Concepto y Clasificación de Documentos

Concepto de Documento

• Un documento es un soporte material que contiene información en lenguaje natural o convencional, incluyendo expresiones gráficas, sonoras o en imagen.
• Sirve para la comunicación humana, la formación y la docencia, transmitiendo conocimientos e ideas.
• Incluye hojas de papel, libros, fotografías, cintas de seguridad, DVDs, archivos de procesadores de texto, bases de datos y páginas web.
• Los avances tecnológicos han diversificado los tipos de documentos, incluyendo fotografías, discos, películas y soportes magnéticos.
• Destaca la aparición de los documentos electrónicos con la revolución informática.

Clasificación de Documentos

• Se clasifican según el soporte material, las características del mensaje informativo y la forma de transmisión o difusión.

Características del Soporte Material

• Textuales: Contienen información escrita en papel (libros, revistas).
• No Textuales: En soportes diferentes al papel, diseñados para ser vistos, oídos o manipulados (CDs, DVDs, discos duros, USBs), aunque pueden contener información escrita.

Características Informacionales

• Se relacionan con el carácter informativo, la expresión del contenido y su transformación.
• Incluyen el contenido, la finalidad y el tema.
• Primarios: Contienen información original sin tratamiento previo (libros, tesis doctorales, revistas, periódicos, actas de congresos).
• Secundarios: Resultado de aplicar tratamiento a documentos primarios (bibliografías, índices, catálogos, revistas de resúmenes, bases de datos).
• Terciarios: Resultado de aplicar tratamiento a documentos secundarios o reproducciones mecánicas (diccionarios, enciclopedias, léxicos, tesauros).

Forma de Transmisión o Difusión

• Social: Públicos (periódicos, artículos, libros, revistas, páginas web), reservados (informes secretos clasificados) e inéditos (poemas, libros o artículos no publicados).
• Temporal: Periódicos (revistas mensuales, prensa) y no periódicos o monográficos (libros, artículos).

Documento Electrónico

• Un documento electrónico está en un dispositivo electrónico o magnético
• Tiene contenido codificado digitalmente que puede ser leído, interpretado o reproducido.
• Desde el punto de vista informático, es un archivo con atributos específicos que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario.
• Se guarda con un nombre y formato en un directorio, subdirectorio o carpeta.

Compatibilidad

• El desarrollo tecnológico abarató costos y aumentó la velocidad de comunicación.
• Sin embargo, también trajo problemas por la existencia de múltiples formatos incompatibles.
• Esto afecta incluso a documentos de texto plano y se agrava en documentos editados con procesadores de texto, hojas de cálculo y programas CAD/DAO.
• Se soluciona con visores gratuitos y códigos estándar y abiertos.
• Visor Gratuito: Distribuidos por compañías de software para leer documentos electrónicos generados por sus programas de edición (ej. Adobe Acrobat Reader).
• Código Estándar y Abierto: Desarrollo de formas de código estandarizadas y abiertas (ej. código HTML).

Elementos de un Documento Digital de Texto

• Cabecera: Opcional, resalta el encabezado de una página (ej. título de una novela en la parte superior de cada página).
• Pie de Página: Opcional, suele usarse para el número de página actual.
• Título: Define el tema del documento, corto y conciso, recomendable. Puede incluir un subtítulo.
• Párrafos de Texto: Contienen la información escrita, separados por punto y aparte. Los procesadores de texto ofrecen diferentes tipos de letra, formatos y efectos.
• Otros Elementos: Imágenes, símbolos, tablas, índices.

Procesadores de Texto

• Son aplicaciones informáticas para crear o modificar documentos de texto en un ordenador.
• Permiten la creación, modificación y almacenamiento de documentos, incluyendo gráficos, imágenes, fórmulas y tablas.

Funciones

• Ofrecen funcionalidades tipográficas, semánticas, organizativas y estéticas.
• Se puede trabajar con distintos tipos de letra, tamaños, colores, formatos de texto, insertar imágenes y tablas.
• Los trabajos pueden guardarse en distintos medios como archivos y también se pueden imprimir.
• Incluyen correctores de ortografía y gramática, diccionarios multilingües y tesauros.
• Facilidad para escribir texto.
• Agregar, borrar o mover texto.
• Corrección de errores.
• Cambio del aspecto del texto.
• Impresión del contenido.
• Almacenamiento permanente de información.

Formatos de Archivos

• Los procesadores de texto almacenan documentos según su formato específico.
• Permiten archivar documentos en múltiples formatos estandarizados y abrir ficheros de otras aplicaciones ofimáticas.

Formato OpenDocument (ODF)

• Es un formato de archivo abierto y estándar (ISO/IEC 26300) para documentos ofimáticos.
• Incluye hojas de cálculo, textos, gráficas y presentaciones.
• La extensión .ODT representa el estándar para documentos de texto.

Ficheros de Texto Plano (TXT)

• No tienen formato ni efectos tipográficos y no pueden incluir imágenes o tablas.
• Se utilizan para archivos de configuración, datos estadísticos, migraciones de datos.
• Tienen extensión .TXT.

Formato de Texto Enriquecido (RTF)

• Desarrollado por Microsoft en 1987 para el intercambio de documentos multiplataforma.
• Permite añadir elementos de formato relativos al texto, como cursiva, negrita y tipo de letra.
• Tiene extensión .RTF.

Formato HTML

• Significa HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcas de Hipertexto).
• Es un lenguaje de programación basado en etiquetas para la elaboración de páginas web.
• Define una estructura básica y un código para el contenido de una página web, como texto, imágenes y vídeos.
• Los documentos generados admiten formato en textos, colores, imágenes, tablas y vínculos.
• Tiene extensión .HTML.

Formato Microsoft Word (DOC y DOCX)

• Formato nativo de MS Office Word (DOC), propiedad de Microsoft.
• Se ha convertido en un "estándar de facto" para transferir textos con o sin formato e imágenes.
• La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) eligió el formato Open XML como estándar, lo que influyó en la evolución del formato DOC.
• Microsoft evolucionó el formato .doc a .docx, basado en XML.
• El formato DOCX se introdujo con la versión 2007 de Word y es un estándar abierto.
• Los archivos DOCX pueden ocupar menos espacio que los DOC, utilizando la compresión zip.
• Tiene extensión .DOC o .DOCX (a partir de Word 2007).

Tipos de Procesadores de Texto

• WYSIWYG: (What You See Is What You Get), el aspecto final del documento es el que el usuario ve mientras edita. Utilizan formatos como OpenDocument (.odt) u Office Open XML (.docx). Ejemplos: LibreOffice Writer, Apache OpenOffice Writer, Microsoft Word, AbiWord, KWord.
• TeX: El texto plano es procesado para crear archivos con formato en PDF o PostScript. Ejemplos: Kile, Texmaker, TeXstudio, TeXworks.
• WYSIWYM: (What You See Is What You Mean), integra características de editores TeX y procesadores WYSIWYG. Ejemplo: LyX.

Aplicaciones de Procesador de Textos

• LibreOffice Writer: Paquete ofimático libre y de código abierto desarrollado por The_Document_Foundation. Compatible con Microsoft Office. Disponible en más de 120 idiomas y para varios sistemas operativos. Tiene procesador de textos (Writer), editor de hojas de cálculo (Calc), gestor de presentaciones (Impress), gestor de bases de datos (Base), editor de gráficos vectoriales (Draw) y editor de fórmulas matemáticas (Math).
• Microsoft Office Word: Suite ofimática que abarca el mercado completo en Internet. La primera versión fue desarrollada por Charles Simonyi y Richard Brodie. La primera versión para Windows salió en 1990.