التخطيط الإداري

التخطيط الإداري

• التخطيط الإداري عملية إدارية هامة، وتُعدّ أولى الوظائف الإدارية التي تعتمد عليها المنظمة لتحقيق أهدافها.
• عملية التخطيط تُعدّ أساسًا لباقي العمليات، حيث تضمن إعداد الخطة، ومتابعة تنفيذها، وتقييمها.
• الخطة عبارة عن خطوات تفصيلية مُعدّة عقليًا لتحديد أهداف يُلزم العاملين بتحقيقها في المستقبل.

أهداف التخطيط الإداري

• توضيح الأهداف المُراد تنفيذها.
• توضيح الأهداف الفرعية المنبثقة من الأهداف العامة للمنظمة.
• تحديد المسار اللازم لتنفيذ العمل.
• تحديد الكمية والنوعية من الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف.
• تحديد القيادات والافراد اللازمين لتنفيذ المهمة.
• تصور كيفية الاستفادة من الموارد المتاحة (مادية وبشرية).
• تحديد المدة الزمنية لكل مرحلة من مراحل العمل.
• تحديد أسلوب الرقابة اللازم للتأكد من تنفيذ الخطة.

خصائص التخطيط الجيد

• وضوح الهدف والغاية، والبعد عن العموميات.
• الواقعية في تحديد النتائج والغايات.
• البساطة والبعد عن التعقيدات.
• المرونة والاعتبار للظروف والمتغيرات البيئية والمستقبلية المتوقعة.
• الاعتماد على بيانات دقيقة وحديثة.
• تحديد البدائل والأولويات.
• الدقة في تحديد الوسائل والادوات.
• المشاركة في وضع الخطة.

عناصر التخطيط الإداري

• الهدف.
• القواعد.
• الإجراءات.
• السياسات.

مراحل نجاح التخطيط الإداري

• تحديد الاهداف.
• تحديد الوسائل والادوات اللازمة لتحقيق الاهداف.
• تحديد البدائل واتخاذ القرار الأمثل.
• تنفيذ الخطة ومتابعتها.
• تقييم الخطة.

عوامل نجاح التخطيط الإداري

• وجود هدف واضح وواقعي تسعى المنظمة لتحقيقه.
• توفر البيانات والمعلومات الدقيقة والكافية والحديثة.
• توفر الموارد والامكانيات اللازمة.
• مرونة الخطة وقدرتها على الاستجابة للتغيرات.
• مشاركة كافة الأطراف المعنية.
• تنوع وسائل وأساليب التخطيط.
• وجود جهاز إداري كفؤ وخبرة.
• متابعة تنفيذ الخطة.
• الاستفادة من التقييم لوضع خطط جديدة.
• تكامل وتنسيق العناصر البشرية والمستويات الإدارية.
• الاتصال الفعال بين الرؤساء والمرؤوسين.

معوقات التخطيط الإداري

• عدم دقة المعلومات، والخطط غير الواقعية.
• عدم كفاية الموارد.
• عدم كفاءة الجهاز الإداري.
• مركزية التخطيط وقلة مشاركة المستويات الدنيا.
• جمود الخطة وعدم مرونتها.
• غياب المحاسبة.
• غياب المتابعة والرقابة.
• عدم الالتزام بالخطة.
• غياب التعاون والتنسيق.

التنسيق الإداري

• ترتيب جهود العاملين باستخدام أسلوب علمي لتجنب التكرار والازدواجية.
• توجيه جهود الجميع لتحقيق أهداف المنظمة.
• منع التشابك والتداخل في أداء الأعمال.
• تطبيق التنسيق الكامل لكل الأفراد.
• التنسيق عملية مُخططة ومُقصودة.
• التنسيق مسؤولية جماعية.
• التنسيق ليس مرادفًا للتعاون.

وسائل التنسيق الإداري

• القواعد والإجراءات.
• سلسلة الأوامر.
• شبكة اتصال فعالة.
• اللجان التخصصية.

مقاومة التنسيق الفعال

• وضوح التنظيم والتخطيط الإداري.
• بساطة التنظيم وقلّة مستوياته.
• تحديد الواجبات والمسؤوليات.
• تكامل و توافق الأهداف والبرامج.
• كفاءة أساليب الاتصال.
• الاستمرارية.

التنظيم الإداري

• حصر الواجبات والنشاطات وتقسيمها للاختصاصات وتوزيع السلطات والمسؤوليات.
• تأسيس العلاقات بين الأفراد لتمكينهم من العمل بانسجام لتحقيق الهدف.

أهمية التنظيم الإداري

• توضيح وتنسيق بيئة العمل.
• تمثيل الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات.
• تمكين الإدارة من أداء وظائفها.

مباحث التنظيم الإداري

• الهدف والنشاطات.
• تصنيف العمل.
• تحديد الوحدات والمستويات الإدارية.
• مواصفات ومؤهلات الوظائف.
• تحديد الأدوار والمسؤوليات.
• تحديد دور الأجهزة الاستشارية.
• رسم خريطة تنظيمية.
• وظائف رئيسية.
• علاقات السلطة.
• قنوات اتصال.

مبادئ التنظيم الإداري

• وحدة الهدف.
• تفويض السلطات.
• التخصص.
• التنسيق.
• تكافؤ السلطات والمسؤوليات.
• وحدة الأمر.
• نطاق الإشراف.
• التسلسل الرئاسي.
• المستويات التنظيمية.
• التحديد.
• الاتصالات.
• الاعتراف بالتنظيمات غير الرسمية.
• المرونة.

عوامل تصميم الهيكل التنظيمي

• حجم المؤسسة ومدى وجودها.
• المناخ السائد.
• الموقع الجغرافي.
• درجة التخصص.
• الموارد البشرية.

مقومات النظام الإداري الناجح

• البساطة وقلة المستويات الإدارية.
• الوضوح.
• شمولية كل أقسام المنظمة.

الرقابة الإدارية

• عمليه لقياس النتائج ومقارنتها بالخطط والمعايير.
• تشخيص أسباب الاختلافات بين النتائج الفعلية والمرغوبة.
• اتخاذ الاجراءات التصحيحية.

خصائص الرقابة الفعالة

• الموضوعية.
• التكامل.
• التركيز على الأولويات.
• المرونة.
• توفر البيانات والمعلومات.

مجالات الرقابة الإدارية

• الرقابة على الأهداف والسياسات والإجراءات والتنظيم وعلى تطوير القوى العاملة.

أنواع الرقابة

• من حيث الهدف:
  • وقائية قبل التنفيذ.
  • علاجية.
• من حيث المعايير:
  • على السياسات.
  • على الإجراءات.
• من حيث المستوى:
  • على المنظمة ككل.
  • على الوحدات الإدارية.
  • على الأفراد.
• من حيث التوقيت:
  • فجائية.
  • دورية.
  • مستمرة.