Contrôle Interne: Objectifs et Types

Contrôle interne et certification

• Le contrôle interne est un ensemble de mesures mises en place par la direction d'une entreprise pour gérer les risques et atteindre les objectifs.

Types d'objectifs du contrôle interne

• Respecter les lois et les réglementations en vigueur.
• Assurer une présentation fidèle de l'information financière.
• Appliquer des principes de gestion basés sur l'économie, l'efficacité et l'efficience.
• L'économie consiste à minimiser l'utilisation des ressources.
• L'efficacité consiste à utiliser correctement les ressources.
• L'efficience consiste à maximiser le rendement des ressources utilisées.

Types de Contrôle

• Contrôles physiques : Ils protègent les biens et les employés, par exemple avec des caméras ou des gardes.
• Contrôles comptables : Assurent la tenue de registres exhaustifs et précis, comme le rapprochement bancaire.
• Contrôles de gestion : Garantissent une gestion saine en respectant les principes d'économie, d'efficacité et d'efficience (règle des 3 E).

Types de Risques

• Divers risques peuvent affecter l'entreprise : fraude, vol, pertes, bris, omissions, erreurs de calcul, erreurs d'écriture ou d'imputation.

Limites du contrôle interne

• Les limites incluent la nature humaine (paresse, procrastination), les changements, la collusion, le PESTE (Politique, Économique, Social, Technologique, Environnemental), et les imprévus.

Règles de base pour un système de contrôle interne efficace

• Bien définir les responsabilités et répartir équitablement le travail entre les employés.
• Séparer les tâches incompatibles pour éviter les conflits d'intérêts.
• Former adéquatement le personnel.
• Embaucher des employés compétents.
• Superviser et vérifier régulièrement le travail accompli.
• Utiliser des technologies appropriées (informatique, électronique, mécanique).
• Bien documenter les contrôles et le travail effectué.
• Conserver des registres à jour.

Systèmes d'entreprise à analyser pour le contrôle interne

• Il est crucial d'analyser chaque système pour identifier les risques et mettre en place des contrôles appropriés.
• Les quatre principaux systèmes à analyser sont la gestion de l'encaisse, la gestion des achats et des fournisseurs, la gestion des clients et des ventes, et la gestion de la paie.

Gestion de l'encaisse

• Les risques et les contrôles varient selon le type d'opération (encaissement ou décaissement) et les modes de paiement utilisés (espèces, cartes de crédit ou débit, chèques).

Encaissement en espèces (risques fréquents)

• Perte d'espèces.
• Réception de fausse monnaie ou de faux billets.
• Vol d'espèces.
• Double comptabilisation.
• Non-comptabilisation de certaines transactions.
• Erreurs de calcul ou de conversion.
• Destruction d'espèces.

Contrôles recommandés pour prévenir la perte, le vol et la destruction d'espèces

• Installer des caméras de surveillance.
• Engager un agent de sécurité.
• Utiliser un coffre-fort.
• Limiter la quantité de liquidités en magasin.
• Effectuer des dépôts fréquents.
• Effectuer les dépôts à deux personnes.
• Varier l'heure et l'itinéraire des dépôts.
• Utiliser une caisse enregistreuse.

Contrôles liés à la caisse enregistreuse

• Attribuer un tiroir-caisse par caissier.
• Maintenir un montant fixe dans chaque tiroir-caisse.
• Effectuer un décompte du tiroir-caisse avant de commencer le travail.
• N'ouvrir le tiroir-caisse que lors d'une transaction.
• Autoriser uniquement le superviseur à ouvrir les tiroirs-caisses.
• Assurer la visibilité de l'écran de la caisse pour le client.
• Équiper le tiroir-caisse d'une chute ou d'un coffre pour limiter le contenu.
• Garder une trace des ouvertures inhabituelles du tiroir-caisse.
• Déposer temporairement l'argent reçu sur le tiroir-caisse.
• Prévoir une enveloppe de dépôt signée par le superviseur et le caissier.
• Effectuer le décompte du dépôt en présence du superviseur avant de mettre l'argent dans l'enveloppe.
• Effectuer le décompte du tiroir-caisse après la période de travail.

Contrôles pour détecter les faux billets

• Examiner visuellement et tactilement les billets.
• Former adéquatement le personnel.
• Ne pas accepter les grosses coupures.
• Utiliser un détecteur de faux billets.

Contrôles pour éviter les erreurs de comptabilisation et de conversion

• Approuver les écritures comptables.
• Effectuer des rapprochements bancaires.
• Vérifier et recompter les dépôts.
• Intégrer les taux de change et de conversion dans la caisse enregistreuse.
• Utiliser une table de conversion.
• Effectuer les échanges de devises étrangères au pair.

Encaissement par chèque (risques)

• Chèque sans provision (NSF).
• Faux chèque.
• Chèque contenant une erreur.
• Perte du chèque.
• Double comptabilisation.
• Non-comptabilisation de certaines transactions.
• Destruction du chèque.
• Mauvaise signature.
• Mauvaise imputation.

Contrôles pour éviter les chèques sans provision (NSF)

• Faire une enquête de crédit avant d'accorder des termes de paiement.
• Exiger un chèque certifié.
• Exiger des garanties du client.
• Vérifier la réputation du client.
• Prévoir des frais administratifs.
• Avoir une marge de crédit suffisante.

Contrôles pour prévenir le vol, la perte et la destruction de chèques reçus

• Faire une liste des chèques reçus.
• Désigner une personne responsable de l'ouverture et du tri du courrier.
• Faire une copie des chèques reçus.
• Estampiller les chèques avec la mention "pour dépôt seulement".

Contrôles pour détecter les faux chèques, les erreurs et les mauvaises signatures

• Examiner attentivement les données sur le chèque.
• Comparer les informations du chèque avec celles de la facture.
• Avoir une liste des signataires autorisés pour les clients importants.
• En cas de doute sur la signature, demander une pièce d'identité et en faire une copie.
• N'accepter que les chèques dont les informations de l'émetteur sont pré-imprimées.

Mesures pour prévenir les erreurs de comptabilisation des chèques

• Approbation des écritures.
• Rapprochement bancaire.
• Double décompte des dépôts.

Encaissements par cartes de crédit et de débit (risques)

• Cartes sans fonds.
• Utilisation frauduleuse.
• Transactions erronées.
• Cartes expirées ou démagnétisées.
• Double comptabilisation.
• Non-comptabilisation de transactions.
• Clonage ou vol d'informations, perte de confidentialité.
• Mauvaise signature ou signataire.
• Mauvaise imputation.

Contrôles pour prévenir les cartes sans fonds, la mauvaise utilisation et les signatures non valides

• Utiliser un terminal de point de vente (TPV).
• Limiter ou refuser les retraits.
• Vérifier la signature sur la carte.
• Demander les initiales au client qui utilise la carte.
• Demander une pièce d'identité en cas de doute.
• Ne pas autoriser une personne autre que le bénéficiaire à utiliser la carte.

Mesures pour prévenir la perte de confidentialité, le clonage et les erreurs de comptabilisation des cartes

• Protéger l'accès au TPV pour assurer la confidentialité.
• Remettre le relevé au client et conserver une copie.
• Installer un système de caméra.
• Demander le numéro de 3 ou 4 chiffres au dos de la carte (code de sécurité).
• Prévoir un système de secours en cas de panne du TPV.

Décaissements en espèces (risques)

• Mauvaise utilisation des fonds.
• Perte d'espèces.
• Vol d'espèces.
• Double comptabilisation.
• Non-comptabilisation de transactions.
• Erreurs de calcul.
• Destruction.
• Absence ou perte de justificatifs de paiement.

Mesures de contrôle pour les décaissements en espèces

• Nommer une personne responsable.
• Utiliser un coffre-fort fermé à clé.
• Ne pas conserver la clé à proximité du coffre-fort.
• Émettre des chèques au nom du responsable, et non de la petite caisse.
• Maintenir un fonds de caisse fixe (montant limité).
• Exiger des justificatifs pour chaque paiement.
• Tenir un registre de la petite caisse.
• Effectuer les paiements en présence d'un témoin.
• Effectuer les paiements à deux personnes.
• Éviter les paiements en espèces.
• Installer un gardien et des caméras de surveillance.

Risques liés aux décaissements par chèque

• Chèque sans provision.
• Perte du chèque.
• Fraude.
• Double comptabilisation et paiement d'une même facture.
• Non-comptabilisation de transactions.
• Erreur sur le chèque.
• Destruction du chèque.
• Mauvaise ou absence de signature.

Contrôles pour les décaissements par chèque

• Assurer une marge de crédit suffisante.
• Préparer un budget de caisse précis.
• Obtenir une double signature pour les chèques.
• Conserver les talons de chèque ou des copies de ceux-ci.
• Effectuer une comparaison des pièces justificatives lors de la signature du chèque.
• Indiquer la mention "payé" sur les factures au moment du paiement.
• Ne payer que les factures originales, et non les copies.
• Conserver les chèques vierges dans un lieu sécurisé.
• Établir et tenir à jour une liste des chèques à émettre et/ou émis.
• S'assurer qu'un responsable autorise les factures avant le paiement.
• Exiger et concilier les états de compte des fournisseurs.
• Utiliser des références et des descriptions adéquates sur les chèques.
• Utiliser des chèques cryptés.
• Implémenter la signature électronique des chèques.

Décaissements par cartes de crédit (risques et contrôles)

• Risques : mauvaise utilisation, perte, fraude, double comptabilisation, non-comptabilisation, perte de justificatifs, destruction, signature incorrecte.
• Contrôles : limiter le solde des cartes, spécifier le nom de l'utilisateur, tenir une liste des cartes en circulation, exiger les pièces justificatives, limiter l'utilisation des cartes à certains produits, empêcher les avances de fonds, exiger des relevés détaillés, concilier les relevés, utiliser des cartes de crédit avec photo.

Gestion des clients et des ventes

• Les étapes sont l'analyse de crédit, le traitement de la commande, la préparation et livraison de la commande, la facturation du client et le suivi des comptes.

Analyse de crédit : Objectifs et risques

• Objectif : Évaluer la solvabilité des clients.
• Risques : accepter des mauvais payeurs, refuser de bons payeurs, utiliser des informations erronées ou frauduleuses.

Collecte d'informations pour l'analyse de crédit

• Recueillir des données sur le client, son identité, ses références, ses informations financières, sa forme juridique et son statut de propriétaire ou locataire.

Validation de l'information

• Valider l'information en contactant les références, en recoupant les données, en utilisant d'autres sources d'information et en exigeant des preuves.

Analyse des informations validées

• Analyser les informations validées en utilisant des ratios, des analyses verticales et horizontales, la méthode ABD (analyse de la balance des débiteurs), la méthode ATD (analyse du taux de rotation des débiteurs), des systèmes de pointage et des critères d'évaluation.

Décision d'accorder ou non un crédit

• La décision comprend le montant du crédit autorisé, les termes de crédit, la politique d'escompte, le mode de paiement, le taux d'intérêt, les garanties offertes et l'exclusivité de la ligne de produits.

Traitement de la commande (risques et contrôles)

• Risques : erreur sur la commande, perte, commande en double, produits manquants.
• Contrôles : utiliser un document standardisé de prise de commande avec une liste de tous les produits offerts.

Mesures de Contrôle relatives aux commandes

• Choisir le mode de prise de commande (téléphone, courriel, etc.).
• Répéter la commande pour confirmer les détails.
• Obtenir l'approbation de la commande.
• Définir une politique claire pour les commandes en attente (B.O.).
• Enregistrer la commande.
• L'ordre de vente se fait en quatre copies (clients, expédition, ventes et comptabilité).

Préparation et livraison de la commande

• Risques : oubli de livraison, perte de la commande, commande endommagée, non-respect des délais.
• Contrôles : utiliser l'équipement approprié, obtenir un bon de livraison signé, former le personnel, effectuer un double décompte de la commande, utiliser une firme spécialisée, planifier les livraisons, suivre les commandes en attente, classer les commandes dans un ordre logique.

Facturation (risques)

• Oubli de facturer, double facturation, erreur, délai excessif, imputation incorrecte.

Mesures pour contrôler la facturation

• Inspection des factures.
• Utilisation d'un logiciel.
• Comparaison avec le bon de commande et le bon de livraison.
• Double vérification.
• Vérification des calculs et des taxes.
• Utilisation de factures pré-numérotées en plusieurs copies.
• Vérification régulière des bons de livraison non facturés.

Suivi et perception des comptes (contrôles)

• Appels, intérêts de retard, états de compte, lettres de recouvrement, agence de recouvrement, avocat, huissier, blocage des commandes.

Système des Achats/Fournisseurs/Décaissements

• Les étapes comprennent l'identification des besoins, la disponibilité de la marchandise requise, le choix du fournisseur, la commande, la réception de la marchandise et la facture, et le paiement.

Identification des besoins (risques et contrôles)

• Risques : besoins non identifiés, mal identifiés ou non justifiés.
• Contrôles : bon de réquisition, système d'inventaire permanent, point de commande, système Min/Max, plan de matières (MRP), inventaire physique, gestion des contenants (Kanban), réunions.

Disponibilité de la marchandise (contrôles)

• Système d'inventaire permanent, point de commande, système Min/Max, plan de matières (MRP).

Choix du fournisseur (facteurs à considérer)

• Critères, mode de sélection, fournisseur local ou étranger, achat ou location, production ou sous-traitance, code d'éthique, internet, appel d'offre.

Commande (étapes)

• Suite au choix du fournisseur, une commande officielle doit être placée avec un bon de commande (quatre copies) qui comprend la quantité, la description, la date, les termes de paiement et de livraison, le prix et la garantie.

Mesures pour réduire les erreurs de commande

• Exiger une confirmation écrite.
• Effectuer une double vérification.
• Obtenir l'approbation.
• Comparer avec le bon de réquisition.
• Avoir une politique concernant les commandes partielles.
• Ne pas accepter les copies de commande des fournisseurs.
• Donner la liste des acheteurs autorisés.

Réception des marchandises (risques)

• Les risques peuvent être une commande non reçue ou incomplète, une marchandise défectueuse, une livraison en retard, ou encore une marchandise endommagée ou de mauvaise qualité.

Contrôles liés à réception de la commande

• Prévoir un bon de réception signé par le livreur et le personnel.
• Dénombrer et inspecter les éléments reçus.
• Comparer la marchandise avec le bon de commande et le bon de réception.
• Prévoir de l’équipement adéquat.
• Assurer la formation du personnel.
• Ranger de façon appropriée la marchandise.
• Maintenir une liste de toutes les commandes en attente.

Contrôles pour réceptionner les factures

• Dater les factures afin de faciliter l'imputation.
• Inspecter les factures et vérifier si les calculs sont exacts.
• Obtenir l'approbation des factures.
• Comparer les factures aux bons de réception et de commande.
• Initialer les factures lorsqu'elles sont saisies dans le système.
• Traiter uniquement les factures originales.

Gestion de la paie

• Les aspects essentiels de la gestion de la paie sont le calcul des heures travaillées, l'étude du salaire brut, le calcul des retenues et du salaire net, le paiement et la comptabilisation.

Calcul des heures travaillées

• Utiliser un horodateur près des accès, supervisé par un responsable.
• Conserver les cartes vierges.
• Comparer les heures travaillées avec l'horaire prévu.
• Faire approuver les heures par l'employé et le supérieur.
• Utiliser des feuilles de temps.
• Protéger l'accès avec un gardien ou un mot de passe.
• Utiliser un logiciel et effectuer un double calcul des heures.
• Remettre un talon de paie à l'employé.

Calcul du salaire brut

• Comparer le taux au contrat, à la politique et au dossier de l'employé.
• Effectuer un double calcul.
• Utiliser un logiciel à jour.
• Utiliser les services d'une firme spécialisée.
• Former les employés sur les avantages imposables.
• Remettre un talon de paie.
• Liste des paies exceptionnelles.

Calcul des déductions et du salaire net

• Utiliser des tables à jour.
• Double calcul du salaire net.
• Logiciel à jour.
• Firme spécialisée.
• Former les employés sur les déductions.
• Remettre un talon de paie.
• Liste des paies exceptionnelles.

Versement de la paie

• Payer dans les délais, éviter les doubles paiements, avoir les fonds nécessaires.

Contrôles de comptabilisation de la paie

• Approbation de l'écriture.
• Double calcul de l'écriture.
• Logiciel à jour.
• Compte bancaire.
• Ligne de crédit suffisante.
• Dépôts directs.
• Remise d'un chèque en mains propres.
• Signature de l'employé.
• Liste des chèques.

Calcul et versement des remises

• Effectuer des calculs précis pour éviter pénalités.
• Tables à jour.
• Double calcul.
• Logiciel à jour.
• Former les employés.
• Utiliser une firme spécialisée.
• Paiement par internet ou à la banque.
• Respecter les délais (avant le 15 du mois suivant).

Autres considérations

• Congés, CSST, CNT, production des documents (T-4, relevés 1, relevés d'emploi), avantages imposables.