être créée dans la PM.

BLOC STATUS

• BLOC STATUS fournit des informations sur le statut du groupe.
• Il permet de modifier le statut et de créer une grille en ajoutant des chambres et en modifiant le tarif.

Inventory Control

• Le contrôle de l'inventaire diffère selon le type de bloc.
• Les blocs non élastiques limitent les réservations aux dates et à l'allotement du bloc.
• Les blocs élastiques permettent d'étendre les dates ou le nombre de chambres selon la demande.
• Sell Limit permet de définir un nombre de réservations par type de chambre pouvant être prises dans la disponibilité totale.
• Decision Date correspond à la date où la personne décisionnaire doit décider de réserver.
• Rate Code permet d'ajouter un tarif préconfiguré pour les réservations via le bloc.
• Suppress Rate permet de cacher ou d'afficher le tarif pour les utilisateurs d'Opera.
• Cutoff Date / Cutoff Days permet de définir la date à partir de laquelle les chambres non réservées sont libérées dans l'inventaire.

Gestion des blocs

• Block Details permet de définir les "shoulder dates" pour permettre des réservations en dehors des dates du bloc.
• "Cutoff block" relance toutes les chambres bloquées pour l'allotement.
• "Shift bloc date" permet de modifier la date de début du bloc.
• "Copy bloc" permet de dupliquer le bloc.

Trace

• "Communication sans pop-up" permet de dater et d'indiquer le service concerné.
• "Les autres" permettent de saisir des notes permanentes sur le profil.
• Trace offre l'avantage de pouvoir faire un rapport et d'envoyer une alerte en pop-up.

Gérer les réservations

• La roue permet de rendre des menus actifs ou inactifs.
• Co-occupation permet d'ajouter un participant et de le faire payer.
• Mass Check-in permet de sélectionner plusieurs réservations et d'effectuer un enregistrement de masse.
• Quick Check-out utilise l'option "Front desk quick out".
• Imputation permet d'imputer des éléments (ex: petit-déjeuner).
• Open Folio permet d'effectuer un check-out en open folio.