วงจรชีวิตของโครงการ

โครงสร้างพื้นฐานของการจัดการโครงการ

• โครงการมีความหลากหลาย ทำให้แนวทางการจัดการโครงการก็แตกต่างกันไปด้วย
• ปัจจัยที่มีผลต่อการดำเนินโครงการ: ทรัพยากร, ทีมงาน, กำหนดเวลา, สถานที่
• โครงการมีโครงสร้างพื้นฐานที่เรียกว่า วงจรชีวิตโครงการ ประกอบด้วย 4 ระยะหลัก

ระยะต่างๆ ของวงจรชีวิตโครงการ

• เริ่มต้นโครงการ (Initiate the Project):
  • กำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ต้องการ
  • ระบุงบประมาณและทรัพยากร
  • กำหนดผู้ที่เกี่ยวข้อง
  • รวบรวมข้อมูลเพื่อแสดงคุณค่าของโครงการและขออนุมัติ
• วางแผน (Make a Plan):
  • สร้างแผนการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
  • แผนประกอบด้วย: งบประมาณ, รายละเอียดงาน, การสื่อสารบทบาทและความรับผิดชอบ, ตารางเวลา, ทรัพยากร, แนวทางแก้ไขปัญหา
• ดำเนินการและทำงานให้เสร็จ (Execute and Complete Tasks):
  • ทีมงานทำงานตามแผน
  • ผู้จัดการโครงการติดตามความคืบหน้า, สร้างแรงจูงใจ, ขจัดอุปสรรค
• ปิดโครงการ (Close the Project):
  • เฉลิมฉลองความสำเร็จของทีม
  • ประเมินผลการดำเนินงานเพื่อปรับปรุงในอนาคต
  • แจ้งผลลัพธ์และความสำเร็จให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ

การนำไปปฏิบัติจริง

• บางโครงการมีวันสิ้นสุดที่แน่นอน (เช่น การรณรงค์ทางการเมือง)
• บางโครงการมีเส้นชัยที่แตกต่างกัน (เช่น การติดตั้งระบบใหม่ในร้านอาหาร)

การส่งมอบงาน

• เปรียบเทียบกับการส่งมอบกุญแจบ้านให้เจ้าของใหม่

วงจรชีวิตโครงการ

• ชื่อของแต่ละระยะอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการหรือองค์กร
• การทำตามขั้นตอนของโครงการจะนำไปสู่ความสำเร็จในการจัดการโครงการ

ทบทวนขั้นตอนต่างๆ

• เริ่มต้นโครงการ (Initiate the Project)
• วางแผน (Make a Plan)
• ดำเนินการและทำงานให้เสร็จ (Execute and Complete Tasks)
• ปิดโครงการ (Close the Project)

การเริ่มต้นโครงการ (Initiating the Project)

• รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
• กำหนดเป้าหมายของโครงการให้ชัดเจน
• ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการ (deliverables) เช่น การระดมทุน 5,000 ดอลลาร์ หรือการรวบรวมรายชื่อ 500 รายชื่อ
• ค้นหาทรัพยากรที่มีอยู่: คน, อุปกรณ์, ซอฟต์แวร์, ผู้ขาย, สถานที่

การขออนุมัติโครงการ

• ผู้จัดการโครงการบันทึกรายละเอียดทั้งหมดในข้อเสนอโครงการและขออนุมัติจากผู้มีอำนาจตัดสินใจ
• ในบางกรณี ผู้จัดการโครงการอาจเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจเอง

การวางแผน (Making a Plan)

• สร้างงบประมาณและกำหนดตารางเวลาของโครงการ
• จัดตั้งทีมงานและกำหนดบทบาทความรับผิดชอบของแต่ละคน
• วางแผนเพื่อรับมือกับความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น
• สื่อสารแผนงานทั้งหมดให้ทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ

ความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลง

• การวางแผนเป็นกุญแจสำคัญในการลดความเสี่ยง
• ความเสี่ยง: ความล่าช้า, การเปลี่ยนแปลงงบประมาณ, ข้อกำหนดทางเทคโนโลยี, ประเด็นทางกฎหมาย, การควบคุมคุณภาพ, การเข้าถึงทรัพยากร

การดำเนินการและทำงานให้เสร็จ (Executing and Completing Tasks)

• ผู้จัดการโครงการกำกับดูแลความคืบหน้า
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจสิ่งที่คาดหวัง, งานที่ต้องทำ, วิธีการและเวลา
• ช่วยขจัดอุปสรรคและแจ้งเตือนหากมีความล่าช้า
• สื่อสารผ่านการประชุม, เอกสาร (memo, อีเมล) และเครื่องมือสื่อสารภายใน

การปิดโครงการ (Closing the Project)

• ตรวจสอบงานทั้งหมด, รวมถึงงานที่เพิ่มเติมเข้ามา
• ชำระค่าบริการคงค้าง, ส่งคืนและตรวจสอบทรัพยากร, ส่งเอกสารโครงการ
• ยืนยันว่าผลลัพธ์สุดท้ายเป็นที่ยอมรับของผู้ส่งมอบงาน
• พิจารณาสิ่งที่ทำได้ดีและไม่ดีเพื่อปรับปรุงในอนาคต
• รวบรวมเอกสารโครงการทั้งหมด (แผนงานและการพิจารณา), แบ่งปันผลลัพธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• เฉลิมฉลองความพยายามของทีมงาน
• สิ้นสุดโครงการอย่างเป็นทางการ เพื่อให้สามารถดำเนินโครงการใหม่ได้ในอนาคต

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders)

• ผู้ที่มีความสนใจและได้รับผลกระทบจากการดำเนินงานและความสำเร็จของโครงการ
• ผู้บริหาร, ลูกค้า, ผู้ใช้เครื่องมือ/กระบวนการใหม่, ชุมชน

วิธีการจัดการโครงการ

• วิธีการจัดการโครงการ คือชุดหลักการและกระบวนการในการเป็นเจ้าของโครงการตลอดวงจรชีวิต
• วิธีการนี้ช่วยแนะนำผู้จัดการโครงการด้วยขั้นตอน, งาน, และหลักการ
• มี 2 ประเภทหลัก: เชิงเส้น (Linear) และเชิงทำซ้ำ (Iterative)

เชิงเส้น (Linear)

• ระยะก่อนหน้าต้องเสร็จสิ้นก่อนเริ่มระยะถัดไป
• เหมาะสำหรับการสร้างบ้าน
• มีเป้าหมายที่ชัดเจน

เชิงทำซ้ำ (Iterative)

• บางระยะและงานอาจทับซ้อนหรือเกิดขึ้นพร้อมกัน
• เหมาะสำหรับการผลิตรายการโทรทัศน์ใหม่
• มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความคิดเห็น

แบบผสม (Hybrid)

• Google ใช้แบบผสมผสานที่แตกต่างกันตามประเภทของโครงการ
• ผู้จัดการโครงการปรับสไตล์ให้เหมาะสมกับโครงการ

วิธีการจัดการโครงการยอดนิยม

• Waterfall และ Agile เป็นสองวิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุด

Waterfall

• วิธีการเชิงเส้นที่สร้างขึ้นในทศวรรษ 1970
• แต่ละขั้นตอนจะทำทีละขั้นตอนตามลำดับ
• เดิมใช้ในการผลิตและการก่อสร้าง
• ต่อมาใช้ในด้านซอฟต์แวร์
• ยังคงใช้ในด้านวิศวกรรม, การวางแผนงาน, และการค้าปลีก

วิธีการจัดการโครงการแบบต่างๆ

• มีรูปแบบการจัดการโครงการหลากหลาย แต่ละรูปแบบมีขั้นตอนเฉพาะ
• ทุกรูปแบบทำตามขั้นตอนที่เป็นระบบ ซึ่งเชื่อมโยงกับความคาดหวัง ทรัพยากร และเป้าหมายที่ชัดเจน

Waterfall

• วงจรชีวิตโครงการแบบ Waterfall เป็นไปตามขั้นตอนมาตรฐาน: การเริ่มต้น, การวางแผน, การดำเนินการ, และการปิดโครงการ
• เหมาะสำหรับโครงการที่ขั้นตอนชัดเจน, งานต้องเสร็จก่อนเริ่มงานอื่น, หรือการเปลี่ยนแปลงโครงการมีค่าใช้จ่ายสูง
• ตัวอย่าง: การจัดเลี้ยงลูกค้าที่มีงบประมาณจำกัด โดยยืนยันจำนวนแขก, กำหนดเมนู, ขออนุมัติ, สั่งซื้อ, และเลี้ยงอาหารโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมนู
• ข้อดี: ช่วยให้เข้าถึงผลลัพธ์ที่ต้องการโดยมีความเจ็บปวดน้อยที่สุด
• ข้อเสีย: แผนอาจไม่เป็นไปตามที่คาดไว้เสมอไป
• มีแนวทางการจัดการความเสี่ยงเพื่อหลีกเลี่ยงและจัดการกับการเปลี่ยนแปลง

Agile

• หมายถึงความสามารถในการเคลื่อนที่อย่างรวดเร็วและง่ายดาย, รวมถึงความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแปลง
• โครงการ Agile มักมีงานหลายอย่างที่ทำพร้อมกัน ทำให้เป็นแนวทางที่ทำซ้ำได้
• แนวคิด Agile เริ่มในทศวรรษ 1990 เพื่อตอบสนองความต้องการส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่รวดเร็วขึ้น โดยเฉพาะซอฟต์แวร์ แต่ไม่ได้ชื่อ Agile อย่างเป็นทางการจนถึงปี 2001
• ขั้นตอน Agile ยังเป็นไปตามวงจรชีวิตโครงการ แต่ขั้นตอนจะทับซ้อนกัน และงานจะเสร็จสมบูรณ์เป็นรอบๆ เรียกว่า Sprints ใน Scrum
• Sprints คือช่วงเวลาสั้นๆ (1-4 สัปดาห์) ที่ทีมทำงานร่วมกัน
• Agile คือชุดความคิดที่มุ่งเน้นการสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพและทำงานร่วมกัน, แสวงหาข้อเสนอแนะจากลูกค้า, ส่งมอบมูลค่าที่ดีที่สุดโดยเร็วที่สุดและปรับเปลี่ยนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
• เหมาะสำหรับโครงการที่ลูกค้ามีแนวคิดแต่ไม่มีภาพที่ชัดเจน, หรือมีความไม่แน่นอนและความเสี่ยงสูง
• ตัวอย่าง: การสร้างเว็บไซต์ ทีมจะสร้างส่วนต่างๆ ใน Sprints และส่งมอบแต่ละส่วนเมื่อสร้างเสร็จ ทำให้เว็บไซต์สามารถเปิดตัวได้โดยมีบางส่วนที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
• ข้อดี: ช่วยให้ทีมได้รับข้อเสนอแนะตั้งแต่เนิ่นๆ, ทำการปรับเปลี่ยน, และลดความพยายามที่สูญเปล่า

Lean Six Sigma

• เป็นการรวมกันของ Lean และ Six Sigma
• ใช้ในโครงการที่มีเป้าหมายเพื่อประหยัดเงิน, ปรับปรุงคุณภาพ, และดำเนินการอย่างรวดเร็ว
• เน้นการทำงานร่วมกันเป็นทีม
• มี 5 ขั้นตอน: Define, Measure, Analyze, Improve, และ Control (DMAIC)
• DMAIC เป็นกลยุทธ์สำหรับการปรับปรุงกระบวนการ โดยพยายามที่จะระบุปัญหาและแก้ไขเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
• เป้าหมายของแต่ละขั้นตอนคือการเพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับโครงการ

DMAIC

• Define: กำหนดเป้าหมายของโครงการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• Measure: วัดประสิทธิภาพของกระบวนการปัจจุบัน โดยการรวบรวมข้อมูล เช่น เวลารอ, จำนวนลูกค้าต่อวัน, รูปแบบตามฤดูกาล
• Analyze: วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อระบุช่องว่างและปัญหา
• Improve: นำเสนอผลการวิเคราะห์และเริ่มทำการปรับปรุง
• Control: ควบคุมกระบวนการใหม่และตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทจะไม่กลับไปใช้วิธีการเดิม

สรุป DMAIC

• Defining บอกคุณว่าจะวัดอะไร
• Measuring บอกคุณว่าจะวิเคราะห์อะไร
• Analyzing บอกคุณว่าจะปรับปรุงอะไร
• Improving บอกคุณว่าจะควบคุมอะไร

การประยุกต์ใช้ Lean Six Sigma

• เหมาะสำหรับโครงการที่มีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงกระบวนการปัจจุบัน, แก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนหรือมีความเสี่ยงสูง เช่น การปรับปรุง Conversion ของยอดขาย หรือการกำจัดคอขวด
• ช่วยให้ทีมค้นพบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด, ใช้ข้อมูลและมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าเพื่อแก้ไขปัญหา

การประยุกต์ใช้จริง

• ทีมวิศวกรรมอาจใช้ Agile เป็นหลักในการสร้างผลิตภัณฑ์, แต่ใช้บางส่วนของ Waterfall สำหรับการวางแผนและเอกสารประกอบ
• ทีมบริการลูกค้าอาจใช้ Lean Six Sigma เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้, แต่พัฒนาส่วนของโค้ดและเปิดตัวคุณสมบัติโดยใช้ Agile Iterations และ Sprints
• ทีมการศึกษาและการฝึกอบรมอาจมุ่งเน้นไปที่ Waterfall เพื่อให้พนักงานทุกคนทำการฝึกอบรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบประจำปีให้เสร็จสมบูรณ์

ข้อคิดสำคัญ

• การทราบวิธีการและเครื่องมือต่างๆ จะช่วยให้คุณสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ดีที่สุดสำหรับตัวคุณเอง ทีมของคุณ และเป้าหมายสุดท้าย
• ไม่มีการกำหนดสูตรสำเร็จสำหรับการดำเนินการโครงการอย่างสมบูรณ์แบบ
• คุณสามารถเข้าใกล้เป้าหมายได้ด้วยทักษะที่คุณพัฒนาผ่านการเรียนรู้เกี่ยวกับ Framework ที่แตกต่างกันเหล่านี้