Controles Internos no Poder Executivo Federal

Controles Internos, Gestão de Riscos e Governança no Poder Executivo Federal

• A Instrução Normativa Conjunta nº 1, de 10 de maio de 2016, estabelece diretrizes sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo federal.
• Órgãos e entidades do Poder Executivo federaldevem adotar medidas para sistematizar práticas relacionadas à gestão de riscos, controles internos e governança.

Definições Importantes

• Accountability: Conjunto de procedimentos adotados para evidenciar a responsabilidade por decisões e ações, incluindo a salvaguarda de recursos públicos, a imparcialidade e o desempenho da organização.
• Apetite a risco: Nível de risco que uma organização está disposta a aceitar.
• Auditoria interna: Atividade independente para avaliar e melhorar a eficácia da gestão de riscos, controles internos, integridade e governança, atuando como a terceira linha de defesa.
• Componentes dos controles internos da gestão: Ambiente de controle interno, avaliação de risco, atividades de controles internos, informação e comunicação, e monitoramento.
• Controles internos da gestão: Regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, operacionalizados para enfrentar riscos e fornecer segurança razoável.
• Objetivos gerais incluem execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações, cumprimento de obrigações de accountability, cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis, e salvaguarda de recursos.
• Fraude: Atos ilegais caracterizados por desonestidade, dissimulação ou quebra de confiança, sem o uso de violência ou força física.
• Gerenciamento de riscos: Processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos, garantindo o alcance dos objetivos da organização.
• Governança: Combinação de processos e estruturas implantadas pela alta administração para informar, dirigir, administrar e monitorar as atividades da organização.
• Governança no setor público: Mecanismos de liderança, estratégia e controle para avaliar e monitorar a gestão na condução de políticas públicas e na prestação de serviços.
• Incerteza: Incapacidade de saber com antecedência a probabilidade ou o impacto de eventos futuros.
• Mensuração de risco: Estimar a importância de um risco e calcular sua probabilidade e impacto.
• Política de gestão de riscos: Declaração das intenções e diretrizes gerais de uma organização relacionadas à gestão de riscos.
• Risco: Possibilidade de ocorrência de um evento que impacte o cumprimento dos objetivos.
• Risco inerente: Risco a que uma organização está exposta sem considerar ações gerenciais para reduzi-lo.
• Risco residual: Risco a que uma organização está exposta após a implementação de ações gerenciais para o tratamento do risco.
• Sistema de Controle Interno do Poder Executivo federal: Atividades de avaliação do cumprimento de metas, execução de programas de governo e orçamentos da União, e avaliação da gestão de administradores públicos federais.

Implementação e Manutenção dos Controles Internos da Gestão

• Órgãos e entidades do Poder Executivo federal devem implementar, manter, monitorar e revisar os controles internos da gestão, com base na identificação, avaliação e gerenciamento de riscos.
• Os controles internos da gestão constituem a primeira linha de defesa das organizações públicas, operados por todos os agentes públicos responsáveis pela condução de atividades.
• Controles internos de gestão devem ser efetivos, consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações e baseados no gerenciamento de riscos, integrando o processo de gestão.
• Dirigentes máximos devem assegurar a implementação efetiva dos controles internos da gestão, com controles internos adequados considerando os componentes definidos e integrados ao processo de gestão

Princípios dos Controles Internos da Gestão

• Aderência à integridade e a valores éticos.
• Competência da alta administração em supervisionar o desenvolvimento e o desempenho dos controles internos da gestão.
• Coerência e harmonização da estrutura de competências e responsabilidades.
• Compromisso da alta administração em atrair, desenvolver e reter pessoas competentes.
• Definição clara dos responsáveis pelos controles internos.
• Definição clara de objetivos que possibilitem o gerenciamento de riscos.
• Mapeamento das vulnerabilidades que impactam os objetivos.
• Identificação e avaliação das mudanças internas e externas que possam afetar os controles internos.
• Desenvolvimento e implementação de atividades de controle para níveis aceitáveis de riscos.
• Adequado suporte de tecnologia da informação.
• Definição de políticas e normas de suporte às atividades de controles internos.
• Utilização de informações relevantes e de qualidade.
• Disseminação de informações para fortalecer a cultura e a valorização dos controles internos.
• Avaliações periódicas para verificar a eficácia do funcionamento dos controles internos.
• Comunicação dos resultados da avaliação aos responsáveis.

Objetivos dos Controles Internos da Gestão

• Suportar a missão, a continuidade e a sustentabilidade institucional.
• Proporcionar eficiência, eficácia e efetividade operacional.
• Assegurar a integridade e confiabilidade das informações.
• Assegurar a conformidade com leis e regulamentos aplicáveis.
• Salvaguardar e proteger bens, ativos e recursos públicos.

Estrutura dos Controles Internos da Gestão

• Ambiente de controle: Base dos controles internos, influenciando estratégias e objetivos.
• Elementos incluem integridade, valores éticos, comprometimento, filosofia da direção, estrutura organizacional e políticas de recursos humanos.
• Avaliação de risco: Processo permanente de identificação e análise dos riscos relevantes.
• Atividades de controles internos: Políticas, procedimentos, técnicas e ferramentas para diminuir riscos e assegurar o alcance dos objetivos.
• Exemplos incluem autorização, aprovação, segregação de funções, controles de acesso, verificações, conciliações, avaliação de desempenho operacional e supervisão.
• Informação e comunicação: Informações apropriadas, tempestivas, atuais, precisas e acessíveis.
• Monitoramento: Revisões específicas ou monitoramento contínuo para aferir a eficácia dos componentes dos controles internos.

Responsabilidades nos Controles Internos

• A responsabilidade por estabelecer, manter, monitorar e aperfeiçoar os controles internos da gestão é da alta administração da organização
• A operacionalização dos controles internos da gestão cabe aos funcionários e servidores, identificando e comunicando deficiências

Gestão de Riscos no Poder Executivo Federal

• Órgãos e entidades devem implementar, manter, monitorar e revisar o processo de gestão de riscos, compatível com sua missão e objetivos estratégicos.

Princípios da Gestão de Riscos

• Gestão de riscos de forma sistemática, estruturada e oportuna.
• Estabelecimento de níveis de exposição a riscos adequados.
• Procedimentos de controle interno proporcionais ao risco.
• Utilização do mapeamento de riscos para apoio à tomada de decisão.
• Utilização da gestão de riscos para apoio à melhoria contínua dos processos organizacionais.

Objetivos da Gestão de Riscos

• Assegurar tempestividade das informações sobre riscos.
• Aumentar a probabilidade de alcance dos objetivos, reduzindo os riscos a níveis aceitáveis.
• Agregar valor à organização por meio da melhoria da tomada de decisão e do tratamento adequado dos riscos.

Estrutura do Modelo de Gestão de Riscos

• Ambiente interno: Base para os componentes da estrutura de gestão de riscos.
• Fixação de objetivos: Todos os níveis da organização devem ter objetivos fixados e comunicados.
• Identificação de eventos: Identificar e relacionar os riscos inerentes à atividade da organização.
• Avaliação de riscos: Avaliar os eventos sob a perspectiva de probabilidade e impacto.
• Resposta a riscos: Identificar a estratégia a seguir para cada risco mapeado e avaliado.
• Atividades de controles internos: Políticas e procedimentos para mitigar os riscos.
• Informação e comunicação: Informações relevantes devem ser identificadas, coletadas e comunicadas.
• Monitoramento: Avaliar a qualidade da gestão de riscos e dos controles internos.

Política de Gestão de Riscos

• A política de gestão de riscos deve ser instituída pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal, especificando princípios, objetivos organizacionais e diretrizes.

Tipologias de Riscos

• Riscos operacionais: Comprometem as atividades do órgão ou entidade.
• Riscos de imagem/reputação: Comprometem a confiança da sociedade.
• Riscos legais: Derivados de alterações legislativas ou normativas.
• Riscos financeiros/orçamentários: Comprometem a capacidade financeira do órgão ou entidade.

Responsabilidades na Gestão de Riscos

• O dirigente máximo da organização é o principal responsável pela estratégia da organização e da estrutura de gerenciamento de riscos.
• Cada risco mapeado e avaliado deve estar associado a um agente responsável formalmente identificado.

Princípios da Boa Governança

• Liderança: Desenvolvida em todos os níveis da administração.
• Integridade: Baseada na honestidade e objetividade.
• Responsabilidade: Zelo na definição de estratégias e execução de ações.
• Compromisso: Todo agente público deve vincular-se a valores éticos.
• Transparência: Acesso às informações relativas à organização pública.
• Accountability: Agentes devem assumir responsabilidades por suas decisões.

Comitê de Governança, Riscos e Controles

• Riscos e controles internos devem ser geridos de forma integrada.
• Os órgãos e entidades do Poder Executivo federaldeverão instituir Comitê de Governança, Riscos e Controles.
• Competências inclui:
• Promover práticas e princípios de conduta.
• Institucionalizar estruturas adequadas de governança, gestão de riscos e controles internos.
• Promover o desenvolvimento contínuo dos agentes públicos.
• Garantir a aderência às regulamentações.
• Promover a integração dos agentes responsáveis pela governança.
• Promover a adoção de práticas que institucionalizem a responsabilidade dos agentes públicos.
• Aprovar política, diretrizes, metodologias e mecanismos para comunicação e institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos.
• Supervisionar o mapeamento e avaliação dos riscos-chave que podem comprometer a prestação de serviços de interesse público.
• Liderar e supervisionar a institucionalização da gestão de riscos e dos controles internos.
• Estabelecer limites de exposição a riscos globais do órgão.
• Aprovar e supervisionar método de priorização de temas e macroprocessos.
• Emitir recomendação para o aprimoramento da governança, da gestão de riscos e dos controles internos.
• Monitorar as recomendações e orientações deliberadas pelo Comitê.