Administrasi Piutang: Invoice & Pembayaran

Keuangan

• Administrasi Piutang (AR Admin) berkaitan dengan pembuatan invoice, pembayaran, deposit pelanggan, dan tukar faktur.

Proses Sebelum dan Sesudah Optimasi Sistem

• Sebelum optimasi dengan ZestHUB Odoo, proses meliputi:
  • Pemesanan (SO)
  • Pengiriman (DO)
  • Barang Keluar (GI)
  • Pengiriman
  • Bukti Penerimaan (POD)
  • Penagihan
  • Pembayaran dan Manajemen Kas Bank.
• Setelah optimasi, digunakan Proforma Invoice (PI) dengan validasi otomatis, yang mempercepat proses penagihan dan manajemen kas bank.

Pembuatan Invoice

• Mencakup pembuatan invoice dan faktur pajak.
• Invoice TOP dibuat dari PI.
• Invoice auto billing jika PI COD sudah ter-POD.
• Admin AR membuat invoice TOP jika sudah menerima dokumen fisik PI dan dilakukan pengecekan.
• Kasir memastikan Proforma Invoice COD sudah dilakukan POD.
• Admin AR memonitor faktur pajak yang di-upload di DJP.
• Driver (untuk PI COD) menyerahkan POD ke admin traffic, lalu setoran COD ke kasir agar invoice COD tergenerate otomatis setelah POD oleh admin traffic.

Langkah-Langkah Generate Invoice di Sistem

• Pada menu Account Receivable, pilih AR Invoice.
• Filter sesuai kebutuhan, lalu klik "show".
• Tab yang digunakan: Generate Invoice, Waiting Payment, Partial Received, Complete, List of Invoices.
• Daftar PI yang dapat di generate invoice adalah PI TOP yang sudah dilakukan POD.
• PI COD yang sudah ter-POD akan auto Billing.
• Halaman generate invoice memungkinkan memilih tanggal billing antara tanggal serah terima barang (POD) dan hari ini.
• Dari tab generate invoice, checklist yang ingin digenerate menjadi invoice, lalu klik generate invoice.
• Pop-up konfirmasi muncul, pilih tanggal generate dan klik accept.
• Admin Sales tidak lagi memproses billing, melainkan Admin AR.
• Admin AR mengenerate Invoice berdasarkan PI yang sudah terrealisasi dan dokumen yang diterima dari admin traffic.

Tab-Tab Invoice

• Tab yang sama pada waiting payment, partial received, complete, dan list of invoices.
• Checklist pada invoice yang akan diproses.
• Klik aksi yang akan dilakukan.
  • Download: Download multi invoice.
  • Print: Print multi invoice.
  • Print billing list: print list invoice yang di-checklist.
• Proses invoice tunggal memungkinkan download, lihat, dan print invoice yang sudah dibuat.
• Admin AR dapat download, view, dan print invoice yang sudah dibuat.
• Untuk melihat detail pembayaran invoice, gunakan opsi Payment invoice.
• Admin AR dpt melihat sisa invoice yg blm dibayar/sdh terbayar.
• Kolom yang dapat diisi meliputi ID keterangan tambahan, kode dokumen pendukung, dan catatan.
• Daftar pembayaran mencakup pembayaran yang sudah dilakukan.
  • Paid: Sudah terbayarkan.
  • Unpaid: Sisa invoice yang belum dibayar.

Daftar Pembayaran (Invoice – List Payment)

• Daftar pembayaran (List Payment) bervariasi tergantung status pembayaran: Menunggu Pembayaran (Waiting Payment), Pembayaran Sebagian (Partial Payment), dan Selesai (Complete).

Cetak Invoice Massal (Bulk Print Invoice)

• Untuk print invoice dalam rentang tertentu secara multiple.
• Isi rentang dan invoice yang akan diprint.
  • From: Kode invoice pertama (angka terkecil).
  • To: Kode invoice terakhir (angka terbesar).
  • Invoice Code: Dipilih jika hanya ingin beberapa invoice saja dalam rentang tersebut.
• Pilih aksi yang akan dilakukan.
  • Download: Download multi invoice
  • Print: Print multi invoice
  • Print billing list: Print list invoice yang di-checklist
• Admin AR dapat print invoice secara bulky untuk kepentingan penagihan ke customer.

Generate Faktur Pajak

• Faktur pajak dibuat untuk upload ke DJP.
• Buka menu Master -> Tax Invoice.
• Pilih "Tax Invoice Period" dan "posting date" invoice yang akan diproses.
• Pilih "Invoice Number" (bisa range atau spesifik nomor invoice).
• Klik "View".
• Untuk mendapatkan nomor faktur pajak, Admin AR mengenerate Faktur Pajak.
• Setelah mendapatkan nomor seri faktur, Admin AR dapat export CSV.
• Klik "Checklist All" atau salah satu invoice yang ingin di proses, lalu "Generate".
• Pada tab Export CSV, isi data spt form faktur pajak spt company, operating unit, tax invoice period, dll.
• Klik "View",lalu Checklist All” atau salah satu invoice yang ingin di proses dan “Export”.
• Admin AR dapat mendownload hasil export CSV di tab "Data Export" untuk diupload ke DJP.

Pembayaran

• Termasuk pembayaran non-tunai dan giro, serta alokasi dan clearing pembayaran. Pembayaran Tunai & Giro – CIT Released Cash in Transit (CIT) adalah uang tunai saat dalam proses pengiriman ke bank. Driver dan FSR mencatat hasil penagihan DAFIN dan COD di mobile apps FSR dan Driver dan masuk dlm Draft CIT. Kasir wajib melakukan pengecekan uang yang diterima.

Pembayaran NonTunai

• Dilakukan alokasi AR sesuai dokumen pembayaran (CN dan Bukti Mutasi Bank). Pembayaran receive (Non-Tunai) : Alokasi & Clearing pembayaran non tunai (Transfer, CN, Customer deposit). Pembayaran Giro : Alokasi pembayaran giro setelah disetorkan ke bank.

Proses Pembayaran Non Tunai (Transfer)

• Pilih menu Account Receivable – Payment Receive
• Pilih Create Payment Receive
• Pilih invoice yang akan dilunaskan.
• Isi Payment data, Date, Payment Method dan detail payment lainya
• Input value yang mau di alokasi
• Pastikan Remaining 0 dan Save & Confirm Jika kelebihan Transfer, sisanya di masukan Customer Deposit. Jika payment lebih kecil dari invoice dan ingin diclearing full, maka selisihnya dpt dimasukan ke COA atau admin ar masukan reasons kode.

Costumer Deposit

• Admin AR dapat menginput customer deposit sesuai dengan pembayaran yang sudah diterima (transfer) / tunai yang diterima kasir. Customer Deposit Slip No : penomoran RHP (ddmmyy+kode cabang+kode transaksi-customer deposit ke berapa di hari tersebut) Deposit Date : Setor ke bank atau mutasi bank Ref Code : informasi referensi pembayaran Setelah customer deposit diinput oleh admin AR, team AR HO wajib confirm agar customer deposit bisa dipakai untuk pembayaran

Tukar Faktur

• Proses meliputi pendaftaran customer, pencatatan tukar faktur, hingga penyerahan DAFIN ke Sales/Collector.
• Admin AR mengajukan pendaftaran Customer, lalu BAS/BAM me-review dan menyetujui.
• Admin menyerahkan DAFIN ke Sales dan/atau Collector.
• Admin menginput detail nomor TTF berdasarkan proses tukar faktur yang dilakukan FSR dan/atau Collector.
• Dalam pencatatan tukar faktur Customer, pilih Nomor Faktur, tanggal Tukar Faktur, upload attachment form TTF - dan Save/create.
• Untuk menjadwal TTF/tukarfaktur - daftarkan customer dengan cara upload. Pengisian jadwal bisa sesuai tanggal-bulan-tahun/mingguan