Cierre y Verificación de Auditoría
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Questions and Answers

¿Cuál es la responsabilidad clave de la persona designada en cada tienda auditada?

  • Recopilar información del Auditor de Campo
  • Verificar los precios de venta
  • Cerrar la tienda en el punto de venta
  • Ser responsable de la calidad de la tienda (correct)

En el procedimiento de cierre, ¿qué debe hacerse con los ítems que presenten venta negativa?

  • Descontar del inventario inmediatamente
  • Reportar a la gerencia sin revisar
  • Verificar el inventario y la compra (correct)
  • Ajustar precios sin verificar la causa

¿Qué información se considera esencial para obtener un Reporte Final de ventas de excelente calidad?

  • Observaciones y entrevistas en el punto de venta (correct)
  • Solo registros de ventas
  • Registros y actividades del periodo en estudio (correct)
  • Registros de ventas y publicidad externa

¿Qué acción es crítica para asegurar que se han tomado en cuenta todas las variaciones de venta?

<p>Comparar inventarios actuales con inventarios del periodo anterior (D)</p> Signup and view all the answers

Durante el proceso de verificación de precios, ¿cuál es el objetivo principal de esta actividad?

<p>Detectar posibles errores y corregirlos (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué acción se requiere al escoger la opción de justificar observaciones de fluctuación?

<p>Ingresar observaciones en la Pantalla Comentarios (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes alertas se considera de baja importancia?

<p>Compra alta a SKU total (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto puede influir en la revisión de los comentarios listados por el sistema?

<p>El manejo de la ecuación de ventas (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de alertas tienen un rango mayor de respuesta?

<p>Alertas Bajas (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes situaciones no es una alerta dentro del sistema?

<p>Éxito en la venta (B)</p> Signup and view all the answers

Qué indica una baja en las ventas en el período actual en comparación con el período anterior?

<p>La oferta fue menos efectiva este período. (B), La venta 2 puede ser considerada atípica. (D)</p> Signup and view all the answers

Qué significa compensado en el contexto de fluctuación de ventas?

<p>Las ventas de un producto se equilibra con las de otro producto similar. (A)</p> Signup and view all the answers

Cuál es el propósito de una exhibición especial o 'local de destaque'?

<p>Aumentar la visibilidad del producto en el punto de venta. (C)</p> Signup and view all the answers

Qué puede justificar una segunda variación en ventas si es necesario?

<p>La venta 1 y su desempeño. (C)</p> Signup and view all the answers

Qué elemento puede ser un factor en la baja de ventas de un producto?

<p>Una oferta previa que pudo haber influenciado la venta. (C)</p> Signup and view all the answers

Dónde deberían ubicarse idealmente los productos en una exhibición especial?

<p>En cabeceras de góndolas y exhibidores. (C)</p> Signup and view all the answers

Qué puede implicar que la venta 2 fue la atípica en un contexto de presentación de ventas?

<p>Que era más baja que la venta 1. (D)</p> Signup and view all the answers

Qué se debe considerar al analizar los resultados de venta en un período bimestral?

<p>El impacto de las ventas pasadas y las ofertas anteriores. (D)</p> Signup and view all the answers

Que indica la categoría 'Verificado' en la fluctuación de ventas?

<p>Los resultados de las ventas fueron confirmados con el colaborador. (D)</p> Signup and view all the answers

Cuando se utiliza la justificación 'Sin Inventario o Sin Stock'?

<p>Cuando el stock se acaba y no se compra más durante el período. (A)</p> Signup and view all the answers

En qué caso se considera una 'Compra Reciente'?

<p>Cuando se realiza una compra hasta una semana antes de la visita. (A)</p> Signup and view all the answers

Qué significa 'Sin exposición o No expuesto' en ventas?

<p>Cuando el stock está escondido y no está disponible para la venta. (B)</p> Signup and view all the answers

Cuando se aplica la categoría 'Confirmado o Normalizado'?

<p>Cuando las ventas se ajustan a los niveles del período anterior. (A)</p> Signup and view all the answers

Qué situación describe la 'Compra' en el contexto de fluctuaciones de ventas?

<p>Se ha realizado una compra después de quedarse sin stock durante un tiempo. (C)</p> Signup and view all the answers

Cuál es una posible causa de fluctuación según 'Sin Inventario o Sin Stock'?

<p>El stock no ha sido repuesto y se ha agotado. (D)</p> Signup and view all the answers

Cuál es la implicación de categorizar las ventas como 'Verificado'?

<p>Confirma que los resultados de las ventas son precisos y están validados. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de oferta se aplica cuando hay un aumento en las ventas debido a actividades promocionales?

<p>Oferta especial (A)</p> Signup and view all the answers

La estacionalidad en ventas se relaciona con:

<p>La relación de ventan a productos dependiendo del mes que se reporten. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones describe mejor la 'PC Justificada'?

<p>Se aplica cuando hay fluctuaciones en alzas o caídas de una categoría completa. (D)</p> Signup and view all the answers

La justificación de 'Tienda Justificada' se refiere a:

<p>La afectación total de ítems en el 100% de las categorías por cierre temporal. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una característica de la 'Oferta u'?

<p>Implica un aumento en las ventas por actividades promocionales. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de justificación se debe aplicar cuando se observa que las fluctuaciones afectan a la totalidad de los ítems?

<p>Tienda Justificada (D)</p> Signup and view all the answers

El término 'Otros' se utiliza para referirse a:

<p>Fluctuaciones que no encajan en ninguna categoría específica. (C)</p> Signup and view all the answers

La fluctuación de ventas por 'estacionalidad' se relaciona principalmente con:

<p>Cambios en motivos de compra a lo largo del año. (A)</p> Signup and view all the answers

Flashcards

Inventory Comparison

Comparing current inventory against previous inventory to ensure all items are accounted for.

Price Verification

Checking sales prices during the audit to identify and correct pricing errors.

Sales Fluctuation Check

Checking sales fluctuations against previous periods to ensure accurate sales reporting.

Negative Sales Item

Items with reported sales less than zero, requiring inventory and purchase verification and potential adjustments.

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Closing Procedure Quality

Closure process should generate high-quality information based on store records, activities, observations, and interviews, before sending it to the factory.

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Verified Sales

Sales results confirmed by the collaborator.

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Out of Stock

Sales affected by lack of inventory where no replenishment was made.

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Recent Purchase

Sales affected by a recent purchase made within a week.

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Hidden Stock

Sales affected due to hidden or unexposed inventory.

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Normalized Sales

Sales are consistent with previous periods.

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Purchase Explanation

Sales are explained based on a recent inventory purchase.

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Stock Depleted

Sales affected by significant stock depletion during the period.

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No Sales Exposure

Inventory not visible or available for sale.

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Sales Fluctuation

Changes in sales figures compared to previous periods.

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Compensated Sales

When sales of one item offset the decrease in sales of another.

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Sales Period Variance

Comparing current sales to those of a previous period.

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Special Display

A prominent product placement, often in key areas of the store.

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Historical Sales

Sales figures from the past, used for comparison.

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2-Month Sales

Sales for a two-month period.

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Sales Trend

Pattern of sales over a period of time.

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Local Display

Product display in a prominent store location.

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Oferta u Oferta especial

Increase in sales due to promotional activities (offers) on a product.

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Estacionalidad

Sales fluctuate due to the time of year when the product is sold.

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PC (CP) Justificada

Sales fluctuations affect an entire category (e.g., product line) due to operational issues.

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Tienda Justificada

Sales fluctuations affect all products/items within a store entirely (e.g., store closure).

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Oferta u

Sales increase due to promotional activities.

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Oferta especial

Sales increase due to special offers

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Sazonal

Sales fluctuations related to the time of year

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Otros

Sales fluctuations that are not covered by previously mentioned categories (e.g., unexpected events).

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Sales Fluctuation Alert

A notification regarding changes in sales compared to expected or previous periods, requiring explanation.

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Justification for Fluctuation

Explanation needed when sales differ significantly, entered in the Comments section of the system.

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Collection Buddy (COBU)

System used for sales data collection and reporting.

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Alert Types (COBU)

Categorization of alerts, including High, Medium, and Low, for different levels of urgency.

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Closing Commentary

Comments and observations provided after collecting sales data; used for analysis and reporting.

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Study Notes

Análisis, Cierre y Verificación Final

  • Al comparar las ventas actuales con las de los dos meses anteriores, las cifras deben ser consistentes, a menos que se trate de productos de temporada o promoción. Las variaciones deben ser explicadas en el apartado de "Comentarios" de la pantalla.
  • El cierre de la auditoría es crucial, ya que la calidad de las ventas futuras depende del registro preciso de inventarios y compras.
  • La secuencia de acciones para un cierre de calidad incluye:
    • Una persona responsable por tienda durante la auditoría, independiente del número de auditores.
    • Comparación de inventarios actuales con los anteriores.
    • Verificación de precios de venta.
    • Cierre de punto de venta revisando fluctuaciones de ventas con periodos previos.
    • Verificación de artículos con ventas negativas.
    • Registro de publicidad y exhibiciones especiales del período.

Recomendaciones para un Cierre de Calidad

  • Un inventario concienzudo evita omisiones o duplicaciones.
  • Revisión de diferencias entre inventarios actual y anterior, buscando causas (precios, compras adicionales, etc.).
  • Obtención de documentación de compras y salidas de mercadería del colaborador.
  • Revisión detallada de facturas.
  • Registro de cada producto en la factura, marcar cada ítem revisado.
  • Facturas ilegibles deben ser aclaradas con el encargado del establecimiento.
  • Revisión de ventas dentro del local.
  • Registro de datos de atención al cliente para las ventas anormales.

Venta Normal, Alta y Baja

  • Normal: Las ventas actuales se ajustan al ASTI (Algoritmo de Tendencias de la Tienda).
  • Alta: Ventas que superan el ASTI de la tienda, las causas pueden incluir: productos inexistentes en stock, sobreconteo de mercadería en la visita anterior, ítems que se movieron a otro local o depósito sin registro, etc.
  • Baja: Ventas inferiores al ASTI, posibles causas: mercadería en estado de reserva (no en exhibición), cambio a otro modelo o tamaño del producto, falta de documentación, etc.

Verificación y Confirmación

  • Verificación: Se debe verificar que el resultado del cierre se haya confirmado con el colaborador.
  • Inventario o sin stock, compras recientes: situaciones que explican falta de inventario o stock o si las compras recientes explican una disminución o aumento de las ventas.
  • Sin exposición o no expuesto: indica si un producto no está en exhibición o exposición.
  • Confirmado o normalizado: explica si el cierre reflejó normalidad en las ventas respecto al periodo anterior.
  • Compensado: situaciones donde una fluctuación en las ventas de un producto se compensa con las ventas de otro.
  • Exhibición especial o "Local de destaque": refleja si la mercadería se presenta en áreas de mayor visibilidad.
  • Oferta especial: aumento de las ventas por promociones o descuentos.
  • Estacionalidad o "Sazonal": explica las variaciones en las ventas debido a temporadas.

Collection Buddy (COBU)

  • Es un chatbot conversacional y de soporte técnico que ayuda a los auditores a través de tecnologías de inteligencia artificial.
  • Brinda una experiencia de consulta y soporte automatizado.
  • Está integrado en las aplicaciones de recolección, ofrece herramientas de back-office.

Alertas

  • Tipos de alertas (Altas, Medias, Bajas): Las alertas se clasifican por el impacto que tendrían en la recolección de datos.
  • Altas: casos graves que requieren acción inmediata.
  • Medias: casos complementarios a las alertas altas y no por ello menos importantes
  • Bajas: no afectan directamente la calidad de la colecta pero necesitan respuesta.

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Análisis, Cierre y Chequeo final PDF

Description

Este cuestionario aborda los procesos y mejores prácticas para el cierre de auditorías en ventas. Se enfoca en la comparación de datos, la verificación de inventarios y precios, así como la importancia de un registro preciso. Se recomienda prestar especial atención a los artículos con ventas negativas y a la publicidad del período.

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