Communication efficace en milieu de travail

Entretien et administration d'installation

• Une communication efficace est essentielle pour le bon fonctionnement d'une organisation.
• Inclut l'échange structuré d'informations, d'idées, d'attitudes, de réflexions, d'opinions et d'instructions.
• Dans les grandes organisations, il existe 3 types de communication :
  • Communication écrite : rapports, lettres, instructions, bulletins, courriels et manuels (procédures normalisées, politiques, procédures d'urgence)
  • Communication verbale : discours, cours, conversations téléphoniques, explications faites au personnel.
  • Communication visuelle : affiches, diagrammes, films, expositions, rétroprojections, modèles et informations visuelles.

Structure des communications organisationnelles

• Les communications internes sont importantes pour assurer la libre circulation de l'information entre direction et services.
• La communication entre l'entretien et l'exploitation augmente le rendement de l'installation.
• Communications externes, notamment avec les fournisseurs d'équipement, de produits chimiques et de fournitures de bureau, est essentielle à l'approvisionnement.
• Chaque entité a son propre tableau de communication
  • Par exemple, un opérateur confronté à un problème de traitement de l'eau de la chaudière doit en informer le chef d'équipe, qui suivra la chaîne de communication appropriée.

Programme d'entretien préventif

• Vise à identifier les problèmes potentiels et à prévenir les défaillances.
• Cela peut être réalisé par des inspections et un entretien régulier.
• Un programme efficace comprend une liste complète de l'équipement, des listes de contrôle des inspections, une fréquence des inspections, des procédures de réparation et d'étalonnage, la gestion des documents et une maîtrise des coûts.
• Un programme réussi exige la planification, l'estimation, l'ordonnancement et le contrôle des activités de maintenance, et se divise en deux classes : mécanique et documentaire.

Travail mécanique et documentation

• Travaux mécaniques :
  • Inspection régulière
  • Ajustement des composants
  • Serrage des éléments
  • Entretien ménager de l'équipement
  • Lubrification appropriée
  • Remplacement normal des pièces
• Documentation :
  • Listes de contrôle de maintenance préventive
  • Historique de l'entretien de l'équipement
  • Préparation des ordres de travail
  • Contrôle de l'inventaire des pièces
• La personne responsable doit dresser une liste de l'équipement inclus dans le programme de maintenance et préparer une liste de contrôle des inspections pour chaque pièce.
• À la fin de la réparation, les informations doivent être stockées dans l'historique de l'équipement pour identifier les zones à problèmes potentiels.

Entretien périodique

• Demande de travail : système de demande de remise en état (réparation, remplacement, réglage, calibrage).
• Bons de travail : créés à partir d'une demande et suivent les coûts du travail et des matériaux effectués pour l'équipement.
• Ordonnancement : classer par ordre de priorité les demandes et déterminer la disponibilité des employés.
• Gestion des coûts : suivi des coûts des équipements, de l'exploitation et de la réparation.
• Comptabilité : tenue de dossiers du rendement sur les pièces d'équipement et les coûts connexes.

Tenue de dossiers

• L'indexation, la conservation et la récupération de l'information de l'installation sont essentielles à la gestion des dossiers.
• Les systèmes de classement efficaces et la capacité de déterminer ce qui doit être conservé sont également essentiels.
• De nombreuses entreprises mémorisent les dossiers électroniquement de nos jours ; cependant, les copies papier de sauvegarde demeurent importantes
• Le système sélectionné doit répondre aux besoins de l'entreprise et être convivial pour les employés.
• La tenue des documents aide les mécaniciens de machines fixes en ce qui a trait aux exigences légales et facilite l'analyse et la prise de décisions éclairées.

Exigences légales relatives à la tenue des documents

• Les mécaniciens en chef doivent se conformer aux lois et aux règlements sur les chaudières et les équipements sous pression.
• Les textes exigent qu'un opérateur conserve un registre des questions liées au fonctionnement d'une centrale.
• Les réglementations provinciales de la CSST et le code des incendies exigent une documentation adéquates sur l'équipement de sécurité.
• Les assureurs exigent une documentation technique appropriée
• Les rapports d'exploitation constituent un document ayant une valeur juridique et peuvent être utilisés comme preuve dans le cadre d'enquêtes menées par différents organismes

Feuilles de données d'exploitation

• Les feuilles de données d'exploitation des centrales thermiques sont des documents ayant force de loi qui doivent être exacts, lisibles et faciles à comprendre.
• Les documents doivent être conservés en toute sécurité.
• Ils devraient contenir les données essentielles pour assurer la sûreté et l'efficacité du fonctionnement de l'installation, notamment les températures critiques, les pressions, les débits de gaz et d'air, etc.

Gestion de projets : les bases

• Une gestion de projet comprend :
  • Examen des résultats (évaluation et améliorations)
  • Exécution (exécution d'un plan)
  • Planification (établir les bases des activités)
• Afin d'assurer la sécurité et l'efficacité d'un projet, une planification minutieuse est donc indispensable
• Les diagrammes de Gantt sont couramment utilisés pour visualiser la planification générale.
• Les tâches sont énumérées dans une colonne et le temps estimé est tracé sur une échelle de temps horizontale.

Planification d'une révision générale

• La planification de la révision générale d'une chaudière prend au moins un mois.
• Le planificateur s'assure que toutes les pièces de rechange sont disponibles.
• Les renseignements suivants devraient être colligés afin d'organiser une révision : date de la panne, ampleur des travaux, date de relance, date de l'inspection interne et le nombre d'employés.
• Créer un diagramme de Gantt pour voir le calendrier du projet et assurer une visualisation efficace.

Tâches à effectuer lors d'une révision

• Nettoyer la chaudière à l'intérieur et à l'extérieur, puis procéder à une inspection complète.
• Vérifier tous les instruments de la chaudière pour assurer la fonctionnalité de l'instrument et le rendement de sécurité.
• Vérifier les pompes d'eau, les paliers des ventilateurs à tirage induit, réparer les matériaux réfractaires et remplacer comme le tube à niveau.
• Refaire les robinets d'isolement du tube à niveau, les robinets d'arrêt de non-retour et réparer les robinets de purge.
• Une fois le calendrier terminé, rencontrer le personnel de maintenance pour adapter l'horaire des travaux.

Mise en œuvre du plan de révision

• L'approbation des administrateurs est requise, ce qui permet d'assurer l'allocation des ressources et l'harmonisation des besoins des affaires
• La phase préparatoire implique d'effectuer une coordination logistique, une synchronisation des équipes et une vérification que toutes les procédures ont été respectées, de même qu'une vérification du calendrier.
• L'étape de mise en œuvre nécessite de réaliser les tâches planifiées, de respecter les délais impartis et de vérifier les procédures de sécurité et les normes de fabrication.

Phase précédant les travaux

• Préparation et planification continues
• La planification comprend une communication efficace avec le personnel et la direction, ainsi qu'une formation en sécurité et dans divers domaines pour les sous-traitants.

Phase de travail

• Assurez-vous que les calendriers des opérations et les procédures de sécurité sont connus de tous les membres de l'équipe.
• Une connaissance pratique de l'emplacement où les outils, les pièces et les équipements connexes sont stockés pour une utilisation efficace.

Phase d'examen du projet

• Le personnel de la direction tient des réunions quotidiennes avec le personnel d'entretien et d'exploitation afin de revoir le travail terminé et de discuter des tâches restantes.
• Informer la direction de l'entreprise si des changements sont apportés au projet.
• Un rapport écrit comprenant une évaluation du plan et des recommandations d'amélioration est créé aux fins d'utilisation future.

Diagrammes à flèches de planification

• Les diagrammes à flèches sont utilisés pour la planification.
• Queue : début de l'activité
• Tête : montre que l'activité est terminée
• Doit être direct ou courbé
• Ne doit pas être écrasé, et doit avoir une valeur horaire.
• Au moment de la construction d'un réseau, diviser le projet et poser ces 3 questions : quelles activités devraient se produire avant, quelles activités se produiront en même temps et quelles activités devraient se produire après.

Événements dans un réseau de planification

• Qu'est-ce qu'un évènement?
  • Décrit une situation qui se déroule après avoir fait une activité
  • Doit être fait en premier pour que l'activité puisse commencer
• Point de jonction
  • La tête d'une flèche ou de plusieurs flèches qui se joint à la queue d'une flèche.
• Numérotation
  • Assurez-vous de numéroter les événements afin de pouvoir facilement effectuer un suivi dans le plan du projet.

Flèches en pointillé et durée zéro

• Les flèches pointillées illustrent une dépendance logique
• Durée zéro : indique qu'il n'y a aucune durée de temps
• Tâches parallèles : tâches qui ont des interconnexions mais peuvent commencer en même temps
• Conditions préalables : tâches qui doivent être terminées pour commencer un projet.

Inspection annuelle de la chaudière : méthode d'analyse du chemin critique

• Une description étape par étape de chaque activité entreprise.
• Les activités sont numérotées.
• Calcul des temps d'achèvement des activités afin d'identifier les chemins critiques et de minimiser les interférences potentielles sur le terrain.

programmes de gestion environnementale

• Protection de l'environnement
• Se conformer aux programmes environnementaux et aux lois pour maintenir un milieu sain.
• Formation
• Formation des employés dans divers domaines, notamment les nouvelles informations sur les produits dangereux.
• Surveillance
• Installation de stations de surveillance de l'eau/de l'air.
• Sensibilisation du public
• Fournir au public une image juste et précise de l'état des affaires de l'entreprise.
• Signalement
• Se conformer aux programmes environnementaux et aux lois pour signaler les contaminants d'eau/d'air.

Sensibilisation du public en matière environnementale

• Cela peut être fait grâce à des séances d'information publiques et à une communication transparente par le biais de campagnes informatives.
• Plans d'urgence à diffuser aux résidents locaux.

Surveillance de l'environnement

• Qualité de l'air : Vérification des postes de surveillance de la qualité de l'air pour détecter, puis régler les violations.
• Gestion de l'amiante : Il est important d'inspecter régulièrement les endroits où l'amiante est présente pour détecter tout signe d'agression.
• Eaux souterraines et sols : Échantillonnage et analyse des puits de surveillance pour détecter toute pollution.
• Conformité : La pollution doit être maintenue minimes pour la sécurité des travailleurs et de la population.