دورة حياة خطة المشروع PDF

‫دورة حياة خطة المشروع‬ ‫‪ّ兏‬‬ ‫تعد...

‫دورة حياة خطة المشروع‬ ‫‪ّ兏‬‬ ‫تعد دورة حياة المشروع (‪ )Project Plan Life Cycle‬مهمة لتخطيط المشروع؛ ‪䐣‬لنها توفر ً‬ ‫إطارا ‪䐥‬لدارة الحياة الكاملة للمشروع من بدايته‬ ‫إلى نهايته‪ ،‬حيث تساعد مديري المشروعات على فهم ما يجب تنفيذه في كل مرحلة من مراحل المشروع‪ ،‬والموارد المطلوبة والمخاطر‬ ‫ً‬ ‫‪ّ兎‬‬ ‫والتحديات التي قد تنشأ‪.‬باتباع دورة حياة مشروع محددة جيدا ‪ ،‬يمكن لمديري المشروعات التأكد من اكتمال هذه المشروعات في الوقت‬ ‫ً‬ ‫المحدد‪ ،‬وفي حدود الميزانية ووفقا لمعايير الجودة المطلوبة‪ ،‬وتتكون دورة حياة خطة المشروع من خمس مراحل‪.‬‬ ‫مراحل دورة حياة خطة المشروع‪:‬‬ ‫‪ّ兎‬‬ ‫ُيحدد فيها المشروع وترخيصه‪ ،‬حيث يعمل مدير المشروع مع أصحاب المصلحة لتحديد أهداف‬ ‫مرحلة البدء‬ ‫‪1‬‬ ‫المشروع ونطاقه ومتطلباته‪.‬‬ ‫ُ ‪ّ児‬‬ ‫يطور فيها فريق المشروع خطة مفصلة تحدد المهام والموارد والجداول الزمنية ال‪䐧‬لزمة لتحقيق أهداف‬ ‫مرحلة التخطيط‬ ‫‪2‬‬ ‫المشروع‪.‬‬ ‫ً‬ ‫‪ّ児‬‬ ‫توضع خطة المشروع قيد التنفيذ‪ ،‬حيث ينفذ فريق المشروع المهام وا‪䐣‬لنشطة المحددة وفقا للخطة‪،‬‬ ‫مرحلة التنفيذ‬ ‫‪3‬‬ ‫بينما يراقب مدير المشروع التقدم ويدير الموارد‪.‬‬ ‫ُ ‪ّ兎‬‬ ‫يتابع مدير المشروع فيها التقدم وا‪䐣‬لداء مقارنة بخطة المشروع‪ ،‬وتحدد فيها أي مشك‪䐧‬لت أو أخطاء في‬ ‫مرحلة المراقبة‬ ‫‪4‬‬ ‫الخطة ‪䐧‬لتخاذ ا‪䐥‬لجراءات التصحيحية‪.‬‬ ‫والتحكم‬ ‫يتم فيها ا‪䐧‬لنتهاء من المشروع وتسليمه إلى العميل أو صاحب المصلحة‪.‬‬ ‫مرحلة ا‪䐥‬لنهاء‬ ‫‪5‬‬ ‫خطط أخرى‬ ‫با‪䐥‬لضافة إلى خطة نطاق المشروع‪ ،‬تفصل خطة المشروع المدة الزمنية لتنفيذ المهام والعمليات والتكلفة المالية لها‪ ،‬كما‬ ‫تتناول العديد من العناصر ا‪䐣‬لخرى التي تسهم في دفع عجلة العمل وتضيف إلى جودة المنتج النهائي للمشروع‪ ،‬حيث‬ ‫تتفرع من خطة المشروع خطط أخرى مختلفة منها‪:‬‬ ‫‪.2‬الخطة المالية (‪)Financial Plan‬‬ ‫‪.1‬خطة الموارد (‪)Resource Plan‬‬ ‫‪.4‬خطة التواصل (‪)Communication Plan‬‬ ‫‪.3‬خطة القبول (‪)Acceptance Plan‬‬ ‫‪.6‬خطة المخاطر (‪)Risk Plan‬‬ ‫‪.5‬خطة المشتريات (‪)Procurement Plan‬‬ ‫‪12‬‬  ‫خطة الموارد (‪)Resource Plan‬‬ ‫تتطلب بعض المشروعات خطة تفصيلية للموارد التي يحتاجها المشروع ليكتمل بنجاح مثل ا‪䐣‬لدوات والمعدات‬ ‫وا‪䐣‬لجهزة والبرامج وغيرها‪ ،‬وتضم خطة الموارد العناصر ا‪䐢‬لتية‪:‬‬ ‫‪.1‬احتياجات المشروع من الموارد‪.‬‬ ‫‪.2‬الكميات وا‪䐣‬لعداد المطلوبة لموارد المشروع‪.‬‬ ‫‪.3‬طرق توفير الموارد وإعادة توفيرها عند نفادها‪.‬‬ ‫‪.4‬طرق متابعة استه‪䐧‬لك موارد المشروع وا‪䐧‬لستخدام الرشيد لها‪.‬‬ ‫قد تشمل هذه الخطة حاجة المشروع من الموارد البشرية‪ ،‬وعندها ستتضمن الخطة آليات توظيف أعضاء فريق‬ ‫المشروع واستبقائهم وا‪䐧‬لستفادة المثلى من إمكانياتهم ومهاراتهم وتطويرها‪.‬وقد يتم فصل الموارد البشرية في خطة‬ ‫خاصة ً‬ ‫تبعا لحجم المشروع واحتياجاته من الموارد المختلفة‪.‬‬ ‫الخطة المالية (‪)Financial plan‬‬ ‫ُ‬ ‫ذكرت التكلفة في مثلث إدارة المشروعات كأحد العناصر الرئيسة لنجاح المشروع‪ ،‬كما أشير إلى أن المشروع الناجح هو‬ ‫الذي تنتهي جميع عملياته ويتم الحصول على المنتج النهائي دون تجاوز الميزانية المحددة له‪ ،‬وهذا ما ُيقصد بالخطة‬ ‫المالية‪.‬تتكون الخطة المالية من ث‪䐧‬لثة عمليات رئيسة تتعلق بتكلفة المشروع‪ ،‬وهي‪:‬‬ ‫‪.1‬حساب التكلفة التقديرية للمشروع‪.‬‬ ‫تتعلق هذه العملية مباشرة بموارد المشروع‪ ،‬حيث يتم حصر احتياجات المشروع من الموارد وحساب تكاليفها بما في‬ ‫ذلك الموارد البشرية والموارد غير القابلة للتخزين مثل التراخيص والخدمات ا‪䐧‬لستشارية ورسوم استخدام البيانات‬ ‫والصور والبرامج وغيرها‪.‬‬ ‫‪.2‬وضع ميزانية المشروع‪.‬‬ ‫بعد حساب تكلفة المشروع‪ ،‬يتم وضع الميزانية الخاصة به وتحديد بنود الصرف المختلفة على عمليات المشروع‪ ،‬ويتم‬ ‫توفير الموارد المالية لبدء العمل‪.‬‬ ‫‪.3‬التحكم في نفقات المشروع‪.‬‬ ‫تحديا‪ ،‬وتشمل مراقبة نفقات المشروع وضبط التغييرات التي تطرأ على سير عملياته للتأكد من‬ ‫ً‬ ‫وهي العملية ا‪䐣‬لكثر‬ ‫عدم تجاوز الميزانية المخصصة لكل عملية ولكل مورد من موارد المشروع‪ ،‬با‪䐥‬لضافة إلى توثيق تلك التغييرات وتحديث‬ ‫ميزانية المشروع والخطط المتعلقة بها‪ ،‬ورفع التقارير ال‪䐧‬لزمة بذلك ل‪䐥‬لدارة العليا أو أصحاب المصلحة‪.‬‬ ‫خطة القبول (‪)Acceptance Plan‬‬ ‫وهي الخطة التي تحدد المعايير التي يجب أن تستوفيها موارد المشروع المطلوبة أو عملياته أو المنتج النهائي له ليكون‬ ‫ً‬ ‫مقبو‪ ً䭫‬من العم‪䐧‬لء أو أصحاب المصلحة‪ ،‬وأهم مكوناتها هي‪:‬‬ ‫‪.1‬معايير قبول المشروع ومتسلماته‪.‬‬ ‫‪.2‬ا‪䐣‬لدوات والمقاييس المستخدمة لتحديد جودة المتسلمات‪.‬‬ ‫‪.3‬ا‪䐥‬لستراتيجيات المستخدمة لضمان جودة المتسلمات‪.‬‬ ‫‪13‬‬  ‫خطة التواصل (‪)Communications Plan‬‬ ‫تهدف خطة التواصل إلى إبقاء جميع أصحاب المصلحة على اط‪䐧‬لع دائم بمجريات المشروع‪ ،‬كإط‪䐧‬لعهم بالتقدم المحرز‬ ‫ً‬ ‫في مشروع تشييد المبنى مث‪.ً䭫‬‬ ‫خطة المشتريات (‪)Procurement Plan‬‬ ‫تساعد خطة المشتريات على شراء المنتجات والخدمات من الموردين الخارجيين‪.‬يؤدي الموردون ً‬ ‫دورا ً‬ ‫مهما في عملية‬ ‫التعاقد والشراء من بدايتها وحتى تسليم المشروع؛ ولذلك يجب اختيار الموردين بعناية شديدة‪.‬على سبيل المثال‪،‬‬ ‫تضمن خطة الشراء لمشروع بناء منزل شراء المواد الصحيحة المطلوبة بأفضل ا‪䐣‬لسعار‪.‬وبعدها يتعين عليك إعطاء‬ ‫مواصفات المنزل للمورد‪ ،‬ويجب عليه تزويدك بالمواد ال‪䐧‬لزمة والمناسبة كاللوازم العامة للبناء والخرسانة وا‪䐣‬لبواب‬ ‫والنوافذ‪ ،‬كما يتوجب عليه تقديم ا‪䐥‬لرشادات المناسبة لك وإخبارك بكيفية التعامل مع هذه المنتجات‪.‬‬ ‫خطة المخاطر (‪)Risk Plan‬‬ ‫تهدف هذه الخطة إلى السيطرة على أي مشك‪䐧‬لت محتملة ناتجة عن المخاطر التي قد تؤثر ً‬ ‫سلبا على استكمال المشروع‪.‬‬ ‫بعض المخاطر في العمل تتمثل في تعرض أحد عمال البناء لحادث أثناء بناء المنزل على سبيل المثال‪ ،‬أو توقفت بطارية‬ ‫الروبوت عن العمل أثناء مسابقة الروبوت‪ ،‬ولذلك من المهم تحديد أولويات المخاطر وتحديد مجموعة من ا‪䐥‬لجراءات‬ ‫للحد من احتمالية حدوث خطر وبطبيعة الحال الحد من تأثيره على المشروع في حالة حدوثه‪.‬‬ ‫‪ّ兏‬‬ ‫تعد إدارة التكاليف (‪ )Cost Management‬وتعيين الموارد (‪ )Resource Mapping‬مكونين أساسيين لتخطيط‬ ‫المشروع؛ ‪䐣‬لن إدارة التكاليف تتضمن تقدير التكاليف المرتبطة بالمشروع والتحكم فيها‪ ،‬بينما تعيين الموارد يتضمن‬ ‫تحديد الموارد المطلوبة وتخصيصها ‪䐥‬لكمال المشروع‪.‬‬ ‫ميزات إدارة التكاليف‪:‬‬ ‫إدارة التكاليف‬ ‫إدارة التكاليف هي عملية تقدير التكاليف‬ ‫تساعد على وضع ميزانيات واقعية للمشروع‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫المرتبطة بالمشروع والتخطيط لها والتحكم‬ ‫بها‪.‬وهي تتضمن إنشاء ميزانية‪ ،‬ومراقبة‬ ‫تسمح بتتبع ومراقبة نفقات المشروع بشكل أفضل‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫النفقات‪ ،‬وإجراء التعدي‪䐧‬لت حسب الحاجة‬ ‫ّ‬ ‫لضمان اكتمال المشروع ضمن الميزانية‬ ‫تمكن من التحكم الفعال في التكلفة وتدابير خفض التكاليف‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫المحددة‪.‬‬ ‫تساعد في تحديد أولويات أنشطة المشروع ً‬ ‫بناء على فعالية التكلفة‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫ّ‬ ‫تمكن من اتخاذ قرارات أفضل من خ‪䐧‬لل توفير بيانات تكلفة دقيقة‪.‬‬ ‫‪5‬‬ ‫أهمية إدارة التكاليف‪:‬‬ ‫إدارة التكاليف‬ ‫بدونها‬ ‫بها‬ ‫قد يتم تجاوز نطاق الميزانية المخصصة‪ ،‬مما يؤدي إلى‬ ‫يمكنك التحكم في ميزانية المشروع وتنفيذ عملياته دون‬ ‫خسائر مالية للشركة‪.‬‬ ‫تجاوزات‪.‬‬ ‫يمكنك إصدار تقارير مالية دقيقة‪ ،‬وتساعد في اتخاذ القرار‬ ‫يتم إصدار تقارير مالية غير دقيقة ‪䐣‬لصحاب المصلحة‪.‬‬ ‫وتمنع تجاوز حدود الميزانية‪.‬‬ ‫‪14‬‬