โครงสร้างองค์กรและผู้จัดการโครงการ

โครงสร้างองค์กรและบทบาทของผู้จัดการโครงการ

• โครงสร้างองค์กรคือรูปแบบการจัดระเบียบภายในบริษัท, แสดงการแบ่งงาน, การประสานงาน, และความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิก
• ช่วยให้ทราบถึงสายการบังคับบัญชา

แผนภูมิองค์กร (Org Chart)

• แสดงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและกลุ่มภายในองค์กร, บอกรายละเอียดการรายงาน

โครงสร้างแบบคลาสสิก (Classic Structure)

• โครงสร้างแบบลำดับขั้น (Top-Down) ที่มีสายการบังคับบัญชาชัดเจน
• CEO และผู้บริหารระดับสูงอยู่บนสุด, ตามด้วยผู้อำนวยการ/ผู้จัดการ และผู้ใต้บังคับบัญชา
• ผู้จัดการดูแลทีมงานในหน้าที่ของตน (การตลาด, การขาย, HR)
• ตัวอย่าง: กองทัพบก: พลทหารรายงานจ่า, จ่ารายงานร้อยโท
• ผู้จัดการโครงการสื่อสารกับผู้จัดการ (เหนือกว่า) และเพื่อนร่วมงานในโครงการเดียวกัน

โครงสร้างแบบเมทริกซ์ (Matrix Structure)

• คล้ายตาราง; มีผู้บังคับบัญชาและคนจากแผนกอื่นที่ต้องการทราบความคืบหน้า
• คนจากแผนกอื่นอาจไม่ใช่เจ้านายโดยตรง แต่ต้องสื่อสารด้วยเพราะมีผลต่อการทำงาน
• ตัวอย่าง: Google มีฝ่ายต่างๆ แต่มีโปรแกรมผลิตภัณฑ์ (เช่น Google Search) ที่มีผู้จัดการโปรแกรม, วิศวกร, นักออกแบบ UX
• สมาชิกทีมรายงานตามสายการจัดการของตนเอง

บทบาทของผู้จัดการโครงการในโครงสร้างต่างๆ

• โครงสร้างองค์กรสำคัญในการเตรียมและดำเนินโครงการ, หรือแม้แต่ในการสัมภาษณ์งาน
• สามารถสอบถามประเภทโครงสร้างองค์กรบริษัทและตำแหน่งของคุณในโครงสร้างนั้น
• ช่วยให้การสื่อสารกับผู้สัมภาษณ์ชัดเจนเกี่ยวกับผู้ที่จะติดต่อด้วยและสิ่งที่คาดหวัง

อำนาจของผู้จัดการโครงการ

• โครงสร้างองค์กรส่งผลต่อการจัดการโครงการ, โดยเฉพาะอำนาจของผู้จัดการโครงการ
• อำนาจคือความสามารถในการตัดสินใจที่มีผลต่อองค์กร
• อาจมีอำนาจเลือกผู้ขายสำหรับบริการ/สินค้าโครงการ
• ระดับอำนาจและความรับผิดชอบแตกต่างกันในแต่ละโครงการ

การเข้าถึงทรัพยากร

• การจัดการโครงการง่ายขึ้นเมื่อรู้วิธีเข้าถึงคน, อุปกรณ์, และงบประมาณ
• ในโครงสร้างแบบคลาสสิก อาจมีอำนาจน้อยกว่าและขอบเขตงานแคบกว่า
• ต้องพึ่งพาการอนุมัติจากผู้จัดการ, ผู้อำนวยการ, หัวหน้าแผนก
• อาจต้องผ่านขั้นตอนอนุมัติหลายขั้นตอนและสนับสนุนทรัพยากรเพิ่มเติมหากต้องการ

การจัดการในโครงสร้างแบบเมทริกซ์

• พนักงานมีผู้จัดการ/ผู้นำสองคนขึ้นไปที่ต้องทำงานและอัปเดตข้อมูลให้
• สมาชิกในทีมมีผู้จัดการตามหน้าที่และผู้จัดการโครงการ
• หากทำหลายโครงการ อาจมีผู้จัดการมากขึ้น
• ส่งผลต่ออำนาจของผู้จัดการโครงการเพราะต้องร่วมมือกับผู้นำหลายคน
• อาจต้องแบ่งปันทรัพยากรและเจรจาต่อรองลำดับความสำคัญ
• ต้องรู้ว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและใครควบคุมอะไร
• เนื่องจากสายการบังคับบัญชาไม่ชัดเจน ต้องระบุและสื่อสารกับทุกคนที่ต้องรายงานและขออนุมัติก่อนเริ่มโครงการ
• โครงสร้างแบบเมทริกซ์เน้นโครงการที่แข็งแกร่ง ดังนั้นผู้จัดการโครงการมักมีอิสระในการตัดสินใจและรวบรวมทรัพยากร

วัฒนธรรมองค์กร

• ค่านิยมที่พนักงานแบ่งปัน, รวมถึงค่านิยม, ภารกิจ, ประวัติศาสตร์ขององค์กร
• วัฒนธรรมองค์กรเหมือนบุคลิกภาพของบริษัท
• ช่วยให้คุณนำทีมไปสู่เป้าหมายโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ
• ยังมีผลต่อวิธีการวางแผนโครงการ
• ลดความขัดแย้งและทำให้โครงการสำเร็จด้วยการสนับสนุน
• ภารกิจและค่านิยมองค์กรให้ข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรม
• หากโครงการสนับสนุนภารกิจหรือสอดคล้องกับค่านิยมบริษัท จะได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• สิ่งที่ผู้นำให้ความสำคัญเมื่อดำเนินธุรกิจ
  • สนใจความเร็วมากกว่าความสมบูรณ์แบบหรือไม่ ?
  • พวกเขาตรวจสอบทุกตัวเลือกอย่างละเอียดหรือไม่ ?

การทำความเข้าใจค่านิยมขององค์กร

• หากให้ความสำคัญกับความมั่นคงและข้อเสนอแนะจากผู้ใช้: อาจขยายระยะเวลาโครงการเพื่อทดสอบ
• หากให้ความสำคัญกับนวัตกรรมและการเติบโตของรายได้: อาจลดระยะเวลาเพื่อให้ผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาดเร็วขึ้น
• เข้าใจประเภทค่านิยมและสิ่งที่ต้องจัดลำดับความสำคัญแล้ว จะทำให้คุณเตรียมตัวสำหรับการสนทนาภายในองค์กรได้ดีขึ้น
• ควรทำความเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรก่อนเริ่มโครงการ
• การถามเกี่ยวกับวัฒนธรรมในการสัมภาษณ์งานแสดงให้เห็นว่าคุณมีความรู้เกี่ยวกับผลกระทบที่วัฒนธรรมสามารถมีต่อโครงการได้

การทำความเข้าใจวัฒนธรรมขององค์กร

• ผู้คนชอบสื่อสารกันอย่างไร (การประชุม, อีเมล, โทรศัพท์)?
• การตัดสินใจทำอย่างไร (โหวตหรืออนุมัติจากบนลงล่าง)?
• มีพิธีกรรมเมื่อมีคนใหม่เข้ามาในสำนักงานหรือไม่?
• โครงการดำเนินการอย่างไร (แบบคลาสสิก, เมทริกซ์)?
• มีการปฏิบัติ, พฤติกรรม, และค่านิยมประเภทใดที่สะท้อนให้เห็น (ทำงานล่วงเวลา, กิจกรรมทางสังคม)?

วิธีการนำทางวัฒนธรรมองค์กร

• ถามคำถาม: ถามเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังเป็นไปด้วยดี
• สังเกตการณ์: ทำความเข้าใจว่าสิ่งต่างๆ ทำงานอย่างไร
• เข้าใจผลกระทบของคุณ: ตระหนักถึงบทบาทของคุณในฐานะตัวแทนการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

• กระบวนการส่งมอบโครงการที่เสร็จสมบูรณ์และทำให้ผู้คนนำไปใช้
• การทำความเข้าใจการจัดการการเปลี่ยนแปลงรับรองได้ว่าโครงการสำเร็จและองค์กรยอมรับ
• ตัวอย่าง: หากเปิดตัวระบบติดตามเวลาใหม่, โครงการจะไม่สำเร็จหากพนักงานไม่ใช้งาน

แนวคิดหลักของการจัดการการเปลี่ยนแปลง

• สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและความเร่งด่วน
• ค้นหาการผสมผสานที่ลงตัวของทักษะและบุคลิกภาพเมื่อเลือกคนที่
• ช่วยปรับตัว, ให้รางวัล, และย้ำถึงคุณค่าระยะยาวของโครงการเมื่อเจอแรงต้าน
• เข้าใจกระบวนการเปลี่ยนแปลง
• สื่อสารแผนโครงการและผลกระทบอย่างชัดเจน

การปรับใช้ Agile กับการจัดการการเปลี่ยนแปลง

• ทีม Agile มักอยู่ในสถานะของการปรับตัว
• การเปิดรับการเปลี่ยนแปลงเป็นค่านิยมหลักของทีม Agile

บทบาทของผู้จัดการโครงการในการจัดการการเปลี่ยนแปลง

• ผู้จัดการโครงการสามารถนำแนวทางการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพมาใช้
• การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นโครงการขนาดใหญ่
• อาจมอบหมายให้สมาชิกในทีม, ผู้จัดการ, หรือผู้นำอาวุโสช่วย
• แม้ไม่ได้เป็นผู้นำโดยตรงก็ยังมีวิธีที่จะมีส่วนร่วม

การมีส่วนร่วมในการจัดการการเปลี่ยนแปลง

• ความเห็นอกเห็นใจต่อความท้าทายของการจัดการการเปลี่ยนแปลงช่วยสนับสนุนกระบวนการ
• การสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับประสบการณ์ที่ดีขึ้นที่ระบบใหม่จะมอบให้
• การให้ข้อมูลแก่พนักงานช่วยให้พวกเขาพร้อมปรับตัว
• การทำความเข้าใจโครงสร้างองค์กรและวัฒนธรรมช่วยในการวางแผน

ตัวอย่างการจัดการการเปลี่ยนแปลงในองค์กรต่างๆ

โครงสร้างแบบดั้งเดิมและวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่เป็นทางการ

• การเปลี่ยนชื่อระบบจาก "Speedy Care" เป็น "Speedy Check-In"
• CEO ส่งอีเมลแจ้ง C-suite
• แผนกการตลาดต้องขอเงินเพิ่ม $10,000 เพื่อเปลี่ยนโปสเตอร์
• อาจต้องปรับต้นทุนและการเปลี่ยนแปลงกระบวนการอื่นๆ

โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์และวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นทางการ

• พบปะกับตัวแทนฝ่ายการตลาดและเทคโนโลยีเพื่ออธิบายผลกระทบด้านงบประมาณ
• เขียนเอกสารที่อธิบายงบประมาณ, ระยะเวลา, และการฝึกอบรม
• หมุนเวียนเอกสารเพื่อให้ได้รับข้อเสนอแนะและการสนับสนุน
• CEO อาจมอบหมายให้ทีมงานเขียนบันทึกที่เป็นทางการเพื่ออธิบายเหตุผลในการเปลี่ยนชื่อ

ข้อควรจำ

• โครงสร้าง, องค์กร, วัฒนธรรมทีม, และกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของแต่ละองค์กรจะแตกต่างกัน
• การทำความเข้าใจกรอบนี้ช่วยให้มีส่วนร่วม

คำถามที่ควรพิจารณาเพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลง

• องค์กรจะตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างไร?
• ผู้มีอิทธิพลใดที่สามารถส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงได้?
• วิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดคืออะไร?
• แนวทางการจัดการการเปลี่ยนแปลงใดที่จะนำไปสู่ความสำเร็จในการนำโครงการไปใช้?