Blocs+tips réservation

Création d'un Block

• Première étape : réserver un bloc
• Distinction entre le bloc de recherche et le bloc "Je veux"
• Remplir les informations obligatoires, celles marquées d'un astérisque
• Elasticité : un bloc élastique permet de modifier la longueur du séjour ou le nombre de chambres, un bloc non élastique est fixe
• Options de sauvegarde :
  • Sauvegarder ferme le bloc
  • Sauvegarder et Gérer le bloc mène à une page informative
  • Sauvegarder et Aller à la grille de chambre affiche la grille de chambre
• Modifiez le bloc en "Déf" pour accéder à la liste des participants
• La PM (Preuve de Mise à Disposition) se crée automatiquement lors de la création de la liste des participants
• Grille tarifaire et chambres :
  • Charger la grille de chambre
  • Sélectionner le type de chambre
  • Définir l'occupation
  • Entrer le tarif
• Liste des participants :
  • Possibilité de saisie manuelle ou d'import automatique
  • Vérifier le nom complet, qui est obligatoire
  • Envoyer la liste
• Vérifiez dans "Gérer les réservations" si tout est correct
• Le "tick and trip" permet de modifier la PM, mais uniquement au sein du bloc
• Statuts du bloc :
  • "Administration" : code de statut
  • "Inquiry" : demande non déduite de l'inventaire, peut être vendue à d'autres clients
  • "Option / Option 2": lorsque deux groupes souhaitent réserver en même temps
  • "Tentative" : Contrat présenté au client, déduit de l'inventaire (mais pas de "pick up option")
  • "DEF" : Confirmé, permet l'accès à la liste des participants

Informations complémentaires sur les blocs

• "I WANT TO " : utilise cette option pour créer un bloc et saisir les informations spécifiques (exemple : Coca, Loyover)
• "Sous contrat / Initial" : dépend de l'extensibilité du bloc
• Création d'une garantie dans la PM (Preuve de Mise à Disposition)
• BLOC STATUS : Donne des informations sur le statut du groupe. Permet de modifier le statut.
• Modifier et créer une grille : ajouter des chambres et modifier le tarif
• Inventory control :
  • Non élastique : Réservation limitée aux dates du bloc et à l'allotement de chambres.
  • Elastique : Permet d'étendre les dates ou le nombre de chambres selon la demande.
  • Sell Limit : Permet de définir un nombre de réservations par type de chambre qui peuvent être prises dans la disponibilité totale de l'établissement une fois que les chambres de l'allotement sont réservées.
  • Decision Date : Date où la personne décisionnaire doit décider de réserver ou non.
  • Rate Code : Permet d'ajouter un tarif préconfiguré pour les chambres réservées via le bloc (facultatif).
  • Suppress Rate : Permet de cacher ou d'afficher le tarif pour les utilisateurs d'Opera.
• Cutoff Date / Cutoff Days : Permet de définir la date à partir de laquelle les chambres non réservées seront libérées dans l'inventaire.
• Options de sauvegarde :
  • "Save" : Sauvegarde le bloc et retourne à la fenêtre de gestion des blocs
  • "Save and manage block" : Sauvegarde le bloc et amène à la page des informations du bloc nouvellement créé
  • "Save and go to room grid" : Sauvegarde le bloc et amène à la fenêtre de la grille de chambre

Gestion des blocs

• Block Details :
  • Définir les "shoulder dates" permet de définir une période de temps en dehors des dates du bloc où des réservations peuvent être faites.
  • Les "shoulder dates" sont uniquement disponibles si le bloc est élastique.
  • "Cutoff block" : relance toutes les chambres bloquées pour l'allotement
  • "Shift bloc date" : permet de modifier la date de début, uniquement si aucune réservation n'est liée au bloc
  • "Copy bloc" : permet de dupliquer le bloc
• Trace :
  • "Communication sans pop-up" : permet de dater et d'indiquer le service concerné
  • "Les autres" : notes permanentes sur le profil
  • Trace est plus avantageuse, car elle permet de faire un rapport et d'envoyer une alerte en pop-up
• Gérer les réservations : Rendre des menus actifs ou inactifs depuis la roue
• Co-occupation : ajouter un participant et le faire payer
• Mass Check-in : sélectionner plusieurs réservations (Ctrl+A) et effectuer un enregistrement de masse
• Quick Check-out : utiliser l'option "Front desk quick out"
• Imputation : aller dans "Donner financier" et imputer des éléments, par exemple, le petit-déjeuner.
• Open Folio : Aller sur une réservation et effectuer un check-out en open folio, comme lors d'une imputation.

Création d'un Bloc

• La première étape pour créer un bloc est de le réserver.
• Il existe deux types de blocs: le bloc de recherche et le bloc "Je veux".
• Les informations obligatoires, indiquées par un astérisque, doivent être remplies.
• Les blocs peuvent être élastiques ou non élastiques. Un bloc élastique permet de modifier la longueur du séjour ou le nombre de chambres. Un bloc non élastique est fixe.
• Les options de sauvegarde incluent "Sauvegarder", "Sauvegarder et Gérer le bloc" et "Sauvegarder et Aller à la grille de chambre".
• Modifier le bloc en "DEF" permet d'accéder à la liste des participants.
• La PM (Preuve de Mise à Disposition) est créée automatiquement lors de la création de la liste des participants.

Grille tarifaire et chambres

• La grille de chambre peut être chargée et modifiée.
• Le type de chambre, l'occupation et le tarif peuvent être définis.

Liste des participants

• La liste des participants peut être saisie manuellement ou importée automatiquement.
• Le nom complet du participant est obligatoire.
• Après l'envoi de la liste, il est important de vérifier dans "Gérer les réservations" si tout est correct.

Statuts du bloc

• Les statuts du bloc comprennent "Administration", "Inquiry", "Option / Option 2", "Tentative" et "DEF".
• "Inquiry" correspond à une demande non déduite de l'inventaire et peut être vendue à d'autres clients.
• "Option/Option 2" correspond à deux groupes souhaitant réserver en même temps.
• "Tentative" correspond à un contrat présenté au client, déduit de l'inventaire.
• "DEF" correspond à un bloc confirmé et donne accès à la liste des participants.

Informations complémentaires sur les blocs

• "I WANT TO" permet de créer un bloc et de saisir des informations spécifiques.
• "Sous contrat / Initial" dépend de l'extensibilité du bloc.
• Une garantie peut être créée dans la PM.

BLOC STATUS

• BLOC STATUS fournit des informations sur le statut du groupe.
• Il permet de modifier le statut et de créer une grille en ajoutant des chambres et en modifiant le tarif.

Inventory Control

• Le contrôle de l'inventaire diffère selon le type de bloc.
• Les blocs non élastiques limitent les réservations aux dates et à l'allotement du bloc.
• Les blocs élastiques permettent d'étendre les dates ou le nombre de chambres selon la demande.
• Sell Limit permet de définir un nombre de réservations par type de chambre pouvant être prises dans la disponibilité totale.
• Decision Date correspond à la date où la personne décisionnaire doit décider de réserver.
• Rate Code permet d'ajouter un tarif préconfiguré pour les réservations via le bloc.
• Suppress Rate permet de cacher ou d'afficher le tarif pour les utilisateurs d'Opera.
• Cutoff Date / Cutoff Days permet de définir la date à partir de laquelle les chambres non réservées sont libérées dans l'inventaire.

Gestion des blocs

• Block Details permet de définir les "shoulder dates" pour permettre des réservations en dehors des dates du bloc.
• "Cutoff block" relance toutes les chambres bloquées pour l'allotement.
• "Shift bloc date" permet de modifier la date de début du bloc.
• "Copy bloc" permet de dupliquer le bloc.

Trace

• "Communication sans pop-up" permet de dater et d'indiquer le service concerné.
• "Les autres" permettent de saisir des notes permanentes sur le profil.
• Trace offre l'avantage de pouvoir faire un rapport et d'envoyer une alerte en pop-up.

Gérer les réservations

• La roue permet de rendre des menus actifs ou inactifs.
• Co-occupation permet d'ajouter un participant et de le faire payer.
• Mass Check-in permet de sélectionner plusieurs réservations et d'effectuer un enregistrement de masse.
• Quick Check-out utilise l'option "Front desk quick out".
• Imputation permet d'imputer des éléments (ex: petit-déjeuner).
• Open Folio permet d'effectuer un check-out en open folio.

Ce quiz couvre le processus de création d'un bloc de réservation, avec des détails sur la distinction entre les types de blocs, les étapes de sauvegarde et la gestion des participants. Il aborde également la grille tarifaire et les options d'occupation. Testez vos connaissances sur ce sujet essentiel en gestion de réservation.