Bài 4: Tạo và Sử Dụng Biểu Mẫu Access

• Bài 4: Tạo và Sử Dụng Biểu Mẫu

Mục tiêu bài học:

• Phân biệt được "có kết buộc với bảng CSDL" và "không kết buộc".
• Tạo được một số loại biểu mẫu thường dùng nhất.
• Sử dụng được biểu mẫu để nhập dữ liệu.

Tạo biểu mẫu trong Access

• Các loại biểu mẫu:

Biểu mẫu một bản ghi và biểu mẫu nhiều bản ghi

• Biểu mẫu một bản ghi: Hiển thị một hàng (bản ghi) tại một thời điểm, dùng để nhập hoặc hiển thị thông tin chi tiết về một đối tượng.
• Biểu mẫu nhiều bản ghi: Hiển thị nhiều bản ghi cùng lúc, mỗi bản ghi trên một hàng, các trường là các cột, tương tự như một phần của bảng dữ liệu.

Biểu mẫu tách đôi

• Chia vùng hiển thị biểu mẫu thành hai nửa theo chiều dọc hoặc ngang.
• Ví dụ, nửa trên hiển thị các trường của một bản ghi dưới dạng biểu mẫu tờ khai, nửa dưới hiển thị nội dung của nhiều bản ghi.
• Một kiểu khác thể hiện quan hệ 1-∞ giữa hai bảng.

Biểu mẫu có kết buộc và không kết buộc

• Biểu mẫu có kết buộc (bound): Liên kết trực tiếp với các trường trong bảng CSDL, thay đổi dữ liệu trong bảng khi gõ nhập.
• Biểu mẫu không kết buộc (unbound): Không dùng để nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.

Tạo biểu mẫu

• Hướng dẫn tạo nhanh biểu mẫu có kết buộc với bảng:

Nhóm lệnh Forms:

• Có các nút lệnh để tạo nhanh biểu mẫu.
• Sau khi chọn một bảng, Access hiểu rằng bảng đó là nguồn dữ liệu cho biểu mẫu.

Tạo biểu mẫu một bản ghi:

• Bước 1: Chọn Create\Form để tạo biểu mẫu một bản ghi với tất cả các trường.
• Bước 2: Sửa tên biểu mẫu (nếu cần) trước khi lưu.

Tạo biểu mẫu nhiều bản ghi:

• Bước 1: Chọn Create\More Forms.

Các tùy chọn

• Multiples Items: Tạo biểu mẫu nhiều bản ghi.
• DataSheet: Tạo biểu mẫu nhiều bản ghi dạng khung nhìn bảng dữ liệu.
• Split Form: Tạo biểu mẫu tách đôi.

Tạo biểu mẫu bằng Form Wizard

• Các nút lệnh Form hoặc More Forms nhanh nhưng không có nhiều tùy biến.
• Sử dụng Form Wizard để tạo biểu mẫu tùy biến:

Bước 1: Chọn các trường dữ liệu

• Chọn các trường dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn.
• Chọn bảng/truy vấn từ danh sách Tables/Queries.
• Chọn trường và nháy ">" để chuyển sang hộp thoại Selected Fields.
• Nháy ">>" để chuyển tất cả các trường.

Bước 2: Chọn kiểu trình bày biểu mẫu

• Chọn kiểu trình bày (columnar, tabular, datasheet, justified).
• Có thể xem trước và đổi kiểu nếu cần.

Bước 3: Chọn Finish

• Kết thúc và ghi lưu; có thể đổi tên.

Biểu mẫu phân cấp và biểu mẫu đồng bộ hoá

• Tạo bằng Form Wizard.

Bước 1: Chọn các trường dữ liệu

• Chọn các trường dữ liệu từ cả hai bảng (bảng mẹ và bảng con).

Bước 2: Chọn biểu mẫu chính

• Nháy chọn tên bảng nguồn dữ liệu chính.
• Chọn tạo biểu mẫu phân cấp (Linked forms) hay đồng bộ hoá (Form with subform(s)).

Bước 3: Đánh dấu lựa chọn 1

• Chọn cách trình bày biểu mẫu con.

Sử dụng biểu mẫu để nhập hoặc xem dữ liệu

• Mở biểu mẫu trong khung nhìn Form View.
• Góc dưới bên trái hiển thị số thứ tự bản ghi đang xử lý.
• Các nút điều hướng để di chuyển giữa các bản ghi.
• Có hộp Search để tìm kiếm.

Sắp xếp các bản ghi theo giá trị một trường

• Access mặc định thêm bản ghi mới vào cuối bảng.
• Có thể sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dần.

Hướng dẫn thao tác sắp xếp:

• Bước 1: Chọn cột hoặc ô dữ liệu trong cột đó.
• Bước 2: Chọn Home, sau đó chọn nhóm Sort & Filter.
• Bước 3: Chọn Ascending hoặc Descending.
• Bước 4: Chọn Save trên Quick Access Toolbar để lưu cách sắp xếp.
• Để gỡ bỏ sắp xếp, chọn Remove Sort.

Lọc các bản ghi

• Access có nhiều lựa chọn lọc kèm các cột dữ liệu.
• Bước 1: Nháy chuột vào dấu trỏ xuống cạnh tên cột muốn lọc.
• Bước 2: Đánh dấu chọn các mục bạn muốn hiển thị, sau đó chọn OK.

Tóm tắt bài học

• Biểu mẫu dùng để nhập và xem dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng; có thể hiển thị một bản ghi hay nhiều bản ghi; có thể trình bày tách đôi thành hai phần.
• Nút lệnh Form để tạo nhanh biểu mẫu nhưng không cho phép tùy biến.
• Tiện ích tạo biểu mẫu Form Wizard hỗ trợ tạo các loại biểu mẫu tuỳ biến theo yêu cầu sử dụng.