Bloc 2 - Cours 8: Gestion de la réalisation, Partie 1

Bloc 2

• Le bloc 2 comprend les cours 7 à 13.

TP 7

• La section 9.2 de la documentation de suivi des coûts doit être finalisée.
• La section 10 de la documentation de l'analyse des risques doit être finalisée.
• Les échéanciers doivent être finalisés (Diagrammes de Gantt, budgétés et réels).
• La section 9.3 de la documentation des échéanciers sera entreprise.
• Il faut commencer à travailler sur la structure de la présentation orale a/v (PPT) de votre projet.

Bloc 2 – Cours 8 : Gestion de la réalisation, Partie 1

• Approvisionnement à partir de l'étranger (ex : Canada, USA, Europe)
• Il est nécessaire d'acquérir des équipements lourds de construction si ceux-ci ne sont pas disponibles dans le pays.
• Il faut des matériaux de construction spécialisés, si ceux-ci ne sont pas disponibles dans le pays ou la région.
• La flotte de véhicules pour le projet est nécessaire, en fonction de la réglementation des taxes d'importation dans le pays (qui peut aller jusqu'à 100% de la valeur!)
• Prévoir des pièces de rechange pour la maintenance, durant le projet (et plus longtemps selon le contrat), pour les équipements lourds, véhicules, et équipements spécialisés requis pour le projet.

Gestion de l'approvisionnement

• Définition et planification du type d’acquisition (achat, location, fabrication, construction, assemblage) et attention particulière aux délais de livraison.
• Ce qui permet la réalisation, avec gestion des biens et services en fonction du type d’acquisition ou contrat.
• Il est nécessaire d'analyser en détail les fournisseurs, les offres et l'octroi des contrats.
• Une attention particulière doit être accordée à la portion de transport locale entre le port d'arrivée et le site du projet.
• Il est d'importance de faire la réception des biens et la gestion des inventaires, ainsi que le paiement des biens en considérant les incoterms.
• Les incoterms visent à atteindre les objectifs de juste à temps, et de trouver un équilibre entre prix et qualité.

Courtier en transport international

• Il est nécessaire d'utiliser un courtier en transport international et de dédouanement, basé à Montréal mais avec des agents dans les grandes villes du monde, pour planifier et organiser le transfert de vos approvisionnements à partir de l'étranger, Canada, USA, Europe, etc. vers votre projet.
• Un courtier offre les services suivants :
• Préparation de tous les documents d’exportation des pays d’approvisionnement et les documents d’importation dans le pays du projet (c’est-à-dire : Déclaration d’exportation canadienne).
• Examen et négociation du crédit documentaire (c’est-à-dire : lettre de crédit).
• Emballage pour exportation.
• Conditionnement et remplissage du conteneur.
• Chargement et blocage.
• Transport terrestre et maritime incluant les Incoterms.
• Assurance transport terrestre et maritime.
• Dédouanement dans le pays du projet.

Les Incoterms

• Les Incoterms (International Commercial Terms) sont une série de définitions et de termes universels utilisés par la communauté internationale pour le transfert de marchandises.
• Les Incoterms ont été développés par la Chambre de Commerce Internationale (ICC) et y définissent les responsabilités et obligations respectives de l'acheteur et du vendeur.
• Les Incoterms définissent qui sera responsable du chargement et déchargement de la marchandise, du transport, du dédouanement, des assurances du cargo, et autres risques reliés au transport de la marchandise.
• Les INCOTERMS ont été initialement publiés en 1936.
• Les incoterms sont utilisés mondialement pour les transactions commerciales concernant le transport de marchandises et définissent les limites des obligations et responsabilités du vendeur et de l'acheteur.
• Il est important d'être CLAIR sur le point de livraison et de s'assurer que notre interlocuteur possède la même définition.
• Il ne faut pas oublier de choisir des transporteurs et assureurs fiables.

Règles de transport, Incoterms 2020

• Les règles sont divisées en deux catégories : règles pour tous les modes de transport et règles pour le transport maritime et fluvial.
• EXW (Ex Works) : Le vendeur remplit ses obligations en mettant les marchandises à disposition de l'acheteur dans ses locaux ou dans un autre lieu désigné.
• FCA (Free Carrier) : Le vendeur livre les marchandises, dédouanées à l'exportation, au transporteur désigné par l'acheteur ou à une autre partie autorisée à en prendre possession.
• CPT (Carriage Paid To) : Le vendeur dédouane les marchandises à l'exportation et les livre au transporteur ou à une autre personne désignée par le vendeur à un lieu de expédition.
• CIP (Carriage and insurance Paid To) : Le vendeur dédouane les marchandises à l'exportation et les livre au transporteur ou à une autre personne désignée par le vendeur à un lieu d'expédition.
• DPU – Delivered at place unloaded (remplace Incoterm 2010 DAT) : Le vendeur livre lorsque les marchandises, une fois déchargées, sont mises à la disposition de l'acheteur à un lieu de destination désigné.
• DAP (Delivered at Place) : Le vendeur dédouane les marchandises pour l'exportation et assume tous les risques et coûts associés à la livraison des marchandises au lieu de destination désigné, non déchargées.
• DDP (Delivered Duty Paid) : Le vendeur assume tous les risques et coûts associés à la livraison des marchandises au lieu de destination désigné, prêtes à être déchargées et dédouanées pour l'importation.
• FAS (Free Alongside Ship) : Le vendeur dédouane les marchandises à l'exportation et les livre lorsqu'elles sont placées le long du navire au port d'expédition désigné.
• FOB (Free on Board) : Le vendeur dédouane les marchandises pour l'exportation et les livre lorsqu'elles sont à bord du navire au port d'expédition désigné.
• CFR (Cost and Freight) : Le vendeur dédouane les marchandises pour l'exportation et les livre lorsqu'elles sont à bord du navire au port d'expédition.
• CIF (Cost, Insurance, and Freight) : Le vendeur dédouane les marchandises pour l'exportation et les livre lorsqu'elles sont à bord du navire au port d'expédition.

Approvisionnement à l'étranger (Incoterms 2020) : exemple

• Différents incoterms peuvent être utilisés pour différentes parties du processus d'approvisionnement.
• Le fournisseur d’équipement (ABB Ltd, Loch Ness, Écosse) peut être responsable de la livraison à l’usine (FCA) en Écosse si il prépare les documents d'exportation ou EXW si l'acheteur s'en charge.
• Le transporteur terrestre (Scottish Cartage Ltd, Édinbourg, Écosse) peut être responsable du transport de l’usine au Port FOB à Édinbourg.
• Le port d'Édimbourg est désigné « Mother of Pearl ship ».
• Le transporteur maritime peut être (CSL Maritime Inc., Athènes, Grèce) et responsable du transport du Port d’Édinbourg au Port de Maracaibo, Venezuela (CFR).
• Le dédouanement est géré par (Gillespie Munro Inc., Montréal, QC, Canada).
• Le transporteur terrestre (Venez Transport S.A., Caracas, Vénézuela) peut être responsable du transport du Port de Maracaibo au Chantier (DDP), avec localisation GPS.

Approvisionnement au pays (Incoterms 2020) : exemple

• Le fournisseur d'équipement et matériaux (MADERA S.A., Maracaibo, Vénézuela) peut être responsable de la livraison EXW sur le quai de chargement.
• Le transporteur terrestre (Venez Transport S.A., Caracas, Vénézuela) peut être responsable du transport de MADERA de Maracaibo au chantier DAP avec localisation GPS.
• Ou, le transporteur terrestre (MADERA S.A., Maracaibo, Vénézuela) peut être responsable du transport de MADERA au chantier du projet DAP avec localisation GPS.

Exercice : Approvisionnement à l'étranger

• Créer une diapositive comme celle de l'exemple d'approvisionnement à l'étranger (Incoterms 2020) pour livrer des conteneurs d'équipement minier de Pointe-Claire, QC à la mine de Cerro Negro de Goldcorp à Perito Moreno, Argentine.
• Utiliser de VRAIES entreprises pour transport, assurance et dédouanement et choisir les Incoterms appropriés.

Logistique dans le pays

• Trouver un local (bureau) et négocier un bail.
• Procéder à l'achat de mobilier.
• Installer un système de télécommunication (i.e. : téléphone, fax, mobile).
• Déployer un réseau informatique (i.e. : WAN, LAN, Wi-Fi, serveurs, backups, etc.).
• Acquisition d'ordinateurs de bureau et portables incluant les logiciels.
• Faire l'acquisition d'équipement pour la conception assistée par ordinateur (CAO).
• Prévoir les services de secrétariat et de reprographie.
• Mettre en place les services de logistique et de sécurité pour le bureau.
• Le Gérant de projet doit toujours garder le contrôle ultime des finances.
• Il faut trouver un comptable de projet, local, digne de confiance pour faire la comptabilité locale du projet.
• Ouvrir des comptes bancaires (en devise internationale et en devise locale) dans une banque locale avec des affiliations avec votre banque au Canada et celle de l'IFI.
• Cela assure que les transferts d'argent puissent se faire efficacement.

Logistique pour chantiers

• Le support logistique (i.e.: Embaucher un gérant local pour la logistique de chantier) et le directeur des achats locaux à l'importance.
• Ce qui mène à acheter/louer une Flotte adéquate au projet, comme des voitures économiques, des SUV (4X4).
• Un atelier de mécanique ou fournisseur attitré est conseillé.
• Il est important d'embaucher des Chauffeurs fiables et responsables car ça touche les aspects de sécurités du personnel.
• Pour les camps de les chantiers éloignés, prévoir logements, nourritures aux standards internationnaux et aménager aux fins de sécuriser les lieux (i.e. : Clôtures et guérites sécurisées).

Approvisionnement à partir du bureau de projet

• Ce sont les équipements lourds de construction disponibles dans le pays.
• Ce sont les matériaux de construction spécialisés disponibles dans le pays ou la région.
• Ce sont les flottes de véhicules pour le projet, et les pièces de rechange respectives.

Processus d'approvisionnement à partir du bureau de projet

• Les étapes sont: acquisition d’information sur les fournisseurs et leurs produits et services, une évaluation et sélection des fournisseurs, un appel d’offres pour les fournisseurs.
• Il y aura une Évaluation des offres de produits et services, c'est-à-dire de tenir compte de la réputation du fournisseur, du prix et des délais de livraison.
• Il va y avoir une sélection du fournisseur et de son offre à travers des négociations finales du contrat et des conditions. La signature du contrat / bon de commande exclut le pas de paiement initial aux locaux.
• Par contre, la réception de biens et gestion des inventaires, le paiement final en font partie.

Gestion de l'organisation

• L'objectif est d'obtenir un personnel compétent et des décisions rapides.
• La première étape est d'identifier la responsabilité du projet dans l'organisation, les ressources (humaines, matérielles et financières), la réglementation et les permis et autorisations.
• Puis, à l'étape de définition, définir les partenariats dans une charte des responsabilités et la structure organisationnelle (OBS) des ressources humaines.
• À l'étape opérationnelle (WBS), utiliser la structure de fractionnement de projet (WBS), le système de suivi pour l'analyse et le contrôle des coûts, le système d'autorisation, le contrôle et la coordination.

Principes fondamentaux de la gestion de l'organisation

• Organiser le projet le plus distinctement possible et minimiser les interdépendances en décomposant la production de l'ouvrage vers les différents intervenants.
• Un seul responsable par lot est recommandé, ce qui contribue à une coordination optimale.
• Être souple et adaptable en évoluant en fonction des besoins.
• Exercer plusieurs rôles (surtout en développement).
• Pouvoir changer de cap rapidement si nécessaire.

La communication, ingrédient clé d'une organisation bien gérée

• Il faut une communication facile, des décisions rapides et efficaces.
• Déléguer à l'équipe (maximum de 7 à 8 personnes), avoir une hiérarchie et une formalisation limitée et un fort esprit d'équipe contribuent.
• Il est important d'intégrer les intervenants externes au plus tôt et lire les comptes rendus, études, rapports antécédents et veiller à ce que les gestionnaires de projets (GP) donnent une vision globale du projet.
• L'équipe Centrale coordonne le projet alors que les intervenants élargis sont des spécialistes.

Processus d'organisation

• Création d'une relation hiérarchique avec le gestionnaire de projet, qui peut influencer avec son entreprise.
• La structure organisationnelle (OBS) établit les rôles clés par la haute direction, du Gérant de projet à l'équipe centrale jusqu'aut mandataires des lots.
• Une structure organisationnelle (OBS) efficace clarifie les rôles et responsabilités, dresse une vision systémique et repère et analyser les interfaces critiques.
• Un style de gestion décentralisé favorise les interactions et les décisions rapides entre la structure de l'organisation.
• Définir les pouvoirs individuels d'approbations selon les limites.

Identifier les ressources

• Il est important d'identifier les ressources humaines, matérielles et financières et de les mobiliser en s'assurant que le gérant de projet rencvontrent chaque responsable.
• En identifiant les forces et faiblesses de chacun, le gestionnaire maximise les points forts en déléguant les points faibles à une autre personne de l'équipe.

Rôle des partenaires

• Ils peuvent être préteurs ou partageurs de risque,fournisseurs d'expertises complémentaires, des intermédiaires locaux ou des fournisseurs de support local.
• Ils peuvent être promoteurs et bailleurs de fonds pour les projets privés.
• Ces derniers s'identifient avec l’arrangeur et le chef de file international.

Gestion de la construction

• Les conditions physiques sur le terrain optimiser la localisation des infrastructures en fonction des conditions physiques et socioéconomiques
• Bien intégrer tous les éléments des études de faisabilité dans la conception (design) physique des infrastructures afin d'assurer la gestion de la construction.
• Ne pas effectuer de constructions durant la période de moussons afin d'éviter la deterioration des infrastructures et d'assurer la sécurités des travailleurs.
• Les conditions de travail incluent de respecter la loi du travail et la loi sur la Santé, Sécurité au Travail (SST).

Gestion des attentes des intervenants

• Les IFI veulent, conformément aux contrats, la livraisons intégrale des projets et la rentabilité économique espérée.
• Les attentes du Gouvernement du pays et des communautés locales sont que des infrastructures soient disponibles, bien gérées et qu'elles améliorent la qualité de vie.
• Les partenaire nationaux veulent des retombées financières escomptées et souhaitent améliorer leurs relations avec les IFIs.
• Il est important de ne pas nuire à la pérennité des infrastructures et d'améliorer les conditions et augmenter les revenus de la population locale touchée.

Gestion des communications

• L'objectif des communications est d'être rapide et fluide, tout en étant compréhensible.
• Il faut clarifier le message, sonder la réceptivité, choisir le moment et contrôler avec du feedback.
• Il est important de donner toujours de bonnes impressions sur le projet pour créer un esprit positif.

TP 8

• La section 9.3 de la documentation des échéanciers et la section 4(IV) sur les attentes des intervenants et 5 sur l'analyse économique doivent être finalisées.
• Il faut entreprendre les sections 8 sur l'approvisionnement à l'étranger et dans le pays de même que la section 7 sur la mobilisation dans le pays et continuer de travailler sur la structure PPT du votre projet.
• Effectuer un tirage au sort pour la configuration des équipes et de leur ordre de session, les remises doivent se faire au TP12.
• Les éléments d'évaluation pour les présentation des projets, d'une durée maximale de 30 minutes faite par toute l'équipe sont la qualités de la communication, le contenu et la qualité de la présentation visuelle.

Bloc 2 – Cours 9 : L'obtention du projet

• Le contrat est rédigé entre l'entreprise gestionnaire et l'IFI dans laquelle y figure l'envergure des travaux (SOW)
• La partie technique du contrat doit être vérifiée par votre firme externe d'avocats internationaux, avant de signer le contrat.
• La facturation du contrat se fait en fonction de l'avancement des travaux et aux jalons du projet en question.
• Une clause pourrait être ajoutée au contrat concernant les contestations potentielles sur la facturation.
• L'IFI exige les budget en deux catégories soit en devise internationale ($US) et en devise locale.
• Mobiliser une équipe de ressources humaines compétentes et en accord avec les attentes.

Les clauses contactuelles fréquentes

• Parties, Préambule, Objet et portée du contrat.
• Dates du début et de la fin des services du consultant et Transfert des droits et obligations.
• Paiement des sommes dues au consultant.
• Impôts, autre prélèvement et droits de douane.
• Clause financières sur les droits de propriétés intellectuelles et Utilisation de documents.
• Loi applicable et règlement des litiges.

Les ressources humaines

• L'équipe de consultants, doivent être en en accord avec les documents comptables et les enjeux.
• Le Gérant doit être un employé de l'organisation.
• Les responsables d'équipe doivent pouvoir se rapporter au gérant.
• L'appel d'IFIs contient des charges en contenu local: les dépenses y associées ainsi que le volumes des ressources humaines.
• Pour engager des experts, prévoir salaire/bonifications/Prime d’éloignement/Nbres de voyages et une compensation pour la qualité de vie.
• Leurs rôles au sein de l'équipe doit mobilisés et adaptés face aux enjeux.

Aspects sociétales des projets

• Considérer les facteurs socioéconomiques des IFIs, les conditions de vie de la population locale et les impacts au niveau du PIB.
• Prévoir les rôles pour l'équipe soit en interne(ex: les Semaines du projet)ou en externe ( Prêcher la bonne parole).
• Pour ces considérations, les programmes comme Grameen sont importants (Microcrédit).
• Ne pas oublier de considérer les cultures, les approches de gestion (Conflits) et lmes contraintes sociologiques, ethniques/ religieuses.

Les bases reliés à la bonne gestion des projets

• Conduire vers la réalisation, en utilisant des habiletés techniques pour planifier et contrôler les efforts des spécialistes et des intervenants.
• Être en mesure de Planifier, Organiser, Gérer et Controller le tout en étant un bon gestionnaire.
• La responsabilité, l'autorité, l'imputabilitée, les résultats et les conséquences sont 5 des principes centraux lors de la gestion de tous projets.
• Ainsi, diviser son travail avec des niveaux de taches(unique/excellents)pour maximiser les habiletés des autres.
• La controle qualité se fait en lien avec gestion du projet, que ce soit la structure du projet (WBS) ou sur la gestion de l'envergure (SOW).

Le contrôle des coûts

• L'Objectif est le respect des budgets en faisant une estimation préalable, suivi d'un controle(activités, quantités) et de productivité.
• Maintenir un Suivi des coûts des contingences en analysant le réel /budgété avec et leur analyse de performance (Burnt Rate).
• Il ne faut pas ignorer les impondérables tels que le coût global, l'utilisation par activités.

Les étapes du projet

• Préparation, suivis et vérification de différentes étapes avant de le fermer et la satisfaction des relations.
• La coordination et le recueil d'informations sont important.

TP 9

• Finaliser les sections traitant de la mobilisation et l'approvisonnement, ainsi que des attentes des principaux acteurs et de l'analyse des aspects touchant l'économie projet.
• Travailler sur la structure de votre PPT.

Bloc 2 – Cours 10 : Gestion de la réalisation

• Gestion du changement, Transfert des infrastructures à la COOP, fermer le projet – POST-MORTEM et le réglement des différends commerciaux
• Ces points vont aider à la compréhension du développement durable du projet et à sa réussite.

Gestion de changement

• Il faut prévoir les éléments suivants: Vision, Compétences, Bénéfices, Ressources et les Plans d'actions.
• Un bon gestionnaire doit ignorer les changements mais plutôt de la qualité des éléments.
• Il est important de satisfaire les parties prenantes avec les avantages de la qualité.

Gestion des processus de qualité.

• Qualité, respect, analyse des besoins, objectifs, critères et moyens pour s'y rendre.
• Équilibration, bien définir quoi faire ( le processus).
• Les solutions seront en lien avec les besoins (vision,compétences, bénéfices, ressources et mise en plans). Transférer les infrastructures de la bonne façon sans oublier la cérémonie. Les bonnes et mauvaises seront bien documentées.

Sources de problèmes et différents

• Les éléments proviennent de l'instabilité du pays, les conflits locaux et les malentendus
• Aussi de ne pas atteindre les objectifs de coût et du manque de ressources. -Se référer aux ententes contractuelles et trouver des solutions pour les éviter.

Post-Mortem

• S'assurer de livrables pour l'IFI, rédaction d'un rapport et du transfert de propriétés vers une coop.

TP 10

• Continuer à travailler sur la documentation, la présentation orale ainsi que sur la structure de votre projet
• TP12 (Remises + Présentation) des travaux de sessions, la présentation compte pour 10% (5% pour l'oral, 3% du contenu , 2% visuel)..

Les Cours 11 et 12 sont sur le Développement Durable.

• Notre survie sur Terre dependeds des actions que l'on prend, afin de redécouvrir un environnement viable.
• L'action planétaire doit impliquer la restauration de la biodiversité avec une déforestation avec implantation durable.
• Une réduction de viande et favoriser des produits céréalier qui ont une incidence sur las GES.
• L'emphase du developpement des énergies(verte) avec captation carbone, est mis de l'avant.
• C'est une révision pour l'examen et le déroulement et fonctionnement du TP13.