6_ OFIMÁTICA UD_6_ Bases de Datos en Access

Estructura y Funciones de una Base de Datos

• Microsoft Access es una aplicación del paquete Microsoft Office 365 que gestiona bases de datos relacionales.
• Access es un S.G.B.D.R. que gestiona información almacenada en bases de datos relacionales.
• En Access, se pueden crear tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos
• La tabla es el elemento principal de una base de datos en Access, almacena la información de forma relacionada.
• La aplicación ha evolucionado en interfaz y funcionalidad.

Versiones de Microsoft Access

• Access 95 (v7.0) se lanzó con Office 95 en 1995.
• Access 97 (v8.0) se lanzó con Office 97 en 1997.
• Access 2000 (v9.0) se lanzó con Office 2000 en 1999.
• Access 2002 (v10.0) se lanzó con Office XP en 2001.
• Access 2003 (v11.0) se lanzó con Office 2003 en 2003.
• Access 2007 (v12.0) se lanzó con Office 2007 en 2007.
• Access 2010 (v14.0) se lanzó con Office 2010 en 2010.
• Access 2013 (v15.0) se lanzó con Office 2013 en 2013.
• Access 2016 (v16.0) se lanzó con Office 2016 en 2016.
• Access 2019 (v19.0) se lanzó con Office 2019 en 2019.
• Access 2021 (v21.0) se lanzó con Office 2021 en 2021.
• Access 2022 (v22.0) se lanzó con Office 365 en 2022.

Cómo Empezar a Trabajar con Microsoft Access

• Microsoft Access se encuentra dentro de la suite ofimática Microsoft Office.
• Para iniciar Microsoft Access 365, se debe hacer clic en Inicio, Todas las aplicaciones, y luego seleccionar Access.
• Se puede crear una base de datos en blanco, una base de datos web o una base de datos a través de una plantilla.
• Para crear una base de datos en blanco, hay que hacer clic en "base de datos en blanco" y Access pedirá el nombre del archivo y dónde guardarlo.
• Tras indicar el nombre y la ubicación, hay que hacer clic en "Crear".

Partes de la Interfaz de Microsoft Access

• La interfaz de trabajo de Microsoft Access es importante para dominar las funcionalidades de la aplicación.
• La interfaz se divide en:
• Barra de Acceso Rápido: contiene los comandos más utilizados, es personalizable.
• Cinta de Opciones: donde están todas las funcionalidades de Access, divididas en pestañas con grupos de comandos.
• Panel de Navegación de Objetos: muestra todos los objetos creados en la base de datos, como tablas, consultas, formularios, informes, etc.
• Zona de Trabajo: donde se edita el documento.
• Barra de Estado: muestra información del estado de la aplicación, y a la derecha se puede ver la zona de zoom y vistas.

Formatos de Archivo Utilizados en Microsoft Access

• Con cada nueva versión de Access, aparecen nuevos formatos de archivo.
• En Access 2013 – 2016, el formato de archivo para gestionar las bases de datos tiene la extensión .accdb, y permite diseñar y manipular la base de datos.
• Estos son otros tipos de archivos que maneja Access:
• Base de Datos Access 2002-2003: .mdb
• Base de Datos Access 2007 actualidad: .accdb
• Archivo de Base de Datos ejecutable: .accde
• Plantilla de Base de Datos: .accdt
• Al abrir un archivo de una versión anterior en Access 365, algunas características modernas pueden no funcionar.
• Para solucionar esto, se debe guardar una copia en el formato .accdb.

Personalización de la Interfaz de Access 365

• La interfaz de Access se puede personalizar.
• Para personalizar la barra de acceso rápido, se debe hacer clic en la flecha a la derecha de los iconos.
• Para añadir comandos que no aparecen, hay que hacer clic en “Más comandos...” y seleccionar los botones de la columna izquierda.
• La Cinta de Opciones se puede personalizar desde Archivo, Opciones, Personalizar Cinta de Opciones.
• Se pueden ocultar o mostrar pestañas, y añadir nuevas pestañas y comandos.

Tipos de Bases de Datos

• Al crear una base de datos, se debe pensar en qué tipo de base de datos será.
• Los principales tipos son estáticas, dinámicas y relacionales.

Estáticas

• Las bases de datos estáticas son de solo lectura
• Se utilizan para almacenar datos para consulta y análisis, como en bibliotecas con libros, periódicos y revistas.
• Los usuarios pueden consultar la información, pero no modificarla.

Dinámicas

• Las bases de datos dinámicas son las más utilizadas, ya que permiten introducir, modificar y consultar datos
• Permiten añadir, borrar, modificar y consultar información.
• Un ejemplo sería una base de datos para un comercio, donde se introducen productos, se modifica el stock y el precio, y se consulta la información.

Relacionales

• Una base de datos relacional almacena la información en tablas relacionadas por campos comunes.
• Cada tabla se divide en filas (registros) y columnas (campos).
• Cada registro tiene un campo principal o clave que no se puede repetir.
• La relación entre tablas se desarrolla mediante campos comunes o claves principales y secundarias.
• Por ejemplo, en una base de datos para revisiones mecánicas, se necesitan tablas para vehículos, revisiones y clientes.
• Un cliente puede tener varios vehículos, por lo que en la tabla vehículos se incluye un campo común con clientes (id).
• Un vehículo puede tener varias revisiones, por lo que en la tabla revisiones se incluye un campo común con la tabla vehículos (matrícula).

Otros Tipos de Bases de Datos

• Bases de datos bibliográficas: almacenan datos para localizar información, como autor, editorial, fecha y título.
• Bases de datos de texto completo: almacenan la información completa, como una enciclopedia.
• Bases de datos de tipo directorios: listados de personas, que se pueden localizar a través de un nombre.

Diseño de una Base de Datos

• Las tablas son el elemento principal de una base de datos relacional.
• Al iniciar una base de datos de Access por primera vez, aparece una tabla creada por defecto.
• El diseño de la tabla se puede realizar de dos formas: vista de datos o vista de diseño.
• La vista de diseño es más estructurada y ofrece opciones más detalladas para cada campo.
• Para acceder a la vista de diseño, se debe usar el botón situado en la cinta de opciones.

Creación de Tabla

• Se debe indicar su nombre.
• Por defecto, aparece un campo principal (id) de tipo autonumérico.
• Para indicar más campos, hay que rellenar los apartados de nombre del campo, tipo de datos y descripción.

Relaciones entre Tablas

• Después de diseñar las tablas y antes de agregar registros, se deben establecer las relaciones entre ellas.
• Para ello, hay que cerrar todas las tablas y acceder a Herramientas de Base de Datos – Relaciones.
• Se deben analizar qué tablas se relacionan entre sí, un vehículo pertenece a un cliente y tiene revisiones.
• A la tabla vehículo se le incorporará la clave principal de la tabla cliente, y a la tabla revisiones la clave principal del vehículo.
• Después de modificar las tablas, se accede a las relaciones y se realiza la unión con los campos comunes.
• Se añaden al panel de relaciones las tablas a relacionar.
• Se selecciona un campo principal de una tabla y se arrastra hacia el campo secundario de la otra tabla.

Integridad Referencial

• Hay que indicar las características de la relación, es decir, si contiene integridad referencial.
• La Integridad Referencial es una regla que se indica en las relaciones y consiste en la forma de introducir los datos.
• No se pueden introducir datos libremente en las tablas enlazadas si anteriormente no contiene datos en la otra tabla.
• Si se acepta la integridad referencial, se pueden indicar las opciones de actualización y eliminación en cascada.
• La actualización en cascada consiste en que, si se modifica un dato en un registro de una tabla, se debe modificar también en las tablas relacionadas.
• La eliminación en cascada es más frágil, ya que al eliminar registros de una tabla se eliminan los datos de la tabla enlazada.
• Se hace clic en Crear y las relaciones quedan realizadas.

Introducción de Datos en Tablas

• Para introducir datos en las tablas, se debe mantener un orden de ingreso.
• Primero, se ingresan los datos de los clientes, ya que los vehículos necesitan de los clientes.
• Se hace doble clic en la tabla dentro del panel de navegación y se abre en modo datos.
• Se añaden registros teniendo en cuenta los tipos de datos admitidos en cada campo.
• Se utilizan los botones de navegación entre registros ubicados en la parte inferior de cada tabla.

Consultas

• Son vistas de los datos de una o varias tablas, siendo importante tener las relaciones bien hechas para que los datos sean coherentes.
• Se pueden realizar consultas mediante un asistente o mediante la cuadrícula de diseño.
• Los tipos de consultas que se pueden hacer en Access son de dos categorías:
• Consultas de selección: recuperan datos específicos de una o varias tablas, permitiendo definir los criterios y condiciones para extraer la información.
• Consultas simples.
• Consultas multitabla.
• Consultas con criterios.
• Consultas referencia cruzadas.
• Consultas búsqueda de duplicados.
• Consultas búsqueda no coincidente.
• Consultas de unión.
• Consultas de acción: realizan una acción en lugar de simplemente recuperar datos, como agregar, actualizar o eliminar registros.
• Consultas de anexión de datos.
• Consultas de modificación de datos.
• Consultas de eliminación de datos.
• Consultas de creación de tablas.
• Para realizar consultas en modo de diseño, se accede mediante el botón de comando Crear, Diseño de Consultas, y se seleccionan las tablas.
• Para mostrar los datos de las columnas, se arrastra cada campo a la cuadrícula, se hace doble clic en el campo o se selecciona en la lista.
• La opción Orden permite mostrar los datos ordenados de forma ascendente o descendente.
• Se puede mostrar u ocultar el campo.
• Los criterios permiten filtrar la información, si se insertan en líneas consecutivas se anexan entre sí.

Formularios

• Los formularios permiten la introducción de datos y consulta de manera gráfica y fácil.
• Permiten navegar entre ellos con botones y acceso a los registros con menús, haciendo la base de datos interactiva.
• Se pueden generar formularios de manera inmediata o utilizar el asistente para generarlos.
• Se pueden generar formularios propios desde cero utilizando la ventana de diseño de formularios.
• Se hace dentro de la pestaña Crear – Formularios.
• Si se selecciona una tabla en el panel de navegación y se hace clic en el botón de comando Formulario, se crea automáticamente un formulario de la tabla y su relación con otras tablas.
• Los formularios se pueden manipular en diferentes vistas: vista presentación, vista diseño y vista formulario.

Manipulación

• La vista presentación permite ver los datos y manipular el diseño de los campos.
• La vista de diseño permite manipular la colocación y diseño de los campos, accediendo desde la pestaña flotante diseño.
• La vista formulario permite visualizar los datos, sin manipular el diseño.
• Para navegar por los registros, se utiliza el panel de navegación donde también podemos agregar nuevos registros.
• Existen otros tipos de formularios que se pueden generar en una base de datos, en el comando "Más formularios".
• Un formulario dividido muestra la información en dos tipos de formularios: uno independiente por cada registro y otro en tabla.

Informes

• Los informes permiten visualizar datos en formato informe y poder imprimirlo en papel o PDF.
• Se generan en la pestaña Crear
• La generación se realiza mediante el asistente.
• Se seleccionan los campos del informe, pudiéndose mostrar de diferentes tablas.
• Se selecciona la forma de ver los datos, si por vehículo o por revisiones.
• Se selecciona el nivel de agrupamiento de los datos si es necesario.
• Se selecciona si los datos estarán ordenados.
• Se escoge la orientación de la hoja y como se muestran los datos.
• Se aplica un título y se decide si abrirlo el modo diseño para modificar o retocar algunos aspectos.
• En modo diseño los campos pueden ser modificados.
• La presentación permite ver los datos.

Utilización de Una Base de Datos

• Utilizar la base de datos que se montó y crear un formulario para una actividad con el fin de presentarlo.
• Una buena utilización de una base de datos radica en la utilización de formularios y de acceso a los datos.
• Los datos se encuentran almacenados en las tablas, que son el elemento principal de la base de datos y los formularios facilitan su utilización.
• Los menús principales facilitan a la utilización de la base de datos.
• El diseño y la forma en la que esta hecha la base de datos ayudan a la misma.
• Compactar la base de datos arregla todo desorden de datos y la manipulación de datos se hace más rápida.
• Es importante mantener relacionadas todas las tablas para que las consultas de datos sean coherentes.

Interrelación con Otras Aplicaciones

• Se pueden añadir los datos de una tabla Excel para no tener que teclear uno a uno todos los datos dentro de Access.
• Es muy importante en una base de datos importar y exportar datos de la base de datos desde la pestaña Datos Externos.
• Se puede importar datos desde Excel hacia una tabla existente en Access.
• Para hacer esto se accede dentro de la pestaña Datos Externos y posteriormente importar y vincular Excel.
• Se indica el archivo Excel y en qué tabla se almacenarán los datos.
• Se anexan los datos en la tabla indicada de una base de datos Excel hacia Access.

Funciones de Importación y Exportación en Access

• Integración con Microsoft Office Suite: Hay compatibilidad con la suite de Office, se puede trasladar datos entre ella.
• Vinculación de Datos: Accede permite vincular datos desde otras fuentes, como hojas de cálculo de Excel o bases de datos SQL Server.
• Integración con SharePoint: Permite publicar bases de datos facilitando su trabajo entre ambas.
• Automatización con VBA: Se puede utilizar Visual Basic para Aplicaciones automatizando tareas y procesos en Access, así como para interactuar con otras aplicaciones de Office.

Proteger Una Base de Datos con Contraseña

• La base de datos tiene que estar protegida con una contraseña.
• Se mantiene los datos a salvo en todo los momento, no se puede acceder indebidamente a la información.
• Se debe crear una contraseña.
• Se tiene que abrir la base de datos y en el menú Archivo existe un botón de cifrar con contraseña.
• Se debe cerrar la base de datos, abrir Access, y buscar el archivo de nuestra base de datos a abrir.
• Tras seleccionar la base de datos, en el botón Abrir, desplegamos las opciones y seleccionamos modo exclusivo.
• Al introducir una contraseña, Access advierte sobre la apertura de Access.
• Una vez hecho se puede introducir una contraseña a la bases de datos, con esto se evitará que se manipule los datos, solo se podrá visualizar mediante lectura.

Resumen Final

• Access es un SGBDR y un sistema de gestión de bases de datos relaciones.
• Las bases de datos relacionales están formadas por tablas relacionadas entre sí mediante claves primarias y claves secundarias.
• Se pueden generar otros objetos como consultas, formularios, informes y módulos de programación.
• Las consultas pueden dividirse en 2 categorías, consultas de seleccion y consultas de acción (anexan, modifican datos).
• Los formularios, permiten modificar datos de las bases de datos de forma gráfica e interactiva.
• Los informes, muestran los datos mediante una consulta.
• Los módulos de programación, permiten generar código para mejorar las acciones entre los mismos.
• Las bases de datos deben compactarse.